Zmiany zasad ustalania stażu pracy, minimalne wynagrodzenie i minimalna stawka godzinowa w 2026 r. oraz zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – to tylko niektóre tematy, które poruszamy w najnowszym wydaniu biuletynu HR Puls.
Zmiany zasad ustalania stażu pracy
24 czerwca Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Projekt był przedmiotem uzgodnień międzyresortowych, opiniowania oraz konsultacji publicznych.
Nowelizacja przepisów ma na celu ujednolicenie zasad naliczania stażu pracy dla celów ustalania wszystkich uprawnień pracowniczych wynikających ze stosunku pracy i dostępu do określonych stanowisk pracy.
Projektowana nowelizacja przepisów Kodeksu pracy zakłada, że do okresu zatrudnienia – poza wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy i stosunków służbowych – wliczane będą okresy wykonywania pracy i prowadzenia działalności określone w art. 6 ust. 1 pkt 3, 4, 5, 5a, 6, 8, 11, 12 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497), jeśli stanowiły tytuł do ubezpieczeń społecznych. Mowa tu w szczególności o:
- okresach wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do których zgodnie Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- prowadzenia działalności pozarolniczej, w tym w szczególności indywidualnej działalności gospodarczej,
- pełnienia mandatu posła, posła do Parlamentu Europejskiego lub senatora,
- wykonywania odpłatnie pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,
- pełnienia czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego,
- odbywania służby zastępczej czy wykonywania pracy z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.
Dodatkowo projekt przewiduje, że do stażu pracy będą zaliczane niektóre okresy niepodlegania ubezpieczeniom społecznym przewidziane w przepisach szczególnych, które wiążą się z wykonywaniem pracy lub działalności co do zasady stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych (np. wykonywanie pracy na podstawie umowy o świadczenie usług przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów do ukończenia 26 lat).
Znowelizowane przepisy zakładają, że wymienione okresy będą potwierdzane zaświadczeniem wydawanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, którego przedmiotem będzie podleganie ubezpieczeniom społecznym z wymienionych tytułów lub niepodleganie ubezpieczeniom społecznym w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych.
Planowany termin wejścia w życie znowelizowanych zasad liczenia stażu pracy to 1 stycznia 2026 roku.
Nowe zasady naliczania stażu pracy już od 2026 roku. Jak przygotować firmę na zmiany?
Minimalne wynagrodzenie i minimalna stawka godzinowa w 2026 r.
Trwają prace nad propozycją Rady Ministrów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.
Propozycja przedstawiona 12 czerwca 2025 r. zakłada, że wynagrodzenie minimalne od 1 stycznia 2026 r. będzie wynosić 4806 zł.
Podwyżka od 1 stycznia 2026 r. oznacza wzrost płacy minimalnej o 3% (140 zł) w stosunku do 2025 r. (4666 zł).
Zgodnie z przepisami określonymi w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wysokość minimalnej stawki godzinowej jest waloryzowana o wskaźnik wzrostu minimalnego wynagrodzenia za pracę, co oznaczałoby wzrost wysokości minimalnej stawki godzinowej od 1 stycznia 2026 r. do 31,40 zł.
Taka propozycja została przedstawiona do negocjacji Radzie Dialogu Społecznego. Przedstawiciele pracowników, pracodawców i rządu na rozmowy i wypracowanie wspólnego stanowiska mają 30 dni. Zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ostateczna wysokość minimalnego wynagrodzenia w 2026 r. powinna zostać ogłoszona do 15 września.
Zmiany w wydawaniu orzeczeń o niepełnosprawności
11 czerwca weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 maja 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności.
Dotychczas orzeczenia o niepełnosprawności dla osób z chorobami rzadkimi i genetycznymi były wydawane na zbyt krótkie okresy ważności.
Wprowadzone rozporządzeniem przepisy określają minimalne okresy ważności orzeczeń:
- Minimalny okres orzeczenia dla osób powyżej 16. roku życia: 7 lat – w przypadku rzadkich chorób genetycznych (według załącznika do rozporządzenia dotyczy to 208 chorób, m.in. wodogłowia wrodzonego, mukowiscydozy czy rdzeniowego zaniku mięśni) lub zespołu Downa.
- Minimalny okres orzeczenia dla osób poniżej 16. roku życia: 3 lata.
- Przyznawanie orzeczeń o niepełnosprawności osobom poniżej 16 roku życia – do ukończenia przez nie 16. roku życia, czyli do końca możliwego okresu, w jakim przysługuje orzeczenie o niepełnosprawności, w przypadku potwierdzenia u dziecka rzadkiej choroby genetycznej lub zespołu Downa.
Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany projekt nowelizacji Kodeksu pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Projekt obecnie jest na etapie opiniowania.
Zakłada on:
- zmianę terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- ujednolicenie zasad reprezentowania pracowników w różnych sprawach z zakresu prawa pracy
- oraz usprawnienie komunikacji pomiędzy pracodawcą, pracownikami i związkami zawodowymi dzięki rozszerzeniu katalogu dokumentów, które będzie można złożyć elektronicznie.
Znowelizowane przepisy mają zostać przyjęte w lipcu 2025 r. i wejdą w życie 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw.
Znowelizowane przepisy w zakresie terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop mają umożliwić zmniejszenie nadmiaru biurokracji w jednostkach płacowych pracodawców. Pracodawcy będą mogli dokonać jednego przelewu należnych środków wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia. Pozwoli to pracodawcom także na zmniejszenie ryzyka wypłaty ekwiwalentu w błędnej wysokości, umożliwiając dokonanie niezbędnych wyliczeń po ustaniu stosunku pracy.
Ujednolicenie sposobu reprezentowania pracowników przed pracodawcą ma polegać na zwiększeniu do dwóch osób minimalnej reprezentacji pracowników przed pracodawcą w sprawach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe.
Projekt zawiera również przepisy rozszerzające możliwość komunikacji pracodawcy z pracownikami i związkami zawodowymi w postaci elektronicznej w zakresie:
- przekazania informacji o monitoringu,
- przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
- konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
- rozkładu czasu pracy,
- wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
- wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
- wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
- wniosku o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
- wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
- wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
- wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
- wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego,
- wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy,
- czy instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zniesienie obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS
Na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany projekt zmiany ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r. Zakłada on likwidację obowiązku przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów zgłoszeniowych wysyłanych elektronicznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Projekt obecnie jest na etapie opiniowania.
Na mocy obowiązującego art. 36 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych o treści: „W przypadku przekazywania zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat”. Znowelizowane przepisy mają uchylić obowiązek zawarty w powyższym artykule.
Projektowane zmiany mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
Nowe kody tytułów ubezpieczeń
Na podpis ministra czeka projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów.
Konieczność nowelizacji rozporządzenia wynika ze zmian wprowadzonych ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, które dotyczą zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym.
W załączniku nr 25 do nowelizowanego rozporządzenia w części I „Kod tytułu ubezpieczenia” w dziale 1. „Podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem” dodano nowy kod tytułu ubezpieczenia oraz wprowadzono zmiany w kodzie już istniejącym:
- dokonano zmiany w opisie kodu „09 20 – osoba pobierająca stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub uczestnictwa w zleconych przez starostę działaniach w zakresie reintegracji społecznej, na które została skierowana przez powiatowy urząd pracy lub inny niż powiatowy urząd pracy podmiot kierujący”;
- dodano nowy kod ubezpieczenia „09 21 – osoba niepełnosprawna zarejestrowana w powiatowym urzędzie pracy jako poszukująca pracy, niepozostająca w zatrudnieniu, pobierająca stypendium na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia w okresie odbywania szkolenia lub stażu, na które została skierowana przez powiatowy urząd pracy”.
Przepisy znowelizowanego rozporządzenia mają wejść w życie 1 lipca 2025 r. Data ta jest związana z datą wejścia w życie odpowiednich przepisów ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia.
Zmiany w rozporządzeniu w sprawie składki wypadkowej
Wciąż na etapie opiniowania jest projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.
Konieczność nowelizacji rozporządzenia wynika ze zmian wprowadzonych przez rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. poz. 1936) wprowadzające nową klasyfikację PKD 2025.
Zakres zmian nowelizowanego rozporządzenia dotyczy płatników składek zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, którzy:
- będą zgłaszani w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe po dniu 31 grudnia 2024 r., lub
- po dniu 31 grudnia 2024 r. będą mieli ustalony kod PKD w oparciu o klasyfikację PKD 2025 r.
Nowi płatnicy składek zobowiązani są do samodzielnego ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe w oparciu o swój rodzaj działalności według PKD ujętego w rejestrze REGON w dniu, od którego płatnik został zgłoszony w ZUS. Dla celów ustalenia swojego rodzaju działalności oraz właściwego zakwalifikowania do grupy działalności będą oni zobowiązani do zastosowania klasyfikacji PKD 2007 pomimo tego, że zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności płatnicy ci będą wpisywani do rejestru REGON z nowym kodem PKD 2025. Analogiczna zasada będzie dotyczyła innych płatników, dla których w okresie od 1 stycznia 2025 r do 30 grudnia 2026 r. będzie ustalana stopa procentowa składki w oparciu o rodzaj działalności, jeżeli w tym okresie dla tych płatników zostanie ustalony kod PKD w oparciu o klasyfikację PKD 2025.
Zatem w ramach nowelizowanego rozporządzenia wprowadzono regulację, zgodnie z którą dla celów ustalania rodzaju działalności i grupy działalności w okresie przejściowym od dnia 1 stycznia 2025 r do dnia 30 grudnia 2026 r. swój rodzaj działalności tacy płatnicy będą musieli określić według kodu PKD 2007, czyli na dotychczasowych zasadach.
Zgodnie z projektowanymi przepisami w informacji ZUS IWA za rok 2025 należy podawać kod PKD 2007, a począwszy od informacji ZUS IWA za rok 2026, należy podawać kod PKD 2025.
Rozporządzenie ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
