Czwarty artykuł z cyklu poświęconego Asystentom systemów ERP by Asseco, który rozwija temat ich wsparcia w różnych obszarach działalności firmy.
Systemy ERP by Asseco stale rozwijają narzędzia wspierające pracowników w codziennej pracy, a jednym z takich rozwiązań jest Asystent Informacji Firmowych. To inteligentne narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, które ułatwia dostęp do dokumentacji firmowej i wspiera efektywną komunikację między działami. Dzięki niemu użytkownicy mogą szybko i wygodnie znaleźć potrzebne informacje, co odciąża działy administracyjne, szczególnie HR, oraz usprawnia przepływ wiedzy w organizacji.
Jak działa Asystent Informacji Firmowych?
Asystent Informacji Firmowych został zaprojektowany, aby ułatwić pracownikom przeszukiwanie dokumentacji firmowej, takiej jak:
- Regulaminy i procedury,
- Dokumenty HR,
- Instrukcje stanowiskowe,
- Inne materiały udostępniane na portalu HR.
Praktyczne zastosowania Asystenta Informacji Firmowych
- Szybkie zapytania o regulaminy i procedury – Pracownik, który chce zapoznać się z regulaminem pracy, może zapytać asystenta, np. Pokaż regulamin pracy. Asystent przeszuka dokumenty i wyświetli odpowiedni plik lub jego fragmenty, co pozwala oszczędzić czas i unika przeszukiwania dużych zasobów danych.
- Powiadomienia o zmianach w dokumentach firmowych – Kiedy w firmie pojawia się nowy dokument, np. związany z nowymi przepisami, takimi jak ustawa o ochronie sygnalistów, asystent pomaga działowi HR w realizacji obowiązku poinformowania pracowników. Wystarczy jedno kliknięcie, aby powiadomienia o zmianach dotarły do wszystkich zainteresowanych.
- Obsługa zapytań o benefity – Przykładowo, jeśli pracownik chce dowiedzieć się, jakie benefity przysługują mu w firmie, nie musi przeszukiwać portalu HR ani wertować dokumentów, ani pytać pracowników działu HR. Wystarczy, że zada pytanie asystentowi, a ten w kilka sekund odnajdzie właściwe informacje, przeszukując dziesiątki lub nawet setki dokumentów
- Automatyzacja odpowiedzi na często zadawane pytania – Działy HR często spotykają się z powtarzającymi się pytaniami dotyczącymi procedur, wynagrodzeń, urlopów czy regulaminów. Dzięki Asystentowi Informacji Firmowych pracownicy mogą samodzielnie uzyskać odpowiedzi na pytania takie jak: „Jak wypełnić wniosek urlopowy?”, „Czy mogę wziąć urlop na żądanie?”, „Jakie są zasady korzystania z firmowego samochodu?”. Automatyzacja tego procesu pozwala działowi HR oszczędzić czas i skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
- Tablica ogłoszeń i komunikacja wewnętrzna – Portal HR, wspierany przez asystenta, pełni funkcję centralnego narzędzia komunikacji wewnętrznej, ułatwiając przepływ informacji w organizacji. Dział HR może za jego pomocą szybko publikować ogłoszenia dotyczące nadchodzących szkoleń, wydarzeń firmowych czy zmian organizacyjnych, zapewniając, że wszystkie istotne wiadomości docierają do pracowników w uporządkowany i przejrzysty sposób. Dzięki temu pracownicy mają stały dostęp do aktualnych informacji, a proces komunikacji staje się bardziej efektywny.
- 24/7 dostęp do informacji – System HR korzystający z możliwości Asystenta Informacji Firmowych umożliwia pracownikom dostęp do kluczowych informacji przez całą dobę, co zwiększa ich poczucie pewności i autonomii.
Korzyści z użytkowania Asystenta Informacji Firmowych
- Oszczędność czasu: Automatyzacja wyszukiwania dokumentów eliminuje potrzebę ręcznego przeszukiwania portalu HR.
- Zwiększona dostępność informacji: Użytkownicy mają szybki i wygodny dostęp do regulaminów, procedur i innych dokumentów firmowych.
- Odciążenie działu HR: Dzięki asystentowi pracownicy mogą samodzielnie uzyskać odpowiedzi na większość pytań, co pozwala działowi HR skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
- Usprawnienie komunikacji: Asystent wspiera szybką dystrybucję dokumentów i powiadomień w firmie.
- Elastyczność i wygoda: Możliwość korzystania z asystenta z dowolnego miejsca i urządzenia zwiększa efektywność pracy, szczególnie w przypadku rozproszonych zespołów.
Podsumowanie
Asystent Informacji Firmowych w Systemach ERP by Asseco to narzędzie, które nie tylko ułatwia dostęp do kluczowych dokumentów, ale także poprawia efektywność komunikacji wewnętrznej w firmie. Dzięki niemu pracownicy mogą szybko uzyskać potrzebne informacje, co zwiększa ich wygodę i autonomię, a działy administracyjne są odciążone od rutynowych zapytań. To nowoczesne rozwiązanie, które wpisuje się w bieżące trendy i odpowiada na potrzeby współczesnych organizacji.
