{"id":10563,"date":"2024-04-11T13:52:45","date_gmt":"2024-04-11T11:52:45","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.assecobs.pl\/?p=10563"},"modified":"2024-04-11T13:52:45","modified_gmt":"2024-04-11T11:52:45","slug":"innowacyjny-back-office-czyli-obieg-informacji-w-seod-i-portalu-hr","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/assecobs.pl\/blog\/innowacyjny-back-office-czyli-obieg-informacji-w-seod-i-portalu-hr\/","title":{"rendered":"Innowacyjny back office, czyli obieg informacji w SEOD i Portalu HR"},"content":{"rendered":"

Elektroniczny obieg dokument\u00f3w i automatyzacja back office doskonale sprawdzaj\u0105 si\u0119 zar\u00f3wno w finansach i ksi\u0119gowo\u015bci, jak i przy za\u0142atwianiu spraw pracowniczych. Efekty wdro\u017cenia SEOD (System Elektronicznego Obiegu Dokument\u00f3w) i Portalu HR by Asseco zobaczysz natychmiastowo.<\/strong><\/p>\n

<\/p>\n\n

Back office w chmurze \u2013 dost\u0119pny i bezpieczny<\/h2>\n

Wszystkie omawiane w artykule us\u0142ugi s\u0105 dost\u0119pne w chmurze obliczeniowej Business Cloud<\/a>. SEOD, Portal HR czy podpis elektroniczny SimplySign s\u0105 aplikacjami mobilnymi. Obs\u0142uga dokument\u00f3w w chmurze daje 3 warte uwagi korzy\u015bci:<\/p>\n

    \n
  1. mo\u017cliwo\u015b\u0107 pracy spoza biura<\/strong> \u2013 wystarczy dowolne urz\u0105dzenie z dost\u0119pem do internetu i przegl\u0105dark\u0105, aby z dowolnego miejsca na \u015bwiecie zalogowa\u0107 si\u0119 w SEOD czy Portalu HR;<\/li>\n
  2. pe\u0142na dost\u0119pno\u015b\u0107 w trybie 24\/7\/365<\/strong> \u2013 Twoi klienci i pracownicy mog\u0105 w najbardziej odpowiednim dla siebie czasie wej\u015b\u0107 do sieci, aby zg\u0142osi\u0107 zapotrzebowanie, potwierdzi\u0107 zakup, przygotowa\u0107 wniosek o podwy\u017ck\u0119 czy podpisa\u0107 aneks do umowy;<\/li>\n
  3. najwy\u017cszy poziom bezpiecze\u0144stwa<\/strong> \u2013 Twoje dokumenty w s\u0105 chronione przy u\u017cyciu najlepszych dost\u0119pnych na rynku system\u00f3w zabezpiecze\u0144.<\/li>\n<\/ol>\n

    SEOD automatyzuje obs\u0142ug\u0119 delegacji, um\u00f3w, faktur<\/h2>\n

    Digitalizacja i przej\u015bcie na tryb paperless<\/em> pozwala zautomatyzowa\u0107 obs\u0142ug\u0119 r\u00f3\u017cnorodnych dokument\u00f3w na wszystkich etapach obiegu.<\/strong> System Elektronicznego Obiegu Dokument\u00f3w<\/a> (SEOD) oferowany przez Asseco BS optymalizuje przep\u0142yw faktur, delegacji, zapotrzebowa\u0144, a nawet um\u00f3w B2B, kt\u00f3re mo\u017cesz podpisa\u0107 za pomoc\u0105 podpisu elektronicznego SimplySign.<\/p>\n

    Obieg dokumentu w SEOD na przyk\u0142adzie zapotrzebowania<\/h6>\n

    Obs\u0142uga zapotrzebowa\u0144 w SEOD jest intuicyjna, a proces za\u0142atwiania sprawy przebiega szybko i sprawnie:<\/p>\n

      \n
    • wniosek<\/strong> \u2013 pracownicy sami sk\u0142adaj\u0105 zapotrzebowania, bez anga\u017cowania mened\u017cer\u00f3w czy dzia\u0142u ksi\u0119gowo\u015bci;<\/li>\n
    • \u015bcie\u017cka akceptacji<\/strong> \u2013 gdy pracownik z\u0142o\u017cy zapotrzebowanie, SEOD sprawdza kategori\u0119 zakupu i automatycznie wyznacza \u015bcie\u017ck\u0119 akceptacji, np.: wst\u0119pna akceptacja, akceptacja prze\u0142o\u017conego, wycena zapotrzebowania, akceptacja koszt\u00f3w;<\/li>\n
    • realizacja zakupu<\/strong> \u2013 po przebyciu \u015bcie\u017cki akceptacji zatwierdzony wniosek trafia do dzia\u0142u zakup\u00f3w.<\/li>\n<\/ul>\n

      W tradycyjnie prowadzonych biurach obs\u0142uga zapotrzebowania polega na przenoszeniu papierowego<\/strong> wniosku od jednej osoby decyzyjnej do nast\u0119pnej. Gdy obieg zapotrzebowania jest bardziej skomplikowany, cz\u0119sto pomi\u0119dzy z\u0142o\u017ceniem wniosku a zakupem dokument przechodzi wiele szczebli akceptacji i oceny. Cz\u0119sto pracownik gubi si\u0119 w formalno\u015bciach, musi sam ustala\u0107, do kogo i w jakiej kolejno\u015bci powinien uda\u0107 si\u0119 z wnioskiem.<\/p>\n

      Automatyzacja obiegu dokument\u00f3w sprawia, \u017ce opisane problemy nie dotycz\u0105 SEOD. To system, a nie pracownik, wyznacza etapy obiegu dokument\u00f3w<\/strong> i pilnuje, aby zosta\u0142y obs\u0142u\u017cone w mo\u017cliwie najkr\u00f3tszym czasie.<\/div>\n
      Centrum akceptacji \u2013 wszystkie dokumenty w jednym miejscu<\/h6>\n

      SEOD wysy\u0142a na bie\u017c\u0105co powiadomienia do os\u00f3b uczestnicz\u0105cych w obiegu dokument\u00f3w. Na przyk\u0142ad w chwili, gdy pracownik wysy\u0142a zapotrzebowanie do akceptacji, odpowiedni mened\u017cer otrzymuje powiadomienie.<\/strong> Mo\u017ce je zaakceptowa\u0107 (lub nie) i dokument zostaje przes\u0142any do nast\u0119pnej osoby na \u015bcie\u017cce akceptacji.<\/p>\n

      Je\u017celi z jakich\u015b powod\u00f3w odwlecze decyzj\u0119, dokument trafia do Centrum Akceptacji. To jeden z wa\u017cniejszych element\u00f3w systemu SEOD.<\/strong> Znajdziesz w nim wszystkie dokumenty, kt\u00f3re wymagaj\u0105 Twojego dzia\u0142ania \u2013 zatwierdzenia, odrzucenia, oceny, uzupe\u0142nienia danych. System tak d\u0142ugo b\u0119dzie wysy\u0142a\u0142 przypomnienia, a\u017c sprawa zostanie za\u0142atwiona.<\/p>\n

      \u015acie\u017cka faktury zakupowej<\/h6>\n

      Efektem zrealizowanego zapotrzebowania jest faktura zakupowa. Jej obieg nie nale\u017cy do skomplikowanych:<\/p>\n

        \n
      • automatyczna rejestracja w systemie,<\/strong><\/li>\n
      • parowanie faktury z zapotrzebowaniem,<\/strong><\/li>\n
      • opis<\/strong> \u2013 to zadanie mened\u017cera, ale mo\u017cesz je te\u017c powierzy\u0107 inteligentnej us\u0142udze z pakietu Genius<\/a>, kt\u00f3re samodzielnie okre\u015bla np. rodzaj i miejsca powstawania koszt\u00f3w.<\/li>\n<\/ul>\n

        Opisany obieg dokument\u00f3w mo\u017ce mie\u0107 r\u00f3\u017cne etapy w przypadku um\u00f3w, delegacji czy faktur. Jednak istota dzia\u0142ania SEOD jest identyczna: uczestnicy procesu wykonuj\u0105 swoje zadania cz\u0105stkowe, a system dba o sprawny obieg informacji i przep\u0142yw dokument\u00f3w.<\/strong><\/p>\n

        Samoobs\u0142ugowy Portal HR<\/h2>\n

        Digitalizacja, paperless<\/em> i automatyzacja proces\u00f3w umo\u017cliwiaj\u0105 generaln\u0105 zmian\u0119 w sposobach prowadzenia spraw pracowniczych. Portal HR<\/a> oferowany przez Asseco BS zmienia od podstaw spos\u00f3b obiegu informacji. Pracownik samodzielnie sk\u0142ada wnioski w portalu HR, sprawdza wysoko\u015b\u0107 i sk\u0142adniki wynagrodzenia, przegl\u0105da dost\u0119pne benefity.<\/strong> Po zalogowaniu do portalu uzyska informacj\u0119 na temat liczby nieobecno\u015bci czy pozosta\u0142ych do wykorzystania dni urlopowych.<\/p>\n

        Profil pracowniczy jest samoobs\u0142ugowy \u2013 nie wymaga zaanga\u017cowania dzia\u0142u HR.<\/strong> Ka\u017cda zatrudniona osoba ma wszystkie dost\u0119pne w systemie informacje na sw\u00f3j temat w jednym miejscu. Mo\u017cna z nich korzysta\u0107 w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca.<\/p>\n

        Portal HR to wygodne narz\u0119dzie nie tylko z punktu widzenia pracownika. Poza obs\u0142ug\u0105 wniosk\u00f3w doskonale sprawdza si\u0119 przy dystrybucji informacji. Pracownik HR mo\u017ce jednym klikni\u0119ciem rozes\u0142a\u0107 komunikat do wszystkich pracownik\u00f3w<\/strong>, do jednego dzia\u0142u, do wybranych grup i konkretnych os\u00f3b.<\/p>\n

        Bezproblemowa jest tak\u017ce obs\u0142uga wniosk\u00f3w mened\u017cerskich<\/strong>. Wniosek o podwy\u017ck\u0119 czy przyznanie premii pracownikowi jest rozpatrywany bardzo podobnie jak wnioski pracownicze. Sprawny obieg informacji podnosi jako\u015b\u0107 decyzji kadry zarz\u0105dzaj\u0105cej.<\/p>\n

        Portal pracowniczy: mniej pracy, wi\u0119cej efekt\u00f3w<\/a><\/p><\/blockquote>\n