Za rok każda firma w Polsce będzie wystawiać faktury w KSeF. Obowiązkowy system obejmie wszystkich przedsiębiorców, co oznacza, że elektroniczne fakturowanie stanie się nowym standardem. Stopniowo papierowe dokumenty i pliki PDF odejdą w przeszłość, a cały proces będzie odbywał się w jednym, rządowym systemie. Brzmi jak rewolucja? To prawda – ale to także ogromna szansa na uporządkowanie procesów i automatyzację.
Wielu właścicieli firm obawia się tego wdrożenia– czy ich systemy będą gotowe? Czy uda się uniknąć chaosu? Tymczasem kluczem jest wcześniejsze przygotowanie. W Asseco Business Solutions już teraz wspieramy firmy w dostosowaniu się do nowych przepisów. Nasze systemy ERP już obsługują KSeF, a nasi klienci każdego miesiąca przesyłają ponad 60 tysięcy faktur w nowym systemie. Dzięki temu mamy praktyczne doświadczenie i wiemy, jak pomóc firmom wdrożyć te zmiany spokojnie i bez chaosu.
Luty czy kwiecień? Twoja firma może potrzebować KSeF szybciej!
Ministerstwo potwierdziło dwa kluczowe terminy:
📅 1 lutego 2026 r. – obowiązek KSeF dla firm o sprzedaży powyżej 200 mln zł (z VAT).
📅 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Nie czekaj na ostatnią chwilę – przygotuj firmę na KSeF już teraz!
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale także kompleksowa przebudowa obiegu dokumentów w firmie. Zostawienie tego na ostatnią chwilę może prowadzić do wielu problemów:
- Bałaganu w procesach księgowych – opóźnienia w rozliczeniach oraz niezgodności w fakturach i problemy z płatnościami.
- Niepotrzebnego stresu i dodatkowych kosztów – wdrażanie systemu na ostatnią chwilę może prowadzić do błędów, konieczności poprawek i nieplanowanych wydatków.
- Ryzyka przestojów – brak przygotowania może utrudnić wystawianie i odbiór faktur, co wpłynie na płynność finansową firmy.
- Straconej szansy na optymalizację – zamiast dostosować procesy i zautomatyzować obieg dokumentów, firma może działać w trybie „gaszenia pożarów”.
Zamiast tego lepiej podejść do sprawy strategicznie. Jeśli przetestujesz ścieżki obiegu faktur wcześniej, dostosujesz politykę wewnętrzną firmy i upewnisz się, że system ERP działa zgodnie z nowymi wymaganiami – obowiązkowa data KSeF będzie dla Ciebie tylko formalnością.
Zmiany w KSeF – Asseco Business Solutions trzyma rękę na pulsie
Do czasu wejścia w życie obowiązkowego KSeF wciąż spodziewamy się wielu doprecyzowań przepisów. W II połowie 2025 roku Ministerstwo Finansów ma jeszcze określić szczegóły dotyczące m.in.:
- Trybu offline – zasad wystawiania faktur bez dostępu do internetu.
- Kodów QR – sposobu ich stosowania na fakturach.
- Oznaczeń płatności w przelewach – wymogów dotyczących ich identyfikacji.
Mimo że nasze systemy ERP są już gotowe do obsługi KSeF zgodnie z obowiązującymi wytycznymi i zasadami, i wielu naszych klientów z powodzeniem korzysta z tego rozwiązania, nadal traktujemy je jako otwarte na dalsze zmiany. Na bieżąco monitorujemy nowe regulacje i dostosowujemy nasze narzędzia, aby zapewnić pełną zgodność z aktualnymi i przyszłymi wymaganiami.
Dlaczego warto obsługiwać KSeF z Asseco Business Solutions?
Nasze narzędzia zostały stworzone specjalnie po to, aby ułatwić firmom przejście na KSeF i maksymalnie uprościć procesy związane z fakturowaniem. Dzięki nim spełnisz wymagania prawne bez stresu i dodatkowych komplikacji.
- Jesteśmy gotowi na KSeF – nasze systemy ERP są w pełni dostosowane do nowych przepisów i stale aktualizowane.
- Mamy doświadczenie – co miesiąc nasi klienci przesyłają do KSeF ponad 60 tysięcy faktur, co daje nam realną wiedzę na temat tego procesu.
- Zapewniamy kompleksowe wsparcie – od wdrożenia po bieżącą obsługę, pomagamy firmom dostosować się do KSeF.
- Automatyzujemy procesy i dbamy o wygodę – eliminujemy konieczność ręcznego przesyłania dokumentów, walidujemy dane i umożliwiamy szybkie podpisywanie faktur.
- Gwarantujemy bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – nasze rozwiązania spełniają aktualne wymagania i będą na bieżąco dostosowywane do kolejnych zmian prawnych.
- Oszczędzamy czas naszych klientów i eliminujemy błędy – dzięki pełnej integracji z KSeF faktury są przesyłane sprawnie, bez ryzyka pomyłek.
Nasze rozwiązania dla KSeF – co oferujemy?
Podstawą sprawnej obsługi KSeF jest system ERP, który integruje wszystkie procesy związane z fakturowaniem i zapewnia zgodność z wymaganiami Ministerstwa Finansów. W Asseco Business Solutions dostosowaliśmy nasze rozwiązania tak, aby automatyzowały wymianę dokumentów, usprawniały księgowość i eliminowały błędy.
Aby w pełni wykorzystać potencjał KSeF i uprościć pracę z e-Fakturami, oferujemy również narzędzia, które pozwalają na ich sprawne przesyłanie, odbiór, walidację oraz autoryzację:
1 .Businesslink – automatyczne wysyłanie i odbiór faktur KSeF
Businesslink to kompleksowe rozwiązanie, które pozwala na pełną automatyzację komunikacji z KSeF. Dzięki niemu:
- Faktury są wysyłane i odbierane bez potrzeby ręcznego angażowania księgowych.
- Dokumenty przechodzą przez system bezpośrednio z i do Ministerstwa Finansów.
- Integracja z systemami ERP pozwala na płynne zarządzanie fakturami w firmie.
2. SEOD – System Elektronicznego Obiegu Dokumentów
SEOD to narzędzie, które automatyzuje cały proces obsługi faktur zakupu – od momentu rejestracji dokumentu, przez jego opis merytoryczny i akceptację, aż po przekazanie do dekretacji w księgowości. Co to oznacza w praktyce?
- Szybszy i bardziej przejrzysty obieg faktur w firmie.
- Automatyczne przekierowanie dokumentów do właściwych osób i działów.
- Możliwość pełnej cyfryzacji procesu akceptacji dokumentów, bez konieczności drukowania i podpisywania papierowych wersji.
Innowacyjny back office, czyli obieg informacji w SEOD i Portalu HR
3. Businesscheck – walidacja dokumentów i sprawdzanie poprawności e-Faktur
BusinessCheck to inteligentne narzędzie, które analizuje faktury pod kątem zgodności z wymaganiami KSeF. Co to oznacza dla firm?
- Automatyczna kontrola poprawności danych przed wysyłką do KSeF.
- Wykrywanie ewentualnych błędów, zanim trafią one do systemu Ministerstwa Finansów.
- Redukcja ryzyka odrzucenia faktury przez KSeF i konieczności ponownej wysyłki.
4. Podpis elektroniczny SimplySign – szybka i wygodna autoryzacja dokumentów
Aby faktury KSeF były w pełni zgodne z przepisami, konieczna jest ich autoryzacja. Asseco zapewnia rozwiązania do podpisu elektronicznego, które:
- Umożliwiają bezpieczne i zgodne z prawem podpisywanie faktur.
- Pozwalają na szybkie zatwierdzanie dokumentów w formie cyfrowej.
- Zapewniają pełną zgodność z wymaganiami KSeF.
KSeF nadchodzi wielkimi krokami – bądź gotowy na czas!
Zamiast obawiać się nowego obowiązku, warto spojrzeć na niego jako na szansę cyfryzacji firmy i usprawnienia procesów. KSeF to mniej papierologii, mniej błędów, lepsza organizacja i większa automatyzacja, a to oznacza realne oszczędności czasu i pieniędzy.
Nie daj się zaskoczyć, KSeF wymaga działania już dziś!
- Nawet jeśli Twoja firma ma czas do kwietnia 2026 r., to już od lutego 2026 będzie musiała odbierać faktury KSeF od dużych przedsiębiorstw.
- Uniknij chaosu i problemów z rozliczeniami – nie ryzykuj ręcznego pobierania setek czy tysięcy faktur z KSeF
- Zacznij działać już teraz, zwłaszcza jeśli korzystasz ze starszej wersji systemu ERP.
Nie musisz robić tego sam! Z Asseco Business Solutions przejście na KSeF to nie wyzwanie, a wygodne, bezstresowe i bezpieczne przejście do cyfrowego świata faktur! Nasze rozwiązania pozwolą Ci zautomatyzować procesy, dostosować systemy i uniknąć żmudnego procesu pobierania faktur.
