W Twojej firmie dokumenty są wystawiane w kilku różnych systemach? Każdy oddział ma swoją aplikację? A może współpracujesz z podwykonawcami, którzy przesyłają dane w różnych formatach?
Kiedy w grę wchodzi integracja z KSeF, pojawia się pytanie: czy każdy system musi mieć swoją własną integrację?
Nie.
Rozwiązaniem jest Integrator KSeF – usługa, która pozwala centralnie zarządzać wysyłką i odbiorem dokumentów KSeF z wielu źródeł.
Wyzwania wielosystemowych organizacji
Duże organizacje to nie jedna firma z jednym systemem. To zazwyczaj:
- kilkanaście systemów ERP działających w różnych oddziałach,
- oddzielne systemy księgowe funkcjonujące w ramach grupy kapitałowej,
- platformy e-commerce z własnymi modułami fakturowania,
- aplikacje mobilne dla handlowców,
- rozwiązania tworzone dekady temu, nadal działające operacyjnie,
- zewnętrzne aplikacje od różnych dostawców.
Ta różnorodność przekłada się na konieczność przesyłania danych w wielu różnych strukturach i formatach – m.in. CSV, TXT, XML czy UFD, często różnymi kanałami / protokołami.
Centralna platforma integracyjna
Integrator KSeF to rozwiązanie stworzone z myślą o dużych organizacjach, które chcą obsługiwać wszystkie swoje systemy w jednym punkcie integracji z KSeF.
To on:
- przyjmuje dokumenty z różnych źródeł – bez względu na technologię,
- analizuje, standaryzuje format danych, waliduje
- przeprowadza proces wysyłki do KSeF,
- odbiera komunikaty zwrotne,
- i (opcjonalnie) przekazuje statusy do systemu źródłowego.
W ten sposób cała komunikacja z KSeF odbywa się w jednym, spójnym kanale – niezależnie od tego, ile systemów działa w tle.
Korzyści
- Jeden punkt integracji – zamiast wielu osobnych połączeń z KSeF, masz centralną uporządkowaną obsługę KSeF niezależnie od liczby systemów.
- Wsparcie wielu formatów wejściowych – nieważne, czy system generuje dane jako CSV, TXT, XML itp. – Integrator KSeF przetworzy wszystkie formaty.
- Śledzenie statusów i numerów referencyjnych – każdy dokument jest monitorowany – status trafia z powrotem do systemu źródłowego.
- Gotowość na zmiany w API KSeF – działa jako jeden punkt kontaktu z API KSeF – aktualizacje po stronie Integratora KSeF, nie po stronie każdego systemu.
- Automatyczna walidacja przed wysyłką do KSeF – techniczna i merytoryczna.
- Zanim faktura zostanie wysłana, jest sprawdzana pod kątem spełnienia wymagań formalnych:
- zgodności ze schematem KSeF,
- kompletności danych (np. waluta, NIP, adres),
- obowiązkowych pól KSeF.
Równolegle, dzięki usłudze Businesscheck , możliwa jest również walidacja merytoryczna – ukierunkowana na wychwycenie logicznych i prawnych nieścisłości, które mogłyby zablokować proces wysyłki lub wymagać późniejszej korekty. Businesscheck wykorzystuje zestaw sprawdzonych reguł walidacyjnych, stworzonych na bazie specjalistycznej wiedzy doświadczonych księgowych, pracujących z systemami ERP w różnych branżach i realnych scenariuszach księgowych.
Podsumowanie
Integrator KSeF to nie tylko integracja – to sposób na uproszczenie i unifikację całego procesu raportowania do KSeF.
Zamiast wielu projektów IT – masz jedną usługę, która działa jak centrum dowodzenia. Działa automatycznie, niezawodnie i w tle – dokładnie tak, jak tego oczekujesz od integracji z KSeF.
