Biuletyn HR Puls 03/2025

Nowe kody tytułów ubezpieczeń, nowelizacja rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz ZUS ZSWA za rok 2024 - to tylko niektóre tematy, które podejmujemy w najnowszym wydaniu biuletynu HR Puls.

Nowe kody tytułów ubezpieczeń od marca 2025 r.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 lutego 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2025 r. poz. 241) weszło w życie 19 marca 2025 r.

Nowelizacja ta umożliwia płatnikom składek prawidłowe wypełnianie dokumentów ubezpieczeniowych oraz rozliczanie składek dzięki dodaniu nowych kodów tytułu ubezpieczenia.

W załączniku nr 25 do nowelizowanego rozporządzenia, w części XI „Kod świadczenia/przerwy”, w dziale 3. „Rodzaje świadczenia i przerwy” dodano kody:

• 341 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego,
• 342 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Znowelizowane rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

19 marca 2025 r. weszły w życie przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2025 r. poz. 335).

Rozporządzenie to określa m.in. zakres prowadzenia dokumentacji pracowniczej, obejmującej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Konieczność jego nowelizacji wynika ze zmian wprowadzanych ustawą z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1871). Znowelizowany Kodeks pracy wprowadził dodatkowe uprawnienie dla pracowników – uzupełniający urlop macierzyński. Zmiany te znalazły swoje odzwierciedlenie w dokumentacji pracowniczej prowadzonej dla pracownika, dlatego znowelizowane rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa, że część B akt osobowych pracownika obejmuje również dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Nowe rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków

Od 19 marca 2025 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.

Publikacja tych przepisów wykonawczych ma związek z nowelizacją Kodeksu pracy, która wprowadziła nowe uprawnienie – uzupełniający urlop macierzyński dla hospitalizowanych dzieci urodzonych przedwcześnie oraz hospitalizowanych noworodków.

Powyższe rozporządzenie określa treść wniosków dotyczących uprawnień rodzicielskich pracowników, związanych z rodzicielstwem, oraz dokumenty dołączane do tych wniosków.

Na treść rozporządzenia składają się przeniesione przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. poz. 937), a także nowe przepisy określające treść wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz dokumenty dołączane do tego wniosku.

ZUS ZSWA za rok 2024

Przypominamy, że do 31 marca 2025 roku pracodawcy są zobowiązani przekazać do ZUS informacje o osobach wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na formularzu ZUS ZSWA – Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za rok 2024.

Należy w nim uwzględnić pracowników wykonujących pracę w 2024 roku.

Dokonanie zgłoszenia ZUS ZSWA to obowiązek płatników, którzy mają obowiązek prowadzenia ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz opłacania za tych pracowników składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924).

Składka wypadkowa od 1 kwietnia 2025 roku

1 kwietnia 2025 roku rozpoczyna się nowy rok składkowy dla płatników składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Rokiem składkowym w ubezpieczeniu wypadkowym jest okres rozpoczynający się 1 kwietnia danego roku kalendarzowego i trwający do 31 marca następnego roku kalendarzowego.

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Składkę wypadkową obliczoną według nowych stóp procentowych należy naliczyć od wszystkich wypłat dokonywanych w kwietniu bieżącego roku – także od tych, które dotyczą okresów wcześniejszych.

Wyższe kwoty odszkodowań za uszczerbek na zdrowiu spowodowany wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową

5 marca opublikowane zostało w Monitorze Polskim obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lutego 2025 r. w sprawie wysokości kwot jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej w okresie od dnia 1 kwietnia 2025 r. do dnia 31 marca 2026 r.

Wprowadza ono następujące kwoty jednorazowych odszkodowań:

• 1.636 zł za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu,
• 1.636 zł za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu, z tytułu zwiększenia tego uszczerbku co najmniej o 10 punktów procentowych,
• 28.636 zł z tytułu orzeczenia całkowitej niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji ubezpieczonego,
• 28.636 zł z tytułu orzeczenia całkowitej niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji wskutek pogorszenia się stanu zdrowia rencisty,
• 147.271 zł, jeżeli do jednorazowego odszkodowania jest uprawniony małżonek lub dziecko zmarłego ubezpieczonego lub rencisty,
• 73.635 zł, jeżeli do jednorazowego odszkodowania jest uprawniony członek rodziny zmarłego ubezpieczonego lub rencisty inny niż małżonek lub dziecko,
• 147.271 zł, jeżeli do jednorazowego odszkodowania są uprawnieni równocześnie małżonek i jedno lub więcej dzieci zmarłego ubezpieczonego lub rencisty, oraz 28.636 zł z tytułu zwiększenia tego odszkodowania przysługującego na każde z tych dzieci,
• 147.271 zł, jeżeli do jednorazowego odszkodowania jest uprawnionych równocześnie dwoje lub więcej dzieci zmarłego ubezpieczonego lub rencisty, oraz 28.636 zł z tytułu zwiększenia tego odszkodowania przysługującego na drugie i każde następne dziecko,
• 28.636 zł, jeżeli obok małżonka lub dzieci do jednorazowego odszkodowania są uprawnieni równocześnie inni członkowie rodziny zmarłego ubezpieczonego lub rencisty, każdemu z nich niezależnie od odszkodowania przysługującego małżonkowi lub dzieciom,
• 73.635 zł, jeżeli do jednorazowego odszkodowania są uprawnieni tylko członkowie rodziny inni niż małżonek lub dzieci zmarłego ubezpieczonego lub rencisty, oraz 28.636 zł z tytułu zwiększenia tego odszkodowania przysługującego na drugiego i każdego następnego uprawnionego.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 30.10.2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 257)