Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co wiemy o zmianach w projekcie i harmonogramie wdrożenia?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) z pewnością odmieni sposób, w jaki firmy w Polsce wystawiają i odbierają faktury. Mimo, że Ministerstwo Finansów nadal pracuje nad finalnym kształtem regulacji, ogólny kierunek jest jasny – począwszy od lutego 2026 r. kolejne firmy muszą być gotowe na rewolucję w fakturowaniu.

Wielostopniowy harmonogram wprowadzenia KSeF

Wprowadzenie obowiązku stosowania e-faktur dla wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, nastąpi w kilku etapach, aby umożliwić przedsiębiorcom odpowiednie przygotowanie. Zgodnie z najnowszymi informacjami, kluczowe daty to:

• 1 lutego 2026 roku – obowiązek obejmie dużych podatników, czyli podmioty, których wartość sprzedaży w 2024 roku (brutto, wraz z podatkiem VAT) przekroczyła 200 mln zł. Przyjmując stawkę VAT 23%, odpowiada to kwocie netto powyżej 162 601 626,02 zł.
• 1 kwietnia 2026 roku – system stanie się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców, włączając w to podatników czynnych i zwolnionych z VAT, z wyłączeniem najmniejszych podmiotów.
• 1 stycznia 2027 roku – obowiązek wejdzie w życie dla najmniejszych podatników, określonych jako „wykluczeni cyfrowo”, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.

Najważniejsze modyfikacje w projekcie KSeF

Najnowszy projekt przepisów o KSeF, opublikowany w połowie czerwcaa, wprowadza szereg istotnych zmian, które mają na celu uwzględnienie postulatów zgłaszanych przez środowisko biznesowe i doradcze. Do kluczowych modyfikacji należą:

• Dłuższe okresy przejściowe – przedłużono do końca 2026 roku możliwość korzystania z kas rejestrujących oraz brak obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, w tym w mechanizmie podzielonej płatności. Najmniejsze firmy (do 10 tys. zł miesięcznej sprzedaży) zyskają czasowe wyłączenie z obowiązków KSeF.
• Stała dostępność trybu offline24 – wprowadzono stałą, dobrowolną opcję wystawiania faktur w trybie offline z kodem QR, z koniecznością przesłania ich do KSeF następnego dnia roboczego. Ta zmiana jest odpowiedzią na zapotrzebowanie podatników, którzy mogą napotykać problemy techniczne z wysyłką faktur w dniu ich wystawienia, a postulat ten był zgłaszany przez Grant Thornton. Należy jednak pamiętać, że faktury wystawione w tym trybie będą mogły być przekazywane innym polskim podatnikom VAT wyłącznie za pośrednictwem KSeF.
• Nowe zasady dla faktur korygujących – wprowadzono zmiany dotyczące ujmowania faktur korygujących innych niż ustrukturyzowane. Podatek należny będzie obniżany w dniu wystawienia faktury ustrukturyzowanej, a naliczony w dacie jej otrzymania przez nabywcę (co do zasady – w dacie nadania numeru KSeF). W przypadku faktur korygujących innych niż ustrukturyzowane, sprzedawca obniża podstawę opodatkowania w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Jeśli faktura korygująca jest ustrukturyzowana lub wystawiona offline/w trybie awaryjnym i przesłana do KSeF, obniżenie może nastąpić najwcześniej w dniu przesłania do KSeF.
• Możliwość wystawiania faktur konsumenckich – projekt dopuszcza dobrowolne wystawianie w KSeF także faktur konsumenckich. Skutkowało to również poszerzeniem listy podmiotów, którym faktury muszą być udostępniane poza systemem (niepodatnicy i podmioty bez numeru NIP) – stąd modyfikacja art. 106gb. Warto zaznaczyć, że Ministerstwo Finansów, uwzględniając uwagi Grant Thornton, zrezygnowało z modyfikacji przepisów art. 106gb, która mogłaby obligować zagranicznych podatników bez polskiej siedziby do korzystania z KSeF.
• Ustrukturyzowane załączniki do faktur – projekt przewiduje możliwość dołączania ustrukturyzowanych załączników do faktur, co jest szczególnie ważne dla branż wymagających umieszczania dodatkowych danych. Załącznik będzie integralną częścią dokumentu, a jego treść będzie zgodna ze strukturą logiczną FA(3). Aby skorzystać z tej funkcji, podatnik będzie musiał złożyć odpowiednie zgłoszenie poprzez e-Urząd Skarbowy.
• Zwiększenie limitu zwolnienia z VAT – od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wzrośnie z 200 tys. zł do 240 tys. zł.
• Odroczenie sankcji pieniężnych – kary za naruszenie obowiązków związanych z KSeF będą nakładane dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Rozporządzenie techniczne i wyjątki od obowiązku stosowania KSeF

Ministerstwo Finansów opublikowało również projekt rozporządzenia technicznego, które reguluje niektóre aspekty funkcjonowania KSeF, w tym zasady nadawania i odbierania uprawnień, uwierzytelniania się w systemie oraz oznaczania faktur kodami QR (weryfikacyjnymi i zapewniającymi autentyczność). Rozporządzenie uszczegóławia także zasady dotyczące korzystania z załącznika ustrukturyzowanego.

Wskazano także konkretne przypadki, w których nie będzie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dotyczy to m.in. usług przejazdu płatną autostradą (udokumentowanych biletem jednorazowym), usług przewozu osób na dowolną odległość (także biletem jednorazowym), usług kontroli ruchu lotniczego wystawianych przez CRCO EUROCONTROL, a także usług zwolnionych z VAT na podstawie określonych artykułów Ustawy VAT. Wyjątki obejmują również samofakturowanie, jeśli nabywca nie jest zidentyfikowany za pomocą numeru NIP, choć w takich sytuacjach możliwe jest dobrowolne wystawianie faktur ustrukturyzowanych, jeśli nabywca posługuje się numerem VAT UE w innym państwie członkowskim.

Plan działań ministerstwa finansów na 2025 rok

Resort finansów przedstawił także harmonogram działań na 2025 rok, mających na celu wsparcie przedsiębiorców w przygotowaniu do KSeF 2.0:

• Maj – udostępniono nową wersję struktury logicznej FA(3) – wzoru faktury ustrukturyzowanej.
• Czerwiec – planowane jest udostępnienie dokumentacji interfejsu programistycznego (API) dla KSeF 2.0.
• Od 30 września – będzie można publicznie testować interfejs programistyczny (API) KSeF 2.0.
• Od 1 listopada – podatnicy będą mogli ubiegać się o certyfikaty wystawcy faktury, które są niezbędne do uwierzytelniania w systemie i wystawiania e-faktur w trybie awaryjnym lub offline24.
• Listopad – Planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
• 1 lutego 2026 roku – Uruchomienie wersji produkcyjnej systemu, umożliwiającej wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym.

KSeF nadchodzi – jak przygotować firmę, by skorzystać na cyfryzacji i uniknąć chaosu?

Dlaczego warto przygotować się już dziś?

Wdrożenie KSeF to proces wymagający solidnego planowania i zaangażowania wielu działów w firmie, obejmujący aspekty podatkowe, księgowe i technologiczne. Wymaga on aktualizacji procedur, umów oraz przeszkolenia personelu. Mimo że prace legislacyjne nadal trwają i niektóre kwestie pozostają otwarte, opóźnianie działań związanych z przygotowaniem do KSeF nie jest wskazane – czasu na adaptację jest coraz mniej.

Doradcy podatkowi Grant Thornton oferują kompleksowe wsparcie w procesie wdrożenia KSeF, od szkoleń i analiz biznesowo-podatkowych, przez weryfikację transakcji i poprawności danych, po analizę przepisów i wsparcie w kontaktach z organami podatkowymi. Wcześniejsze podjęcie działań znacząco zwiększa szanse na płynne przejście na obowiązkowy system.

Dowiedz się więcej:

• Co nowego w KSeF- czyli najnowsze zmiany w projekcie i rozporządzenia techniczne
• KSeF 2026 i 2027: Ministerstwo Finansów przedstawia plan wdrożenia