Złożoność procesów księgowych, ogromna liczba dokumentów do przetworzenia oraz konieczność ręcznego wprowadzania dokumentów kosztowych często pochłaniają znaczną ilość czasu w działach finansowych i zwiększają ryzyko błędów. Sztuczna inteligencja w systemach ERP to odpowiedź na te wyzwania, umożliwiając automatyzację dekretacji i obiegu dokumentów, co zwiększa efektywność pracy działu księgowego i redukuje ryzyko błędów. Funkcje AI ułatwiają pracę księgowym, pozwalając im skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
Jak działa AI w automatyzacji pracy księgowej?
Sztuczna inteligencja w systemach ERP wspiera księgowych na każdym etapie przetwarzania dokumentów, co oszczędza czas i poprawia dokładność danych. Oto kluczowe funkcje, które AI wprowadza w obszarze księgowości:
- Inteligentna digitalizacja dokumentów dla faktury załączonej w wiadomości e-mail – funkcja Biznes OCR wspierana przez duże modele językowe (LLM) automatycznie przekształca dokumenty papierowe, takie jak faktury, na cyfrowe i ustrukturyzowane, gotowe do dalszego przetwarzania pliki. Wystarczy jedno kliknięcie, aby system automatycznie przetworzył dane z dokumentu, który jest następnie rejestrowany w systemie ERP. Proces digitalizacji jest szybki i skutecznie minimalizuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych.
- Automatyczne przypisywanie dokumentów do odpowiednich kategorii – wybór miejsca rejestracji faktury w systemie ERP – System wykorzystuje AI do inteligentnego klasyfikowania dokumentów. Mechanizmy sztucznej inteligencji bazując na zdefiniowanej wcześniej w systemie liście wyrażeń regularnych (tagów) przeszukują cały ustrukturyzowany dokument (np. nagłówek, pozycje, stopkę), a następnie automatycznie przypisują go do odpowiedniej sekcji (MPK) – księgowości, logistyki lub innego działu. Klasyfikowanie dokumentów uruchamiane jest dla każdej formy dokumentów elektronicznych, niezależnie od źródła ich pochodzenia – mogą być to zdigitalizowane dokumenty papierowe, dokumenty pobrane z KSeF lub innych źródeł. Dzięki temu księgowy nie musi ręcznie sortować dokumentów, co przyspiesza obieg i zwiększa efektywność pracy.
- Ustalenie ścieżki akceptacji dokumentu (osoby odpowiedzialne za zakup + podział kosztów) – AI wspomaga wybór ścieżki akceptacji, przypisując dokument do właściwych osób odpowiedzialnych za zakup zgodnie z określonymi kryteriami. System automatycznie proponuje ścieżkę akceptacji na podstawie wcześniej wprowadzonych w systemie danych (np. zapotrzebowania czy delegacji) oraz w oparciu o dane dostępne w wersji elektronicznej dokumentu. Dodatkowo, mechanizmy AI wskazują i zapisują w dokumencie opis kosztowy w sekcji podziałów kontrolingowych, co może być później wykorzystane w dekretacji na kontach księgowych. Dzięki temu każdy dokument trafia do odpowiedniego zespołu lub osoby, co usprawnia proces zatwierdzania i eliminuje przestoje w obiegu.
- Automatyczna dekretacja i przypisanie kont – AI wspiera także dekretację dokumentów. W oparciu o elektroniczne ustrukturyzowane wersje faktur, faktury historyczne i podziały kosztowe mechanizmy sztucznej inteligencji pomogą nam podpowiedzieć i wstępnie zapisać odpowiednie parametry księgowe, takie jak rodzaj dokumentu, konta kosztowe, rejestry VAT czy grupy podatkowe.
- Nowa usługa Businessbank – nowoczesne zarządzanie płatnościami – usługa Businessbank to innowacyjne i bezpieczne rozwiązanie upraszczające zarządzanie płatnościami, eliminujące potrzebę ręcznego generowania i importowania plików do systemu bankowego. Mechanizmy wymiany danych z bankami realizowane są za pomocą bezpiecznych webserwisów, a dodatkowo dodawane są nowe funkcje, które są niedostępne w dotychczasowej wymianie danych z bankami. Dzięki Businessbank użytkownicy mogą wygodnie inicjować przelewy i automatycznie pobierać wyciągi bankowe.
Korzyści z automatyzacji pracy księgowej
Automatyzacja pracy księgowej dzięki AI w systemach ERP przynosi firmom i pracownikom księgowości wymierne korzyści:
- Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów – automatyczne wprowadzanie danych i dekretacja dokumentów skracają czas potrzebny na obieg dokumentów, dzięki czemu księgowi mogą skupić się na bardziej złożonych, analitycznych zadaniach, podczas gdy AI przejmuje procesy powtarzalne.
- Minimalizacja błędów – dzięki automatyzacji przepisywania danych i dekretacji, AI redukuje liczbę błędów, które mogą wynikać z ręcznego przetwarzania dokumentów.
- Lepsza organizacja i szybki dostęp do danych – cyfrowo zorganizowane dokumenty są łatwo dostępne, co ułatwia analizę i monitorowanie dokumentów oraz redukuje potrzebę archiwizacji papierowej.
Przyszłość pracy księgowej z AI – pełna automatyzacja obiegu dokumentów kosztowych
Systemy ERP wzbogacone o AI usprawniają cały obieg dokumentów kosztowych, od digitalizacji i przypisywania dokumentów po dekretację i automatyzację płatności z Businessbank. Księgowi zyskują czas na analizę i planowanie finansowe, podczas gdy AI dba o dokładność i sprawność codziennych procesów.
