1 lutego 2026 to moment przełomowy – dla tysięcy firm w Polsce zaczyna obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Oznacza to nowy sposób wystawiania i odbierania faktur – przez centralny system Ministerstwa Finansów.
Od lutego KSeF obejmuje duże firmy, natomiast dla pozostałych przedsiębiorców stanie się obowiązkowy od 1 kwietnia. W praktyce jednak już od lutego wiele mniejszych firm będzie otrzymywać faktury poprzez KSeF – nawet jeśli same jeszcze nie muszą ich tam wystawiać.
Czy kontrahenci wiedzą, że faktura już na nich czeka?
W nowej rzeczywistości to wystawca faktury ponosi odpowiedzialność za to, aby jego klient wiedział, że dokument jest gotowy.
Tymczasem:
- KSeF nie wysyła żadnych powiadomień – ani e-maili, ani SMS-ów.
- Kontrahent musi sam zalogować się do portalu, aby sprawdzić, czy coś na niego czeka.
- Wiele firm, szczególnie mniejszych, nie ma jeszcze wypracowanej procedury odbioru faktur z KSeF.
- Brak informacji o fakturze to realne ryzyko opóźnień w płatnościach i zaburzenia płynności finansowej.
Co robią świadome firmy?
Utrzymują dodatkowy kanał komunikacji z klientem – niezależny od KSeF.
W systemach ERP zintegrowanych z platformą Businesslink możliwe jest natychmiastowe wysyłanie powiadomień o fakturze, dokumentach i zdarzeniach ERP:
- e-mail – z informacją o wystawieniu dokumentu i linkiem do jego pobrania lub szczegółami,
- SMS – z krótką, konkretną wiadomością: np. „Wystawiono fakturę. Sprawdź szczegóły”.
To rozwiązanie pozwala przypomnieć kontrahentowi, że dokument jest dostępny.
Business Notification – komunikacja, która działa
Dodatek Business Notification w Businesslink pozwala na:
- automatyczne powiadamianie kontrahentów (e-mail i/lub SMS),
- pełną kontrolę nad treścią i momentem wysyłki,
- zwrotną informację o dostarczeniu wiadomości,
- prostą konfigurację – bez potrzeby zawierania umów z operatorami czy integracji z zewnętrznymi bramkami.
To realne wsparcie w zachowaniu płynności finansowej w okresie transformacji na KSeF.
KSeF już działa – zadbaj, by Twoi klienci wiedzieli o fakturze i płacili na czas
Jeśli Twoja firma już dziś wystawia faktury w KSeF, zadbaj o to, by odbiorcy faktycznie o nich wiedzieli.
Włącz skuteczne powiadomienia – mailowe i SMS – z poziomu ERP i bądź spokojny o płynność finansową – niezależnie od zmian w przepisach.
Co dalej?
To pierwszy z serii artykułów, w których przybliżymy:
- Jak działa moduł SMS w ERP i Businesslink – z praktycznymi przykładami użycia w e-paragonach, fakturach i własnych procesach klienta,
- Dlaczego SMS + e-mail to najskuteczniejsze połączenie kanałów komunikacji – z analizą skuteczności i konkretnymi scenariuszami wdrożenia.
Śledź nasze kolejne publikacje – będą pojawiać się w najbliższych dniach.
