Nowe technologie, coraz bardziej złożone przepisy i rosnące oczekiwania klientów sprawiają, że cyfrowa transformacja nie jest już opcją – jest koniecznością. Przedsiębiorstwa coraz częściej stają przed wyzwaniami wdrażania rozwiązań takich jak: e-Doręczenia, e-Faktury, e-Paragony, e-Akta, e-Deklaracje, e-Sprawozdania.
Część z nich to obowiązki regulacyjne, inne to nowoczesne rozwiązania, które mogą usprawnić procesy, ograniczyć koszty i zwiększyć konkurencyjność. Problem w tym, że wiele firm wciąż nie wie, od czego zacząć – jak wdrożyć e-usługi bezpiecznie? Jak połączyć je z istniejącymi systemami? I przede wszystkim – czy to się opłaca?
Dlatego przygotowaliśmy ten przewodnik – zwięzłe i praktyczne kompendium, które pomoże zrozumieć, czym są poszczególne e-usługi, kiedy warto je wdrożyć i jakie realne korzyści przynoszą firmie. Bo cyfryzacja to nie tylko konieczność – to szansa na uporządkowanie procesów, zwiększenie efektywności i przygotowanie się na kolejne innowacje, w tym rozwiązania oparte na AI.
e-Doręczenia – formalna korespondencja w erze cyfrowej
e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru – ale z pełną mocą prawną. Ich celem jest cyfryzacja i uporządkowanie korespondencji między firmami, administracją i instytucjami, z gwarancją potwierdzenia odbioru oraz zgodności z przepisami.
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (KSDE) jest wdrażany etapowo – zgodnie z harmonogramem wynikającym z ustawy z dnia 18 listopada 2020 r.
W odpowiedzi na te zmiany, w Asseco Business Solutions trwają prace nad nowym modułem e-Doręczeń, który będzie w pełni zintegrowany z systemem ERP. Zostanie on udostępniony klientom w drugiej połowie 2025 roku i pozwoli:
- wysyłać i odbierać korespondencję elektroniczną bezpośrednio z poziomu systemu ERP,
- automatyzować cykliczną wysyłkę dokumentów (wezwania, zawiadomienia),
- monitorować status doręczeń i prowadzić cyfrowe archiwum,
- pracować zdalnie w oparciu o Asseco Anywhere.
Rozwiązanie będzie w pełni zgodne z modelami PURDE i KURDE, a dzięki integracji z innymi modułami ERP (np. windykacją, HR, finansami), stanie się naturalnym elementem codziennych procesów.
🔗 O module e-Doręczenia w systemach Asseco ERP przeczytaj na naszym blogu
e-Doręczenia w systemie Asseco ERP – kolejny krok w inteligentnej cyfryzacji biznesu
e-Paragony – nowy standard w handlu i e-commerce
e-Paragon to cyfrowa wersja tradycyjnego paragonu – dostępna dla klienta np. e-mailem lub SMS-em. Choć nie jest jeszcze obowiązkowy, staje się nowym standardem w sprzedaży detalicznej i online, przynosząc realne korzyści firmom i klientom.
Dzięki nim firmy zyskują:
- obniżenie kosztów operacyjnych (brak papieru, rzadsze awarie drukarek),
- lepszą obsługę klienta (paragon w e-mailu/SMS-ie bez czekania przy kasie),
- możliwość integracji z aplikacjami lojalnościowymi i personalizacji treści – dodawanie kuponów, kodów QR, linków do ankiet, przypomnień o promocjach.
Co ważne, jeden system fiskalny może obsłużyć wiele punktów sprzedaży, a paragony mogą być archiwizowane cyfrowo.
🔗 O przyszłości sprzedaży detalicznej i e-commerce przeczytaj na naszym blogu
e-Akta i e-Teczki – cyfrowy HR zgodny z przepisami
Cyfryzacja dokumentów kadrowych to nie tylko wygoda – to także obowiązek prawny. Dzięki modułom e-Akta czy e-Teczki w systemach HR Asseco:
- cała dokumentacja pracownicza przechowywana jest cyfrowo i zgodnie z przepisami,
- wszystkie dane są dostępne w jednym systemie, również zdalnie (dzięki Anywhere),
- kadra HR oszczędza czas i eliminuje papier,
- dokumenty można podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym (np. przez usługę Podpis elektroniczny),
- możliwa jest automatyczna archiwizacja i integracja z systemami płacowymi.
W praktyce oznacza to bezpieczny, zgodny z RODO i wygodny dostęp do danych pracowników – w dowolnym momencie i miejscu.
🔗 O e-Teczkach pracowniczych przeczytaj na naszym blogu
e-Faktury – obowiązkowy krok ku automatyzacji finansów
Od 2026 r. wystawianie e-faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców, z podziałem na dwie grupy w zależności od wielkości firmy.
Ministerstwo potwierdziło dwa terminy:
- 1 lutego 2026 r. – dla firm o sprzedaży powyżej 200 mln zł (z VAT).
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Rozwiązanie Asseco do obsługi KSeF zapewnia:
- pełną integrację z krajowym systemem KSeF,
- automatyczne wystawianie, odbieranie i archiwizację e-faktur zgodnie z przepisami,
- bezbłędne powiązanie z zamówieniami, płatnościami i systemem FK,
- redukcję błędów i przyspieszenie obiegu dokumentów.
Dodatkowo, proces wystawiania i odbierania faktur można rozszerzyć o usługę Businesscheck – narzędzie, które automatycznie:
- weryfikuje dane kontrahenta w rejestrach publicznych (VAT, KRS, CEIDG, Biała Lista, VIES),
- przeprowadza walidację faktur pod kątem zgodności ze strukturą KSeF oraz przepisami prawa,
- kontroluje poprawność formy dokumentu i jego gotowość do przesłania do systemu KSeF.
Dzięki temu każda faktura jest formalnie poprawna, zgodna z obowiązującymi standardami i gotowa do rejestracji w systemie rządowym.
To nie tylko zgodność z przepisami – to realna szansa na pełną cyfryzację procesów finansowych i usprawnienie całego działu księgowości.
🔗 O korzyściach z obsługi KSeF w usłudze Businesslink przeczytaj na naszym blogu
e-Deklaracje – bezpieczne i szybkie rozliczenia podatkowe
Moduł e-Deklaracji w systemie Asseco ERP pozwala tworzyć i wysyłać deklaracje w formie elektronicznej – z pełnym potwierdzeniem odbioru (UPO).
Kluczowe możliwości:
- przygotowanie i walidację deklaracji (VAT, CIT, PIT),
- podpisywanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- natychmiastową wysyłkę do urzędów skarbowych,
- archiwizację z pełną historią UPO.
To nie tylko wygoda – to także bezpieczeństwo i zgodność z przepisami, bez konieczności korzystania z zewnętrznych portali.
e-Sprawozdania – cyfrowe raportowanie zgodne z przepisami
Coraz więcej podmiotów ma obowiązek składania sprawozdań finansowych w formacie elektronicznym. Moduł e-Sprawozdań Asseco ERP umożliwia:
- przygotowanie sprawozdań w formacie XML/XBRL zgodnie z MSR/MSSF,
- integrację z danymi księgowymi z systemu ERP,
- podpis elektroniczny i automatyczne wysyłanie do KRS lub ePUAP.
🔗 Zobacz, jak działa e-Sprawozdanie w systemie ERP – przeczytaj na blogu
Cyfryzacja z korzyścią dla każdego działu
Nie każda e-usługa jest dziś obowiązkowa. Ale każda z nich – jeśli zostanie wdrożona wcześniej – staje się źródłem przewagi: operacyjnej, technologicznej i strategicznej.
Wdrożenie e-usług oznacza:
- zgodność z przepisami (teraz lub w przyszłości),
- uporządkowane procesy i wyeliminowanie papieru (Paperless),
- pracę z dowolnego miejsca (Anywhere),
- podpisywanie dokumentów zgodnie z prawem i bez drukowania (Podpis elektroniczny).
Firmy, które zdecydują się na wdrożenie e-usług, zyskują nie tylko zgodność z przepisami, ale także czas, kontrolę, bezpieczeństwo i gotowość na przyszłość – w tym na kolejne etapy cyfryzacji oraz wdrożenia rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji.
Czy obawy są uzasadnione? Tak – szczególnie w obszarze bezpieczeństwa danych, zgodności z przepisami i stabilności technologicznej. Dlatego tak ważne jest, by korzystać z rozwiązań tworzonych przez sprawdzonych dostawców – takich jak Asseco Business Solutions, którzy rozumieją realia rynku i stale aktualizują swoje systemy zgodnie z krajowymi regulacjami.
