Zmiany księgowe w 2026 roku zdominowane przez cyfryzacje

Rok 2026 zapowiada się jako okres pełen znaczących zmian w obszarze księgowym, a ich źródeł należy przede wszystkim upatrywać w dalszej elektronizacji procesów finansowo-księgowych. Kluczową rolę odegra tu wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oraz rozszerzenie zakresu przekazywania plików JPK CIT. To jednak nie wszystkie zmiany, do których będą musieli przygotować się przedsiębiorcy.

Krajowy System e-Faktur – cyfrowa rewolucja w fakturowaniu

Kluczową rolę w postępującej cyfryzacji procesów finansowo-księgowych w Polsce odgrywa wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To niewątpliwie jedna z największych księgowych zmian w ostatnich latach, która wdrażana będzie stopniowo. Otóż, obowiązek korzystania z systemu został rozłożony na dwa etapy: od 1 lutego 2026 r. dotyczyć będzie podmiotów, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 50 mln euro brutto, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców.

Największym wyzwaniem będzie przygotowanie zaplecza technicznego. KSeF wymaga integracji systemów finansowo-księgowych z rządową platformą, wdrożenia nowych procedur obiegu dokumentów oraz automatyzacji wysyłania i odbierania faktur. Firmy muszą podjąć także decyzję, czy skorzystają z komercyjnych rozwiązań integracyjnych czy z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, a także sprawdzić, czy obecne systemy ERP umożliwią pełną obsługę procesów w KSeF.

Jednocześnie, KSeF istotnie zmieni dotychczasowe procesy fakturowania, zwłaszcza w obszarze korekt i obiegu dokumentów. Najważniejsze zmiany to:

• nowe zasady rozliczania faktur korygujących – od lutego 2026 roku korekta będzie dokonywana w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca w formie ustrukturyzowanej (czyli w KSeF). W przypadku faktur innych niż ustrukturyzowane, momentem ujęcia korekty będzie otrzymanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę.
• likwidacja not korygujących – wszystkie korekty (także drobne) będzie mógł wprowadzać wyłącznie wystawca faktury, a zmiana będzie rejestrowana bezpośrednio w KSeF.
• likwidacja duplikatów faktur – nie będzie już potrzeby wystawiania duplikatów, ponieważ każda faktura zostanie trwale zapisana w centralnej bazie i będzie dostępna do ponownego pobrania w dowolnym momencie. Faktury będą przechowywane w KSeF przez okres 10-letni.

Warto jednak podkreślić, że KSeF to nie tylko nowa technologia dla księgowych, ale globalna zmiana, która wpłynie na codzienną pracę osób zaangażowanych w procesy sprzedaży i zakupów, czyli np.: przedstawicieli handlowych, kasjerów czy współpracowników działających w modelu B2B. Dlatego konieczne będzie również zdefiniowanie struktury uprawnień i wewnętrznej polityki dostępu do KSeF, co pomoże zminimalizować ryzyko nieuprawnionego wglądu w dane, a jednocześnie zapewni płynność i bezpieczeństwo procesów księgowych oraz sprzedażowych. Warto także przeanalizować zapisy w umowach handlowych dotyczące fakturowania (terminy, sposób doręczania, zasady akceptacji) i w razie potrzeby dostosować je do modelu działania w KSeF.

JPK CIT – rozszerzenie obowiązku elektronicznego raportowania

Przedsiębiorcy powinni także przygotować się na kolejny etap cyfryzacji ksiąg rachunkowych. Zmiany te nie będą dotyczyć, jednak wszystkich, jak w przypadku KSeF. W 2026 r. druga grupa podmiotów zostanie objęta obowiązkiem raportowania JPK CIT. Będą to podatnicy CIT oraz spółki nieposiadające osobowości prawnej, a także podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe, którzy przesyłają pliki JPK_V7M. Obowiązek dotyczyć będzie roku obrotowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2025 r. Oznacza to, że pierwsze pliki obrazujące księgowanie w 2026 roku trzeba będzie przesłać do 31 marca 2027 rok. Należy mieć na uwadze, że realizacja obowiązku wymaga nie tylko wsparcia IT, ale również aktualizacji systemów, planów kont oraz, w niektórych przypadkach, polityki rachunkowości.

Co więcej, na podkreślenie zasługuje fakt, że nadchodzące zmiany zapowiadają zupełnie nowy poziom dostępu administracji do danych księgowych. Otóż, nowy format pliku obejmie wszystkie zapisy księgowe w ciągu roku, co umożliwi automatyczne porównanie ich z JPK VAT i z fakturami wystawionymi w KSeF. Fiskus otrzyma więc narzędzie pozwalające sprawdzać m.in.: zgodność amortyzacji, rozliczeń kosztów, transakcji z podmiotami powiązanymi czy danych ze sprawozdania finansowego.

W praktyce może oznaczać to większą liczbę szczegółowych zapytań ze strony urzędów oraz bardziej precyzyjne kontrole. Dlatego warto już teraz przeanalizować procesy księgowe, uszczelnić procedury i zadbać o rzetelność danych, aby w momencie rozpoczęcia raportowania uniknąć błędów.

Zmiany w zakresie podatku VAT w 2026 roku

Cyfryzacja procesów księgowych wymaga dużego wysiłku od organizacji, jednak należy mieć na usadzę, że nie są to jedyne zmiany, które przedsiębiorcy odczują w 2026 roku. W praktyce istotne modyfikacje będą dotyczyć również rozliczeń VAT, które jednak “stanowią ukłon” w stronę większości przedsiębiorców. Zgodnie z ustawą z 24 czerwca 2025 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, podniesiony zostanie limit zwolnienia podmiotowego z VAT. Obecnie ta kwota wynosi 200 000 zł, a od 2026 roku wzrośnie do 240 000 zł. Dla małych przedsiębiorców oznacza to realne odciążenie administracyjne i dłuższe funkcjonowanie poza reżimem VAT.

Kolejną zmianą w obszarze VAT jest skrócenie podstawowego terminu zwrotu podatku z 60 do 40 dni. To także korzystna wiadomość dla przedsiębiorców. W praktyce oznacza to szybszy zwrot nadpłaconego podatku i poprawę płynności finansowej firm.

Nowe progi amortyzacji samochodów

Z Nowym Rokiem zmianie ulegną także zasady amortyzacji samochodów osobowych. W 2025 roku limity amortyzacji wynosiły 150 tys. zł dla aut spalinowych i hybrydowych oraz 225 tys. zł dla elektrycznych. Nadwyżka ponad te kwoty nie mogła być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu (KUP) w ramach odpisów amortyzacyjnych.

Po wejściu w życie nowych przepisów wysokość limitów będzie uzależniona od emisji CO₂. Dla samochodów emitujących mniej niż 50 g CO₂/km przewidziano limit 150 000 zł, natomiast dla pojazdów o emisji równej lub wyższej niż 50 g CO₂/km limit zostanie obniżony do 100 000 zł. W przypadku samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem dotychczasowy limit 225 000 zł zostaje utrzymany. Co istotne, zmienione regulacje znajdą zastosowanie wyłącznie do samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych i WNiP od 1 stycznia 2026 r.

Podsumowanie

Rok 2026 przyniesie zmiany, które znacząco wpłyną na sposób prowadzenia rozliczeń podatkowych i księgowości. Szczególnie KSeF oraz JPK stanowią rozległe i skomplikowane obszary, obejmujące zarówno technologię, jak i praktykę codziennej pracy księgowych i przedsiębiorców. Patrząc na skalę i złożoność nadchodzących obowiązków, to już naprawdę ostatni moment, aby rozpocząć przygotowania, by wejść w 2026 rok bez niepotrzebnego ryzyka.