Po starcie obowiązkowego KSeF wiele firm zakładało, że wszystkie faktury zakupowe będą trafiać do nich jednym kanałem – bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur. Rzeczywistość okazała się bardziej złożona. Część dostawców nie przeszła na KSeF w 100% i nadal wysyła faktury mailem, w formacie PDF, a nawet w formie papierowej.
Dla odbiorcy oznacza to obsługę wielu strumieni dokumentów jednocześnie – co komplikuje księgowość i wydłuża czas przetwarzania. Rozwiązaniem jest BusinessOCR – usługa AI, która automatycznie zamienia faktury z maila czy skanu w pliki UFD, identyczne z tymi pobieranymi z KSeF. Dzięki temu wszystkie dokumenty trafiają do ERP tą samą ścieżką, niezależnie od źródła.
Dlaczego nie wszyscy dostawcy wystawiają faktury przez KSeF?
Krajowy System e-Faktur miał ujednolicić obieg faktur w Polsce, ale pierwsze tygodnie po uruchomieniu obowiązku pokazały, że przejście nie jest natychmiastowe. Część wystawców – szczególnie mniejsze firmy, podmioty zagraniczne oraz dostawcy korzystający z niestandardowych systemów fakturowych – nie zdołała w pełni przełączyć się na KSeF. Powody są różne: problemy techniczne z integracją, brak gotowości systemów IT, niepewność co do wymagań formalnych, a także świadome korzystanie z okresu ochronnego przewidzianego w przepisach.
W efekcie dostawcy wracają do klasycznego fakturowania – wysyłają PDF-y mailem, korzystają z EDI lub wystawiają dokumenty papierowe. To sytuacja, która może utrzymywać się tygodniami, a w przypadku kontrahentów zagranicznych – znacznie dłużej.
Co oznacza wiele kanałów odbioru faktur dla Twojej firmy?
Jeśli Twoja firma jest odbiorcą faktur, to po wdrożeniu KSeF mogłeś oczekiwać jednego uporządkowanego źródła dokumentów. Tymczasem w praktyce faktury nadal mogą napływać z kilku kanałów jednocześnie: z KSeF w formacie XML, mailem jako PDF, przez platformy EDI, a niekiedy nawet w formie papierowej.
Dla działu księgowości to realne obciążenie. Każdy kanał wymaga innego sposobu odbioru, weryfikacji i wprowadzenia do systemu ERP. Ręczne przepisywanie danych z PDF-ów czy skanów przy dużym wolumenie dokumentów generuje opóźnienia, zwiększa ryzyko błędów i angażuje czas pracowników, który mógłby być przeznaczony na zadania analityczne. Według szacunków branżowych ręczne wprowadzenie jednej faktury wielopozycyjnej może zająć nawet kilka minut – przy kilkuset dokumentach miesięcznie to dziesiątki godzin pracy, które można zautomatyzować.
Jak BusinessOCR rozwiązuje problem wielu strumieni dokumentów?
BusinessOCR to usługa oparta na sztucznej inteligencji, która automatycznie przetwarza faktury otrzymywane poza KSeF – z maila, portalu dokumentów lub bezpośrednio z systemu ERP. W kilka sekund zamienia dokument w formacie PDF, JPG czy PNG w ustrukturyzowany plik XML/UFD – dokładnie taki sam, jaki generuje KSeF.
Oznacza to, że niezależnie od tego, czy faktura przyszła z Krajowego Systemu e-Faktur, czy została przesłana mailem przez dostawcę, który jeszcze nie przeszedł na KSeF – trafia do Twojego ERP tą samą ścieżką i w tym samym formacie. Dla systemu księgowego i dla operatora nie ma różnicy.
BusinessOCR przetwarza pojedynczy dokument w 5–10 sekund ze skutecznością rozpoznania danych powyżej 95%. System uczy się na korektach operatora – z każdym przetworzonym dokumentem działa precyzyjniej. Obsługuje zarówno faktury krajowe, jak i zagraniczne, odczytując dane w oryginalnym brzmieniu.
Jak wygląda przepływ dokumentów z BusinessOCR i KSeF w praktyce?
W modelu docelowym platforma Businesslink pełni rolę centralnego punktu odbioru dokumentów. Faktury z KSeF trafiają do systemu ERP bezpośrednio jako pliki XML. Natomiast faktury przesłane mailem (PDF, obraz) lub przez portal – są automatycznie przetwarzane przez BusinessOCR i przekształcane w plik UFD, zanim trafią do ERP.
Efekt? Jedna automatyzacja, jedno miejsce odbioru, jeden format danych – bez względu na to, ilu dostawców korzysta z KSeF, a ilu jeszcze wysyła faktury tradycyjnie. Firma nie musi utrzymywać oddzielnych procesów dla różnych kanałów, a dział księgowości pracuje w jednym, spójnym obiegu.
Jak szybko można uruchomić BusinessOCR?
Dla użytkowników systemów Asseco ERP uruchomienie BusinessOCR jest natychmiastowe – wystarczy jedno kliknięcie w platformie Businesslink. Nie wymaga dodatkowej konfiguracji ani integracji. Usługa działa w modelu abonamentowym i jest rozliczana za faktycznie przetworzone dokumenty – bez opłat za nieużywane zasoby.
To oznacza, że nawet jeśli potrzeba przetwarzania faktur spoza KSeF pojawia się nagle (np. gdy dostawca niespodziewanie wraca do mailowania PDF-ów), firma może uruchomić OCR od następnej godziny.
FAQ
Czy BusinessOCR zastępuje KSeF?
Nie. BusinessOCR uzupełnia KSeF, obsługując faktury, które przychodzą innymi kanałami. Oba strumienie – z KSeF i z OCR – trafiają do ERP w tym samym formacie.
Co się stanie, gdy wszyscy dostawcy przejdą na KSeF?
Nawet wtedy BusinessOCR może być przydatny – np. do przetwarzania faktur od kontrahentów zagranicznych, faktur zaliczkowych czy innych dokumentów, które nie podlegają KSeF.
Czy muszę ręcznie sprawdzać każdy dokument po OCR?
Nie jest to wymagane, ale zalecane – szczególnie na początku. Operator może szybko zweryfikować dane, a ewentualne korekty są zapamiętywane przez system, który uczy się i zwiększa skuteczność.
Jakie formaty dokumentów obsługuje BusinessOCR?
PDF (tekstowe i obrazowe), JPG, PNG oraz inne popularne formaty graficzne – w tym zdjęcia z telefonu.
Ile kosztuje BusinessOCR?
Usługa działa w modelu abonamentowym, rozliczanym punktowo za przetworzone dokumenty. Szczegółową wycenę możesz uzyskać kontaktując się z opiekunem handlowym.
