Możliwości i wyzwania związane z wdrożeniem skróconego czasu pracy w Polsce w wybranych branżach

Kilka miesięcy temu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiedziało podjęcie działań zmierzających do skrócenia czasu pracy. Pomysł wywołał ożywioną debatę publiczną i zyskał zarówno wielu zwolenników, jak i przeciwników. Obie grupy wystosowują szereg argumentów na poparcie prezentowanych stanowisk. Już wkrótce, za sprawą pilotażu, który wystartuje wraz z początkiem nowego roku kalendarzowego, nadarzy się okazja, żeby je zweryfikować, a tym samym przekonać się, czy istnieje możliwość skrócenia czasu pracy? I w których branżach możliwe jest zaimplementowanie tego rozwiązania, a które są zdecydowanie mniej podatne?

Pierwotne założenia programu pilotażowego

Od przeszło pół roku trwają prace zmierzające do zweryfikowania możliwości skrócenia czasu pracy. Problem został zainicjowany w kwietniu przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które zapowiedziało podjęcie prac na rzecz opracowania pilotażu. W kolejnym kroku, ogłosiło uruchomienie, od połowy sierpnia do połowy września, naboru wniosków spływających od firm zainteresowanych przetestowaniem różnych modeli skróconego czasu pracy. Okazało się, że blisko 2 tysiące firm zadeklarowało chęć wzięcia udziału w pilotażu. Spośród nich ministerialna weryfikacja wyłoni te firmy, które przez cały przyszły rok kalendarzowy będą wdrażały realne rozwiązania mające przyczynić się do skrócenia dotychczasowego czasu pracy. Wyniki testów poznamy w 2027 roku, jednak już dziś wiadomo, że potencjał wdrożenia krótszego czasu pracy znacząco różni się w zależności od specyfiki wykonywanego zawodu.

Pilotażowy program skróconego czasu pracy w Polsce

Charakterystyka polskiej gospodarki

Polska gospodarka charakteryzuje się dużą różnorodnością i złożonością, co sprawia, że należy ją zaliczyć do gospodarek mieszanych. Spośród trzech głównych filarów, czyli usług, przemysłu i rolnictwa, zdecydowanie dominującą rolę odgrywa sektor usług. Jak wskazują dane Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) wśród najbardziej znaczących branż w tym sektorze znajdują się m.in.: handel hurtowy i detaliczny, przemysł spożywczy, transport, zakwaterowanie i gastronomia. Warto jednak podkreślić, że w realiach współczesnej gospodarki granice między poszczególnymi sektorami stają się coraz mniej wyraźne. Istotny wpływ na powyższe zjawisko ma rozwój technologii, która przenika niemal każdą branżę.

Różnorodność branż a potencjał wdrożenia skróconego czasu pracy

Różnorodność strukturalna polskiej gospodarki przekłada się na dużą liczbę wykonywanych zawodów, których specyfika bywa bardzo zróżnicowana. Nic więc dziwnego, że szeroko dyskutowane skrócenie czasu pracy stanowi spore wyzwanie. Trudno bowiem wyobrazić sobie jedno uniwersalne rozwiązanie, które mogłoby zostać wdrożone we wszystkich branżach bez ryzyka pogorszenia jakości pracy, utraty przychodów czy spadku rentowności przedsiębiorstw. Z tego względu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ogłaszając start pilotażowego programu, pozostawiło pracodawcom dużą swobodę w wyborze modelu organizacyjnego. Firmy zgłaszające się do pilotażu mogły więc zdecydować się na: czterodniowy tydzień pracy, skrócone godziny pracy w ciągu dnia, wydłużony urlop lub przygotowanie autorskiego rozwiązania dopasowanego do specyfiki działalności.

Dla wielu przedsiębiorców jednak wyzwaniem pozostaje nie tyle sam wybór modelu, ile jego praktyczne wdrożenie. Jedną z kluczowych bariery są obawy o rentowność. Ma to istotne znaczenie szczególnie w tych branżach, w których przychody bezpośrednio zależą od liczby przepracowanych godzin. Co więcej, pracodawcy wśród utrudnień podnoszą również kwestie związane z organizacją pracy, takie jak: ryzyko powstania braków w grafikach, konieczność zapewnienia dodatkowego personelu czy trudności rekrutacyjne. Równolegle istnieją jednak branże, w których z powodzeniem sprawdza się większa elastyczność w kształtowaniu czasu pracy. Przykładem może być praca projektowa czy zadaniowa, w której kluczowe znaczenie ma efekt końcowy, a nie liczba przepracowanych godzin. W praktyce jednak w każdej branży wdrożenie krótszego czasu pracy wiąże się z wyzwaniami organizacyjnymi i wymaga starannego przygotowania, analizy procesów oraz dostosowania modelu do realiów danej działalności.

Branże z wyższym potencjałem na wdrożenie skróconego czasu pracy

Jako jedną z branż najbardziej podatnych na wdrożenie skróconego czasu pracy często wskazuje się IT. Właśnie w tym sektorze krótszy tydzień pracy czy dodatkowe dni wolne pojawiały się już wcześniej jako benefit rekrutacyjny, mający przyciągnąć wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Ponadto wdrożeniu skróconego czasu pracy sprzyja charakterystyka tej branży, na którą składa się: projektowy oraz zadaniowy tryb pracy, duża autonomia pracowników oraz szerokie wykorzystanie technologii wspierających automatyzację procesów. Podobny potencjał obserwuje się także w innych branżach usługowych, takich jak doradztwo, finanse czy marketing. W tych sektorach firmy także często inwestują w digitalizację i automatyzację procesów, co ułatwia elastyczne zarządzanie czasem pracy. Nie oznacza to jednak braku wyzwań, jakie mogą towarzyszyć temu procesowi. Trudności mogą pojawić się przy planowaniu i rozliczaniu czasu pracy, zwłaszcza w zespołach hybrydowych lub międzynarodowych, w których konieczne jest uwzględnianie różnych stref czasowych i zapewnienie ciągłej dostępności specjalistów. Ponadto wdrożenie takich zmian wymaga czasu i nakładów finansowych, co szczególnie może obciążać mikro- i małe przedsiębiorstwa.

Branże, w których wdrożenie skróconego czasu pracy może okazać się dużym wyzwaniem

Nie wszystkie zawody pozwalają na dużą elastyczność w organizacji pracy, co doskonale widać w zróżnicowanym sektorze usług. Tam, gdzie praca opiera się na bezpośrednim i czasochłonnym kontakcie z klientem (np. fryzjerstwo, kosmetologia czy fizjoterapia), skrócenie godzin pracy niesie duże wyzwania. Nie da się bowiem „przyspieszyć” wykonania usług bez ryzyka spadku ich jakości, co oznacza, że firmy musiałyby zatrudnić dodatkowych pracowników. To z kolei generuje wyższe koszty, szczególnie trudne do “udźwignięcia” dla najmniejszych podmiotów. Podobne problemy występują w handlu, gdzie zapewnienie ciągłej obsługi klientów i utrzymanie otwartych sklepów 6–7 dni w tygodniu utrudnia wprowadzenie skróconego tygodnia pracy. Potencjalnym rozwiązaniem mogłyby być elastyczne grafiki, w których pracownicy pracują krócej, przy jednoczesnym rozdzieleniu zmian tak, aby zapewnić ciągłość funkcjonowania sklepu. W praktyce wymagałoby to jednak zwiększenia zatrudnienia lub poniesienia kosztów nadgodzin. Alternatywnie, firmy mogą inwestować w optymalizację i automatyzację procesów, np. kasy samoobsługowe czy systemy do automatycznego przyjmowania zamówień. Takie rozwiązania w dłuższej perspektywie mogą ograniczyć potrzebę dodatkowego personelu, ale ich wdrożenie, ponownie, wymaga czasu i nakładów finansowych.

Równie problematyczne jest wdrożenie skróconego czasu pracy w branży transportowej i logistycznej (TSL). Największym wyzwaniem w tym przypadku jest zapewnienie ciągłości przepływu towarów i terminowości operacji magazynowych, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa kierowców realizujących trasy krajowe i międzynarodowe. Przepisy krajowe i unijne określają bowiem limity czasu jazdy, obowiązkowe przerwy, co znacząco ogranicza elastyczność harmonogramów pracy. Skrócenie tygodnia pracy w tym sektorze wymagałoby więc zwiększenia zatrudnienia, a to generuje dodatkowe koszty. Ponownie, alternatywną ścieżką jest inwestycja w automatyzację procesów, np. roboty magazynowe, zautomatyzowane systemy kompletacji zamówień czy zaawansowane narzędzia do zarządzania przepływem towarów. Choć takie technologie mogą utrzymać lub nawet zwiększyć wydajność mimo mniejszej liczby godzin pracy, ich wdrożenie wymaga znaczących nakładów kapitałowych, które dla mniejszych firm mogą stanowić barierę nie do pokonania, a w przypadku większych przedsiębiorstw konieczne jest rozłożenie inwestycji na wiele lat.

Podsumowanie

Wdrożenie skróconego czasu pracy w różnych branżach wiąże się z odmiennym poziomem złożoności i wyzwań. Niezależnie jednak od sektora, jest to proces długotrwały, wymagający nie tylko starannego przygotowania, ale także inwestycji w poprawę jakości procesów i organizacji pracy, aby uniknąć spadku rentowności firm. Warto przy tym podkreślić, że trwający pilotaż nie spowoduje nagłego, odgórnego skrócenia czasu pracy w całej gospodarce. Jego rolą jest wytyczenie kierunku działań i wskazanie, które modele sprawdzają się w praktyce. Pewne jest jednak, że ze względu na zmieniający się styl życia pracowników oraz nieustanny rozwój gospodarki, skracanie czasu pracy może okazać się w dłuższej perspektywie nieuniknione. Kluczowe będzie jednak, aby każda firma podejmowała te zmiany z uwzględnieniem swojej specyfiki, tempa rozwoju i realnych możliwości organizacyjnych.

Autorzy:

Maria Wąsicka-Sroczyńska, Starsza specjalistka ds. marketingu w Departamencie Outsourcingu Grant Thornton 

Monika Żukowska, Asystentka ds. marketingu w Departamencie Outsourcingu Grant Thornton