Ze wzgl\u0119du na barier\u0119 cenow\u0105 i stopie\u0144 skomplikowania istniej\u0105cych rozwi\u0105za\u0144, jeszcze ca\u0142kiem niedawno mali oraz \u015bredni przedsi\u0119biorcy mieli problem z kontrol\u0105 pracy swoich dzia\u0142\u00f3w handlowych. Zintegrowane i przyst\u0119pne cenowo systemy wspomagaj\u0105ce sprzeda\u017c spowodowa\u0142y rewolucj\u0119 w tym zakresie, umo\u017cliwiaj\u0105c wprowadzenie r\u00f3\u017cnych form kontroli elektronicznej – zar\u00f3wno sterowanej (wyzwalanej) przez kontrolera (kierownika lub w\u0142a\u015bciciela), jak i automatycznej (odpowiednio skonfigurowany system informatyczny). G\u0142\u00f3wnych obszar\u00f3w kontroli jest kilka, ale mo\u017ce by\u0107 ich tak wiele, jak wynika z potrzeb bran\u017cy lub specyfiki dzia\u0142ania firmy.<\/b><\/p>\n
Wi\u0119kszo\u015b\u0107 ma\u0142ych i \u015brednich przedsi\u0119biorstw szuka coraz bardziej skutecznych sposob\u00f3w, by pokona\u0107 pr\u0119\u017cnie dzia\u0142aj\u0105c\u0105 konkurencj\u0119. Dzia\u0142 sprzeda\u017cy odgrywa w tym przypadku kluczow\u0105 rol\u0119. To od jego pracy zale\u017cy, jakie firma b\u0119dzie mie\u0107 relacje z klientami oraz czy jej sprzeda\u017c wro\u015bnie, czy zmaleje. Dlatego te\u017c przedsi\u0119biorca powinien by\u0107 w stanie uzyskiwa\u0107 wiarygodne informacje na temat pracy swoich handlowc\u00f3w, a nast\u0119pnie reagowa\u0107 na sygna\u0142y pochodz\u0105ce zar\u00f3wno z warto\u015bciowej analizy zgromadzonych wynik\u00f3w (przychody), jak i wszelkich informacji dodatkowych \u2013 np. analizy reklamacji czy wska\u017anik\u00f3w realizacji zam\u00f3wie\u0144 w stosunku do zapyta\u0144. W razie pogorszenia sytuacji mo\u017ce w\u00f3wczas odpowiednio zareagowa\u0107 adekwatnie do zaistnia\u0142ej sytuacji. Przyk\u0142adowo nag\u0142y spadek zam\u00f3wie\u0144 nie musi by\u0107 wynikiem dzia\u0142ania marketingu konkurencji, wyg\u00f3rowanej ceny lub pogorszenia jako\u015bci produktu \u2013 mo\u017ce np. \u015bwiadczy\u0107 o spadku jako\u015bci obs\u0142ugi klienta.<\/p>\n
Najprostsz\u0105 form\u0105 kontroli pracy dzia\u0142u handlowego jest rejestrator czasu pracy po\u0142\u0105czony z programem kadrowo-p\u0142acowym. Pracownik, przychodz\u0105c do firmy – zbli\u017ca kart\u0119 do czytnika, a informacja zostaje zarejestrowana w systemie. Dane mog\u0105 pos\u0142u\u017cy\u0107 zar\u00f3wno do kontroli obecno\u015bci, jak i do pomiar\u00f3w faktycznego czasu pracy (obecno\u015bci przy stanowisku). Karta i rejestrator, opr\u00f3cz systemu HR, mog\u0105 r\u00f3wnie\u017c pos\u0142u\u017cy\u0107 w module wspomagaj\u0105cym sprzeda\u017c, jako element kontroli dost\u0119pu do wa\u017cnych funkcji aplikacji (np. odczytanie kodu karty podczas autoryzacji newralgicznych dzia\u0142a\u0144 handlowych \u2013 ustalanie ceny, warunk\u00f3w p\u0142atno\u015bci itp.) Sam system komputerowy r\u00f3wnie\u017c rejestruje szereg parametr\u00f3w \u2013 czas wej\u015bcia i opuszczenia systemu, dok\u0142adne czasy tworzenia dokument\u00f3w lub ich modyfikacji itd. Ka\u017cdy tych parametr\u00f3w u\u0142atwia w\u0142a\u015bcicielowi kontrol\u0119 pracownik\u00f3w dzia\u0142u handlowego.<\/p>\n
Nowoczesny system do zarz\u0105dzania pozwala tak\u017ce na precyzyjne okre\u015blenie ilo\u015bci wytworzonych dokument\u00f3w w dziale handlowym, czasu ich edycji (pracy nad nimi), liczby zmian. Chc\u0105c uzyska\u0107 wysok\u0105 wydajno\u015b\u0107 (np. w obszarze fakturowania w przypadku bran\u017c podatnych na sezonowo\u015b\u0107 sprzeda\u017cy), kontrola tempa wystawiania dokument\u00f3w mo\u017ce pozwoli\u0107 na wyci\u0105gni\u0119cie dodatkowych wniosk\u00f3w \u2013 np. tymczasowe przesuni\u0119cie pracownika do innych zada\u0144 mo\u017ce zlikwidowa\u0107 powstaj\u0105ce zatory. Znacz\u0105ce r\u00f3\u017cnice w wydajno\u015bci pracy mog\u0105 sugerowa\u0107 konieczno\u015b\u0107 dodatkowych szkole\u0144, a czasem zmiany parametr\u00f3w pracy systemu (lub zautomatyzowanie czynno\u015bci), kt\u00f3ry mo\u017cna przekonfigurowa\u0107 pod k\u0105tem tymczasowych lub sta\u0142ych potrzeb firmy\/pracownika\/stanowiska pracy.<\/p>\n
Na pewnym etapie rozwoju firmy ka\u017cdy przedsi\u0119biorca zmaga si\u0119 z dylematem z pogranicza zaufania i oceny kompetencji pracownik\u00f3w. Dotyczy to sytuacji, kiedy ilo\u015b\u0107 zada\u0144 i decyzji przekracza mo\u017cliwo\u015bci jednego cz\u0142owieka i wiele czynno\u015bci (czasem niebezpiecznych lub dotkliwych w skutkach dla firmy) nale\u017cy przekaza\u0107 w r\u0119ce wsp\u00f3\u0142pracownik\u00f3w. Budowa zaufanego zespo\u0142u to d\u0142ugotrwa\u0142y proces, dlatego kontrola rzetelno\u015bci oraz narz\u0119dzia do jej prowadzenia, s\u0105 wyj\u0105tkowo wa\u017cnym elementem organizacji dzia\u0142u handlowego. Podstawowe czynno\u015bci, takie jak rejestracja dokument\u00f3w, s\u0105 automatycznie logowanie w systemie informatycznym. Administrator (uprawniony kierownik, w\u0142a\u015bciciel) ma mo\u017cliwo\u015b\u0107 dok\u0142adnego przegl\u0105dania czasu tworzenia oraz \u015bledzenia zmian poszczeg\u00f3lnych zapis\u00f3w \u2013 np. na etapie oferty.<\/p>\n
Kolejnym niezb\u0119dnym elementem jest rozbudowany system uprawnie\u0144, kt\u00f3ry odpowiednio skonfigurowany, pozwala na du\u017c\u0105 swobod\u0119 pracownika, ale z pe\u0142nym zapisem dzia\u0142a\u0144 na ka\u017cdym etapie procesu ofertowania lub sprzeda\u017cy. To znaczy, \u017ce pracownik mo\u017ce mie\u0107 prawo do pewnej swobody dzia\u0142ania, ale historia zawsze b\u0119dzie dost\u0119pna w systemie.<\/p>\n
Wewn\u0119trzny system powiadomie\u0144 (np. SMS dla transakcji o warto\u015bci powy\u017cej ustalonego limitu) mo\u017ce w odpowiednim momencie ostrzec w\u0142a\u015bciciela o nieprawid\u0142owym przebiegu transakcji, a wbudowany modu\u0142 poczty elektronicznej mo\u017ce wysy\u0142a\u0107 powiadomienia na ka\u017cdym etapie realizacji transakcji.<\/p>\n
Wbudowany klient poczty elektronicznej mo\u017ce by\u0107 kolejnym elementem kontroli, je\u017celi wymiana korespondencji b\u0119dzie rejestrowana i archiwizowana w jednym systemie, mo\u017ce stanowi\u0107 wa\u017cny element analizy kontrowersyjnych przypadk\u00f3w i sytuacji. Dodatkowo takie rozwi\u0105zanie obni\u017ca koszty \u2013 nie wymaga zakupu specjalizowanego, rozbudowanego klienta poczty elektronicznej.<\/p>\n
Przy tego typu kontroli przydaj\u0105 si\u0119 r\u00f3wnie\u017c modu\u0142y kontrolne na urz\u0105dzenia mobilne, kt\u00f3re umo\u017cliwiaj\u0105 dost\u0119p do szybkich analiz w czasie rzeczywistym \u2013 np. stanu kasy, stanu rozrachunk\u00f3w, warto\u015bci sprzeda\u017cy (bie\u017c\u0105co, cyklicznie). W ten spos\u00f3b w\u0142a\u015bciciel przedsi\u0119biorstwa ma dost\u0119p do danych w ka\u017cdej chwili (np. na swoim telefonie), nawet je\u017celi od firmy dziel\u0105 go setki kilometr\u00f3w.<\/p>\n
Osobne zagadnienie to kontrola pracy przedstawicieli handlowych. System mobilny, zainstalowany na smartfonie, pozwala na pe\u0142n\u0105 weryfikacj\u0119 pracy handlowc\u00f3w. Pomaga w tym planowanie tras, zapisywanie punkt\u00f3w GPS, ankiety wype\u0142niane podczas odwiedzin (z fotografiami). Wszystkie dane trafiaj\u0105 do systemu centralnego i opr\u00f3cz swojej podstawowej funkcji (obs\u0142uga sprzeda\u017cy terenowej) stanowi\u0105 elementy kontroli pracy dzia\u0142u handlowego.<\/p>\n
To ostatni, ale nie mniej wa\u017cny element kontrolny w dziale handlowym. Dzi\u0119ki niemu sprawimy, \u017ce praca b\u0119dzie wydajna oraz unikniemy b\u0142\u0119d\u00f3w i pomy\u0142ek. Dobry system informatyczny pomo\u017ce zautomatyzowa\u0107 czynno\u015bci, kt\u00f3re s\u0105 typowe i powtarzalne – tak aby nie musia\u0142 tego robi\u0107\/powtarza\u0107 operator.<\/p>\n
Kolejna kwestia to kontrolowanie\/rejestrowanie zmian (modyfikacji). Osoba odpowiedzialna na ka\u017cdym etapie powinna mie\u0107 mo\u017cliwo\u015b\u0107 sprawdzenia, jakie poprawki wprowadza\u0142 pracownik na poszczeg\u00f3lnych etapach realizacji transakcji oraz jak wiele ich by\u0142o.<\/p>\n