Zmiany kadrowo-płacowe planowane na 2026 rok można podzielić na dwa zasadnicze obszary. Pierwszy obejmuje regulacje, które zostały już uchwalone i wkrótce zaczną obowiązywać. Drugi to szeroki katalog projektów legislacyjnych, nad którymi prace legislacyjne nadal trwają, ale wiele wskazuje na to, że ich wejście w życie przypadnie właśnie na 2026 rok. Jakie rozwiązania szykuje ustawodawca i na co warto przygotować się już teraz w organizacjach?
Przeliczanie stażu pracy
Już teraz wiadomo, że z początkiem Nowego Roku zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące ustalania stażu pracy, znacząco rozszerzające katalog okresów wliczanych do przepracowanych lat. Uwzględnione zostaną m.in.: okresy prowadzenia działalności gospodarczej, współpracy przy niej, wykonywania umów zlecenia i agencyjnych, członkostwo w spółdzielniach rolniczych oraz praca zarobkowa za granicą. Zmiany zaczną obowiązywać etapowo: od 1 stycznia 2026 r. dla pracodawców z sektora finansów publicznych oraz od 1 maja 2026 r. dla pozostałych zatrudniających.
Nowe regulacje mogą przełożyć się na szerszy zakres uprawnień pracowniczych, takich jak: wyższy wymiar urlopu, dodatek stażowy, dłuższe okresy wypowiedzenia czy wyższa odprawa. W celu przeliczenia stażu, pracownik będzie musiał złożyć elektroniczny wniosek przez PUE ZUS o wydanie zaświadczenia potwierdzającego okresy podlegania ubezpieczeniom (np. prowadzenie działalności). Okresy niewidoczne w systemie ZUS, jak np. umowy zlecenia wykonywane przez studentów, trzeba będzie udokumentować samodzielnie. Pracownik otrzyma na to 24 miesiące od wejścia przepisów w życie.
Dla pracodawców zmiany będą oznaczać konieczność weryfikacji dokumentów, ponownego ustalenia stażu pracy wielu osób oraz potencjalny wzrost kosztów wynikający z szybciej nabywanych uprawnień. Warto więc już teraz przygotować kadry i procedury na nadchodzące obowiązki.
Przepisy o jawności wynagrodzeń częściowo wdrożone
Od dłuższego czasu trwają prace nad zaimplementowaniem do polskiego porządku prawnego Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania, powszechnie określanej jako „Dyrektywa o jawności wynagrodzeń”.
Mimo że państwa członkowskie mają obowiązek wdrożyć jej zapisy do czerwca 2026 r., ostateczny kształt polskich regulacji nadal nie jest znany. Wiadomo jednak, że zmiany obejmą kluczowe obszary kadrowo-płacowe, takie jak: obowiązek ujawniania indywidualnych i średnich wynagrodzeń w grupach porównawczych, raportowanie luki płacowej oraz ocenę polityki płacowej pod kątem równości. W praktyce może to oznaczać konieczność określenia jasnych kryteriów ustalania poziomu wynagrodzeń i ich progresji, tak aby były one spójne i niedyskryminujące.
Do tej pory wprowadzono jedynie zmiany w zakresie obszaru Dyrektywy dotyczącego jawności wynagrodzeń na etapie rekrutacji. Otóż, od 24 grudnia 2025 roku każdy pracodawca musi przekazać kandydatowi informację o proponowanym wynagrodzeniu (lub widełkach) oraz obowiązujących regulaminach wynagradzania. Informacja ta powinna pojawić się: w ogłoszeniu rekrutacyjnym, przed rozmową lub najpóźniej przed podpisaniem umowy. Poza tym, w nadchodzącym roku pracodawcy powinni uważnie śledzić dalsze prace legislacyjne. Kolejne obowiązki związane z transparentnością wynagrodzeń mogą wprowadzić istotne zmiany w kwestiach wynagradzania.
Ujednolicenie zasad wypłaty ekwiwalentu za urlop
Na końcu prac legislacyjnych znajduje się ustawa zmieniająca zapisy Kodeksu pracy w zakresie zmiany terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop, będąca efektem szeroko zakrojonych prac deregulacyjnych prowadzonych w 2025 roku. Z początkiem grudnia ustawa została uchwalona przez Sejm. Obecnie oczekuje na decyzje Senatu, a następnie na podpis Prezydenta. Zmiana ta odpowiada na realny problem, z którym od lat mierzą się pracodawcy. Obecnie ekwiwalent powinien zostać wypłacony w dniu rozwiązania umowy o pracę, co często “wypada” poza głównym cyklem płacowym i w innym terminie niż ostatnia wypłata wynagrodzenia. W firmach o dużej rotacji, gdzie rozwiązania umów następują w różnych datach, takie rozproszenie terminów generuje trudności organizacyjne, a czasem wręcz uniemożliwia sprawne rozliczenia. Po nowelizacji ekwiwalent będzie można wypłacić w standardowym terminie wypłaty wynagrodzenia, co stanowi wyraźne ułatwienie dla działów kadr i płac.
Ustawa przewiduje również szersze wykorzystanie formy elektronicznej w kontaktach między pracownikiem a pracodawcą, zastępując dotychczasowy wymóg formy pisemnej elastyczniejszym rozwiązaniem. Wybrane czynności będzie można realizować zarówno tradycyjnie, jak i elektronicznie (np. mailowo lub poprzez system HR). Dotyczy to m.in. wniosków o odbiór czasu wolnego za nadgodziny, wniosków o urlop bezpłatny czy o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy.
Istotne zmiany w ZUS i PIP wciąż dopracowywane
Warto wspomnieć, że na rządowym etapie znajdują się także inne projekty ustaw, które mogą istotnie wpłynąć na praktykę kadrową. Wśród najważniejszych propozycji znajdują się zmiany dotyczące zasad wykorzystywania zwolnień chorobowych oraz rozszerzenia uprawnień kontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
I tak, projekt dotyczący ZUS zakłada ujednolicenie i usprawnienie systemu orzekania o niezdolności do pracy. Będzie to możliwe poprzez uelastycznienie zasad zatrudniania lekarzy orzeczników, możliwość orzekania przez inne zawody medyczne czy wsparcie ich pracy przez asystentów. Jednocześnie doprecyzowane zostaną zasady wykorzystywania zwolnień lekarskich, w tym definicje „pracy zarobkowej” i „aktywności sprzecznej z celem zwolnienia”, co ma odzwierciedlać dotychczasową linię orzeczniczą Sądu Najwyższego i zapewnić większą przejrzystość dla ubezpieczonych. Nowością będzie również możliwość wykonywania pracy z jednego tytułu podczas przebywania na zwolnieniu lekarskim z innego, pod warunkiem, że charakter wykonywanej pracy nie narusza celu zwolnienia. Pracownik będzie musiał poinformować o tym pracodawcę, u którego pracę świadczy, aby umożliwić prawidłowe ustalenie okresu zasiłkowego.
Projekt przewiduje także wzmocnienie uprawnień kontrolnych ZUS m.in. w zakresie legitymowania osób kontrolowanych czy prowadzenia kontroli również po ustaniu tytułu do ubezpieczenia. Wszystkie te propozycje będą wymagały od pracodawców analizy i aktualizacji procedur związanych z obsługą absencji chorobowych.
Równolegle procedowane są przepisy rozszerzające uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie przeciwdziałania zastępowaniu umów o pracę umowami cywilnoprawnymi. Projekt budzi duże emocje, głównie ze względu na zastrzeżenia pracodawców dotyczące zbyt szerokich kompetencji inspektorów. Z tego względu na posiedzeniu Stałego Komitetu Rady Ministrów, które odbyło się 4 grudnia, dyskutowano nad złagodzeniem przepisów ustawy. Zaproponowana, nowa wersja projektu nadal zakładałaby, że inspektorzy PIP będą mogli przekształcić umowę cywilnoprawną (kontrakt B2B, umowa zlecenia lub o dzieło) w umowę o pracę na mocy decyzji administracyjnej, ale wspomniana decyzja nie miałaby trybu natychmiastowego. Tym samym, pracodawca i pracownik zyskaliby możliwość odwołania się od niej, a ustalenie stosunku pracy stawałoby się ostateczne dopiero po pełnym, kilkustopniowym trybie odwoławczym. Strony umowy mogłyby także zadecydować, czy chcą pozostać przy obecnej formie zatrudnienia, modyfikując właściwie warunki umowy, czy “przejść” na umowę o pracę.
Zmiana umowy cywilnoprawnej na stosunek pracy oznacza dla pracodawców istotne konsekwencje: wyższe koszty, obowiązek zgłoszeniowy do ZUS, prowadzenie akt osobowych, respektowanie praw pracowniczych czy pełne rozliczenia podatkowo-składkowe. Choć projekt nadal jest w toku, to dobry moment, by przejrzeć zawarte umowy i ocenić, czy ich faktyczne wykonywanie nie nosi cech stosunku pracy, by uniknąć ryzyka sporów i zaskoczeń po wejściu ustawy w życie.
Podsumowanie
2026 rok będzie dla działów kadrowo-płacowych wyjątkowo wymagający. Z jednej strony będą musiały zmierzyć się z nowymi regulacjami, które już zostały uchwalone i zaczną obowiązywać w najbliższych miesiącach. Z drugiej, konieczne będzie uważne śledzenie prac legislacyjnych nad przepisami, które wciąż są na etapie projektów, ale z dużym prawdopodobieństwem wejdą w życie właśnie w 2026 roku.
Ten artykuł powstał we współpracy z Grant Thornton.
Grant Thornton to jedna z wiodących organizacji audytorsko-doradczych na świecie, obecna w 147 krajach i zatrudniająca 68 tys. pracowników. W Polsce działa od 30 lat, a zespół liczący około 1000 pracowników w 8 lokalizacjach wspiera klientów w takich obszarach, jak m.in. outsourcing rachunkowości oraz kadr i płac, tax compliance, audyt, doradztwo podatkowe i finansowe, obsługa prawna, konsulting biznesowy i cyfrowy czy dotacje dla firm.
