Od przyszłego roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT, co całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur. Istotne będzie nie tylko techniczne przygotowanie firm, ale też opracowanie wewnętrznej procedury KSeF – instrukcji określającej zasady, role i odpowiedzialności w nowym modelu. Choć nie jest to obowiązek formalny, stanowi dobrą praktykę, która pozwala ograniczyć błędy, usprawnić procesy i wzmocnić wiarygodność firmy jako rzetelnego uczestnika obrotu gospodarczego.
Na czym polega procedura KSeF?
Procedura KSeF to wewnętrzna instrukcja określająca zasady działania systemu fakturowania w organizacji po wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur. Choć przepisy nie wymagają jej formalnie, stanowi ona element należytej staranności – pomaga uporządkować procesy, przypisać odpowiedzialności i zapewnić prawidłowe wypełnianie obowiązków w nowym modelu e-fakturowania.
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT,
- a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych przedsiębiorców.
Już jednak od lutego 2026 r. część faktur będzie trafiać wyłącznie do systemu, co może powodować okres przejściowy z mieszanym obiegiem dokumentów. Dobrze przygotowana procedura KSeF pozwoli uniknąć chaosu, zabezpieczy procesy zakupowe i zapewni spójność w obiegu faktur w firmie.
Dlaczego warto wdrożyć procedurę KSeF?
Procedura KSeF to nie tylko formalny dokument, lecz praktyczne narzędzie porządkujące sposób, w jaki firma funkcjonuje w nowym modelu e-fakturowania. Pozwala dostosować procesy do przepisów Ustawy o VAT i rozporządzeń Ministra Finansów, a jednocześnie stanowi dowód należytej staranności w razie kontroli podatkowej. Pokazuje, że przedsiębiorstwo świadomie wdrożyło wymagane standardy i rozumie swoje obowiązki w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur.
Dzięki procedurze możliwe jest ujednolicenie i usprawnienie wszystkich etapów procesu fakturowania – od nadawania i kontroli uprawnień użytkowników, poprzez wystawianie faktur, aż po odbiór, weryfikację i archiwizację faktur. Jasno opisane zasady i przypisane odpowiedzialności minimalizują ryzyko błędów, przestojów i nieporozumień, co ma szczególne znaczenie w dużych, wielooddziałowych organizacjach. Procedura staje się zatem nie tylko elementem zgodności z prawem, ale też narzędziem zwiększającym efektywność i bezpieczeństwo operacyjne.
Wdrożenie procedury KSeF sprzyja również przejrzystości i lepszej kontroli wewnętrznej. Standaryzuje sposób weryfikacji i przesyłania faktur do systemu, opisuje procesy integracji z systemami finansowo-księgowymi oraz określa działania w przypadku błędów lub korekt. Dzięki temu dane finansowe są bardziej spójne, a zarządzanie ryzykiem – skuteczniejsze.
Istotnym elementem procedury są również zasady bezpieczeństwa – dotyczące logowania, certyfikatów, nadawania i odbierania uprawnień oraz ochrony danych kontrahentów. W dobie rosnących cyberzagrożeń taka regulacja stanowi realne wsparcie w zapobieganiu nieautoryzowanemu dostępowi do dokumentów. Dobrze opracowana procedura zawiera też plan awaryjny – co zrobić w razie niedostępności KSeF, jak wystawiać faktury w trybie offline i jak postępować po przywróceniu systemu.
Dobrze przygotowana procedura KSeF chroni także przed ryzykiem sankcji finansowych, które będą obowiązywać od 2027 r. za niewystawienie faktury w systemie lub błędne jej przesłanie.
Warto w tym procesie skorzystać ze wsparcia ekspertów, którzy pomogą stworzyć dokument dopasowany do realiów konkretnej organizacji.
Czytaj więcej: Procedura KSeF – dlaczego warto ją mieć?
Ten artykuł powstał we współpracy z Grant Thornton.
Grant Thornton to jedna z wiodących organizacji audytorsko-doradczych na świecie, obecna w 147 krajach i zatrudniająca 68 tys. pracowników. W Polsce działa od 30 lat, a zespół liczący około 1000 pracowników w 8 lokalizacjach wspiera klientów w takich obszarach, jak m.in. outsourcing rachunkowości oraz kadr i płac, tax compliance, audyt, doradztwo podatkowe i finansowe, obsługa prawna, konsulting biznesowy i cyfrowy czy dotacje dla firm.
