Biuletyn HR Puls 01/2026

ZUS IWA za rok 2025, terminy składania deklaracji podatkowych, zmiany w Kodeksie pracy 2026 oraz nowy certyfikat w programie Płatnik – to tylko niektóre tematy, które podejmujemy w najnowszym biuletynie HR Puls.

ZUS IWA za rok 2025

Przypominamy, że pracodawcy są zobowiązani do 2 lutego 2026 roku przekazać do ZUS formularz ZUS IWA „Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe” za rok 2025.  

Informację tę zobowiązani są przekazać płatnicy składek, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku, za który składana jest informacja, i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,
• w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.

ZUS wydał nowy poradnik wyjaśniający, kto i kiedy musi złożyć informację ZUS IWA oraz jakie dane są kluczowe do ustalenia składki wypadkowej.

Terminy składania deklaracji podatkowych

2 lutego stycznia 2025 roku mija termin składania niektórych deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego. 

Przywołany wyżej termin przekazania do urzędu skarbowego dotyczy następujących informacji i deklaracji podatkowych:

• informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11,
• informacji o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych PIT-8C,
• deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R,
• oraz rocznej deklaracji o pobranym przez płatników zryczałtowanym podatku dochodowym PIT-8AR.

Informację o wysokości dochodu (przychodu), uzyskanego w Polsce przez nierezydentów IFT/IFT-R płatnik zobowiązany jest złożyć do urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, do 2 marca 2026 r.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami informacje PIT-11, PIT-8AR oraz IFT-1R dla podatników płatnik ma obowiązek sporządzić i przekazać najpóźniej do 2 marca 2026 r.

Wysokość składki na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne w okresie od 1 stycznia do 31 marca 2026 r.

W okresie od 1 stycznia do 31 marca 2026 r. składka na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne wynosi miesięcznie nie mniej niż 830,58 zł (9228,64 zł × 9%).  

Podstawę wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota deklarowanego miesięcznego dochodu, nie niższa jednak od kwoty odpowiadającej przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw z poprzedniego kwartału, włącznie z wypłatami z zysku. W IV kwartale 2025 r. wynagrodzenie to wyniosło 9228,64 zł.

Zmiany w Kodeksie pracy 2026

7 stycznia 2026 r. prezydent podpisał w dniu 4 grudnia 2025 r. ustawę z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ustawa ta dotyczy m. in. rozliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przy rozwiązywaniu umowy o pracę.  

Wprowadza również:

• zmianę terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a dokładnie powiązanie go z terminem wypłaty wynagrodzenia,
• ujednolicenie zasad reprezentowania pracowników w różnych sprawach z zakresu prawa pracy,
• usprawnienie komunikacji pomiędzy pracodawcą, pracownikami i związkami zawodowymi dzięki rozszerzeniu katalogu dokumentów, które będzie można złożyć elektronicznie.

Powiązanie terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z terminem wypłaty wynagrodzenia umożliwia pracodawcom dokonanie jednego przelewu należnych środków wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia, a w przypadku, w którym wynagrodzenie jest wypłacane po dniu ustania stosunku pracy, nie później niż w ciągu 10 dni od tego dnia. Pozwoli to pracodawcom także zmniejszyć ryzyko wypłaty ekwiwalentu w błędnej wysokości, umożliwiając dokonanie niezbędnych wyliczeń po ustaniu stosunku pracy.

Ujednolicenie sposobu reprezentowania pracowników przed pracodawcą polega na zwiększeniu do dwóch osób minimalnej reprezentacji pracowników przed pracodawcą w sprawach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe.

Znowelizowane przepisy rozszerzają możliwość komunikacji pracodawcy z pracownikami i związkami zawodowymi w postaci elektronicznej w szeregu czynności z zakresu prawa pracy.

Pracownik będzie wnioskować elektronicznie m.in. o:

• o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
• o zastosowanie ruchomego czasu pracy,
• o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
• o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Pracodawca zaś będzie mógł przekazać pracownikom w formie elektronicznej informację m.in. o:

• monitoringu,
• o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
• sporządzonym rozkładzie czasu pracy.

Znowelizowane przepisy zostały ogłoszone w Dzienniku Ustaw w dniu 12 stycznia 2026 r, a wchodzą w życie po 14 dniach od ich opublikowania, tj. 27 stycznia 2026 r.

Orzeczenia lekarskie w formie elektronicznej

Trwają prace nad projektem rozporządzenia Ministra Zdrowia zmieniającego rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, który przewiduje wystawianie orzeczeń lekarskich w formie elektronicznej.

Dokumenty te mają być zapisywane i przechowywane w Systemie Informacji Medycznej. Dodatkowo znowelizowane przepisy zakładają, że informacje z orzeczenia będą przekazywane do Internetowego Konta Pacjenta. Na żądanie pacjenta-pracownika orzeczenie będzie wydawane również w formie wydruku. Wystawienia orzeczenia lekarskiego w formie papierowej będzie możliwe w przypadku braku dostępu do wskazanego systemu teleinformatycznego.

Zmienione przepisy nakładają na lekarza medycyny pracy wystawiającego orzeczenie przekazanie go pracodawcy, który wystawił skierowanie.

Projekt rozporządzenie zawiera również załączniki – wzory nowych orzeczeń lekarskich.

Nowy certyfikat w programie Płatnik

Od 26 stycznia 2026 r. w komunikacji z ZUS należy korzystać z nowego certyfikatu ZUS w programie Płatnik oraz oprogramowaniu interfejsowym.

Certyfikat ma być dostępny pod linkiem http://www.zus.pl/bip/pliki/PE-2-ZUS-EWD.pem

Program Płatnik pozwala na automatyczne pobranie certyfikatu przez opcje: [Przekaz] -> [Ustawienia przekazu elektronicznego] – [Certyfikaty] – [Usuń z konfiguracji], a następnie [Pobierz] i [Zapisz].

Aktualizacja certyfikatu jest niezbędna, aby program Płatnik działał poprawnie i komunikował się z systemem informatycznym ZUS.

Numer SN dotychczasowego certyfikatu: 273e543d5933f8e6331a13d2e24e25e2

Numer SN nowego certyfikatu: 77798805994d053dd0d2952dbcafdf99

Źródło: ZUS

ZUS RPA za wynagrodzenie grudniowe wypłacone w styczniu

Płatnicy składek, którzy wypłacili pracownikom wynagrodzenie za grudzień w styczniu, zobowiązani są przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raport RPA, czyli imienny raport miesięczny o przychodach osoby ubezpieczonej / okresach pracy nauczycielskiej.  

Należy go złożyć za osoby zatrudnione (na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług), jeśli:

• zostało wypłacone pracownikowi wynagrodzenie należne za inny rok kalendarzowy niż rok, w jakim faktycznie został wypłacony, i przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub – jeśli ubezpieczony przekroczył roczną podstawę wymiaru składek – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,
• pracownik wykonywał pracę nauczycielską,
• obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków – tj. zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego – został wypłacony ubezpieczonemu przychód należny za dany miesiąc albo za inny rok kalendarzowy (np. dodatek stażowy) i przychód ten w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W związku z tym obowiązkowi wypełnienia raportu RPA podlegają m.in. wynagrodzenia grudniowe wypłacone w styczniu, dodatkowe wynagrodzenia tzw. „trzynastki”, wszelkiego rodzaju nagrody pracownicze, które zostały wypłacone w nowym roku, czy dodatki stażowe (pod warunkiem, że zostały wypłacone obok zasiłku, wynagrodzenia chorobowego macierzyńskiego, opiekuńczego).

Nowe metryki programu Płatnik

W dniach 19 i 31 grudnia 2025 roku zostały wdrożone nowe metryki 315 i 317 dla wersji 10.02.002 programu Płatnik.    

Pierwsza z nich wprowadziła następujące zmiany:

• Od 1 stycznia 2026 r., zmiany wynikające z ustawy z dnia 21.05.2025 r., o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz. U. poz. 769), w zakresie, weryfikacji okresu korzystania z ulgi Mały ZUS plus i badania spełniania warunku do korzystania z ulgi w danym miesiącu (tj. ustalania czy osoba nie przekroczyła limitu 36 miesięcy korzystania z ulgi w okresie 60 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej) w zakresie zmiany opisów kodów błędów:
  • 68008013 – Brak prawa do małego ZUS plus. Ulga wykorzystana w ciągu 36 miesięcy lub 48 miesięcy, jeśli korzystałeś z małego ZUS plus w 2023 roku.
  • 68008014 – Brak prawa do małego ZUS plus. Ulga wykorzystana w ciągu 36 miesięcy lub 48 miesięcy, jeśli korzystałeś z małego ZUS plus w 2023 roku.
  • 68008001 – Brak prawa do małego ZUS plus. Ulga wykorzystana w ciągu 36 miesięcy lub 48 miesięcy, jeśli korzystałeś z małego ZUS plus w 2023 roku.
• Na podstawie art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o pracy na morzu (Dz.U. z 2023 r. poz. 2257, z późn. zm.), od 1 stycznia 2026 r., zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące marynarzy. W związku z tym dla płatnika składek/ubezpieczonego „marynarza” zostały wprowadzone nowe kody:
  • Kody tytułu ubezpieczenia:
    • 240000 – marynarz,
    • 240100 – marynarz opłacający na swój wniosek składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za wybrane miesiące w okresie od dnia 1 stycznia 2021 r. do dnia 31 grudnia 2025 r.
  • Kod wyrejestrowania z ubezpieczenia:
    • 750 – zawieszenie statusu marynarza,
  • Kod przyczyny wyrejestrowania:
    • 218 – zawieszenie statusu marynarza,
• Zmianę zasad finansowania dla kodu tytułu ubezpieczenia 092100, w zakresie obniżenia składki zdrowotnej:
  •  092100 – osoba niepełnosprawna zarejestrowana w powiatowym urzędzie pracy jako poszukująca pracy niepozostająca w zatrudnieniu pobierająca stypendium na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia w okresie odbywania szkolenia lub stażu, na które została skierowana przez powiatowy urząd pracy.
• Zmianę opisu kodu zawodu wprowadzoną rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy (Dz. U. poz. 1534). Poniższe zmiany obowiązują od dnia 1 stycznia 2026 r.
• Dodanie nowych kodów zawodu:
  • 134504 Kierownik praktycznej nauki zawodu.
  • 229917 Specjalista w dziedzinie psychologii klinicznej.
  • 242306 Doradca do spraw zatrudnienia.
  • 252905 Główny menedżer bezpieczeństwa informacji (Chief information security officer);
  • 252906 Specjalista do spraw obsługi incydentów (Cyber incident responder);
  • 252907 Specjalista do spraw prawnych i zgodności w zakresie cyberbezpieczeństwa (Cyber legal, policy & compliance officer);
  • 252908 Specjalista do spraw pozyskiwania i analizy informacji o cyberzagrożeniach (Cyber threat intelligence specialist);
  • 252909 Architekt cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity architect);
  • 252910 Audytor cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity auditor);
  • 252911 Specjalista do spraw szkoleń z zakresu cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity educator);
  • 252912 Specjalista do spraw wdrażania rozwiązań z zakresu cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity implementer);
  • 252913 Specjalista do spraw badań w obszarze cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity researcher);
  • 252914 Specjalista do spraw zarządzania ryzykiem w obszarze cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity risk manager);
  • 252915 Specjalista do spraw testów bezpieczeństwa systemów informacyjnych (Penetration tester).
  • 261912 Asystent radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej;
  • 261913 Referendarz w Urzędzie Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej.
  • 311949 Diagnosta sieci preizolowanych.
  • 516412 Specjalista w dopasowaniu siodeł (Saddle fitter).
  • 531206 Pomoc nauczyciela.
  • 333405 Technik gospodarki nieruchomościami.
• Zmiana opisów kodów już istniejących:
  • 227201 Diagnosta laboratoryjny – specjalista cytomorfologii medycznej na brzmienie: 227201 Diagnosta laboratoryjny – specjalista laboratoryjnej cytomorfologii medycznej;
  • 227211 Diagnosta laboratoryjny – specjalista mikrobiologii medycznej na brzmienie: 227211 Diagnosta laboratoryjny – specjalista laboratoryjnej mikrobiologii medycznej
  • 242212 Inspektor ochrony danych osobowych na brzmienie: 242212 Inspektor ochrony danych
  • 242231 Specjalista do spraw cudzoziemców na brzmienie: 242231 Specjalista do spraw cudzoziemców, migracji i integracji
  • 341206 Pracownik zarządzania kryzysowego na brzmienie: 341206 Interwent kryzysowy
  • zmiana nazwy grupy średniej: 833 Kierowcy ciężarówek i autobusów na brzmienie: 833 Kierowcy samochodów ciężarowych i autobusów.

​​​Metryką 317 zostały wprowadzone następujące zmiany w Płatniku:

• Kody tytułu ubezpieczenia 2400XX i 2401XX zostały określone jako kody, które zakładają konto płatnika składek w przypadku podania ich na dokumentach zgłoszeniowych ZUS ZUA i ZUS ZZA. Dla kodu tytułu ubezpieczenia 2401XX wprowadzony został okres obwiązywania tj. do 2021-01-01 do 31 grudnia 2025 r. Dodanie dla kodu tytułu do ubezpieczenia 2400XX nowego obowiązkowego schematu podlegania do ubezpieczenia chorobowego, wypadkowego i zdrowotnego przy dobrowolnym podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu.
• Dodanie dla kodów tytułu ubezpieczenia 2400/2401 oraz kodów z grupy 05xx możliwości użycia następujących kodów świadczeń/przerw:
  • Dla kodu 2400 zostały dodane kody świadczeń/przerw: 311, 312, 313, 314, 319, 321, 322, 325, 327, 329, 337, 338, 341, 350
  • Dla kodu 2401 zostały dodane kody świadczeń/przerw: 350
  • Dla kodu 0510, 051, 0512, 0520, 0530, 0543, 0570, 0572, 0590, 0592 zostały dodane kody świadczeń/przerw: 337, 338;
• Dla kodu 233010 i 233020, wprowadzony został nowy schematu podlegania: podleganie dobrowolne do ubezpieczenia emerytalnego i rentowego, podleganie obowiązkowe do ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. Brak podlegania do ubezpieczenia zdrowotnego.
• Zmiana daty obowiązywania kodów zawodów:
  • 242111 – Inspektor ochrony danych
  • 263403 – Psycholog kliniczny, które zostały zamknięte od 1.01.2026 r.

Zmiana ta wynika z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy (Dz. U. poz. 1534).

Metryki są automatycznie pobierane podczas aktualizacji.