1 kwietnia Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla kolejnej grupy firm. Choć wiele organizacji planuje przygotowania dopiero tuż przed tym terminem, pierwsze tygodnie funkcjonowania KSeF w praktyce pokazują, że wcześniejsze uruchomienie obsługi KSeF realnie ułatwia start i porządkuje codzienną pracę z fakturami.
Dla wielu organizacji wdrożenie KSeF nie kończy się na integracji z API Ministerstwa Finansów.
Prawdziwe wyzwania zaczynają się po stronie operacyjnej firmy – gdy faktury zaczynają spływać masowo, a odpowiedzialność za ich obsługę rozlewa się pomiędzy działy.
1 lutego 2026 to moment przełomowy – dla tysięcy firm w Polsce zaczyna obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Oznacza to nowy sposób wystawiania i odbierania faktur – przez centralny system Ministerstwa Finansów.
Rok 2026 zapowiada się jako okres pełen znaczących zmian w obszarze księgowym, a ich źródeł należy przede wszystkim upatrywać w dalszej elektronizacji procesów finansowo-księgowych. Kluczową rolę odegra tu wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oraz rozszerzenie zakresu przekazywania plików JPK CIT. To jednak nie wszystkie zmiany, do których będą musieli przygotować się przedsiębiorcy.
W Twojej firmie dokumenty są wystawiane w kilku różnych systemach? Każdy oddział ma swoją aplikację? A może współpracujesz z podwykonawcami, którzy przesyłają dane w różnych formatach?
Od przyszłego roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT, co całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur. Istotne będzie nie tylko techniczne przygotowanie firm, ale też opracowanie wewnętrznej procedury KSeF – instrukcji określającej zasady, role i odpowiedzialności w nowym modelu. Choć nie jest to obowiązek formalny, stanowi dobrą praktykę, która pozwala ograniczyć błędy, usprawnić procesy i wzmocnić wiarygodność firmy jako rzetelnego uczestnika obrotu gospodarczego.
Czy słowo „KSeF” powoduje u Ciebie lekki niepokój? A może masz wrażenie, że wdrożenie go to wielomiesięczny projekt, który wymaga zewnętrznych firm i wielu zasobów?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) z pewnością odmieni sposób, w jaki firmy w Polsce wystawiają i odbierają faktury. Mimo, że Ministerstwo Finansów nadal pracuje nad finalnym kształtem regulacji, ogólny kierunek jest jasny – począwszy od lutego 2026 r. kolejne firmy muszą być gotowe na rewolucję w fakturowaniu.
Projekt nowelizacji ustawy o VAT, przyjęty właśnie przez Radę Ministrów, ujawnia finalny kształt przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur w wersji 2.0. Dla użytkowników systemów ERP to ważna informacja: mamy już jasny kierunek i zestaw funkcjonalności, które trzeba uwzględnić w procesie przygotowań.
Nie licz na kolejne przesunięcie. KSeF wejdzie w życie – niezależnie od tego, czy Twoja firma będzie na to gotowa.
