Czy e-teczki zastąpią tradycyjną dokumentację pracowniczą?

Digitalizacja biznesu stopniowo postępuje, obejmując coraz więcej obszarów działalności przedsiębiorstw. Nie omija także sfery kadrowej, czego przykładem jest e-teczka – rozwiązanie, które umożliwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Choć, jak do tej pory, przeniesienie akt do cyfrowej przestrzeni przyniosło realne korzyści wielu przedsiębiorcom, to znaczna część firm wciąż odkłada decyzję o wdrożeniu e-teczek. Czy słusznie?

E-teczka, czyli…

Pod terminem „e-teczka” kryje się zestaw wymogów i zasad, które umożliwiają pracodawcom prowadzenie akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej na równi z wersją papierową. Podstawę prawną dla tego rozwiązania stanowi Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Warto pamiętać, że pojęcie „e-teczki” nie narzuca konkretnego systemu, programu czy narzędzia do digitalizacji dokumentów. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy, o ile przestrzegają wskazanych w Rozporządzeniu zasad, mają swobodę w wyborze narzędzi i oprogramowania, które najlepiej odpowiadają specyfice firmy i potrzebom biznesowym.

Rodzaje dokumentacji pracowniczej

W ramach e-teczki pracodawca może przechowywać wszystkie kategorie dokumentacji pracowniczej, jednak musi pamiętać, że sposób ich przechowywania różni się w zależności od rodzaju dokumentów. Kluczowe znaczenie ma tutaj podstawowy podział dokumentacji na dokumentację indywidualną i zbiorową.

Do dokumentacji indywidualnej zalicza się akta osobowe pracownika oraz dodatkowe zbiory wskazane w wyżej wspominanym Rozporządzeniu. Należą do nich:

• dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• listy płac i wnioski o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
• dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Z kolei dokumentacja zbiorowa obejmuje:

• listy obecności,
• harmonogramy,
• plany urlopów.

W przeciwieństwie do dokumentacji indywidualnej, dokumenty zbiorowe mogą być prowadzone w formie uproszczonej.

Zasady wdrażania e-teczek

Przekształcenie dokumentacji do formy elektronicznej nie musi być działaniem jednorazowym i może przebiegać stopniowo. Nie ma obowiązku jednoczesnego objęcia digitalizacją wszystkich pracowników ani wszystkich kategorii dokumentów. Ważne jest jednak, żeby w całym procesie przestrzegać określonych zasad. Przy etapowej cyfryzacji kluczowe będzie przestrzeganie zasady „1 pracownik = 1 zbiór dokumentów = 1 postać”. Oznacza to, że dokumenty z danego zbioru prowadzone w odniesieniu do konkretnego pracownika muszą być zachowywane wyłącznie w jednej formie (papierowej albo elektronicznej). Przykładowo, firma może prowadzić wnioski urlopowe i listy płac w formie elektronicznej, natomiast akta osobowe nadal utrzymywać w formie papierowej.

Wdrożenie e-teczek wymaga również zapewnienia integralności dokumentów. Oznacza to, że po elektronicznym podpisaniu dokument nie może zostać zmodyfikowany. Dodatkowo, pracodawca musi zagwarantować uprawnionym osobom stały dostęp do dokumentacji oraz możliwość korzystania z funkcji, takich jak: rejestr zmian, wyszukiwarka dokumentów, możliwość eksportu danych czy ich drukowania.

Warto także zaznaczyć, że postać papierowa i elektroniczna dokumentacji są równoważne, czyli mają taką samą moc prawną. Pracodawca może dowolnie wybrać z jakiej formy chce korzystać, a także wrócić do dokumentacji papierowej, jeśli uzna to za konieczne.

Proces przejścia na e-dokumentacje

Proces przejścia z tradycyjnej, papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną wymaga zachowania określonych kroków. Pierwszym z nich jest zeskanowanie wybranych dokumentów oraz zapisanie ich w formacie PDF. Przy czym, ważne jest, żeby każdy dokument został zapisany jako oddzielny plik. Kolejnym etapem jest uzupełnienie pliku o odpowiednie metadane w dedykowanym systemie informatycznym. Metadane to zestaw informacji opisujących dokument, które umożliwiają jego identyfikację i właściwe przyporządkowanie do teczki pracownika. Przykładami metadanych są: indywidualny numer dokumentu, dane pracodawcy i pracownika czy data zeskanowania dokumentu.

Po przygotowaniu pliku, dokument musi zostać podpisany podpisem elektronicznym przez osobę do tego uprawnioną, np. pracownika działu kadr odpowiedzialnego za prowadzenie e-teczek. Podpis ten stanowi potwierdzenie zgodności dokumentu elektronicznego z jego papierowym oryginałem. Ostatnim etapem jest umieszczenie podpisanego dokumentu w wybranym systemie do zarządzania elektroniczną dokumentacją pracowniczą.

Czy warto zdecydować się na e-teczki?

Jak wynika z najnowszego badania Grant Thornton „Elektronizacja dokumentacji pracowniczej Opinie przedsiębiorców na temat wdrożenia e-teczek„, zdecydowana większość firm (85%) nadal nie zdecydowała się na wdrożenie tzw. e-teczek. Źródłem takiego wyniku nie jest jednak niechęć do cyfryzacji. Otóż, aż 72% przedsiębiorców deklaruje, że rozważają digitalizację procesów kadrowo-płacowych, jednak potrzebują więcej czasu na odpowiednie przygotowanie się do tego procesu. Do wprowadzenia e-teczek w swojej firmie przekonują ich liczne korzyści związane z tą formą dokumentacji. Najczęściej wskazywaną zaletą (36%) jest szybkość i wygoda zarządzania dokumentami. Dzięki digitalizacji łatwiejsze staje się wyszukiwanie konkretnych dokumentów, ich przeglądanie oraz przesyłanie. Znika także konieczność przeszukiwania papierowych teczek, a dostęp do dokumentów możliwy jest z dowolnego miejsca i urządzenia, przy zachowaniu odpowiednich uprawnień. Wśród innych atutów respondenci wymienili także większe bezpieczeństwo danych oraz brak ryzyka ich zniszczenia, zagubienia czy zabrudzenia.

Podsumowanie

Wdrożenie e-teczek w całej firmie to duże przedsięwzięcie, które wiąże się z koniecznością zaangażowania czasu, zasobów finansowych oraz wiedzy specjalistów. Należy jednak pamiętać, że cyfryzacja dokumentacji pracowniczej to nie tylko dodatkowa możliwość, ale przede wszystkim naturalny krok w rozwoju przedsiębiorstw. Z tego względu warto rozpocząć ten proces możliwie jak najwcześniej, zanim stanie się on wymogiem lub koniecznością wynikającą z otoczenia rynkowego.

Co istotne, ustawodawca pozostawia pracodawcom dużą elastyczność w zakresie wdrażania e-teczek, umożliwiając stopniowe wprowadzanie zmian zarówno pod względem liczby objętych nimi pracowników, jak i rodzajów dokumentów. Dobrym punktem wyjścia będzie analiza posiadanej dokumentacji oraz identyfikacja obszarów, w których digitalizacja może przebiegać najsprawniej.

Stopniowe wdrażanie rozwiązań cyfrowych pozwoli odciążyć działy kadrowe i uniknąć ryzyka dezorganizacji pracy, a jednocześnie umożliwi płynne dostosowanie się firmy do nowych standardów prowadzenia dokumentacji.