Zmiany zasad ustalania stażu pracy, nowa klasyfikacja zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, zakaz palenia e-papierosów bez nikotyny w miejscu pracy czy nowe kody tytułów ubezpieczeń – to tylko niektóre tematy, które poruszamy w najnowszym wydaniu biuletynu HR Puls.
Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Projekt nowelizacji Kodeksu pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych został przekazany do rozpatrzenia przez Stały Komitet Rady Ministrów.
Zakłada on:
- zmianę terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- ujednolicenie zasad reprezentowania pracowników w różnych sprawach z zakresu prawa pracy
- oraz usprawnienie komunikacji pomiędzy pracodawcą, pracownikami i związkami zawodowymi dzięki rozszerzeniu katalogu dokumentów, które będzie można złożyć elektronicznie.
Znowelizowane przepisy w zakresie terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop mają umożliwić zmniejszenie nadmiaru biurokracji w jednostkach płacowych pracodawców. Pracodawcy będą mogli dokonać jednego przelewu należnych środków wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia, a w przypadku, w którym wynagrodzenie jest wypłacane po dniu ustania stosunku pracy, nie później niż w ciągu 10 dni od tego dnia. Pozwoli to pracodawcom także zmniejszyć ryzyko wypłaty ekwiwalentu w błędnej wysokości, umożliwiając dokonanie niezbędnych wyliczeń po ustaniu stosunku pracy.
Ujednolicenie sposobu reprezentowania pracowników przed pracodawcą ma polegać na zwiększeniu do dwóch osób minimalnej reprezentacji pracowników przed pracodawcą w sprawach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe.
Projekt zawiera również przepisy rozszerzające możliwość komunikacji pracodawcy z pracownikami i związkami zawodowymi w postaci elektronicznej w zakresie:
- przekazania informacji o monitoringu,
- przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
- konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
- rozkładu czasu pracy,
- wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
- wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
- wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
- wniosku o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
- wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
- wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
- wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
- wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego,
- wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy,
- czy instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Znowelizowane przepisy mają zostać przyjęte w lipcu 2025 r. i wejdą w życie 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw.
Zniesienie obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS
Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (projekt deregulacyjny), przedłożony przez Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zakłada on likwidację obowiązku przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów zgłoszeniowych wysyłanych elektronicznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Projekt obecnie jest na etapie opiniowania.
Na mocy obowiązującego art. 36 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych o treści: „W przypadku przekazywania zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat”. Znowelizowane przepisy mają uchylić obowiązek zawarty w powyższym artykule.
Projektowane zmiany mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Zmiany zasad ustalania stażu pracy
22 lipca rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw dotyczący stażu pracy został skierowany do sejmowej Komisji Nadzwyczajnej ds. Zmian w Kodyfikacjach.
Nowelizacja przepisów ma na celu ujednolicenie zasad naliczania stażu pracy dla celów ustalania wszystkich uprawnień pracowniczych wynikających ze stosunku pracy i dostępu do określonych stanowisk pracy.
Projektowana nowelizacja przepisów Kodeksu pracy zakłada, że do okresu zatrudnienia – poza wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy i stosunków służbowych – wliczane będą okresy wykonywania pracy i prowadzenia działalności określone w art. 6 ust. 1 pkt 3, 4, 5, 5a, 6, 8, 11, 12 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497), jeśli stanowiły tytuł do ubezpieczeń społecznych. Mowa tu w szczególności o:
- okresach wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do których zgodnie Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- prowadzenia działalności pozarolniczej, w tym w szczególności indywidualnej działalności gospodarczej,
- pełnienia mandatu posła, posła do Parlamentu Europejskiego lub senatora,
- wykonywania odpłatnie pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,
- pełnienia czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego,
- odbywania służby zastępczej czy wykonywania pracy z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.
Dodatkowo projekt przewiduje, że do stażu pracy będą zaliczane niektóre okresy niepodlegania ubezpieczeniom społecznym przewidziane w przepisach szczególnych, które wiążą się z wykonywaniem pracy lub działalności co do zasady stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych (np. wykonywanie pracy na podstawie umowy o świadczenie usług przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów do ukończenia 26 lat).
Znowelizowane przepisy zakładają, że wymienione okresy będą potwierdzane zaświadczeniem wydawanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, którego przedmiotem będzie podleganie ubezpieczeniom społecznym z wymienionych tytułów lub niepodleganie ubezpieczeniom społecznym w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych.
Planowany termin wejścia w życie znowelizowanych zasad liczenia stażu pracy to 1 stycznia 2026 roku.
Do pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych przepisy niniejszej ustawy będą stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia jej ogłoszenia.
Nowe kody tytułów ubezpieczeń
1 lipca 2025 r. weszły w życie przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 czerwca 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów.
Konieczność nowelizacji rozporządzenia była podyktowana zmianami wprowadzonymi ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, które dotyczą zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym.
W załączniku nr 25 do nowelizowanego rozporządzenia w części I „Kod tytułu ubezpieczenia” w dziale 1. „Podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem” dodano nowy kod tytułu ubezpieczenia oraz wprowadzono zmiany w kodzie już istniejącym:
- dokonano zmiany w opisie kodu „09 20 – osoba pobierająca stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub uczestnictwa w zleconych przez starostę działaniach w zakresie reintegracji społecznej, na które została skierowana przez powiatowy urząd pracy lub inny niż powiatowy urząd pracy podmiot kierujący”;
- dodano nowy kod ubezpieczenia „09 21 – osoba niepełnosprawna zarejestrowana w powiatowym urzędzie pracy jako poszukująca pracy, niepozostająca w zatrudnieniu, pobierająca stypendium na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia w okresie odbywania szkolenia lub stażu, na które została skierowana przez powiatowy urząd pracy”.
Nowa klasyfikacja zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy
Na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Projekt obecnie jest na etapie opiniowania.
Określa on:
- klasyfikację zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy,
- zakres danych niezbędnych do wnioskowania o wprowadzenie zmiany w klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy.
Załącznik do projektowanego rozporządzenia zawiera katalog zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, który obejmuje obecny katalog stanowiący załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w tej sprawie (Dz.U. z 2018 r. poz. 227 z późn. zm.), z następującymi zmianami:
- usunięty zostanie kod zawodu: 263403 – Psycholog kliniczny, a wprowadzony kod zawodu: 229917 – Specjalista w dziedzinie psychologii klinicznej,
- dodane zostaną nowe kody: 242306 – Doradca do spraw zatrudnienia, 516412 – Specjalista w dopasowaniu siodeł (Saddle Fitter),
- dodany zostanie nowy zawód szkolnictwa branżowego: 333405 – Technik gospodarki nieruchomościami,
- nazwa kodu zawodu: 242231 – Specjalista do spraw cudzoziemców zostanie zmieniona na 242231 – Specjalista do spraw cudzoziemców, migracji i integracji.
Określone w załączniku do rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2014 r. symbole cyfrowe i nazwy zawodów: 242231 – Specjalista do spraw cudzoziemców, 263403 – Psycholog kliniczny – mają mieć zastosowanie do 31 grudnia 2025 r. Z kolei określone w załączniku do projektowanego rozporządzenia symbole cyfrowe i nazwy zawodów: 229917 – Specjalista w dziedzinie psychologii klinicznej, 242231 – Specjalista do spraw cudzoziemców, migracji i integracji, 242306 – Doradca do spraw zatrudnienia, 333405 – Technik gospodarki nieruchomościami, 516412 – Specjalista w dopasowaniu siodeł (Saddle Fitter) – mają mieć zastosowanie od 1 stycznia 2026 r.
Projektowane rozporządzenie ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Z tym dniem straci moc obowiązującą rozporządzenie z dnia 7 sierpnia 2014 r. w tej samej sprawie.
Zmiany zasad udzielania urlopów macierzyńskich oraz zasiłków pogrzebowych po utracie dziecka
22 lipca 2025 r. w Dzienniku Ustaw zostały opublikowane dwa rozporządzenia, które zmieniają sytuację kobiet po poronieniu:
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 lipca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków,
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 lipca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe.
Pierwsze z nich wprowadza zmiany w zakresie zasiłku macierzyńskiego, a drugie w zakresie zasiłku pogrzebowego.
Znowelizowane przepisy upraszczają procedury ubiegania się o urlop macierzyński i zasiłek pogrzebowy po utracie dziecka. Świadczenia te będą należne pracownicom, nawet jeśli nie będą one znały płci dziecka. Dokumentem uprawniającym do świadczeń będzie zaświadczenie lekarza posiadającego tytuł specjalisty w dziedzinie położnictwa i ginekologii lub położnej potwierdzające fakt poronienia, wydane na podstawie dokumentacji medycznej. W celu otrzymania zasiłku pogrzebowego dopuszczalne będzie również przedstawienie karty zgonu.
Przepisy znowelizowanych rozporządzeń wejdą w życie po 14 dniach od ich opublikowania w Dzienniku Ustaw, a więc już w sierpniu tego roku.
Zakaz palenia e-papierosów bez nikotyny w miejscu pracy
W dniu 5 lipca 2025 r. weszła w życie ustawa z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych (Dz.U. poz. 799).
Wprowadziła ona zmiany w ustawie o ochronie zdrowia, m.in. nadając nowe brzmienie definicjom zawartym w art. 2 pkt 17 i 20 tej ustawy, tj.:
- palenia papierosów elektronicznych, które oznacza spożycie pary zawierającej nikotynę albo pary niezawierającej nikotyny, wydzielanych przez papieros elektroniczny,
- papierosa elektronicznego, którym jest wyrób, który może być wykorzystywany do spożycia za pomocą ustnika pary zawierającej nikotynę lub pary niezawierającej nikotyny, lub wszystkie elementy tego wyrobu, w tym kartridże, zbiorniki i urządzenia bez kartridża lub zbiornika; papierosy elektroniczne mogą być jednorazowego użytku albo wielokrotnego napełniania za pomocą pojemnika zapasowego lub zbiornika lub do wielokrotnego ładowania za pomocą kartridżów jednorazowych.
Powyższe zmiany zamykają lukę prawną, która umożliwiała pracownikom obejście zakazów palenia w miejscu pracy.
Nowe metryki programu Płatnik
W dniach 27 czerwca i 21 lipca 2025 roku zostały wdrożone nowe metryki 310 i 312 dla wersji 10.02.002 programu Płatnik.
Pierwsza z nich wprowadziła nowy kod tytułu ubezpieczenia:
- 09 21 00 – osoba niepełnosprawna zarejestrowana w powiatowym urzędzie pracy jako poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu pobierająca stypendium na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia w okresie odbywania szkolenia lub stażu, na które została skierowana przez powiatowy urząd pracy.
Dodatkowo metryka wprowadziła zmianę opisu kodu tytułu ubezpieczenia:
- 09 20 00 – osoba pobierająca stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego dorosłych, na które została skierowana przez powiatowy urząd pracy lub inny niż powiatowy urząd pracy podmiot kierujący oraz osoba pobierająca stypendium w okresie odbywania studiów podyplomowych,
na
- 09 20 00 – osoba pobierająca stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu, przygotowania zawodowego dorosłych lub uczestnictwa w zleconych przez starostę działaniach w zakresie reintegracji społecznej, na które została skierowana przez powiatowy urząd pracy lub inny niż powiatowy urząd pracy podmiot kierujący.
Metryka 312 zawiera poprawkę, która dotyczy eliminacji potencjalnego dublowania dokumentów podczas ich zapisywania do pliku KEDU.
Metryka jest automatycznie pobierana podczas aktualizacji.
Zmiany w rozporządzeniu w sprawie składki wypadkowej
Wciąż na etapie opiniowania jest projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.
Konieczność nowelizacji rozporządzenia wynika ze zmian wprowadzonych przez rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. poz. 1936) wprowadzające nową klasyfikację PKD 2025.
Zakres zmian nowelizowanego rozporządzenia dotyczy płatników składek zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, którzy:
- będą zgłaszani w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe po dniu 31 grudnia 2024 r., lub
- po dniu 31 grudnia 2024 r. będą mieli ustalony kod PKD w oparciu o klasyfikację PKD 2025 r.
Nowi płatnicy składek zobowiązani są do samodzielnego ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe w oparciu o swój rodzaj działalności według PKD ujętego w rejestrze REGON w dniu, od którego płatnik został zgłoszony w ZUS. Dla celów ustalenia swojego rodzaju działalności oraz właściwego zakwalifikowania do grupy działalności będą oni zobowiązani do zastosowania klasyfikacji PKD 2007 pomimo tego, że zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności płatnicy ci będą wpisywani do rejestru REGON z nowym kodem PKD 2025. Analogiczna zasada będzie dotyczyła innych płatników, dla których w okresie od 1 stycznia 2025 r do 30 grudnia 2026 r. będzie ustalana stopa procentowa składki w oparciu o rodzaj działalności, jeżeli w tym okresie dla tych płatników zostanie ustalony kod PKD w oparciu o klasyfikację PKD 2025.
Zatem w ramach nowelizowanego rozporządzenia wprowadzono regulację, zgodnie z którą dla celów ustalania rodzaju działalności i grupy działalności w okresie przejściowym od dnia 1 stycznia 2025 r do dnia 30 grudnia 2026 r. swój rodzaj działalności tacy płatnicy będą musieli określić według kodu PKD 2007, czyli na dotychczasowych zasadach.
Zgodnie z projektowanymi przepisami w informacji ZUS IWA za rok 2025 należy podawać kod PKD 2007, a począwszy od informacji ZUS IWA za rok 2026, należy podawać kod PKD 2025.
Rozporządzenie ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
