Projekt nowelizacji ustawy o VAT, przyjęty właśnie przez Radę Ministrów, ujawnia finalny kształt przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur w wersji 2.0. Dla użytkowników systemów ERP to ważna informacja: mamy już jasny kierunek i zestaw funkcjonalności, które trzeba uwzględnić w procesie przygotowań.
Terminy wdrożenia KSeF
Zgodnie z projektem przyjętym przez Radę Ministrów:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie czynnych podatników VAT,
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek ten zostanie rozszerzony także na podatników zwolnionych z VAT.
Te daty mają być ostateczne i nieprzekraczalne – ustawa trafi teraz do Sejmu.
KSeF 2.0 – uproszczenia i nowe możliwości
Projekt ustawy nie tylko przesuwa terminy, ale wprowadza konkretne zmiany techniczne i prawne, które powinny zainteresować każdego użytkownika systemu ERP:
- Faktura offline
W sytuacji braku połączenia z KSeF przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę lokalnie i przesłać ją do systemu w ciągu dwóch dni roboczych. Rozwiązanie to zwiększa elastyczność działania, szczególnie w mobilnych i rozproszonych środowiskach sprzedażowych. - Kod QR na fakturach poza KSeF
W przypadku faktur wystawianych poza systemem (np. w trybie offline), dokument musi zawierać kod QR, który umożliwia jego weryfikację i dostęp do danych w KSeF. To ważna zmiana z punktu widzenia szablonów i logiki druków systemowych. - Faktury B2C wyłączone z KSeF
Transakcje z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej nie będą objęte obowiązkiem e-fakturowania przez KSeF – co pozwala uprościć procesy w handlu detalicznym i e-commerce. - Nowe podejście do momentu wystawienia faktury
Dokument będzie uznany za wystawiony w momencie jego wygenerowania, nawet jeśli nie został jeszcze przesłany do KSeF. To kluczowe dla zachowania ciągłości ewidencji i raportowania. - Kary i sankcje tylko w uzasadnionych przypadkach
Ustawa precyzuje, że sankcje będą mogły być nakładane tylko wtedy, gdy podatnik nie wystawi faktury pomimo działania KSeF i dostępnych możliwości technicznych. Znosi to obawy o automatyzm kar w przypadku awarii czy sytuacji losowych. - Szybszy zwrot VAT
Nowe przepisy wprowadzają również możliwość skrócenia terminu zwrotu VAT do 40 dni (zamiast standardowych 60), pod warunkiem pełnej zgodności i ewidencji faktur w KSeF.
Co to oznacza dla firm?
KSeF 2.0 to nie tylko kolejny termin w kalendarzu – to zupełnie nowe procesy, wymagania techniczne i możliwości integracyjne, które będą miały wpływ na systemy ERP, księgowość i workflow biznesowy. Warto już dziś rozpocząć:
- weryfikację zgodności systemu z nowymi wymogami,
- wdrożenia odpowiednich procesów wewnętrznych,
- weryfikację poprawności danych,
- aktualizację harmonogramu prac projektowych i szkoleń.
Podsumowanie
KSeF 2.0 wprowadza więcej niż tylko nowe daty – to nowy model fakturowania elektronicznego, który łączy wymogi regulacyjne z realiami działania przedsiębiorstw. Dla dostawców systemów ERP to jasny sygnał: nadchodzą zmiany, które trzeba zaadresować kompleksowo – zarówno po stronie oprogramowania, jak i użytkownika końcowego.
