Wdrożyliście WMS. Procesy zostały zmapowane, terminale działają, dane płyną. System wystartował zgodnie z planem.
To ważny krok — sygnał, że firma stawia na cyfryzację, automatyzację i nowoczesne podejście do zarządzania magazynem.
Ale to dopiero początek. Nawet najlepiej zaprojektowany pod względem funkcjonalnym system nie przyniesie pełnych korzyści, jeśli nie zostanie odpowiednio osadzony w codziennej pracy operacyjnej, rozwijany i na bieżąco dostosowywany do zmieniających się potrzeb biznesu.
Z naszej perspektywy – jako Asseco Business Solutions, partnera setek wdrożeń – jedno jest pewne:
Największe korzyści z WMS osiągają te firmy, które traktują go nie jako zamknięty projekt IT, lecz jako żywy, stale rozwijany i usprawniany element strategii operacyjnej.
W praktyce jednak obserwujemy, że wiele organizacji po fazie „go-live” nie wykorzystuje pełnego potencjału systemu – co sprawia, że zakładany zwrot z inwestycji bywa niższy, a system funkcjonuje głównie jako narzędzie ewidencyjne, zamiast wspierać codzienną efektywność.
Jak tego uniknąć? Jak sprawić, by WMS był realnym motorem efektywności, jakości i przewagi konkurencyjnej?
Bazując na naszych doświadczeniach i efektach wypracowanych z klientami, zebraliśmy 5 kluczowych zasad, które pomagają w pełni wykorzystać potencjał WMS – zarówno tuż po wdrożeniu, jak i w długofalowym usprawnianiu procesów magazynowych.
1. WMS to proces, nie projekt – uwzględnij jego rozwój w codziennym zarządzaniu magazynem
Jeden z najczęściej popełniany błędów to potraktowanie WMS-a jako jednorazowej inwestycji. Tymczasem efektywny system magazynowy powinien stale „ewoluować” wraz z firmą.
Rekomendacja od Asseco Business Solutions:
- Sprawdzaj, co można uprościć. Może da się zmienić układ stref, zoptymalizować ścieżki kompletacji lub zmniejszyć ilość interakcji z użytkownikiem systemu?
- Testuj nowe funkcje. WMS ma więcej możliwości niż się na początku wydaje.
- Wprowadzaj cykliczne aktualizacje – systemy WMS ewoluują, warto z tego korzystać.
- Zbieraj feedback od użytkowników – to najlepsze źródło wiedzy o potrzebnych zmianach.
2. Angażuj zespół – to ludzie sprawiają, że WMS działa dobrze
Nawet najlepszy system nie przyniesie rezultatów, jeśli użytkownicy nie będą potrafili go wykorzystać lub – co gorsza – będą go omijać. Wdrożenie WMS wymaga inwestycji nie tylko w technologię i urządzenia, ale również w ludzi.
Co rekomendujemy jako partner wdrożeniowy:
- Traktuj szkolenia jako proces, nie wydarzenie – rozwój kompetencji powinien być ciągły (nie tylko podczas wdrożenia, ale także po każdej aktualizacji).
- Buduj pozytywną narrację wokół systemu: pokaż, jak WMS ułatwia i przyśpiesza pracę oraz zwiększa jej bezpieczeństwo.
- Prowadź regularne, krótkie sesje feedbackowe – pytaj co działa, co przeszkadza, co można usprawnić.
- Nie bój się zadawać pytań dostawcy systemu – rola dostawcy nie kończy się na wdrożeniu. Wspólna analiza bieżącej pracy systemu może ujawnić nowe możliwości i usprawnienia.
3. WMS powinien współgrać z ERP i resztą ekosystemu – nie twórz wyspy technologicznej
Największe korzyści z WMS pojawiają się wtedy, gdy system jest w pełni zintegrowany z resztą środowiska IT: ERP, TMS, CRM, platformy e-commerce, firmy kurierskie. Tylko wtedy możliwa jest płynna wymiana danych w czasie rzeczywistym – od planowania zapasów, przez sprzedaż, aż po fakturowanie, wysyłkę kurierską i obsługę zwrotów, a decyzje są podejmowane na podstawie pełnego obrazu sytuacji.
Dlaczego to ważne?
- Uzyskujesz automatyczną synchronizację zamówień, stanów magazynowych czy innych danych niezbędnych do funkcjonowania firmy.
- Posiadasz aktualne informacje o statusach zamówień czy paczek kurierskich, a więc możliwość reagowania w czasie rzeczywistym.
- Planujesz produkcję w oparciu o rzeczywisty stan magazynowy.
- Lepsza jakość danych, mniej błędów, zwiększa przejrzystość i znacząco obniża ilość pracy a więc również koszty.
4. Analizuj i decyduj na podstawie danych – nie intuicji
System WMS to kopalnia danych – warunkiem sukcesu jest jednak ich mądre wykorzystanie. Wydajność, błędy, czasy operacji magazynowych, wykorzystanie zasobów – wszystko można mierzyć, analizować i… optymalizować. Ale tylko wtedy, gdy firma faktycznie z tych danych korzysta.
Jak to robimy z naszymi klientami:
- Wdrażamy zestawy praktycznych wskaźników (KPI), które naprawdę pomagają zarządzać.
- Tworzymy raporty dostosowane do potrzeb różnych użytkowników – od magazynu po zarząd.
- Integrujemy analitykę WMS z BI – aby decyzje były oparte na faktach.
Najważniejsze KPI w kontekście WMS:
- Czas realizacji zlecenia (od momentu przyjęcia do realizacji aż do wydania).
- Wydajność operatorów (ilość operacji na godzinę).
- Stopień wykorzystania lokalizacji magazynowych.
- Poziom rotacji zapasów.
5. Korzystaj z innowacji – nowoczesny WMS to rozwiązanie, które się rozwija
Jako Asseco Business Solutions stale rozwijamy nasze systemy, korzystając z najnowszych trendów – od automatyzacji, przez sztuczną inteligencję, po IoT i predictive analytics. Ale warto pamiętać: technologia przynosi wartość tylko wtedy, gdy jest świadomie wykorzystywana.
Cyfryzacja i automatyzacja magazynów to dziś nie opcja, ale konieczność – szczególnie w realiach dynamicznych łańcuchów dostaw i rosnących oczekiwań klientów. Firmy, które świadomie korzystają z nowoczesnych funkcji WMS, są w stanie szybciej reagować, dokładniej planować i skuteczniej optymalizować zasoby.
Nasza rada:
- Śledź nowości – my jako dostawca dbamy o rozwój, ale to użytkownicy decydują, co wdrożyć.
- Testuj nowe funkcje w kontrolowany sposób – np. na jednej strefie magazynowej lub wyłącznie w jednym procesie.
- Bądź otwarty na zmiany – WMS to inwestycja, która powinna rosnąć razem z firmą.
Pierwszy w Polsce magazyn z robotami autonomicznymi Skypod® od Exotec już działa!
Podsumowanie: WMS to partner codziennej pracy, nie jednorazowy projekt
Widzimy to u naszych klientów każdego dnia – tam, gdzie system WMS jest żywym elementem zarządzania operacjami, tam przynosi realne i trwałe efekty.
Dlatego musi być:
- regularnie rozwijany i aktualizowany o nowe funkcje,
- zintegrowany z całą organizacją,
- wspierany przez kompetentny zespół,
- napędzany danymi i wspierany przez automatyzację
Firmy, które zrozumieją tę dynamikę, nie tylko usprawnią operacje magazynowe, ale zyskają realną przewagę konkurencyjną na rynku, gdzie liczy się szybkość, precyzja i elastyczność.
Masz już WMS, ale chcesz, porozmawiać o tym, jak wydobyć więcej z Twojego systemu? A może planujesz wdrożenie i szukasz partnera z doświadczeniem?
