{"id":10075,"date":"2023-11-21T13:14:02","date_gmt":"2023-11-21T12:14:02","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.assecobs.pl\/?p=10075"},"modified":"2024-06-07T13:21:00","modified_gmt":"2024-06-07T11:21:00","slug":"krotka-historia-o-obiegu-dokumentow-w-firmie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/assecobs.pl\/blog\/krotka-historia-o-obiegu-dokumentow-w-firmie\/","title":{"rendered":"Kr\u00f3tka historia o obiegu dokument\u00f3w w firmie, czyli jak z systemem ERP mo\u017cna zdigitalizowa\u0107 procesy"},"content":{"rendered":"

Za sprawny obieg dokument\u00f3w firmie dzi\u015b w du\u017cej mierze odpowiada digitalizacja. Zast\u0105pienie papierowych dokument\u00f3w ich cyfrowymi wersjami zapewnia szereg korzy\u015bci dla ka\u017cdego przedsi\u0119biorstwa. Jakie? Przeczytaj, jak system ERP<\/a> wp\u0142ywa na p\u0142ynne dzia\u0142anie firmy w zakresie dokumentacji.<\/strong><\/p>\n

<\/p>\n\n

Digitalizacja dokumentacji firmowej \u2013 mo\u017cliwo\u015bci i szanse<\/h2>\n

Ostatnie lata przynosz\u0105 prawdziw\u0105 rewolucj\u0119 w biznesowej rzeczywisto\u015bci. Rewolucj\u0119, kt\u00f3rej na imi\u0119 \u201edigitalizacja\u201d. Jest to proces, w kt\u00f3rym zamiast papierowych dokument\u00f3w<\/strong>, jak faktury, umowy, czy r\u00f3\u017cnego rodzaju wnioski, wykorzystujemy cyfrowo wygenerowane pliki<\/strong>.<\/p>\n

Mo\u017cliwo\u015b\u0107 tak\u0105 daj\u0105 nam liczne zmiany w przepisach<\/a>, m.in. zwi\u0105zanych z obiegiem elektronicznych faktur, czy wprowadzaj\u0105cych kwalifikowane podpisy elektroniczne<\/strong> jako alternatywny (do klasycznego podpisu) spos\u00f3b akceptacji dokument\u00f3w. Daje to dzi\u015b przedsi\u0119biorcom mo\u017cliwo\u015b\u0107 wykorzystania cyfrowej dokumentacji w codziennych dzia\u0142aniach, upraszczaj\u0105c i znacznie przyspieszaj\u0105c ich prac\u0119.<\/p>\n

Zmiany te sprawi\u0142y, \u017ce w biznesowej rzeczywisto\u015bci pojawi\u0142 si\u0119 nowy trend \u2013 firmy paperless<\/strong> wykorzystuj\u0105ce w swojej dzia\u0142alno\u015bci zero lub \u2013 w ostateczno\u015bci \u2013 minimaln\u0105 ilo\u015b\u0107 papierowych dokument\u00f3w. Jak to wygl\u0105da w praktyce?<\/p>\n

Obieg dokument\u00f3w w firmie, czyli historia o tym, jak paperless zmienia prac\u0119 ksi\u0119gowych (i nie tylko!)<\/h2>\n
Historia Marka z przesz\u0142o\u015bci<\/h6>\n

Marek bardzo lubi\u0142 swoj\u0105 prac\u0119 na stanowisku ksi\u0119gowego. Jedyn\u0105 rzecz\u0105, kt\u00f3ra mu przeszkadza\u0142a, by\u0142y stosy papierowych faktur, z jakimi mierzy\u0107 musia\u0142 si\u0119 ka\u017cdego dnia. Faktur, kt\u00f3re najpierw nale\u017ca\u0142o odpowiednio opisa\u0107, a nast\u0119pnie zdoby\u0107 akceptacj\u0119 prze\u0142o\u017conego, aby w odpowiedni spos\u00f3b rozksi\u0119gowa\u0107 znajduj\u0105ce si\u0119 na nich pozycje.<\/p>\n

Dla ka\u017cdego dokumentu musia\u0142 uda\u0107 si\u0119 najpierw do osoby odpowiedzialnej za zam\u00f3wienie produkt\u00f3w, aby go dok\u0142adnie opisa\u0142a, nast\u0119pnie musia\u0142 odwiedzi\u0107 managera dzia\u0142u zlecaj\u0105cego zakup i uzyska\u0107 jego akceptacj\u0119. Dopiero wtedy m\u00f3g\u0142 spokojnie, r\u0119cznie wprowadzi\u0107 faktur\u0119 do systemu.<\/p>\n

Tak by\u0142o w przesz\u0142o\u015bci. Przesz\u0142o\u015bci, kt\u00f3r\u0105 Marek wspomina dzisiaj jako s\u0142usznie minion\u0105. Obecnie korzysta bowiem z rozwi\u0105za\u0144 paperless<\/a>, kt\u00f3re usprawniaj\u0105 nie tylko jego prac\u0119, ale te\u017c wszystkich innych os\u00f3b zaanga\u017cowanych w obieg dokument\u00f3w w firmie.<\/div>\n
\"\"Marek w \u015bwiecie SEOD i paperless<\/h6>\n

Dzisiaj r\u00f3wnie\u017c przysz\u0142a do niego faktura zakupowa na tablet dla nowego handlowca. W przeciwie\u0144stwie do standardowej sytuacji, zamiast papierowego dokumentu kurz\u0105cego si\u0119 na biurku, Marek otrzyma\u0142 powiadomienie w systemie ERP od Asseco, \u017ce dokument zosta\u0142 wprowadzony i czeka na jego dzia\u0142anie.<\/p>\n

Zakup dokonany zosta\u0142 przez firmowy dzia\u0142 IT, gdzie odpowiada\u0142 za niego Jan. Marek przy pomocy ledwie kilku klikni\u0119\u0107 myszk\u0105 przypisa\u0142 wi\u0119c koledze zadanie opisania faktury. Jan otrzyma\u0142 powiadomienie i niezw\u0142ocznie doda\u0142 wymagane informacje, w tym m.in. nazw\u0119 dzia\u0142u, na kt\u00f3rego zlecenie dokona\u0142 zam\u00f3wienia sprz\u0119tu.<\/p>\n

Dzia\u0142em tym by\u0142 dzia\u0142 eksportu kierowany przez Stanis\u0142awa. Dlatego w kolejnym kroku to w\u0142a\u015bnie on otrzyma\u0142 powiadomienie, \u017ce w systemie ERP czeka na niego faktura do akceptacji. Stanis\u0142aw przejrza\u0142 jeszcze raz dokument, a \u017ce wszystko si\u0119 zgadza\u0142o \u2013 potwierdzi\u0142 zakup.<\/p>\n

Nim pierwsza kawa ostatecznie przegoni\u0142a porann\u0105 senno\u015b\u0107, Marek otrzyma\u0142 wszystkie potrzebne potwierdzenia i przy pomocy kilku kolejnych klikni\u0119\u0107 odpowiednio rozksi\u0119gowa\u0142 koszty, przypisuj\u0105c je do dzia\u0142u eksportu. I zrobi\u0142 to \u2013 co najwa\u017cniejsze \u2013 bez potrzeby wstawania od biurka.<\/strong> I bez za\u015bmiecania blatu dziesi\u0105tkami papierowych dokument\u00f3w.<\/p>\n

Co wi\u0119cej, tego ranka, nim Stanis\u0142aw ostatecznie potwierdzi\u0142 dokument, Marek zd\u0105\u017cy\u0142 zainicjowa\u0107 podobn\u0105 procedur\u0119 dla kilku kolejnych faktur zakupowych.<\/p>\n

Wykorzystanie narz\u0119dzi ERP w obiegu dokumentacji firmowej<\/h2>\n

Trend paperless<\/em> widoczny jest w wielu nowoczesnych firmach<\/strong>, kt\u00f3re korzystaj\u0105 z tego udogodnienia wsz\u0119dzie tam, gdzie s\u0105 w stanie. Dotyczy to nie tylko obiegu faktur, ale r\u00f3wnie\u017c innej dokumentacji<\/strong>, kt\u00f3r\u0105 do tej pory znali\u015bmy w wersji papierowej. Umowy z pracownikami, aneksy do um\u00f3w, wnioski urlopowe, zam\u00f3wienia \u2013 to tylko kilka pozycji z d\u0142ugiej listy dokument\u00f3w, kt\u00f3re dzi\u0119ki odpowiedniemu rozwi\u0105zaniu informatycznemu jeste\u015bmy w stanie obs\u0142ugiwa\u0107 cyfrowo.<\/p>\n

Umo\u017cliwiaj\u0105 to nowoczesne systemy ERP jak np. Softlab<\/a> czy Macrologic<\/a> od Asseco, wraz z rozwi\u0105zaniem odpowiadaj\u0105cym za elektroniczny obieg dokument\u00f3w. SEOD<\/a> to narz\u0119dzie pozwala na stworzenie proces\u00f3w, dzi\u0119ki kt\u00f3rym ka\u017cda elektroniczna faktura, ka\u017cdy wniosek i umowa ekspresowo trafi\u0105 do odpowiednich os\u00f3b<\/strong> i pozwol\u0105 im podj\u0105\u0107 zdefiniowane wcze\u015bniej czynno\u015bci, jak akceptacja, uzupe\u0142nienie danych czy te\u017c odrzucenie dokumentu.<\/p>\n

Dobrze ustawione procesy dla elektronicznego obiegu dokumentacji zapewniaj\u0105 skuteczne dzia\u0142anie ca\u0142ej firmy oraz przyspieszenie wielu dzia\u0142a\u0144 w jej obr\u0119bie.<\/p>\n

\"\"Do g\u0142\u00f3wnych zalet obiegu dokument\u00f3w elektronicznych zaliczy\u0107 mo\u017cemy:<\/p>\n