Migracja danych kadrowo-płacowych z historią i walidacją? U nas to standard, nie opcja

Zmiana systemu HR to nie tylko kwestia unowocześnienia, rozwiązania dotychczasowych problemów, przyspieszenia działania, nowego interfejsu czy szerszych możliwości raportowych. To również bardzo ważne pytanie: co z moimi dotychczasowymi danymi? Czy muszę utrzymywać stary system? Czy będę w stanie wystawić zaświadczenie z poprzedniego roku? A co z RP7 sprzed 10 lat?

W systemie Asseco HR odpowiadamy jasno:
Migracja to pełna historia, bezpieczeństwo danych i… porządek.

Po pierwsze: Migracja pełna, a nie „podstawowa”

W przeciwieństwie do wielu rozwiązań na rynku, nie ograniczamy się do zaczytania danych z ostatnich 3 czy 12 miesięcy, czy zaczytania danych tylko aktualnie zatrudnionych pracowników

Migracja danych HR w naszym rozumieniu to:

• dane kadrowe i płacowe wszystkich pracowników z pełnej historii,
• wszystkie składniki potrzebne do wyliczeń chorobowych, urlopowych,
• wszystkie składniki potrzebne do raportów dotyczących archiwalnych danych np. RP7,
• zamknięte listy płac i dane archiwalne z dowolnego okresu,
• informacje o angażach, dodatkach, składnikach – wszystko w pełnym zakresie.

Po drugie: Wielopoziomowa kontrola jakości danych – czyli bezpieczeństwo i porządek

Migracja danych HR w naszym systemie to nie jest zwykłe „przerzucenie” rekordów z jednego programu do drugiego. To proces zorganizowany, kontrolowany i wspierany narzędziowo na każdym etapie – zarówno po stronie klienta, jak i po stronie systemu.

Mamy do tego dedykowaną funkcjonalność – tzw. moduł migrator, który:

• sprawdza poprawność danych i zależności pomiędzy nimi jeszcze zanim trafią do systemu,
• weryfikuje je podczas importu,
• a finalnie umożliwia ich logiczną ocenę już po zaimportowaniu.

Etapy walidacji danych – jak to wygląda w praktyce?

1. Walidacja po stronie klienta – jeszcze przed zaczytaniem danych:

Klient otrzymuje przygotowane przez nas pliki, które zawierają:

• przykładowe dane pokazujące prawidłowy format,
• szczegółowe opisy pól oraz ich strukturę,
• słowniki z dopuszczalnymi wartościami (np. kody, typy, jednostki),
• wbudowane walidatory, które już na etapie przygotowania informują o błędach w plikach (np. brak daty, niewłaściwy kod, niezgodność formatów).

Dzięki temu klient ma jasność co i jak przygotować – a błędy można wyłapać z wyprzedzeniem.

2. Walidacja w systemie – podczas zaczytywania danych:

Po imporcie plików do systemu uruchamia się drugi poziom weryfikacji, który:

• sprawdza spójność danych,
• analizuje zgodność z logiką systemu i powiązaniami między rekordami,
• weryfikuje integralność i kompletność informacji.

To pozwala uniknąć sytuacji, w której np. pracownik ma umowę, ale nie ma wypłat, albo składnik istnieje bez definicji.

3. Walidacja merytoryczna – po zaimportowaniu:

Ostateczną kontrolę przeprowadzają wdrożeniowcy i konsultanci, którzy:

• analizują dane „oczami użytkownika”,
• identyfikują ewentualne niespójności logiczne między modułami (np. brak podstawy chorobowego z ostatnich 12 miesięcy),
• konsultują wątpliwości bezpośrednio z klientem.

Efekt? Dane są czyste, poprawne i gotowe do pracy od pierwszego dnia działania systemu.

A co z utrzymaniem starego systemu?

Migracja pełnej historii oznacza, że możesz całkowicie zrezygnować z poprzedniego systemu HR.

• Nie potrzebujesz zasobów IT do jego utrzymania
• Nie musisz pamiętać haseł do starej bazy
• Nie martwisz się o dostęp do danych po 3 latach
• Nie ryzykujesz, że nikt nie będzie już wiedział, jak się do niego zalogować

Dodatkowa wartość? Jakość i porządek w danych

Proces migracji to również okazja do uporządkowania danych. Klienci bardzo często w trakcie procesu:

• eliminują stare, nieaktualne dane,
• uzupełniają brakujące informacje (np. daty końca angażu),
• konsolidują niepotrzebne warianty składników,
• prostują stare niezgodności.

Efekt: w systemie zostają tylko te dane, które naprawdę mają znaczenie. W czystej, zweryfikowanej postaci.

Dla kogo to rozwiązanie?

Dla każdego, kto przechodzi na system HR od Asseco BS – niezależnie od wielkości i specyfiki branżowej. Nie oferujemy „wariantu uproszczonego”. Nie traktujemy migracji jako dodatku.
To podstawa skutecznego wdrożenia.

Podsumowując – co zyskujesz?

• Pełne dane historyczne bez przerw w dostępie do informacji– do wykorzystania od pierwszego dnia
• Możliwość generowania RP7, zaświadczeń, raportów wstecz
• Porządek i bezpieczeństwo danych – w jednej spójnej bazie danych
• Eliminacja podwójnych kosztów: Brak konieczności utrzymywania licencji i wsparcia dla starego systemu.
• Realne oszczędności czasu i pieniędzy – eliminacja wydatków na utrzymanie starych systemów
• Zgodność z przepisami – zachowanie wymaganej dokumentacji

Przy wyborze nowego systemu HR kluczowe jest nie tylko to, czy dostawca oferuje migrację danych, ale jak kompleksowo i profesjonalnie ją przeprowadza. Nasze rozwiązanie gwarantuje pełną ciągłość procesów kadrowych od pierwszego dnia użytkowania.