Biuletyn HR Puls 02/2026

Wniosek o zasiłek opiekuńczy w formie elektronicznej, reforma PIP oraz ZUS ZSWA za rok 2025 – to tylko niektóre tematy, które podejmujemy w najnowszym biuletynie HR Puls.

Wniosek o zasiłek opiekuńczy w formie elektronicznej

Na podpis prezydenta czeka ustawa z dnia 13 lutego 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, która wprowadza istotne uproszczenia w procesie ubiegania się o zasiłki opiekuńcze.

Kluczową zmianą jest możliwość elektronicznego składania wniosków o zasiłek opiekuńczy. Do tej pory przepisy nakładały na pracowników obowiązek dostarczenia wniosku na druku Z-15A lub Z-15B wyłącznie w wersji papierowej, opatrzonej własnoręcznym podpisem – podczas gdy zaświadczenie płatnika Z-3 można było przesyłać przez platformę PUE ZUS już w formie elektronicznej. Taki stan rzeczy był powszechnie uznawany za anachroniczny i generujący zbędne trudności zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców oraz biur rachunkowych.

Nowelizacja likwiduje tę nierównowagę – dokumenty składane elektronicznie i papierowo zyskują jednakową moc prawną. Wnioski oraz załączniki będą mogły być przekazywane w postaci skanów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem, bez potrzeby korzystania z podpisu kwalifikowanego. Jeżeli ZUS poweźmie wątpliwości co do wiarygodności przesłanych dokumentów, będzie uprawniony do zażądania od pracodawcy przedłożenia ich papierowych oryginałów.

Ustawa wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Reforma Państwowej Inspekcji Pracy

Na podpis prezydenta czeka ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw.

Nowelizacja ustaw wprowadza rozwiązania mające wzmocnić rolę Państwowej Inspekcji Pracy, umożliwiając jej bardziej efektywne i skuteczne egzekwowanie przepisów prawa pracy, a w szczególności przyczyniając się do poprawy warunków i poziomu ochrony osób wykonujących pracę zarobkową.

Celem regulacji jest ograniczenie nadużyć związanych ze stosowaniem umów cywilnoprawnych w warunkach właściwych dla stosunku pracy oraz wzmocnienie systemu ochrony pracowniczej. Reforma przewiduje m.in. przyznanie inspektorom Państwowej Inspekcji Pracy uprawnienia do stwierdzania istnienia stosunku pracy oraz dokonywania przekształceń nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Ustawa zakłada ponadto podwyższenie sankcji za naruszenia przepisów prawa pracy, wprowadzenie możliwości przeprowadzania kontroli w trybie zdalnym oraz usprawnienie wymiany informacji pomiędzy PIP, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową.

Główne założenia reformy:

• Możliwość stwierdzania istnienia stosunku pracy

PIP zyska uprawnienie do zamiany pozornych umów cywilnoprawnych (np. zleceń, B2B) w umowy o pracę, jeśli faktycznie spełniają one przesłanki stosunku pracy.

• Indywidualne interpretacje dla pracodawców

Pracodawcy otrzymają możliwość uzyskania wiążących interpretacji PIP, co pozwoli lepiej ocenić zgodność stosowanych rozwiązań z prawem i ograniczy ryzyko kontroli.

• Zdalne kontrole i elektroniczny obieg dokumentów

Reforma przewiduje możliwość prowadzenia kontroli zdalnych przez PIP oraz przesyłania dokumentów elektronicznie, co uprości i przyspieszy procedury.

• Lepsza wymiana informacji i danych między instytucjami

PIP będzie mogła korzystać z wymiany danych z ZUS i KAS, dzięki czemu kontrole będą bardziej precyzyjne i kierowane tam, gdzie rzeczywiście dochodzi do naruszeń.

• Wyższe kary za naruszenia prawa pracy

Reforma zakłada dwukrotne podwyższenie kar za naruszenia przepisów prawa pracy, co ma zwiększyć skuteczność egzekwowania prawa i ograniczyć nieuczciwe praktyki.

Ustawa ma wejść w życie po 3 miesiącach od ogłoszenia, z wyjątkiem części przepisów, które mają obowiązywać już od dnia następującego po jej ogłoszeniu.

ZUS ZSWA za rok 2025

Przypominamy, że do 31 marca 2026 roku pracodawcy są zobowiązani przekazać do ZUS informacje o osobach wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na formularzu ZUS ZSWA – Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za rok 2025. 

Należy w nim uwzględnić pracowników wykonujących pracę w 2025 roku.

Dokonanie zgłoszenia ZUS ZSWA to obowiązek płatników, którzy mają obowiązek prowadzenia ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz opłacania za tych pracowników składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1696).

Składka wypadkowa od 1 kwietnia 2026 roku

1 kwietnia 2026 roku rozpoczyna się nowy rok składkowy dla płatników składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Rokiem składkowym w ubezpieczeniu wypadkowym jest okres rozpoczynający się 1 kwietnia danego roku kalendarzowego i trwający do 31 marca następnego roku kalendarzowego.

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Składkę wypadkową obliczoną według nowych stóp procentowych należy naliczyć od wszystkich wypłat dokonywanych w kwietniu bieżącego roku – także od tych, które dotyczą okresów wcześniejszych.

Wskaźnik waloryzacji świadczenia rehabilitacyjnego w II kwartale 2026 roku

Wskaźnik waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, przyjmowanej do obliczenia świadczenia rehabilitacyjnego w II kwartale 2026 roku, wynosi 105,1%.

W związku z tym, że wskaźnik ten przekracza 100%, podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przyjmowana do obliczenia świadczenia rehabilitacyjnego w II kwartale 2026 r. podlega waloryzacji.

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Podstawa prawna: Obwieszczenie Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 12 lutego 2026r. w sprawie wskaźnika waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjętej do obliczenia świadczenia rehabilitacyjnego w II kwartale 2026 r. (M.P. z 16 lutego 2026 roku poz. 210).

Jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy lub choroby zawodowej

W Monitorze Polskim z 16 marca 2026 r. (poz. 292) ukazało się obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 marca 2026 r. dotyczące wysokości kwot jednorazowych odszkodowań przysługujących z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r.

Zgodnie z jego treścią, wysokość świadczeń w tym okresie będzie wynosić:

• 1.781 zł za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu,
• 1.781 zł za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu, z tytułu zwiększenia tego uszczerbku co najmniej o 10 punktów procentowych,
• 31.162 zł z tytułu orzeczenia całkowitej niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji ubezpieczonego,
• 31.162 zł z tytułu orzeczenia całkowitej niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji wskutek pogorszenia się stanu zdrowia rencisty,
• 160.264 zł, jeżeli do jednorazowego odszkodowania jest uprawniony małżonek lub dziecko zmarłego ubezpieczonego lub rencisty,
• 80.132 zł, jeżeli do jednorazowego odszkodowania jest uprawniony członek rodziny zmarłego ubezpieczonego lub rencisty inny niż małżonek lub dziecko,
• 160.264 zł, jeżeli do jednorazowego odszkodowania są uprawnieni równocześnie małżonek i jedno lub więcej dzieci zmarłego ubezpieczonego lub rencisty, oraz 31.162 zł z tytułu zwiększenia tego odszkodowania przysługującego na każde z tych dzieci,
• 160.264 zł, jeżeli do jednorazowego odszkodowania jest uprawnionych równocześnie dwoje lub więcej dzieci zmarłego ubezpieczonego lub rencisty, oraz 31.162 zł z tytułu zwiększenia tego odszkodowania przysługującego na drugie i każde następne dziecko,
• 31.162 zł, jeżeli obok małżonka lub dzieci do jednorazowego odszkodowania są uprawnieni równocześnie inni członkowie rodziny zmarłego ubezpieczonego lub rencisty, każdemu z nich niezależnie od odszkodowania przysługującego małżonkowi lub dzieciom,
• 80.132 zł, jeżeli do jednorazowego odszkodowania są uprawnieni tylko członkowie rodziny inni niż małżonek lub dzieci zmarłego ubezpieczonego lub rencisty, oraz 31.162 zł z tytułu zwiększenia tego odszkodowania przysługującego na drugiego i każdego następnego uprawnionego.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 30.10.2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 257)