KSeF to już fakt. Terminy potwierdzone. Brak przygotowania będzie kosztowny.

Nie licz na kolejne przesunięcie. KSeF wejdzie w życie – niezależnie od tego, czy Twoja firma będzie na to gotowa.

Terminy potwierdzone przez Ministerstwo Finansów

Ministerstwo Finansów potwierdziło: obowiązkowy KSeF wchodzi w życie i nie będzie już odwrotu.

• 📅 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm, których sprzedaż za 2024 r. przekroczy 200 mln zł wraz z podatkiem,
• 📅 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Brzmi odlegle? To złudzenie. Jeśli Twoja firma współpracuje z dużymi podmiotami, będziesz musiał odbierać e-faktury już od lutego – bez względu na to, kiedy sam zaczniesz je wystawiać. Jeśli nie będziesz gotowy na ich odbiór, grozi Ci chaos, opóźnienia i stracone zlecenia.

Źródło:https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur–plan-wdrozenia

Ministerstwo Finansów zapowiedziało również złagodzenia:

• Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.
• do końca 2026 r.:

• będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
• nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
• nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

Przedsiębiorcy wciąż czekają, a KSeF nie

Z naszego doświadczenia wynika, że wielu przedsiębiorców nadal ma nadzieję, że coś się zmieni. Pytają, czy to naprawdę wejdzie w życie, czy będą kolejne przesunięcia, albo zakładają, że „tym zajmie się księgowość”.

Ministerstwo wyraźnie podkreśla: Terminy są ostateczne!

Co to oznacza w praktyce:

• Biura rachunkowe i doradcy podatkowi nie wyręczą Cię w dostosowaniu firmy do nowych wymagań – to obowiązek przedsiębiorcy.
• Testowanie i wdrażanie KSeF w firmie nie trwa jeden dzień. Im później zaczniesz, tym więcej zapłacisz – i finansowo, i nerwowo.
• Jeśli nie zdążysz – Twoje faktury nie trafią do kontrahentów, a Ty nie będziesz mógł ich rozliczyć. Skutki? Przerwane procesy, chaos w księgowości, kary i utrata zaufania partnerów biznesowych.

Widzimy też, że wielu klientów nie korzysta jeszcze z wersji testowej KSeF, mimo że mają taką możliwość. Brak działania dziś może oznaczać paraliż w 2026 roku.

Nowe obowiązki, nowe wyzwania

KSeF zmienia sposób wystawiania, przesyłania i odbierania faktur. Przedsiębiorcy będą musieli korzystać z jednolitego formatu i przesyłać dokumenty wyłącznie za pośrednictwem centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

To oznacza konieczność:

• integracji systemów ERP i sprzedażowych,
• wdrożenia odpowiednich procesów wewnętrznych,
• przeszkolenia zespołów,
• weryfikacji poprawności danych.

Biura rachunkowe mogą pomóc, ale nie zdejmą z przedsiębiorców odpowiedzialności za terminowe wdrożenie systemu i zgodność z przepisami.

Kto zwleka, ten ryzykuje

Im dłużej firma będzie zwlekać, tym większe ryzyko:

• paraliżu procesów fakturowania,
• utraty możliwości odbioru faktur od kontrahentów,
• problemów z rozliczeniami i kontrolą,
• kar za niedostosowanie się do przepisów.

Wielu klientów wciąż nie wierzy, że to faktycznie wejdzie w życie. My już nie mówimy: przygotuj się. Mówimy: Zrób to TERAZ, zanim będzie za późno – komentuje ekspert Asseco Business Solutions.

Kto działa wcześniej, ten zyskuje

Firmy, które już dziś przygotowują się do pracy z KSeF:

• mają czas na spokojne testy i korekty,
• lepiej organizują obieg dokumentów,
• są krok przed konkurencją, która wciąż czeka.

Co możesz zrobić już dziś?

1. Przeanalizuj swoje systemy księgowe i sprzedażowe – czy są gotowe na KSeF?
2. Zaloguj się do środowiska testowego KSeF i sprawdź, jak działa przesyłanie i odbieranie faktur.
3. Skontaktuj się z dostawcą systemu ERP – zapytaj, jak wygląda proces wdrożenia i integracji.
4. Zapewnij sobie czas na testy, poprawki i wdrożenie – nie zostawiaj tego na 2026 rok.

My jesteśmy gotowi. A Ty?

KSeF nie będzie czekać na spóźnialskich.

Firmy, które już dziś zaczynają testy i dostosowania, zdobędą przewagę. Reszta będzie się mierzyć z opóźnieniami, karami, zatorami w fakturowaniu i frustracją klientów.

Jako Asseco Business Solutions:

• Nasze systemy ERP już obsługują KSeF – co miesiąc wysyłamy przez nie ponad 60 000 faktur.
• Mamy gotowe procesy i doświadczenie, żeby wdrożyć KSeF bez bólu.
• Możemy od ręki zacząć z Tobą pracę nad dostosowaniem firmy.

Działaj teraz – zanim terminy Cię zaskoczą, a specjaliści będą niedostępni.