Sztuczna inteligencja w systemach ERP to już nie tylko wsparcie przy codziennych zadaniach, ale także automatyzacja i organizacja powtarzalnych procesów finansowych. W firmach, gdzie liczy się terminowość i precyzja, AI może pomóc zespołom finansowym skutecznie zarządzać regularnymi obowiązkami, takimi jak zamknięcie miesiąca, naliczenie deklaracji VAT czy przygotowanie sprawozdań. AI monitoruje gotowość danych, sugeruje moment rozpoczęcia cyklicznych operacji i kontroluje poprawność dokumentów, pomagając uniknąć opóźnień i błędów.
Wsparcie AI w cyklicznych kontrolach – na przykładzie deklaracji VAT
W procesach cyklicznych takich jak przygotowanie deklaracji VAT, AI w ERP pełni rolę „inteligentnego asystenta”, który monitoruje i weryfikuje gotowość do rozpoczęcia procesów cyklicznych, a także automatycznie uruchamia kontrole w krytycznych momentach. Dzięki temu możliwe jest zarówno wcześniejsze przygotowanie się do działań, jak i zwiększenie precyzji ich wykonania.
Automatyczna kontrola danych w kartotekach VAT przed wygenerowaniem deklaracji
Na przykładzie deklaracji VAT, którą należy złożyć do 25. dnia miesiąca, AI wyznacza odpowiedni termin rozpoczęcia wstępnej kontroli. System automatycznie sprawdza, czy wszystkie dokumenty księgowe zostały już zarejestrowane, czy kartoteki są kompletne i czy dane finansowe są prawidłowe.
Celem tej analizy jest weryfikacja zgodności danych, w tym dokonanie kontroli krzyżowych pomiędzy kartotekami i wykrycie ewentualnych błędów i nieprawidłowości, które mogłyby wpłynąć na jakość deklaracji. Wszelkie uwagi są automatycznie wysyłane do ściśle określonej listy użytkowników za pośrednictwem powiadomień ekranowych (tzw. „dzwoneczków”) oraz e-maili. Dzięki temu odpowiednie osoby mają czas na wprowadzenie poprawek przed finalnym wygenerowaniem deklaracji.
Kontrola VAT po wygenerowaniu deklaracji, ale przed jej wysyłką
AI przeprowadza kolejną kontrolę danych zawartych w wygenerowanej deklaracji VAT, ale jeszcze przed jej wysłaniem. Porównuje także dane zawarte w deklaracji z danymi dostępnymi w rejestrach VAT, dokumentach źródłowych, księgach rachunkowych i innych kartotekach dostępnych w ERP.
Celem tej kontroli jest upewnienie się, że wszystkie dane są zgodne z wymaganiami, a wszelkie zmiany lub korekty zostały wprowadzone. Tak jak w przypadku wstępnej kontroli, uwagi są przesyłane do wskazanych użytkowników, którzy mogą szybko zareagować i poprawić ewentualne błędy przed ostatecznym zatwierdzeniem dokumentu. Funkcja ta daje pewność, że deklaracja VAT jest poprawna i zgodna z przepisami, co minimalizuje ryzyko późniejszych poprawek.
Automatyczne powiadomienia i raportowanie wyników kontroli
W ramach każdego cyklicznego procesu, AI przesyła powiadomienia do użytkowników za pośrednictwem notyfikacji ekranowych oraz wiadomości e-mail. Użytkownicy mogą także uzyskać dostęp do pełnych wyników kontroli, w tym do listy sprawdzonych dokumentów oraz ewentualnych nieprawidłowości.
Dzięki temu mogą zobaczyć, które elementy wymagają uwagi, np. konkretne dokumenty VAT czy dokumenty logistyczne. Funkcja ta daje możliwość natychmiastowego przejścia do źródła problemu, co skraca czas potrzebny na weryfikację i poprawę danych.
Optymalizacja cyklicznych procesów z AI – zamknięcie miesiąca i roku
Oprócz kontroli VAT, sztuczna inteligencja wspiera również inne powtarzalne procesy, takie jak zamknięcie miesiąca lub roku.
Inteligentne ustalanie terminu zamknięcia miesiąca
W oparciu o analizę liczby dokumentów i innych danych operacyjnych, system AI jest w stanie zasugerować wcześniejsze rozpoczęcie zamknięcia, jeżeli dokumentów jest więcej niż zazwyczaj. Na przykład, jeśli ilość faktur wzrosła o 20% w porównaniu do poprzednich okresów, AI może zasugerować rozpoczęcie zamknięcia miesiąca o kilka dni wcześniej, aby uniknąć opóźnień.
Jakie korzyści przynosi wykorzystanie AI w cyklicznych procesach finansowych?
Automatyzacja i inteligentne wsparcie AI w cyklicznych procesach finansowych, takich jak kontrola VAT i zamknięcia okresowe, przekładają się na konkretne korzyści dla firm:
- Terminowość i dokładność – AI monitoruje dane na bieżąco, przypominając o konieczności rozpoczęcia działań i przeprowadzając kontrole, co pozwala uniknąć opóźnień i błędów.
- Redukcja czasu i nakładu pracy zespołu finansowego – automatyzacja cyklicznych i czasochłonnych działań związanych z kontrolą danych i wyliczeniami, pozwala na znaczną oszczędność czasu i zmniejsza obciążenie pracowników.
- Pełna zgodność z harmonogramem – AI zapewnia, że wszystkie dokumenty są przygotowane zgodnie z ustalonymi terminami, co pozwala firmie zachować zgodność z przepisami i uniknąć kar za opóźnienia.
- Automatyczne powiadomienia i przypomnienia oraz łatwy dostęp do wyników kontroli – dzięki automatycznym powiadomieniom użytkownicy są na bieżąco informowani o koniecznych działaniach i rozwiązywanie problemów.
Zobacz, jak AI może wspierać cykliczne procesy finansowe w Twojej firmie
Wdrożenie AI do zarządzania cyklicznymi procesami finansowymi to inwestycja w precyzję, oszczędność czasu i zgodność z przepisami.
