Nowe wzory formularzy ZUS, zmiany w przeprowadzaniu badań profilaktycznych pracowników oraz zmiany zasad ustalania stażu pracy – to tylko niektóre tematy, które podejmujemy w najnowszym biuletynie HR Puls.
Nowe wzory formularzy ZUS
W Dzienniku Ustaw z dnia 15 kwietnia 2026 roku pod pozycją 518 opublikowano rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 kwietnia 2026 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów.
Powyższe rozporządzenie zmienia wzory 23 formularzy ZUS, w tym ZUA, ZZA, ZWUA oraz DRA i RCA. Przepisy wejdą w życie 30 kwietnia, a nowe formularze DRA i RCA obowiązywać będą od 1 maja.
Konieczność nowelizacji obowiązującego rozporządzenia wynika ze zmian wprowadzanych ustawą z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. poz. 1915) oraz ustawą z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1083).
Rozporządzenie wprowadza zmiany w obowiązującym rozporządzeniu poprzez dokonanie zmian w dokumentach ubezpieczeniowych oraz dodanie nowych kodów tytułu ubezpieczenia oraz nowego kodu przyczyny wyrejestrowania ubezpieczonego oraz nowego kodu przyczyny wyrejestrowania płatnika.
Zmianie uległ wzór imiennego raportu miesięcznego o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach – ZUS RCA oraz wzór deklaracji rozliczeniowej – ZUS DRA, stanowiących odpowiednio załącznik 12 i 17 do nowelizowanego rozporządzenia.
Nowe wzory dokumentów rozliczeniowych zawierają następujące modyfikacje:
- na druku ZUS RCA w bloku III. F. Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne dodano:
- nowe pola nr 6 i 15 w brzmieniu: „Przy ustalaniu rocznej podstawy wymiaru składki zostały uwzględnione przychody i koszty uzyskania tych przychodów związane z odpłatnym zbyciem składników majątku (środki trwałe i wartości niematerialne i prawne)” oraz
- przypis nr 11 w brzmieniu: „Pole wypełnij jeśli kwota dochodu z działalności gospodarczej (pole 05, 14) została ustalona z uwzględnieniem przychodów i kosztów uzyskania tych przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 i 19 oraz w art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163, z późn. zm.).”;
- na druku ZUS DRA w bloku XII. Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne dodano:
- nowe pola nr 6 i 15 w brzmieniu: „Przy ustalaniu rocznej podstawy wymiaru składki zostały uwzględnione przychody i koszty uzyskania tych przychodów związane z odpłatnym zbyciem składników majątku (środki trwałe i wartości niematerialne i prawne)” oraz
- przypis nr 14 w brzmieniu: „Pole wypełnij jeśli kwota dochodu z działalności gospodarczej (pole 05, 14) została ustalona z uwzględnieniem przychodów i kosztów uzyskania tych przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 i 19 oraz w art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163, z późn. zm.).”.
W załączniku nr 24 do nowelizowanego rozporządzenia:
w części I „Kod tytułu ubezpieczenia” w dziale 1 „Podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem” dodano nowe kody ubezpieczenia:
– „24 00 – marynarz”,
– „24 01 – marynarz opłacający na swój wniosek składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za wybrane miesiące w okresie od dnia 1 stycznia 2021 r. do dnia 31 grudnia 2025 r.”;
w części „VII. Kod przyczyny wyrejestrowania ubezpieczonego” dodano nowy kod „750 – zawieszenie statusu marynarza”;
w części „IX. Kod przyczyny wyrejestrowania płatnika” dodano nowy kod „218 – zawieszenie statusu marynarza”.
Do dokumentów przekazywanych za okresy przypadające przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się wzory dokumentów w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem, obowiązujące w dniu składania tych dokumentów.
Nowa metryka programu Płatnik
W dniu 24 kwietnia została wdrożona nowa metryka programu Płatnik.
Po pobraniu nowej metryki będzie wymagana konwersja bazy danych.
Nowa metryka wprowadza zmiany dotyczące rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne w dokumentach ZUS DRA oraz ZUS RCA od 1 maja 2026 roku. W dokumentach tych zostały dodane w bloku rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne nowe pola 06 i 15: „Przy ustalaniu rocznej podstawy wymiaru składki zostały uwzględnione przychody i koszty uzyskania tych przychodów związane z odpłatnym zbyciem składników majątku (środki trwałe i wartości niematerialne i prawne)”.
Zmiany w przeprowadzaniu badań profilaktycznych pracowników
17 kwietnia 2026 roku weszły w życie przepisy rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.
Rozporządzenie to wprowadza elektroniczne orzeczenia lekarskie.
Dokumenty te mają być zapisywane i przechowywane w Systemie Informacji Medycznej. Dodatkowo znowelizowane przepisy zakładają, że informacje z orzeczenia będą przekazywane do Internetowego Konta Pacjenta. Na żądanie pacjenta-pracownika orzeczenie ma być wydawane również w formie wydruku. Wystawienia orzeczenia lekarskiego w formie papierowej będzie możliwe w przypadku braku dostępu do wskazanego systemu teleinformatycznego.
Zmienione przepisy nakładają na lekarza medycyny pracy wystawiającego orzeczenie przekazanie go pracodawcy, który wystawił skierowanie.
Rozporządzeniem wprowadzono również wzory nowych orzeczeń lekarskich.
Orzeczenia lekarskie na starych zasadach mogą być wystawiane i przekazywane nie dłużej niż przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji, tj. do dnia 17 października 2026 roku.
Zmiany w kontroli i wykorzystywaniu zwolnień od pracy od 13 kwietnia 2026 roku
13 kwietnia 2026 roku weszły w życie przepisy ustawy z dnia 18 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, wprowadzające doprecyzowaną definicję pojęcia „pracy zarobkowej” w kontekście nieobecności chorobowej (Dz.U. 2026 poz. 26).
Znowelizowane przepisy wskazują, że pracą zarobkową jest każda czynność o charakterze zarobkowym, niezależnie od podstawy prawnej jej wykonania. Wykonywanie takiej pracy w trakcie zwolnienia lekarskiego skutkuje utratą prawa do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia.
Przepisy przewidują wyjątek dla tzw. czynności incydentalnych – drobnych, jednorazowych działań zawodowych, takich jak podpisanie rachunku, odebranie telefonu czy podpisanie listy płac. Pracownik zachowuje również prawo do wychodzenia z domu w uzasadnionych celach, takich jak wizyta lekarska, rehabilitacja, zakupy pierwszej potrzeby lub spacer.
Nowelizacja wprost wyklucza możliwość powołania się na polecenie pracodawcy jako podstawy do wykonywania czynności incydentalnych. Celem tego rozwiązania jest ochrona pracownika przed wywieraniem przez pracodawcę presji w czasie trwania zwolnienia.
Niezależnie od zakazu pracy zarobkowej nowelizacja wprowadza drugą przesłankę utraty prawa do zasiłku: podejmowanie przez ubezpieczonego aktywności niezgodnej z celem zwolnienia, czyli działań utrudniających lub wydłużających proces leczenia lub rekonwalescencji. Do takich działań zalicza się m.in. wykonywanie prac remontowych, ciężki wysiłek fizyczny czy udział w wyjazdach czysto wypoczynkowych, gdy stan zdrowia wymaga odpoczynku. Jednocześnie zwykłe czynności dnia codziennego (zakupy, wizyta lekarska, rehabilitacja) nie stanowią aktywności niezgodnej z celem zwolnienia i nie mogą być podstawą odmowy wypłaty zasiłku.
Kontrole prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich będą mogli przeprowadzać zarówno płatnicy składek uprawnieni do wypłaty zasiłków, jak i ZUS. Kontroli podlegają zwolnienia zarówno z tytułu choroby, jak i opieki nad chorym członkiem rodziny. W przypadku zasiłku opiekuńczego weryfikacji podlega dodatkowo to, czy w gospodarstwie domowym nie ma innych osób mogących sprawować opiekę – wyjątek stanowi opieka nad chorym dzieckiem do 2. roku życia. Nowelizacja przyznaje kontrolerom ZUS nowe uprawnienia: prawo do legitymowania osoby, której zwolnienie jest sprawdzane, oraz prawo wstępu do miejsca pobytu wskazanego w e-ZLA w celu weryfikacji, czy ubezpieczony faktycznie przebywa pod wskazanym adresem i odbywa rekonwalescencję. Uprawnienia te weszły w życie 13 kwietnia 2026 r.
Nowy wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy oraz wzór protokołu tej kontroli
W Dzienniku Ustaw z dnia 10 kwietnia 2026 roku pod pozycją 503 opublikowano rozporządzenie Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 kwietnia 2026 r. w sprawie wzoru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy i wzoru protokołu tej kontroli.
Rozporządzeniem wprowadzono nowe wzory:
- upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy,
- protokołu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy.
Rozporządzenie weszło w życie z dniem 13 kwietnia bieżącego roku.
Zmiany zasad ustalania stażu pracy
Termin wejścia w życie znowelizowanych zasad liczenia stażu pracy dla pracodawców niebędących jednostką sektora finansów publicznych to 1 maja 2026 roku.
21 października 2025 roku została opublikowana w Dzienniku Ustaw ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.
Nowelizacja wprowadziła jednolite zasady naliczania stażu pracy dla celów ustalania wszystkich uprawnień pracowniczych wynikających ze stosunku pracy i dostępu do określonych stanowisk pracy.
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, do okresu zatrudnienia – poza wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy i stosunków służbowych – wliczane będą okresy wykonywania pracy i prowadzenia działalności określone w art. 6 ust. 1 pkt 3, 4, 5, 5a, 6, 8, 11, 12 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497), jeśli stanowiły tytuł do ubezpieczeń społecznych. Są to okresy:
- wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do których zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- prowadzenia działalności pozarolniczej, w tym w szczególności indywidualnej działalności gospodarczej,
- pełnienia mandatu posła, posła do Parlamentu Europejskiego lub senatora,
- wykonywania odpłatnie pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,
- pełnienia czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego,
- odbywania służby zastępczej czy wykonywania pracy z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.
Ponadto do stażu pracy będą zaliczane niektóre okresy niepodlegania ubezpieczeniom społecznym przewidziane w przepisach szczególnych, które wiążą się z wykonywaniem pracy lub działalności co do zasady stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych (np. wykonywanie pracy na podstawie umowy o świadczenie usług przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów do ukończenia 26 lat).
Wymienione okresy są potwierdzane zaświadczeniem wydawanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, którego przedmiotem będzie podleganie ubezpieczeniom społecznym z wymienionych tytułów lub niepodleganie ubezpieczeniom społecznym w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych.
Potwierdzanie autentyczności zaświadczeń ZUS
31 marca Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnił na stronie zus.pl nową usługę „Potwierdzanie autentyczności zaświadczeń, które ZUS wydaje na wniosek USP”.
Dzięki niej każdy pracodawca może zweryfikować zaświadczenie, które Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydał w odpowiedzi na „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” (USP).
W wyniku weryfikacji pracodawca otrzyma jeden z komunikatów:
- „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – taki komunikat oznacza, że zaświadczenie o treści identycznej z tą w przesłanym pliku znajduje się w bazie ZUS,
- „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS nie ma zaświadczenia o identycznej treści. Przyczyną niezgodności może być m.in. zmiana treści zaświadczenia po tym, jak trafiło ono do pracownika.
Usługa jest szczególnie istotna w kontekście zmian zasad ustalania stażu pracy, które wchodzą w życie 1 maja 2026 r. Pracodawcy będą zobowiązani do uwzględniania w stażu pracy nowych kategorii okresów potwierdzanych właśnie zaświadczeniem ZUS na wniosek USP — weryfikacja autentyczności tych dokumentów bezpośrednio na stronie zus.pl pozwoli ograniczyć ryzyko posługiwania się sfałszowanymi zaświadczeniami.
Reforma Państwowej Inspekcji Pracy
W Dzienniku Ustaw z dnia 7 kwietnia 2026 roku pod pozycją 473 opublikowano ustawę z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw.
Nowelizacja ustaw wprowadza rozwiązania mające wzmocnić rolę Państwowej Inspekcji Pracy, umożliwiając jej bardziej efektywne i skuteczne egzekwowanie przepisów prawa pracy, a w szczególności przyczyniając się do poprawy warunków i poziomu ochrony osób wykonujących pracę zarobkową.
Celem regulacji jest ograniczenie nadużyć związanych ze stosowaniem umów cywilnoprawnych w warunkach właściwych dla stosunku pracy oraz wzmocnienie systemu ochrony pracowniczej. Reforma przyznaje inspektorom Państwowej Inspekcji Pracy uprawnienia do stwierdzania istnienia stosunku pracy oraz dokonywania przekształceń nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Ustawa wprowadza ponadto podwyższenie sankcji za naruszenia przepisów prawa pracy, wprowadzenie możliwości przeprowadzania kontroli w trybie zdalnym oraz usprawnienie wymiany informacji pomiędzy PIP, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową.
Główne założenia reformy:
- Możliwość stwierdzania istnienia stosunku pracy
PIP zyska uprawnienie do zamiany pozornych umów cywilnoprawnych (np. zleceń, B2B) w umowy o pracę, jeśli faktycznie spełniają one przesłanki stosunku pracy.
- Indywidualne interpretacje dla pracodawców
Pracodawcy otrzymają możliwość uzyskania wiążących interpretacji PIP, co pozwoli lepiej ocenić zgodność stosowanych rozwiązań z prawem i ograniczy ryzyko kontroli.
- Zdalne kontrole i elektroniczny obieg dokumentów
Reforma przewiduje możliwość prowadzenia kontroli zdalnych przez PIP oraz przesyłania dokumentów elektronicznie, co uprości i przyspieszy procedury.
- Lepsza wymiana informacji i danych między instytucjami
PIP będzie mogła korzystać z wymiany danych z ZUS i KAS, dzięki czemu kontrole będą bardziej precyzyjne i kierowane tam, gdzie rzeczywiście dochodzi do naruszeń.
- Wyższe kary za naruszenia prawa pracy
Reforma zakłada dwukrotne podwyższenie kar za naruszenia przepisów prawa pracy, co ma zwiększyć skuteczność egzekwowania prawa i ograniczyć nieuczciwe praktyki.
Ustawa ma wejść w życie 8 lipca 2026 roku z wyjątkiem części przepisów, które weszły w życie z dniem 8 kwietnia 2026 roku.
Ustawa została jednocześnie skierowana do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej.
Wysokość składki na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne w okresie od 1 kwietnia do 30 czerwca 2026 r.
W okresie od 1 kwietnia do 30 czerwca 2026 r. składka na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne wynosi miesięcznie nie mniej niż 835,04 zł (9278,19 zł × 9%).
Podstawę wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota deklarowanego miesięcznego dochodu, nie niższa jednak od kwoty odpowiadającej przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw z poprzedniego kwartału, włącznie z wypłatami z zysku. W IV kwartale 2025 r. wynagrodzenie to wyniosło 9278,19 zł.
