Digitalizacja biznesu stopniowo post\u0119puje, obejmuj\u0105c coraz wi\u0119cej obszar\u00f3w dzia\u0142alno\u015bci przedsi\u0119biorstw. Nie omija tak\u017ce sfery kadrowej, czego przyk\u0142adem jest e-teczka – rozwi\u0105zanie, kt\u00f3re umo\u017cliwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Cho\u0107, jak do tej pory, przeniesienie akt do cyfrowej przestrzeni przynios\u0142o realne korzy\u015bci wielu przedsi\u0119biorcom, to znaczna cz\u0119\u015b\u0107 firm wci\u0105\u017c odk\u0142ada decyzj\u0119 o wdro\u017ceniu e-teczek. Czy s\u0142usznie?<\/p>\n
<\/p>\n\n
Pod terminem „e-teczka” kryje si\u0119 zestaw wymog\u00f3w i zasad, kt\u00f3re umo\u017cliwiaj\u0105 pracodawcom prowadzenie akt osobowych i pozosta\u0142ej dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej na r\u00f3wni z wersj\u0105 papierow\u0105. Podstaw\u0119 prawn\u0105 dla tego rozwi\u0105zania stanowi Rozporz\u0105dzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Spo\u0142ecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.<\/p>\n
Warto pami\u0119ta\u0107, \u017ce poj\u0119cie „e-teczki” nie narzuca konkretnego systemu, programu czy narz\u0119dzia do digitalizacji dokument\u00f3w. W praktyce oznacza to, \u017ce przedsi\u0119biorcy, o ile przestrzegaj\u0105 wskazanych w Rozporz\u0105dzeniu zasad, maj\u0105 swobod\u0119 w wyborze narz\u0119dzi i oprogramowania, kt\u00f3re najlepiej odpowiadaj\u0105 specyfice firmy i potrzebom biznesowym.<\/p>\n
W ramach e-teczki pracodawca mo\u017ce przechowywa\u0107 wszystkie kategorie dokumentacji pracowniczej, jednak musi pami\u0119ta\u0107, \u017ce spos\u00f3b ich przechowywania r\u00f3\u017cni si\u0119 w zale\u017cno\u015bci od rodzaju dokument\u00f3w. Kluczowe znaczenie ma tutaj podstawowy podzia\u0142 dokumentacji na dokumentacj\u0119 indywidualn\u0105 i zbiorow\u0105.<\/p>\n
Do dokumentacji indywidualnej<\/strong> zalicza si\u0119 akta osobowe pracownika oraz dodatkowe zbiory wskazane w wy\u017cej wspominanym Rozporz\u0105dzeniu. Nale\u017c\u0105 do nich:<\/p>\n Z kolei dokumentacja zbiorowa<\/strong> obejmuje:<\/p>\n W przeciwie\u0144stwie do dokumentacji indywidualnej, dokumenty zbiorowe mog\u0105 by\u0107 prowadzone w formie uproszczonej.<\/p>\n Przekszta\u0142cenie dokumentacji do formy elektronicznej nie musi by\u0107 dzia\u0142aniem jednorazowym i mo\u017ce przebiega\u0107 stopniowo. Nie ma obowi\u0105zku jednoczesnego obj\u0119cia digitalizacj\u0105 wszystkich pracownik\u00f3w ani wszystkich kategorii dokument\u00f3w. Wa\u017cne jest jednak, \u017ceby w ca\u0142ym procesie przestrzega\u0107 okre\u015blonych zasad. Przy etapowej cyfryzacji kluczowe b\u0119dzie przestrzeganie zasady „1 pracownik = 1 zbi\u00f3r dokument\u00f3w = 1 posta\u0107”<\/strong>. Oznacza to, \u017ce dokumenty z danego zbioru prowadzone w odniesieniu do konkretnego pracownika musz\u0105 by\u0107 zachowywane wy\u0142\u0105cznie w jednej formie (papierowej albo elektronicznej). Przyk\u0142adowo, firma mo\u017ce prowadzi\u0107 wnioski urlopowe i listy p\u0142ac w formie elektronicznej, natomiast akta osobowe nadal utrzymywa\u0107 w formie papierowej.<\/p>\n Wdro\u017cenie e-teczek wymaga r\u00f3wnie\u017c zapewnienia integralno\u015bci dokument\u00f3w<\/strong>. Oznacza to, \u017ce po elektronicznym podpisaniu dokument nie mo\u017ce zosta\u0107 zmodyfikowany. Dodatkowo, pracodawca musi zagwarantowa\u0107 uprawnionym osobom sta\u0142y dost\u0119p do dokumentacji oraz mo\u017cliwo\u015b\u0107 korzystania z funkcji, takich jak: rejestr zmian, wyszukiwarka dokument\u00f3w, mo\u017cliwo\u015b\u0107 eksportu danych czy ich drukowania.<\/p>\n Warto tak\u017ce zaznaczy\u0107, \u017ce posta\u0107 papierowa i elektroniczna dokumentacji s\u0105 r\u00f3wnowa\u017cne, czyli maj\u0105 tak\u0105 sam\u0105 moc prawn\u0105<\/strong>. Pracodawca mo\u017ce dowolnie wybra\u0107 z jakiej formy chce korzysta\u0107, a tak\u017ce wr\u00f3ci\u0107 do dokumentacji papierowej, je\u015bli uzna to za konieczne.<\/p>\n Proces przej\u015bcia z tradycyjnej, papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczn\u0105 wymaga zachowania okre\u015blonych krok\u00f3w. Pierwszym z nich jest zeskanowanie wybranych dokument\u00f3w oraz zapisanie ich w formacie PDF. Przy czym, wa\u017cne jest, \u017ceby ka\u017cdy dokument zosta\u0142 zapisany jako oddzielny plik. Kolejnym etapem jest uzupe\u0142nienie pliku o odpowiednie metadane w dedykowanym systemie informatycznym. Metadane to zestaw informacji opisuj\u0105cych dokument, kt\u00f3re umo\u017cliwiaj\u0105 jego identyfikacj\u0119 i w\u0142a\u015bciwe przyporz\u0105dkowanie do teczki pracownika. Przyk\u0142adami metadanych s\u0105: indywidualny numer dokumentu, dane pracodawcy i pracownika czy data zeskanowania dokumentu.<\/p>\n Po przygotowaniu pliku, dokument musi zosta\u0107 podpisany podpisem elektronicznym przez osob\u0119 do tego uprawnion\u0105, np. pracownika dzia\u0142u kadr odpowiedzialnego za prowadzenie e-teczek. Podpis ten stanowi potwierdzenie zgodno\u015bci dokumentu elektronicznego z jego papierowym orygina\u0142em. Ostatnim etapem jest umieszczenie podpisanego dokumentu w wybranym systemie do zarz\u0105dzania elektroniczn\u0105 dokumentacj\u0105 pracownicz\u0105<\/a>.<\/p>\n\n
\n
Zasady wdra\u017cania e-teczek<\/h2>\n
Proces przej\u015bcia na e-dokumentacje<\/h2>\n