W 2025 roku ochrona danych osobowych to już nie wybór czy kwestia zgodności z przepisami, ale wręcz konieczność biznesowa. Jak pokazuje najnowszy raport „GDPR Fines and Data Breach Survey – January 2025” przygotowany przez dla Piper, liczba naruszeń RODO w Europie wzrosła o 22% w porównaniu do poprzedniego roku, a całkowita suma kar przekroczyła 2,9 miliarda euro.
Wnioski są jasne:
- Wzrost liczby kontroli – firmy muszą coraz częściej udowadniać swoją zgodność z przepisami.
- Rosnące kary finansowe – organizacje bez skutecznego systemu zarządzania danymi są narażone na milionowe straty.
- Cyberzagrożenia nie zwalniają – wycieki danych wynikające z cyberataków oraz błędów ludzkich mogą kosztować firmę utratę zaufania klientów i wieloletnie problemy prawne.
Jako dostawca systemów IT z wieloletnim doświadczeniem, Asseco Business Solutions stale rozwija i dostosowuje swoje usługi do dynamicznych zmian prawnych i potrzeb klientów. Efektem tej pracy jest RODO Utility – zaawansowane, a jednocześnie intuicyjne narzędzie, które kompleksowo wspiera organizacje w zarządzaniu danymi osobowymi i zapewnia pełną ich zgodność z regulacjami.
RODO Utility – co to za aplikacja i dlaczego warto ją wdrożyć?
RODO Utility by Asseco to webowa aplikacja chmurowa, która pozwala firmom zarządzać procesami związanymi z ochroną danych osobowych w sposób zautomatyzowany i zgodny z przepisami.
Co istotne, RODO Utility działa niezależnie, co oznacza, że może być używana zarówno jako część systemów ERP by Asseco, jak i samodzielnie. Dzięki elastycznej integracji z systemami ERP, HR i aplikacjami zewnętrznymi, RODO Utility dopasowuje się do struktury każdej organizacji.
Co oferuje RODO Utility?
Kluczowe procesy związane z ochroną danych:
- Obsługa zgłoszeń klientów i kontrahentów – prośby o dostęp, usunięcie czy ograniczenie przetwarzania danych są rejestrowane, przetwarzane i raportowane w jednym miejscu
- Monitorowanie danych w ERP i aplikacjach zewnętrznych – śledzenie, co dzieje się z danymi osobowymi w systemach ERP, HR oraz aplikacjach zewnętrznych.
- Zarządzanie anonimizacją i retencją danych – automatyczne usuwanie danych po upływie określonego terminu.
- Raportowanie i audyty – centralizacja dokumentacji i błyskawiczne generowanie raportów dla organów nadzorczych.
Jak działa RODO Utility? – obsługa zgłoszeń w praktyce
RODO Utility upraszcza i porządkuje cały proces obsługi zgłoszeń dotyczących danych osobowych. Dzięki centralizacji i automatyzacji, administrator danych zyskuje pełną kontrolę nad realizacją obowiązków wynikających z RODO.
- Rejestracja zgłoszenia
Podmiot danych (np. klient lub pracownik) zgłasza wniosek dotyczący swoich danych – np. prośbę o dostęp, korektę, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania. - Przekazanie zgłoszenia do systemów
RODO Utility rozsyła zapytania do systemów, w których mogą znajdować się dane tej osoby – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. - Weryfikacja i przetwarzanie danych
System identyfikuje dane osobowe i weryfikuje czy mogą zostać zanonimizowane lub usunięte zgodnie z przepisami i okresem retencji. - Raport i zamknięcie sprawy
Po zakończeniu procesu aplikacja generuje raport z wykonanych operacji, a podmiot danych otrzymuje podsumowanie w formie przejrzystej informacji.
Zarządzanie retencją danych i anonimizacją w RODO Utility
Retencja danych – system sam pilnuje, co i kiedy należy usunąć
Zgodnie z przepisami RODO, dane muszą być przechowywane tylko przez określony czas. RODO Utility:
- Automatycznie wykrywa przeterminowane dane – np. dokumenty sprzedaży czy umowy po upływie okresu przechowywania.
- Przekazuje je do anonimizacji lub usunięcia – zgodnie z obowiązującymi przepisami (np. 5–6 lat dla dokumentów finansowych).
Anonimizacja danych zanonimizowanych – podwójna ochrona
To unikalna funkcja, która eliminuje ślady usuniętych danych również z samego systemu RODO Utility. Dzięki temu firma zyskuje dodatkową warstwę zabezpieczeń, a dane są usuwane w sposób nieodwracalny.
- Dane usunięte z ERP i aplikacji zewnętrznych mogą być całkowicie wymazane również z RODO Utility, aby nie pozostał żaden ślad po przeprowadzonych procesach.
- Dane są zamieniane na nieczytelne wartości (np. losowe znaki), co uniemożliwia ich odzyskanie
- Zwiększa to bezpieczeństwo w przypadku cyberataków – nawet jeśli system zostałby naruszony, dane nie będą możliwe do odzyskania. Może mieć to również istotne znaczenie podczas kontroli organów nadzorujących zgodność z przepisami RODO, które są naturalną konsekwencją potwierdzonego ataku.
RODO Utility w modelu chmurowym – bezpieczeństwo i wydajność
RODO Utility jest uruchamiane w modelu chmurowym w centrum danych Asseco Business Solutions. Oznacza to, że:
- Administrator danych nie musi utrzymywać własnych serwerów – infrastruktura IT i oprogramowanie są zarządzane przez Asseco,
- Podwyższone standardy bezpieczeństwa – chmura Asseco gwarantuje redundancję danych, co oznacza, że nawet awaria części serwerów nie wpływa na działanie systemu,
- Skalowalność – w razie potrzeby można zwiększyć moc obliczeniową lub przestrzeń na dane,
- Brak ryzyka przypadkowego usunięcia lub uszkodzenia plików,
- Dostępność z dowolnego miejsca – aplikacja działa w przeglądarce, co oznacza, że administratorzy i podmioty danych mogą z niej korzystać bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.
Przeniesienie systemu ochrony danych do chmury eliminuje konieczność inwestowania w drogie serwery i oprogramowanie – firma po prostu korzysta z usługi w modelu abonamentowym.
RODO Utility – kluczowe korzyści dla Twojej firmy
- Jedno centralne miejsce do zarządzania danymi osobowymi – zamiast ręcznego przeszukiwania różnych systemów, wszystkie zgłoszenia są widoczne w jednym panelu.
- Automatyzacja procesów (oszczędność czasu) – system samodzielnie wysyła zapytania, zbiera odpowiedzi i anonimizuje dane, jeśli to możliwe.
- Zgodność z przepisami RODO – wszystkie działania są dokumentowane i mogą być raportowane do organów kontrolnych.
- Redukcja błędów – minimalizacja ryzyka pomyłek związanych z ręcznym przetwarzaniem danych.
- Szybka reakcja w razie kontroli – gotowe raporty i przejrzysta dokumentacja pozwalają błyskawicznie odpowiadać na zapytania UODO.
- Bezpieczeństwo i brak śladów danych – mechanizm anonimizacji danych zanonimizowanych pozwala na całkowite usunięcie wszelkich informacji
- Eliminacja ryzyka wysokich kar – system automatycznie egzekwuje zgodność z RODO, dzięki czemu firma unika potencjalnych sankcji
Dla kogo jest RODO Utility?
RODO Utility to uniwersalne rozwiązanie, które sprawdzi się w każdej organizacji zarządzającej danymi osobowymi. Dla kogo może okazać się nieocenionym wsparciem?
- Administratorzy danych osobowych (DPO, Compliance Officers) – pełna automatyzacja zgłoszeń i raportowanie zgodności.
- Firmy z wieloma systemami IT – integracja z ERP, HR i aplikacjami zewnętrznymi, centralizacja procesów.
- Działy HR – anonimizacja danych kandydatów, kontrola dokumentacji pracowniczej.
- Przedsiębiorstwa współpracujące z podmiotami zewnętrznymi – automatyczna komunikacja i rejestrowanie odpowiedzi.
- Branże podlegające ścisłym regulacjom – które muszą przestrzegać rygorystycznych przepisów dotyczących ochrony danych, takie jak finanse, ochrona zdrowia, e-commerce, telekomunikacja czy administracja publiczna.
Nie ryzykuj, wybierz sprawdzone rozwiązanie
Zgodność z RODO to nie tylko obowiązek, ale też przewaga konkurencyjna. Klienci coraz bardziej zwracają uwagę na bezpieczeństwo swoich danych – firmy, które dbają o ochronę prywatności, budują silniejszą markę i zyskują zaufanie rynku.
RODO Utility by Asseco to zautomatyzowane narzędzie, które sprawia, że zgodność z przepisami staje się prostsza niż kiedykolwiek.
