Systemy ERP obsługują tysiące użytkowników o różnych potrzebach od księgowych po kierowników magazynów. Jednak nawet najlepsza analiza biznesowa nie zastąpi codziennych doświadczeń osób pracujących w systemie. Dlatego w aplikacjach Asseco ERP wprowadziliśmy cykliczne ankiety satysfakcji – kilka krótkich pytań wyświetlanych bezpośrednio w systemie. Dotychczas zebraliśmy tysiące odpowiedzi, z czego ponad połowa (w Softlab ERP – dokładnie 55%) zawiera komentarze wskazujące konkretne obszary do poprawy. W tym artykule wyjaśniamy, jak działa ten proces, dlaczego anonimowość jest kluczowa i w jaki sposób opinie użytkowników przekładają się na realne zmiany w oprogramowaniu.
1. Czym są ankiety satysfakcji w aplikacjach Asseco ERP?
Ankiety satysfakcji w Asseco ERP to krótkie, kilkupytaniowe badania wyświetlane cyklicznie bezpośrednio w aplikacji. Ich celem jest szybkie zebranie opinii użytkowników na temat wygody pracy, intuicyjności funkcji i obszarów wymagających poprawy. Wypełnienie ankiety zajmuje około 2–3 minut i nie wymaga opuszczania systemu.
Forma ankiety została celowo uproszczona. Składa się z sześciu pytań, co pozwala zebrać wartościowe informacje bez angażowania użytkownika na dłużej niż kilka minut. Każda organizacja ma inne procesy i priorytety, dlatego ankiety obejmują zarówno pytania zamknięte (ocena w skali), jak i otwarte pole komentarza. To właśnie komentarze dostarczają zespołom projektowym najcenniejszych wskazówek – pokazują konkretne sytuacje, w których system wspiera lub utrudnia codzienną pracę.
2. Jak chronimy dane użytkowników?
Dane z ankiet nie są przekazywane podmiotom zewnętrznym ani wykorzystywane w celach marketingowych. Nie korzystamy z żadnych zewnętrznych platform ankietowych. Cały proces odbywa się w obrębie infrastruktury Asseco, a odpowiedzi trafiają wyłącznie do zespołów odpowiedzialnych za rozwój i projektowanie aplikacji.
To wszystko po to, by użytkownicy mogli odpowiadać szczerze – zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Szczególnie te drugie opinie mają dla zespołu projektowego ogromną wartość, bo wskazują konkretne miejsca wymagające poprawy.
3. Jak wygląda proces od wypełnienia ankiety do zmiany w systemie?
Każda odpowiedź, również najkrótsza, jest analizowana przez zespoły projektowe Asseco i uwzględniana przy planowaniu rozwoju systemu. Komentarze użytkowników są kategoryzowane według obszarów funkcjonalnych, a następnie priorytetyzowane wspólnie z programistami i projektantami UX.
Wiele zgłoszonych sugestii zaowocowało już konkretnymi zmianami w oprogramowaniu. Część usprawnień, takich jak poprawki interfejsu czy uproszczenie nawigacji, pojawia się w kolejnych aktualizacjach stosunkowo szybko. Inne, wymagające głębszych zmian architektonicznych lub przebudowy procesów, są włączane do długoterminowej mapy rozwoju produktu. Kluczowe jest to, że żaden komentarz nie przepada. Wszystkie trafiają do wspólnej bazy wiedzy, z której korzystają zespoły przy planowaniu każdej kolejnej wersji systemu.
4. Dlaczego ankiety prowadzone są cyklicznie, a nie jednorazowo?
Ankiety satysfakcji w Asseco ERP pojawiają się regularnie, ponieważ potrzeby użytkowników zmieniają się wraz z rozwojem organizacji, wdrażaniem nowych funkcji i zmianami w procesach biznesowych. Jednorazowe badanie daje obraz sytuacji w jednym momencie – cykliczne ankiety pozwalają śledzić trendy i reagować na nowe oczekiwania.
Dzięki powtarzalności ankiet zespoły projektowe mogą też mierzyć efekt wprowadzonych zmian. Jeśli użytkownicy sygnalizowali problem w poprzedniej edycji ankiety, a po wdrożeniu poprawki oceny w tym obszarze wzrosły. To najlepsza walidacja, że zmiana była trafna. Taki cykl „zbieranie opinii → analiza → zmiana → ponowna ocena” tworzy zamkniętą pętlę doskonalenia, dzięki której system ERP rozwija się w kierunku wyznaczonym przez osoby, które pracują w nim na co dzień.
5. Jak godzimy sprzeczne oczekiwania różnych grup użytkowników?
Różne grupy użytkowników systemu ERP mają odmienne, a czasem wprost sprzeczne, oczekiwania. Administratorzy potrzebują stabilności i szczegółowej kontroli uprawnień, użytkownicy operacyjni oczekują szybkości i prostoty, a kadra zarządzająca wymaga czytelnych raportów i dashboardów.
Rolą zespołów projektowych Asseco jest balansowanie pomiędzy tymi potrzebami tak, aby żadna grupa nie została pominięta. W praktyce oznacza to, że nie każda sugestia jest wdrażana w dokładnie takiej formie, w jakiej została zgłoszona – część wymaga kompromisu lub przebudowy, by działała dobrze dla szerszego grona odbiorców. Ankiety pomagają w tym procesie, ponieważ pokazują skalę danego problemu – jeśli kilkadziesiąt osób niezależnie zgłasza tę samą trudność, jej priorytet w planie rozwoju rośnie.
6. Dlaczego opinie użytkowników mają realny wpływ na rozwój ERP?
Opinie użytkowników to nie dodatkowe dane, lecz kluczowe źródło wiedzy o tym, jak system sprawdza się w codziennej praktyce. Pozwalają precyzyjnie identyfikować problemy, ustalać priorytety zmian i projektować funkcjonalności odpowiadające rzeczywistym, a nie teoretycznym, scenariuszom pracy.
W Asseco traktujemy ankiety jako stały element procesu rozwoju produktu, a nie jednorazową inicjatywę badawczą. Kolejne aktualizacje systemu nie bazują wyłącznie na wewnętrznych założeniach zespołu – są kształtowane przez realne doświadczenia tysięcy osób korzystających z aplikacji każdego dnia. To podejście sprawia, że ERP ewoluuje razem z organizacjami, które go używają, dostosowując się do zmieniających się potrzeb rynkowych i operacyjnych.
Podsumowanie
Zaangażowanie użytkowników stanowi fundament rozwoju systemów Asseco ERP. To dzięki ankietom satysfakcji wiemy, w jakim kierunku rozwijać funkcje, które procesy uprościć i gdzie system wymaga przebudowy. Każda wypełniona ankieta to krok w stronę oprogramowania lepiej dopasowanego do realiów codziennej pracy.
Dziękujemy wszystkim, którzy dotychczas podzielili się swoimi doświadczeniami i zachęcamy tych, którzy jeszcze tego nie zrobili. Następna ankieta w aplikacji to Twoja okazja, by wpłynąć na przyszłość systemu, z którego korzystasz każdego dnia.
