Mechanizm podzielonej płatności (MPP) obowiązuje w Polsce od 1 listopada 2019 roku i dotyczy każdej faktury VAT przekraczającej 15 000 PLN brutto za towary lub usługi ujęte w załączniku 15 do ustawy o podatku od towarów i usług. Katalog obejmuje ponad 150 pozycji — m.in. wyroby stalowe i metalowe, elektronikę używkową, paliwa, usługi budowlane, podwykonawstwo i roboty ziemne. Sankcja za brak stosowania MPP przy obowiązkowej transakcji wynosi 30% kwoty nierozliczonego podatku VAT (art. 108a ust. 7 ustawy o VAT), a nabywca ponosi ponadto solidarną odpowiedzialność za zaległy VAT dostawcy. System Merit ERP automatyzuje obsługę split payment na każdym etapie — od weryfikacji obowiązku i generowania adnotacji na fakturze, przez inicjowanie przelewów i zbiorczych płatności MPP, po zestawienia kontrolne gotowe na audyt podatkowy.
Krajowy System e-Faktur jest już obowiązkowy — dla podatników VAT z przychodami powyżej 200 mln zł od 1 lutego 2026 r., dla pozostałych podatników VAT od 1 kwietnia 2026 r. Ale sam KSeF obejmuje tylko fakturę: jej ustrukturyzowaną formę XML, wysyłkę do centralnej bazy Ministerstwa Finansów i możliwość odbioru przez kontrahenta. Nie obejmuje przelewu, który tę fakturę rozlicza. Nie obejmuje wyciągu bankowego, który ten przelew potwierdza. KSeF obejmuje faktury wystawiane przez polskich podatników VAT, również dla kontrahentów zagranicznych. Nie obejmuje natomiast faktur otrzymywanych od dostawców zagranicznych nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Nie obejmuje korespondencji prawnej z urzędami. Nie obejmuje weryfikacji danych przed JPK_V7 ani kontroli faktur…
Każdy środek trwały w firmie prowadzi podwójne życie. Na potrzeby bilansowe amortyzuje się przez dziesięć lat metodą liniową. Na potrzeby podatkowe — przez pięć lat metodą degresywną, bo tak wyszło korzystniej przy zakupie. A jeśli firma raportuje też według MSR, jest jeszcze trzecia wersja tej samej maszyny, z trzecią stawką i trzecią wartością netto.
Czerwiec to dla działu finansowego miesiąc o podwójnym ciężarze: bieżące operacje nie zwalniają, a równolegle trwa zamykanie pierwszego półrocza. Uzgodnienie rozrachunków, weryfikacja rejestrów VAT, wycena walutowa, zamknięcie ksiąg, przygotowanie danych sprawozdawczych — każdy z tych kroków ma swój termin i swoją podstawę prawną. Pominięcie lub błędne wykonanie któregokolwiek z nich przekłada się na niezgodności w JPK, błędy w deklaracji CIT lub niekompletne dane zarządcze. Poniższy przewodnik porządkuje osiem kluczowych kroków zamknięcia pierwszego półrocza w systemie Merit ERP — od uzgodnienia sald po blokadę okresu obrachunkowego.
Poniedziałkowy poranek w dziale finansowym. Na skrzynce czeka plik z wyciągiem bankowym — sto osiemdziesiąt transakcji z piątku i weekendu. Księgowa otwiera system i zaczyna ręczne parowanie: przelew od kontrahenta A z fakturą numer… — sprawdza otwarte rozrachunki, wyszukuje, klika „rozlicz”. Następna transakcja. I kolejna. O 11:00 jest przy pozycji 67. Zanim skończy, musi jeszcze ręcznie przygotować przelewy zobowiązań na dziś, osobno obsłużyć wpłatę na rachunek VAT w ramach split payment i sprawdzić, czy faktura od dostawcy ze stali ma właściwą kwotę na koncie podzielonym.
Po zamknięciu kwartału do realizacji trafiają setki przelewów: wynagrodzenia, składki ZUS, podatki do US, płatności dla dziesiątek dostawców, zaliczki dla pracowników i wpłaty na PPK. W firmach bez zintegrowanego systemu płatności elektronicznych każdy z tych przelewów wymaga ręcznego przygotowania — przepisywania numerów rachunków, kwot i tytułów, a wyciągi bankowe tygodniami czekają na ręczne rozliczenie. Skala ryzyka jest nieproporcjonalnie duża w stosunku do czynności, które wydają się prozaiczne.
Każdy, kto kiedykolwiek zamykał miesiąc w dziale księgowości, wie, jak wygląda ostatni tydzień przed zamknięciem. Stosy dokumentów do zadekretowania, kilkanaście faktur z niepewnym przypisaniem konta, pytania do działów operacyjnych o projekt, na który ma pójść koszt, i niezmienne ciśnienie czasu. W takim środowisku błędy nie są wynikiem nieuwagi — są wynikiem skali. Człowiek dekretujący setki dokumentów miesięcznie popełni błędy. To nie jest kwestia kompetencji, lecz fizycznych ograniczeń pracy ręcznej.
Sztuczna inteligencja w systemach ERP to już nie tylko wsparcie przy codziennych zadaniach, ale także automatyzacja i organizacja powtarzalnych procesów finansowych.
Złożoność procesów księgowych, ogromna liczba dokumentów do przetworzenia oraz konieczność ręcznego wprowadzania dokumentów kosztowych często pochłaniają znaczną ilość czasu w działach finansowych i zwiększają ryzyko błędów.
Windykacja i prognozowanie płatności to kluczowe procesy w zarządzaniu finansami firmy, które mogą być czasochłonne i skomplikowane. Z pomocą sztucznej inteligencji w systemach ERP, te zadania stają się bardziej efektywne, zautomatyzowane i dopasowane do potrzeb każdego kontrahenta.