Firmy o dużej rotacji pracowników — np. gastronomia, retail, logistyka — mierzą się z problemem dystrybucji PIT-ów do byłych pracowników. Klasyczne podejście generuje ogromne koszty:
- drukowanie dokumentów,
- kopertowanie,
- wysyłkę pocztą lub kurierem,
- obsługę zwrotek i potwierdzeń.
Asseco ERP eliminuje je dzięki czasowemu aktywowaniu licencji portalu pracownika tylko na okres udostępniania PIT-ów.
Problem: czy trzeba kupować licencje dla wszystkich byłych pracowników?
W wielu firmach lista pracowników stale zatrudnionych to np. 4–5 tys. osób.
Ale w ciągu roku przez organizację przewija się nawet 10 tys. unikalnych pracowników (PESEL-i).
Bez dodatkowego mechanizmu oznaczałoby to konieczność opłacania 10 tys. licencji portalu — przez cały rok — tylko po to, aby raz w roku udostępnić PIT-11.
Rozwiązanie: czasowe licencje tylko na okres PIT-owy
Asseco ERP umożliwia:
- wyłączenie dostępu po zakończeniu zatrudnienia,
- ponowne, czasowe aktywowanie licencji wyłącznie na okres pobrania PIT-a,
- automatyczne wyłączenie licencji po pobraniu dokumentu.
Dzięki temu firma płaci tylko za rzeczywiste użycie licencji.
Kluczowe korzyści dla firm
Niższe koszty — oszczędności nawet dziesiątek tysięcy złotych rocznie
Zakup licencji tylko na krótki czas jest tańszy niż druk + koperty + wysyłka + kurier + obsługa zwrotek.
Szybka i prosta dystrybucja PIT-ów
- dokumenty trafiają na portal,
- nie trzeba drukować tysięcy PIT-ów,
- dział kadr nie musi filtrować, kto ma e-PIT, a kto wersję papierową dostarczaną tradycyjnie
Pełna ewidencja pobrań
Każdy PIT ma potwierdzenie pobrania przez pracownika. Portal rejestruje:
- datę pobrania PIT-a,
- oświadczenie pracownika o pobraniu dokumentu.
To eliminuje ryzyko zwrotek pocztowych, zgubionych przesyłek i dodatkowej obsługi po stronie działu kadr.
Większa pewność dostarczenia
Adres zamieszkania pracownika po odejściu z firmy często się zmienia. Adres e-mail lub konto w portalu — znacznie rzadziej.
Wsparcie organizacyjne
Firmy najczęściej zbierają od pracowników zwolnionych oświadczenia, na jaki adres e-mail chcą otrzymać PIT w kolejnym roku.
Dzięki temu dział HR ma formalną podstawę do elektronicznego udostępnienia dokumentu.
Podsumowanie
Czasowe uruchamianie licencji portalu pracownika pozwala firmom o dużej rotacji:
- znacząco obniżyć koszty,
- wyeliminować papierowe wydruki oraz proces ich wysyłania i potwierdzania odbioru,
- skrócić czas przygotowania PIT-ów,
- mieć potwierdzenia pobrań,
- zwiększyć skuteczność dostarczenia dokumentów.
To praktyczne i skalowalne rozwiązanie niezbędne w nowoczesnych działach kadrowych.
