Czy słowo „KSeF” powoduje u Ciebie lekki niepokój? A może masz wrażenie, że wdrożenie go to wielomiesięczny projekt, który wymaga zewnętrznych firm i wielu zasobów?
Jeśli korzystasz z platformy komunikacyjnej Businesslink, masz już solidną podstawę – technologiczną i procesową – do obsługi e-Faktur zgodnie z wymaganiami KSeF.
Nie musisz budować integracji od podstaw – system jest gotowy, by KSeF stał się kolejnym kanałem przesyłania dokumentów, obok e-maila, portalu czy skrzynki kontrahenta.
Wdrożenie oczywiście wymaga odpowiednich działań – zarówno po stronie systemu Asseco ERP, jak i po stronie konfiguracji Businesslink, ale po jego zakończeniu, sposób pracy użytkowników praktycznie się nie zmienia:
- faktury są nadal wystawiane w ERP,
- a komunikacja z KSeF odbywa się w tle – automatycznie, z zachowaniem pełnej kontroli i historii.
Businesslink: Twoja gotowa brama do KSeF-u
Jeśli masz już Businesslink, jesteś na zaawansowanym etapie przygotowań.
- Infrastruktura już działa – Businesslink zajmuje się automatyczną dystrybucją dokumentów. Po przygotowaniu systemu ERP dodanie integracji z KSeF-u to tylko nowy kanał przekazywania dokumentów.
- Proces jest analogiczny
- Aktualnie: wystawiasz fakturę w ERP → Businesslink wysyła PDF mailem na portal klienta,
- Z KSeF : wystawiasz fakturę w ERP→ Businesslink wysyła ją do KSeF-u w wymaganym formacie → i automatycznie przesyła informację zwrotną z KSeF do ERP (numer referencyjny, status, UPO)
Nie musisz znać szczegółów technicznych, API, schematów XML, tworzyć integracji czy wdrażać nowych aplikacji.
Odbiór faktur przychodzących z KSeF – również automatyczny
Jeśli kontrahent wystawia Ci fakturę przez KSeF:
- Businesslink z uruchomioną integracją z KSeF automatycznie ją odbierze,
- przekaże do Twojego ERP, tak jak inne dokumenty przychodzące,
- dalej system ERP przekaże fakturę zgodnie ze ścieżką obsługi dokumentów.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w automatycznym przetwarzaniu – możesz też dodatkowo uruchomić mapowanie danych i jednostek ewidencyjnych. Pozwala ono przyporządkować dokumentowe nazwy produktów i jednostki do tych, które funkcjonują u Ciebie – dzięki czemu dokument zostanie prawidłowo odczytany i zaksięgowany, nawet jeśli wystawca używa innych oznaczeń.
System może się tego nauczyć – wystarczy raz wskazać powiązanie. Od tego momentu takie dopasowanie będzie działać automatycznie.
Walidacja przed wysyłką – z BusinessCheck
Chcesz mieć pewność, że do KSeF trafiają tylko poprawne i kompletne dokumenty?
BusinessCheck to dodatek, który działa jako bramka kontrolna przed wysyłką faktur.
Weryfikuje dokumenty jeszcze zanim opuszczą ERP – i działa w dwóch wymiarach:
- Techniczna zgodność ze schematem KSeF
Sprawdza, czy faktura spełnia wymagania formalne:- czy zawiera wymagane pola,
- czy dane są kompletne (np. waluta, NIP, adres),
- czy struktura XML odpowiada aktualnemu schematowi.
- Weryfikacja merytoryczna oparta na wiedzy praktyków
Reguły BusinessCheck – zestaw sprawdzonych formuł, stworzony we współpracy z doświadczonymi księgowymi, którzy:- pracują na co dzień w różnych branżach,
- znają realne przypadki błędów w dokumentach,
- rozumieją kontekst prawny i operacyjny ewidencji faktur w systemach ERP.
Dzięki temu BusinessCheck potrafi wychwycić nie tylko brakujące dane techniczne, ale też prawne i logiczne nieścisłości, które mogłyby zablokować proces lub wymagać korekty po wysyłce.
Jeśli coś jest nie tak – dokument nie trafia do KSeF.
System przesyła informację zwrotną do ERP, a operator widzi, co trzeba poprawić.
Archiwum, historia, śledzenie
Businesslink umożliwia:
- przetwarzanie i archiwizowanie dokumentów,
- dostęp do historii wysyłek i odbiorów,
- pełną kontrolę nad stanem każdego dokumentu KSeF.
Zmiany w API KSeF? To nie Twoje zmartwienie
Cała logika integracji i zgodność z API leży po stronie Businesslinka.
Nawet jeśli KSeF zmieni zasady – system będzie działał prawidłowo dalej. To my aktualizujemy system, testujemy nowe wersje i zapewniamy ciągłość działania.
Co zyskujesz, mając już Businesslink?
- Nie musisz tworzyć osobnej integracji z KSeF.
- Po przygotowaniu zmian dotyczących współpracy z KSeF Twój system ERP działa tak jak wcześniej – nie trzeba zmieniać procesów, jedynie uzupełnić niezbędne dane.
- Komunikacja z KSeF jest zautomatyzowana i obsługiwana w tle.
- Masz pełną kontrolę – wiesz, co poszło, co wróciło, co wymaga poprawy.
- Możesz dołożyć BusinessCheck by całość była jeszcze bezpieczniejsza i wygodniejsza.
Mamy doświadczenie – potwierdzone danymi, praktyką i technologią.
W grudniu 2024 roku, według oficjalnych danych Ministerstwa Finansów, do KSeF trafiło 177 000 faktur testowych – blisko 50% z nich zostało wystawionych z wykorzystaniem systemów ABS. A liczba ta z miesiąca na miesiąc stale rośnie.
To dowód, że:
- nasze rozwiązania są realnie używane w środowisku produkcyjnym,
- proces komunikacji z KSeF jest stabilny i przetestowany na dużą skalę,
- klienci nam ufają – korzystają z naszych usług każdego dnia, obsługując tysiące dokumentów.
Podsumowując:
KSeF nie musi być skomplikowany. Jeśli masz Businesslink – już jesteś na dobrej drodze. Bo najlepsza technologia to taka, której nie widać. A która po cichu robi wszystko za Ciebie.
