Wyobraź sobie sytuację: Twoja firma postanawia przyznać premię świąteczną 200 pracownikom. Dziś musisz utworzyć każde powiadomienie osobno, wpisać kwotę dla każdego pracownika i wysłać indywidualnie. Jutro? Jedno kliknięcie i wszyscy pracownicy otrzymają spersonalizowane powiadomienie ze swoją kwotą. To nie jest przyszłość – to już dziś dostępne rozwiązanie w Portalu HR.
Problem, który zna każdy HR-owiec
Pani Kowalska z działu kadr otrzymuje zadanie: poinformować 500 pracowników o przyznanych im bonach świątecznych. Kwoty są różne – jeden pracownik dostaje 200 zł, drugi 300 zł, trzeci 500 zł. W standardowym podejściu oznacza to:
- Wejście do systemu powiadomień
- Utworzenie nowej wiadomości
- Wpisanie tytułu i treści dla pierwszego pracownika
- Wybór odbiorcy
- Aktywacja powiadomienia
- Powtórzenie całego procesu dla pozostałych 499 pracowników
Dla 5 pracowników – nie stanowi problemu. Dla 50? Spore wyzwanie. Dla 500? To zadanie nie do wykonania w rozsądnym czasie.
Teraz – ten proces może być zautomatyzowany.
Dzięki nowej funkcjonalności, z poziomu dowolnego słownika systemu kadrowo-płacowego (np. listy premii, limitów urlopowych, ocen okresowych) możliwe jest wygenerowanie seryjnych, ale w pełni indywidualnych powiadomień dla pracowników, które pojawią się bezpośrednio w ich Portalu HR.
Portal HR na wyciągnięcie ręki – mobilna rewolucja w zarządzaniu kadrami
Rewolucja w komunikacji – automatyzacja seryjnych powiadomień
Jak to działa w praktyce?
Nowe rozwiązanie przekształca żmudny proces w prostą procedurę:
- Przygotowanie danych: W systemie kadrowo-płacowym wprowadzasz składniki wsadowe (premie, bony, nagrody) dla wybranych pracowników – standardowa funkcjonalność, z której korzystasz na co dzień
- Uruchomienie automatyzacji:
- Wybierasz pracowników, do których chcesz wysłać powiadomienia
- Wybierasz procedurę „Przygotuj powiadomienia na portal”
- Personalizacja: Dodajesz własny tekst, np. „Z okazji Dnia Dziecka – ustalona kwota dla pracownika to 200 zł na każde dziecko, które nie ukończyło 18 roku życia”, ustawiasz datę, kiedy informacja ma zostać wysłana. Tu warto podkreślić, że kwoty i inne dane są automatycznie pobierane z systemu – a treść wiadomości może dynamicznie zmieniać się w zależności od tych wartości.
- Jeden klik – Zatwierdzenie: System automatycznie generuje indywidualne powiadomienia dla wszystkich wskazanych pracowników – Powiadomienia pojawiają się w portalu – pracownik od razu wie, co i dlaczego otrzymał.
Elastyczność – jeden mechanizm, wiele zastosowań
Pełna personalizacja pod Twoje wymagania
Największą zaletą tego rozwiązania jest jego elastyczność i możliwość dopasowania do różnych obszarów systemu. Mechanizm generowania powiadomień można wdrożyć tam, gdzie jest potrzebny – dokładnie według indywidualnych wymagań Twojej organizacji.
- Dowolne źródło danych: Procedura generowania powiadomień może zostać zaprojektowana i osadzona w dowolnym miejscu systemu – np. w kartotece pracowników, składnikach płacowych, limitach urlopowych czy ocenie okresowej.
(nie jest to gotowa funkcja z listy – to wdrożeniowy mechanizm, który tworzymy dokładnie tam, gdzie go potrzebujesz.) - Personalizacja treści: Każde powiadomienie może zawierać różne dane w zależności od potrzeb – kwoty, daty, limity, czy inne informacje specyficzne dla pracownika
- Dostosowanie do procesów: Zarówno treść, jak i logika działania procedury mogą być dostosowane do procesów obowiązujących w Twojej organizacji.
- Ustawienie daty: Możesz zadecydować, kiedy powiadomienia mają być aktywne – od razu, w konkretnym dniu lub przez wybrany okres.
Dla kogo to rozwiązanie?
Dla każdego kto korzysta z Portalu HR od Asseco Business Solutions. Funkcja opiera się na standardowych możliwościach wysyłki powiadomień w Portalu HR – wzbogacona o inteligentne mechanizmy generowania seryjnych komunikatów.
Korzyści, które odczujesz od pierwszego dnia
- Szybkość – nawet kilkaset powiadomień w mniej niż minutę.
- Personalizacja – każdy pracownik dostaje indywidualną informację.
- Eliminacja powtarzalnych czynności
- Eliminacja błędów – brak literówek, błędnych nazwisk czy pomyłek w kwocie.
- Poprawa komunikacji wewnętrznej i budowanie zaufania – pracownik wie wcześniej, co otrzyma, zanim pojawi się wypłata
- Możliwość integracji z dowolnym obszarem HR – od nagród, przez limity urlopowe, po urodziny!
Przyszłość HR to automatyzacja inteligentna
Ta funkcjonalność to coś więcej niż tylko automatyzacja. To nowy sposób myślenia o komunikacji w organizacji – szybki, dokładny i dopasowany do odbiorcy. Dzięki niej działy HR mogą działać sprawniej, a pracownicy są lepiej poinformowani i bardziej zaangażowani.
Zachęcamy do przetestowania nowej możliwości w swoim Portalu HR. Gwarantujemy, że będziecie pytać: „Dlaczego nie mieliśmy tego wcześniej?”
