{"id":10909,"date":"2024-09-26T10:37:47","date_gmt":"2024-09-26T08:37:47","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.assecobs.pl\/?p=10909"},"modified":"2026-03-11T09:03:07","modified_gmt":"2026-03-11T08:03:07","slug":"obowiazki-firmy-po-otrzymaniu-zgloszenia-sygnalisty","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/assecobs.pl\/blog\/obowiazki-firmy-po-otrzymaniu-zgloszenia-sygnalisty\/","title":{"rendered":"Obowi\u0105zki firmy po otrzymaniu zg\u0142oszenia sygnalisty"},"content":{"rendered":"

Ustawa o ochronie sygnalist\u00f3w nak\u0142ada na firmy okre\u015blone obowi\u0105zki w zwi\u0105zku z otrzymywaniem zg\u0142osze\u0144. Cho\u0107 nie precyzuje dok\u0142adnie, jakie dzia\u0142ania musi podj\u0105\u0107 organizacja, wyznacza minimalny zakres dzia\u0142a\u0144, kt\u00f3re firma jest zobligowana zrealizowa\u0107 po otrzymaniu zg\u0142oszenia.<\/strong><\/p>\n

<\/p>\n\n

Zweryfikuj zg\u0142oszenie sygnalisty<\/h2>\n

Pierwszym krokiem w procesie jest weryfikacja zg\u0142oszenia przez osob\u0119 lub zesp\u00f3\u0142 os\u00f3b, kt\u00f3re gwarantuj\u0105 zachowanie bezstronno\u015bci. Bezstronno\u015b\u0107 mo\u017cna zdefiniowa\u0107 jako brak zewn\u0119trznych wp\u0142yw\u00f3w, co mo\u017cna zapewni\u0107 np. poprzez wstrzymanie si\u0119 kierownictwa organizacji od wydawania wi\u0105\u017c\u0105cych instrukcji w ramach procesu. Bezstronno\u015b\u0107 to tak\u017ce stworzenie odpowiednich materialnych i organizacyjnych warunk\u00f3w do prawid\u0142owego dzia\u0142ania zespo\u0142u.<\/p>\n

Z naszego do\u015bwiadczenia wynika, \u017ce r\u00f3wnie wa\u017cne jak zachowanie faktycznej bezstronno\u015bci, jest postrzeganie dzia\u0142a\u0144 os\u00f3b uprawnionych do weryfikacji zg\u0142oszenia jako bezstronne przez pracownik\u00f3w, w tym samego sygnalist\u0119. W\u0105tpliwo\u015bci co do niezale\u017cno\u015bci os\u00f3b prowadz\u0105cych dochodzenie mog\u0142yby prowadzi\u0107 bowiem do kwestionowania wynik\u00f3w post\u0119powania.<\/p>\n

Zachowaniu bezstronno\u015bci co do zasady sprzyja zlecanie obs\u0142ugi zg\u0142osze\u0144 podmiotom zewn\u0119trznym, co zwi\u0119ksza poczucie bezpiecze\u0144stwa sygnalist\u00f3w oraz innych os\u00f3b w organizacji.<\/p>\n

Poddaj zg\u0142oszenie kwalifikacji<\/h2>\n

Kwalifikacja zg\u0142oszenia, to ocena, czy spe\u0142nia ono warunki okre\u015blone w procedurze i b\u0119dzie rozpatrywane w jej ramach, czy te\u017c b\u0119dzie procedowane w innym trybie stosowanym w danej organizacji np. w przypadku zg\u0142osze\u0144 dotycz\u0105cych narusze\u0144 prawa pracy lub zg\u0142osze\u0144 anonimowych.<\/p>\n

Proces przyj\u0119cia zg\u0142oszenia i zakwalifikowania go do odpowiedniej procedury powinien zako\u0144czy\u0107 si\u0119 w ci\u0105gu 7 dni od jego otrzymania – w tym czasie nale\u017cy poinformowa\u0107 sygnalist\u0119 o przyj\u0119ciu zg\u0142oszenia lub o jego odrzuceniu oraz odpowiedzie\u0107 na pytanie, czy istniej\u0105 podstawy do wszcz\u0119cia post\u0119powania wyja\u015bniaj\u0105cego. Je\u017celi istnieje jasne przekonanie, \u017ce prawdopodobie\u0144stwo potwierdzenia zg\u0142oszonego nadu\u017cycia jest bardzo niskie, rozpocz\u0119cie post\u0119powania mo\u017ce by\u0107 nieuzasadnione. To samo dotyczy sytuacji, w kt\u00f3rej zg\u0142oszenie dotyczy ju\u017c rozpatrywanej sprawy i nie zawiera nowych informacji.<\/p>\n

W przypadku zg\u0142osze\u0144 anonimowych problemem mo\u017ce by\u0107 brak mo\u017cliwo\u015bci uzyskania dodatkowych informacji, co utrudnia wszcz\u0119cie post\u0119powania \u2013 dlatego warto da\u0107 anonimowym sygnalistom mo\u017cliwo\u015b\u0107 sk\u0142adania uzupe\u0142nie\u0144 i udzielania odpowiedzi na pytania os\u00f3b weryfikuj\u0105cych zg\u0142oszenie.<\/p>\n

Zgodnie z przepisami, brak odpowiedzi na zg\u0142oszenie – nawet odmownej – mo\u017ce by\u0107 uznany za jego przyj\u0119cie, co po 7 dniach uruchamia 3-miesi\u0119czny termin na udzielenie informacji zwrotnej. Dlatego kluczowe jest utrzymanie komunikacji z sygnalist\u0105.<\/p>\n

Zaktualizuj rejestr zg\u0142osze\u0144<\/h2>\n

Bez wzgl\u0119du na kwalifikacj\u0119 zg\u0142oszenia niezb\u0119dne jest zaktualizowanie rejestru zg\u0142osze\u0144 wewn\u0119trznych. Do\u015bwiadczenie innych kraj\u00f3w pokazuje, \u017ce rejestr powinien zawiera\u0107 jak najwi\u0119cej danych, co u\u0142atwia dost\u0119p do informacji np. w sytuacji oskar\u017cenia o niedope\u0142nienie obowi\u0105zk\u00f3w nak\u0142adanych przez ustaw\u0119. Przewag\u0119 mog\u0105 tu mie\u0107 narz\u0119dzia internetowe do obs\u0142ugi zg\u0142osze\u0144, kt\u00f3re automatycznie uzupe\u0142niaj\u0105 rejestr, w przeciwie\u0144stwie do np. dedykowanych adres\u00f3w e-mail.<\/p>\n

Przeka\u017c informacj\u0119 zwrotn\u0105<\/h2>\n

Na przekazanie sygnali\u015bcie informacji zwrotnej o podj\u0119tych lub planowanych dzia\u0142aniach mamy 3 miesi\u0105ce od momentu potwierdzenia zg\u0142oszenia. W tym terminie mo\u017cemy zako\u0144czy\u0107 ca\u0142y proces lub poinformowa\u0107 sygnalist\u0119 \u017ce nie zako\u0144czyli\u015bmy jeszcze dzia\u0142a\u0144 nast\u0119pczych. W\u00f3wczas, w naszej ocenie, o ich wyniku nadal powinni\u015bmy poinformowa\u0107 sygnalist\u0119 po ich zako\u0144czeniu.<\/p>\n

Ko\u0144cowa informacja mo\u017ce zawiera\u0107 jedynie podsumowanie podj\u0119tych przez organizacj\u0119 dzia\u0142a\u0144. Mo\u017cna r\u00f3wnie\u017c poinformowa\u0107 o wynikach dzia\u0142a\u0144 nast\u0119pczych i wdro\u017conych krokach naprawczych. Informacje te powinny zosta\u0107 jednak uprzednio zweryfikowane pod k\u0105tem przekazywanych danych osobowych i innych danych wra\u017cliwych.<\/p>\n

Jakie dzia\u0142ania nast\u0119pcze mo\u017cna przeprowadzi\u0107?<\/h2>\n

Ustawa wskazuje \u017ce dzia\u0142ania nast\u0119pcze maj\u0105 dwa g\u0142\u00f3wne cele:<\/p>\n