Biuletyn HR Puls 12/2025

Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 roku, zmiany w zakresie szkoleń bhp oraz zmiany w Kodeksie pracy 2026 – to tylko niektóre tematy, które podejmujemy w grudniowym biuletynie HR Puls.

Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. będzie obowiązywać nowa kwota wynagrodzenia minimalnego – 4806 zł – dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. Minimalna stawka godzinowa dla osób świadczących pracę na podstawie umowy zlecenia lub o świadczenie usług w przyszłym roku wyniesie 31,40 zł.

Wysokość stawki minimalnej dla zleceniobiorców i świadczących usługi podlega corocznie waloryzacji o wskaźnik wynikający z podzielenia wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalonej na rok następny przez wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w roku, w którym odbywają się negocjacje w ramach Rady Dialogu Społecznego.

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Podstawa prawna: Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242).

Współczynnik do obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w 2026 roku

Wartość współczynnika urlopowego w 2026 r. – służącego do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za jeden dzień urlopu wypoczynkowego dla pracowników zatrudnionych w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy – po odliczeniu niedziel, świąt i dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, będzie wynosiła 20,92. 

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2 poz. 14, ze zm.).    

Kalendarz na rok 2026

Przypominamy o konieczności wygenerowania tabeli świąt oraz kalendarzy dla pracowników na rok 2025.

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Przypominamy także o oddaniu pracownikom dnia wolnego za święta przypadające w sobotę – należy te dni również zaznaczyć w kalendarzu głównym firmy.

W 2026 roku dwa święta wypadają w sobotę: Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny (15.08.2026 r.) i drugi dzień Bożego Narodzenia (26.12.2026 r.).

Za te dni pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikom dodatkowych dni wolnych.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy  (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277).

Wskaźnik waloryzacji świadczenia rehabilitacyjnego w I kwartale 2026 roku

Wskaźnik waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmowanej do obliczenia świadczenia rehabilitacyjnego w I kwartale 2026 r. wynosi 97,87%.

W związku z tym, że wskaźnik ten nie przekracza 100%, podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przyjmowana do obliczenia świadczenia rehabilitacyjnego w I kwartale 2026 roku nie podlega waloryzacji.

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Podstawa prawna: Obwieszczenie Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 18 listopada 2025 r. w sprawie wskaźnika waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjętej do obliczenia świadczenia rehabilitacyjnego w I kwartale 2026 r. (M.P. z 25 listopada 2025 r. poz. 1205).  

Kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2026 roku

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2026 r. nie może być większa od 282 600 zł, czyli od trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (9420 zł) na dany rok kalendarzowy – zgodnie z art. 19. ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 1442).

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Jeżeli pracownik otrzyma w 2026 r. wynagrodzenie wyższe niż 282 600 zł, to od kwoty powyżej tego limitu nie będzie pobierana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Podstawa prawna: Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 listopada 2025 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2026 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. z 25 listopada 2025 r. poz. 1206).

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych w danym miesiącu nie może być wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. 

Od 1 stycznia 2026 r. wynagrodzenia, o których mowa, wynoszą odpowiednio: 9420 zł oraz 4806 zł.

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Dla użytkowników Safo HR by Asseco

Podstawa prawna: art. 18 ust. 5b i 14 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Maksymalna podstawa wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe w 2026 roku

Podstawa wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe nie może przekraczać miesięcznie 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W 2026 roku ograniczenie to wyniesie 23 550 zł.

Dla użytkowników Softlab HR by Asseco

Podstawa prawna: Komunikat Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 28 listopada 2025 r. w sprawie kwoty 250 % prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, stosowanej w okresie od dnia 1 stycznia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe osób, które ubezpieczeniu chorobowemu podlegają dobrowolnie (M.P. z 2 grudnia 2025 r. poz. 1216).

Zmiany w zakresie szkoleń bhp

W Dzienniku Ustaw z dnia 27 listopada 2025 r. pod poz. 1640 zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Wprowadza ono zmiany w § 12 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w tej sprawie. Rozporządzenie to weszło w życie 12 grudnia br.

Znowelizowane przepisy wprowadziły możliwość potwierdzania odbycia instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego, a także przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku w postaci elektronicznej. Będzie to wymagało sporządzenia przez pracodawcę odpowiedniej adnotacji w karcie szkolenia wstępnego w miejscu przeznaczonym na podpis odpowiednio pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej. Do karty szkolenia wstępnego pracodawca dołącza dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej, zawierające potwierdzenie odbycia instruktażu albo ich odwzorowanie. Będą one przechowywane w aktach osobowych pracownika.

Zmiany w Kodeksie pracy 2026

Uchwalona przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej w dniu 4 grudnia 2025 r. ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych została skierowana do rozpatrzenia przez Senat. Ustawa ta dotyczy rozliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przy rozwiązywaniu umowy o pracę.  

Zakłada:

• zmianę terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a dokładnie powiązanie go z terminem wypłaty wynagrodzenia,
• ujednolicenie zasad reprezentowania pracowników w różnych sprawach z zakresu prawa pracy,
• usprawnienie komunikacji pomiędzy pracodawcą, pracownikami i związkami zawodowymi dzięki rozszerzeniu katalogu dokumentów, które będzie można złożyć elektronicznie.

Znowelizowane przepisy w zakresie terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop mają umożliwić zmniejszenie nadmiaru biurokracji w jednostkach płacowych pracodawców. Pracodawcy będą mogli dokonać jednego przelewu należnych środków wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia, a w przypadku, w którym wynagrodzenie jest wypłacane po dniu ustania stosunku pracy, nie później niż w ciągu 10 dni od tego dnia. Pozwoli to pracodawcom także zmniejszyć ryzyko wypłaty ekwiwalentu w błędnej wysokości, umożliwiając dokonanie niezbędnych wyliczeń po ustaniu stosunku pracy.

Ujednolicenie sposobu reprezentowania pracowników przed pracodawcą ma polegać na zwiększeniu do dwóch osób minimalnej reprezentacji pracowników przed pracodawcą w sprawach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe.

Projekt zawiera również przepisy rozszerzające możliwość komunikacji pracodawcy z pracownikami i związkami zawodowymi w postaci elektronicznej w szeregu czynności z zakresu prawa pracy.

Pracownik będzie mógł złożyć elektronicznie wniosek m.in. o:

• udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
• urlop bezpłatny,
• zastosowanie szczególnych systemów lub rozkładów czasu pracy.

Pracodawca zaś będzie mógł przekazać pracownikom w formie elektronicznej informację m.in. o:

• monitoringu,
• informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
• sporządzonym rozkładzie czasu pracy.

Znowelizowane przepisy mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Nowe przepisy dotyczące układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych

Prezydent podpisał ustawę z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych. 

Wprowadziła ona zasadnicze zmiany w sposobie dokumentowania i udostępniania porozumień zawieranych między pracodawcami a związkami zawodowymi.

Część takich porozumień została objęta obowiązkiem rejestracji w Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP) – należą do nich:

• porozumienia zawierane na podstawie przepisów Kodeksu pracy i ustaw szczególnych, m.in.:
  • w sprawie czasowego zawieszenia stosowania prawa pracy (art. 9¹ KP),
  • czasowego stosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia (art. 23¹a KP),
  • pracy zdalnej,
  • stosowania przerywanego czasu pracy,
  • przedłużenia okresu rozliczeniowego czy pracy w porze nocnej;
  • porozumienia zawierane w ramach:
  • sporów zbiorowych,
  • zwolnień grupowych,
  • przejść zakładu pracy,
• porozumienia zawierane na forum Rad Dialogu Społecznego,
• niektóre porozumienia nieoparte na ustawie, dotyczące warunków płacy zawarte z organizacjami związkowymi.

Obowiązek ewidencji nie będzie dotyczył porozumień z przedstawicielami pracowników, np. Radą Pracowników.

Obowiązek ten będzie realizowany wyłącznie w formie elektronicznej przez system teleinformatyczny KEUZP, z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub w inny sposób akceptowany przez KEUZP, który umożliwia identyfikację podmiotu zgłaszającego i daty zgłoszenia.

System elektroniczny KEUZP ma powstać w ciągu dwóch lat od wejścia w życie powyższych przepisów. Pracodawcy będą mieli następnie rok na dokonanie zgłoszeń obowiązujących porozumień i układów. Do czasu uruchomienia ewidencji zgłoszenia mają być przekazywane bezpośrednio do ministra właściwego do spraw pracy w formie elektronicznej i potwierdzane przez ministra w ciągu 3 miesięcy od dokonania zgłoszenia.

Przepisy ustawy weszły w życie 13 grudnia 2025 roku.

Projekt narzędzia do wartościowania stanowisk pracy

W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej trwają pracę nad wdrożeniem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 dotyczącej wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Państwa członkowskie – w tym Polska – mają czas na jej wdrożenie do 7 czerwca 2026 r.

Jeden z wymogów dyrektywy zobowiązuje państwa członkowie do udostępnienia analitycznych narzędzi i metod, które wspierają proces oceny i porównywania wartości pracy zgodnie z przyjętymi kryteriami.

W odpowiedzi na to wymaganie  MRPiPS opublikowało projekt narzędzia do wartościowania stanowisk pracy w formie pliku Excel wraz z instrukcją obsługi w postaci projektu poradnika „Wskazówki do oceny i porównania wartości pracy zgodnie z czterema kryteriami przyjętymi w dyrektywie 2023/970” (we współpracy z CIOP).