Tradycyjne akta osobowe w formie papierowej, często zajmujące całe regały i wymagające żmudnego przeszukiwania, stają się przeszłością. W dobie cyfryzacji i automatyzacji procesów kadrowych, coraz więcej organizacji decyduje się na elektroniczne formy przechowywania dokumentów.
Cyfrowa rewolucja w HR – nie tylko modny trend
Polskie prawo daje pracodawcom wybór: prowadzić akta pracownicze w formie papierowej czy elektronicznej. To nie jest tylko kwestia nadążania za trendami – to prawdziwa rewolucja w codziennej pracy działów personalnych.
Asseco Business Solutions wyszło naprzeciw tym potrzebom, wprowadzając moduł e-Akta – kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentacją pracowniczą w formie elektronicznej.
Więcej niż elektroniczne archiwum
Moduł e-Akta to nie tylko cyfrowa wersja tradycyjnej teczki pracowniczej. To kompleksowe narzędzie, które integruje się z modułami Kadry, Płace, moduł RCP oraz Fundusz Bezosobowy, tworząc spójny ekosystem zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki temu wszystkie dokumenty pracownicze – od umów o pracę, przez ewidencję czasu pracy, po dokumenty urlopowe – są dostępne w jednym miejscu.
Moduł e-Akta można wdrożyć razem z całym systemem Asseco HR lub dodać później jako rozszerzenie.
Jak działa e-Akta? Prościej niż myślisz!
Teczka pracownika w kilku kliknięciach
Wyobraź sobie, że cała dokumentacja pracownicza każdego z Twoich pracowników znajduje się w jednym miejscu, dostępnym 24/7 z każdego komputera w firmie. Brzmi dobrze? To codzienność użytkowników systemu Asseco HR.
System składa się z trzech głównych obszarów:
- Brulion dokumentów – to miejsce, gdzie „dojrzewają” wszystkie dokumenty. Nie każdy wydruk testowy czy dokument z brakami w danych musi od razu trafić do oficjalnej teczki. Brulion pozwala Ci wybrać, które dokumenty są gotowe do archiwizacji, a które można bezpiecznie usunąć.
- e-Akta – serce całego systemu. Tu znajdują się wszystkie oficjalne dokumenty pracownika. Możesz je przeglądać, pobierać, a nawet tworzyć kompletne archiwa jednym kliknięciem.
- Archiwum – miejsce, gdzie przechowywane są komplety dokumentacji pracowniczej, gotowe do wydania czy długoterminowego przechowywania.
Bezpieczeństwo na pierwszym miejscu
Jedna z największych obaw przy przechodzeniu na elektroniczne akta to bezpieczeństwo. Czy dane pracowników będą odpowiednio chronione? Czy nikt niepowołany nie będzie miał do nich dostępu?
Systemy Asseco HR (Softlab, Macrologic) podchodzą do tego tematu bardzo poważnie i zapewniają:
- Kontrolowany dostęp – tylko uprawnieni użytkownicy mogą przeglądać, edytować lub zatwierdzać dokumenty.
- Integralność danych – dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie mogą być edytowane.
- Pełną historię – system rejestruje każdą operację: kto, kiedy i jak utworzył, podpisał czy zarchiwizował dokument.
- Zaawansowane wyszukiwanie – intuicyjna wyszukiwarka pozwala odnaleźć konkretny dokument w kilka sekund – nawet przy dużej liczbie pracowników i dokumentów.
Podpis elektroniczny – bezpieczny i wygodny
Jedną z kluczowych funkcji e-Akt jest możliwość podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym SimplySign. To oznacza, że podpisane dokumenty mają taką samą moc prawną jak te podpisane odręcznie, ale sam proces jest znacznie szybszy i wygodniejszy.
Konkretne korzyści dla Twojej firmy
- Oszczędność czasu – zamiast godzin spędzonych na szukaniu dokumentów, znajdziesz wszystko w kilka sekund. Pracownicy HR mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne – pracy z ludźmi.
- Oszczędność przestrzeni i pieniędzy – koniec z wynajmowaniem dodatkowych pomieszczeń na archiwum papierowe. Nie musisz też kupować niekończących się ilości segregatorów, teczek i papeterii.
- Łatwość współpracy – kilka osób może jednocześnie pracować z dokumentacją tego samego pracownika. Nie ma już sytuacji „kto ma teczkę Kowalskiego?”
- Zgodność z przepisami, w tym RODO – system automatycznie dba o zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi przechowywania akt osobowych, w tym o bezpieczeństwo i prawidłowe przetwarzanie danych zgodnie z RODO.
- Szybka obsługa pracowników – pracownik potrzebuje kopii swojej umowy? Zamiast biegać po archiwum, wystarczy kilka kliknięć i dokument jest gotowy do pobrania lub wydruku.
- Dostępność zawsze i wszędzie – dzięki Asseco Anywhere, czyli mobilnej wersji systemu ERP, masz pełny dostęp do danych kadrowych z każdego miejsca i na każdym urządzeniu. Pracujesz z domu, jesteś w delegacji albo za granicą? Wystarczy zalogować się do systemu – wszystko, czego potrzebujesz, masz zawsze pod ręką.
Przyszłość już dziś
Elektroniczne akta pracownicze to nie odległa przyszłość – to dzisiejsza rzeczywistość firm, które chcą być efektywne i nowoczesne. System Asseco HR z modułem e-Akta daje Ci wszystkie narzędzia potrzebne do cyfrowej transformacji działu HR, pełne wsparcie wdrożeniowe i ciągły rozwój funkcjonalności.
