Czy słowo „KSeF” powoduje u Ciebie lekki niepokój? A może masz wrażenie, że wdrożenie go to wielomiesięczny projekt, który wymaga zewnętrznych firm i wielu zasobów?

Jeśli korzystasz z platformy komunikacyjnej Businesslink, masz już solidną podstawę – technologiczną i procesową – do obsługi e-Faktur zgodnie z wymaganiami KSeF.

Nie musisz budować integracji od podstaw – system jest gotowy, by KSeF stał się kolejnym kanałem przesyłania dokumentów, obok e-maila, portalu czy skrzynki kontrahenta.

Wdrożenie oczywiście wymaga odpowiednich działań – zarówno po stronie systemu Asseco ERP, jak i po stronie konfiguracji Businesslink, ale po jego zakończeniu, sposób pracy użytkowników praktycznie się nie zmienia:

  • faktury są nadal wystawiane w ERP,
  • a komunikacja z KSeF odbywa się w tle – automatycznie, z zachowaniem pełnej kontroli i historii.

Businesslink: Twoja gotowa brama do KSeF-u

Jeśli masz już Businesslink, jesteś na zaawansowanym etapie przygotowań.

  • Infrastruktura już działa – Businesslink zajmuje się automatyczną dystrybucją dokumentów. Po przygotowaniu systemu ERP dodanie integracji z KSeF-u to tylko nowy kanał przekazywania dokumentów.
  • Proces jest analogiczny
    • Aktualnie: wystawiasz fakturę w ERP → Businesslink wysyła PDF mailem na portal klienta,
    • Z KSeF : wystawiasz fakturę w ERP→ Businesslink wysyła ją do KSeF-u w wymaganym formacie → i automatycznie przesyła informację zwrotną z KSeF do ERP (numer referencyjny, status, UPO)

Nie musisz znać szczegółów technicznych, API, schematów XML, tworzyć integracji czy wdrażać nowych aplikacji.

Odbiór faktur przychodzących z KSeF – również automatyczny

Jeśli kontrahent wystawia Ci fakturę przez KSeF:

  • Businesslink z uruchomioną integracją z KSeF automatycznie ją odbierze,
  • przekaże do Twojego ERP, tak jak inne dokumenty przychodzące,
  • dalej system ERP przekaże fakturę zgodnie ze ścieżką obsługi dokumentów.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w automatycznym przetwarzaniu – możesz też dodatkowo uruchomić mapowanie danych i jednostek ewidencyjnych. Pozwala ono przyporządkować dokumentowe nazwy produktów i jednostki do tych, które funkcjonują u Ciebie – dzięki czemu dokument zostanie prawidłowo odczytany i zaksięgowany, nawet jeśli wystawca używa innych oznaczeń.

System może się tego nauczyć – wystarczy raz wskazać powiązanie. Od tego momentu takie dopasowanie będzie działać automatycznie.

Automatyczna obsługa KSeF w usłudze Businesslink

Walidacja przed wysyłką – z BusinessCheck

Chcesz mieć pewność, że do KSeF trafiają tylko poprawne i kompletne dokumenty?
BusinessCheck to dodatek, który działa jako bramka kontrolna przed wysyłką faktur.
Weryfikuje dokumenty jeszcze zanim opuszczą ERP – i działa w dwóch wymiarach:

  • Techniczna zgodność ze schematem KSeF
    Sprawdza, czy faktura spełnia wymagania formalne:

    • czy zawiera wymagane pola,
    • czy dane są kompletne (np. waluta, NIP, adres),
    • czy struktura XML odpowiada aktualnemu schematowi.
  • Weryfikacja merytoryczna oparta na wiedzy praktyków
    Reguły BusinessCheck – zestaw sprawdzonych formuł, stworzony we współpracy z doświadczonymi księgowymi, którzy:

    • pracują na co dzień w różnych branżach,
    • znają realne przypadki błędów w dokumentach,
    • rozumieją kontekst prawny i operacyjny ewidencji faktur w systemach ERP.

Dzięki temu BusinessCheck potrafi wychwycić nie tylko brakujące dane techniczne, ale też prawne i logiczne nieścisłości, które mogłyby zablokować proces lub wymagać korekty po wysyłce.

Jeśli coś jest nie tak – dokument nie trafia do KSeF.
System przesyła informację zwrotną do ERP, a operator widzi, co trzeba poprawić.

Archiwum, historia, śledzenie

Businesslink umożliwia:

  • przetwarzanie i archiwizowanie dokumentów,
  • dostęp do historii wysyłek i odbiorów,
  • pełną kontrolę nad stanem każdego dokumentu KSeF.

Zmiany w API KSeF? To nie Twoje zmartwienie

Cała logika integracji i zgodność z API leży po stronie Businesslinka.

Nawet jeśli KSeF zmieni zasady – system będzie działał prawidłowo dalej. To my aktualizujemy system, testujemy nowe wersje i zapewniamy ciągłość działania.

Co zyskujesz, mając już Businesslink?

  • Nie musisz tworzyć osobnej integracji z KSeF.
  • Po przygotowaniu zmian dotyczących współpracy z KSeF Twój system ERP działa tak jak wcześniej – nie trzeba zmieniać procesów, jedynie uzupełnić niezbędne dane.
  • Komunikacja z KSeF jest zautomatyzowana i obsługiwana w tle.
  • Masz pełną kontrolę – wiesz, co poszło, co wróciło, co wymaga poprawy.
  • Możesz dołożyć BusinessCheck by całość była jeszcze bezpieczniejsza i wygodniejsza.

Mamy doświadczenie – potwierdzone danymi, praktyką i technologią.

W grudniu 2024 roku, według oficjalnych danych Ministerstwa Finansów, do KSeF trafiło 177 000 faktur testowych – blisko 50% z nich zostało wystawionych z wykorzystaniem systemów ABS. A liczba ta z miesiąca na miesiąc stale rośnie.

To dowód, że:

  • nasze rozwiązania są realnie używane w środowisku produkcyjnym,
  • proces komunikacji z KSeF jest stabilny i przetestowany na dużą skalę,
  • klienci nam ufają – korzystają z naszych usług każdego dnia, obsługując tysiące dokumentów.
Podsumowując:

KSeF nie musi być skomplikowany. Jeśli masz Businesslink – już jesteś na dobrej drodze. Bo najlepsza technologia to taka, której nie widać. A która po cichu robi wszystko za Ciebie.

Moduł Integracji z KSeF w ramach usługi Platforma komunikacyjna Businesslink jest dostępny dla wszystkich systemów ERP z rodziny Asseco BS. Więcej informacji u Twojego opiekuna handlowego lub w Dziale wdrożeń.