Asseco Softlab ERP
– jeden system dla kluczowych
procesów Twojej firmy

Ofertowanie

W Asseco Softlab ERP oferty, zamówienia, faktury zaliczkowe, wydania, faktury sprzedaży i sprzedaż detaliczna tworzą spójny łańcuch powiązanych dokumentów — z obsługą zwrotów, korekt i reklamacji.

• Obieg dopasowany do firmy. Gotowe obiegi sprzedaży — od zamówienia przez wydanie po fakturę lub paragon — można uruchomić równolegle, a rodzaje dokumentów, ich statusy i powiązania dopasować do własnych procesów.
• System pilnuje statusu. Stan i status dokumentu widać na każdym etapie, a codzienne raporty e-mail wskazują zamówienia przeterminowane i te, których nie da się w pełni zrealizować z powodu braków.
• Żaden wyjątek nie przejdzie bez akceptacji. Przekroczony limit płatności, cena poniżej minimalnej czy oferta wymagająca zatwierdzenia — dokument czeka na autoryzację, a prośba trafia e-mailem z linkiem do osób upoważnionych, które zatwierdzą ją z przeglądarki. Historia ścieżki akceptacji pokazuje, kto i kiedy podjął decyzję.
• Sprzedawca z tabletem przy kliencie. Mobilny asystent sprzedawcy pozwala przeglądać kartoteki, skanować kody kreskowe i QR, zbierać towar do koszyka z rezerwacją i jednym ruchem zamienić koszyk w zamówienie — bez powrotu do stanowiska.

Ceny, rabaty i promocje

W Asseco Softlab ERP cenniki, rabaty, promocje ilościowe i wartościowe oraz skonto są zdefiniowane centralnie — globalnie albo indywidualnie dla płatnika, odbiorcy, grupy klientów czy magazynu. System sam podpowiada na dokumencie obowiązującą cenę i rabat oraz pokazuje, skąd się wzięły.

• Rabaty retrospektywne bez arkuszy. Rabat potransakcyjny za osiągnięty obrót rozliczają zbiorcze korekty rabatowe — wystarczy wskazać okres, kontrahenta i wysokość rabatu, a korekty do faktur z tego okresu system przygotuje sam.
• Promocje jako reguła, nie wyjątek. Promocje progowe, „2+1” czy wartościowe dla grup towarów powstają z gotowych kreatorów, nagrodą może być rabat, gratis albo dodatkowy towar w promocyjnej cenie, a promocje jednoznaczne system przyznaje automatycznie.
• Cena minimalna pod ochroną. Cennik kontrolny nie pozwoli sprzedać poniżej ustalonej ceny minimalnej — wyjątek wymaga uprawnienia albo akceptacji.
• Skonto bez ręcznego pilnowania terminów. Warunki skonta przenoszą się z warunków handlowych na fakturę, system sam śledzi, czy płatność wpłynęła w terminie, a korekty generuje się jednym poleceniem.

Zapasy i zakupy

Propozycje zamówień do dostawców łączą bieżące stany, zamówienia odbiorców, dostawy w drodze, stany minimalne i maksymalne oraz parametry dostaw — na podstawie rzeczywistej sprzedaży, nie samej intuicji.

• Zamówienie skrojone pod dostawcę. System uwzględnia cykl i opóźnienie dostaw, zaokrągla ilości do pełnych opakowań i minimów logistycznych, wybiera dostawcę najszybszego lub najtańszego, a pozycje niezrealizowane przez dostawcę zamienia w zamówienie oczekujące (backorder).
• Braki nie giną w statystykach. Niezrealizowane ilości z zamówień odbiorców system automatycznie rejestruje jako sprzedaż utraconą, więc wiadomo, ile firma traci na brakach.
• Kapitał nie zamraża się w towarach niskorotujących. Wiekowanie zapasów i rankingi rotacji wskazują towary, które długo leżą na magazynie, zanim zamówisz kolejną partię.
• Inwentaryzacja bez zatrzymywania magazynu. Inwentaryzacja ciągła odbywa się bez blokady ruchu, a harmonogram sam rozkłada liczenie lokalizacji na kolejne dni.
• Marża liczona od pełnego kosztu importu. Transport, cło, akcyzę i inne koszty zakupu zarejestrujesz na przyjęciu albo na fakturze zakupu. System rozkłada je na pozycje dostawy według ilości, wartości, wagi lub objętości i powiększa o nie wartość magazynu.
• Wiadomo, kiedy towar z kontenera trafi do sprzedaży. Kontener można przypisać do listu przewozowego od dostawcy. System pokazuje, od kiedy towar z kontenera będzie dostępny do sprzedaży.

Sprzedaż

Asseco Softlab ERP obsługuje sprzedaż hurtową i detaliczną, w kraju i za granicą. Oddziały, sklepy stacjonarne i kanały internetowe korzystają z tych samych cen, stanów magazynowych i dokumentów.

• Paragon, faktura i e-paragon w jednym procesie. Paragon może od razu zdjąć towar ze stanu magazynu albo zostać wystawiony do zamówienia lub dokumentu wydania – wtedy stan zmienia dokument wydania. Na podstawie paragonu system wystawi fakturę, a z dodatkiem Businessretail klient dostanie e-paragon e-mailem lub SMS-em.
• Eksport i sprzedaż w UE bez osobnych narzędzi. Faktury WDT i eksportowe, sprzedaż w walutach, deklaracja Intrastat z danych sprzedaży i wydruki w języku kontrahenta działają w standardzie.
• Kasa podłączona do systemu. Asseco Softlab ERP współpracuje z terminalami płatniczymi i drukarkami fiskalnymi w punkcie sprzedaży, także wtedy, gdy aplikacja działa na innym komputerze. Raporty fiskalne i zestawienie paragonów za wybrany okres przygotujesz w systemie.

E-commerce

Asseco Softlab ERP zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów internetowych – marketplace’ów, sklepów internetowych i platform B2B i B2C – na jednej liście i prowadzi je aż do wysyłki, a w razie potrzeby – do zwrotu. Wszystkie kanały korzystają z tych samych stanów magazynowych i cen.

• Ponad 30 platform sprzedażowych z jednego miejsca. Z dodatkiem Businesscommerce system publikuje oferty, aktualizuje ceny i stany magazynowe oraz pobiera zamówienia z ponad 30 platform sprzedażowych, m.in. Allegro, Empik, Otto.de, eBay i Kaufland. Asseco Softlab ERP ma też gotową konfigurację dla Amazon Vendor Central.
• Zamówienia ze sklepu w ERP w kilkanaście minut. Zamówienia ze sklepów na platformach PrestaShop, Shopify i IdoSell trafiają do ERP automatycznie w ciągu kilkunastu minut. System sprawdza dane adresowe, status płatności i dostępność towaru. Inne sklepy łączymy przez API.
• Własna platforma B2B i B2C od Asseco. Asseco E-Commerce B2B i B2C to nasze platformy sprzedaży internetowej, które współpracują z Asseco Softlab ERP. Klient hurtowy i detaliczny składa zamówienie online, a ono trafia prosto do ERP.
• Etykieta i kurier bez przeklejania danych. Businesscommerce łączy system z firmami kurierskimi, m.in. InPost, DHL, DPD, GLS, UPS i Orlen Paczka. Etykiety, zamówienie kuriera i śledzenie przesyłek obsłużysz wprost z ERP.

Poznaj Asseco Softlab ERP dla e-commerce →
Pełna lista platform i kurierów →

Analizy

Analizy sprzedażowe i magazynowe — pozycje sprzedaży z kosztem, marżą i zyskiem, tabele przestawne, rankingi odbiorców, towarów i handlowców, ABC i ABC/XYZ, wiekowanie i wartość zapasów, sprzedaż rok do roku — są wbudowane w system, w formie tabelarycznej i graficznej.

• ABC/XYZ bez dodatkowego narzędzia. Klasyfikację towarów i kontrahentów liczy się z danych systemu — na żądanie albo cyklicznie według harmonogramu — a wynik trafia prosto do kartoteki towaru.
• Dashboard dyrektora sprzedaży na jednym ekranie. Kafelki pokazują sprzedaż zrealizowaną na tle planowanej, wartość sprzedaży rok do roku, wartość magazynów, stan zamówień oraz reklamacje i zwroty.
• Rentowność liczy się z korektami, nie z pierwotnej ceny. Korekty faktur zakupu i zbiorcze korekty rabatowe od dostawców aktualizują wartość zapasu, a gdy towar został już sprzedany — także koszt własny sprzedaży, nawet po przesunięciach między magazynami. Analiza marży odzwierciedla więc rzeczywisty wynik.
• Jakość sprzedaży w liczbach. Dashboard wskazuje TOP 10 towarów i odbiorców z największą liczbą reklamacji, a raport cennikowy pokazuje aktualne ceny wszystkich towarów razem z cennikiem, z którego pochodzą.

Współpraca z MS Office

Asseco Softlab ERP współpracuje z programami Microsoft Office, z których zespoły korzystają na co dzień: Excelem, Wordem i Outlookiem.

• Dane na start z arkuszy Excela. Przy uruchomieniu systemu dane przygotujesz w arkuszach XLS i zaimportujesz m.in. kontrahentów, grupy materiałowe, towary, stany magazynowe na otwarcie (BO), cenniki i sprzedaż.
• Excel w codziennej pracy. Pozycje dokumentu, np. zamówienia czy faktury zakupu, zaimportujesz z pliku XLS lub CSV, także z wyborem kolumn, albo wkleisz ze schowka. Każdą tabelę wyeksportujesz do pliku XLS, CSV, HTML lub DOCX albo skopiujesz do schowka. Dodatek Arkusz SL pozwala pracować w Excelu na danych z Asseco Softlab ERP.
• Wklej dane – AI rozpozna, co jest czym. Pozycje dokumentu wystarczy wkleić ze schowka, np. „NARZ-23P-C-003 24 szt 89,12”. Asystent AI w Asseco ERP rozpoznaje symbol towaru, ilość, jednostkę i cenę, i podpowiada, do których kolumn je przypisać. Przed importem użytkownik widzi dopasowanie kolumn i w razie potrzeby je poprawia. Po imporcie raport podaje, ile pozycji dodano, zmieniono i odrzucono.
• Własne raporty i wydruki w Wordzie. W programie MS Word przygotujesz dedykowane raporty i wydruki, a raporty w formacie DOCX z systemu edytujesz bezpośrednio w Wordzie.
• Korespondencja przy danych klienta. Integracja z Outlookiem łączy e-maile z danymi w systemie, a kalendarz CRM synchronizuje się z Exchange.

Księgowość finansowa

Asseco Softlab ERP wspiera księgowanie dokumentów za pomocą konfigurowalnych schematów. Reguły dekretacji mogą wykorzystywać rodzaj i dane dokumentu, dzięki czemu powtarzalne operacje są ujmowane według jednolitych zasad.

• Dokument powstaje raz — system wie, jak go zaksięgować. Schematy księgowania tworzą dekrety na podstawie rodzaju i danych dokumentu, ograniczając ręczną pracę i zapewniając jednolite zasady ewidencji.
• Zamknięcie okresu bez szukania błędów po całym systemie. Kontrole i uzgodnienia wskazują niezgodności oraz dokumenty wymagające wyjaśnienia, m.in. w obszarze sprzedaży, zakupów, magazynu, środków trwałych i VAT.
• Wiele firm i walut — jeden standard pracy. System pozwala prowadzić odrębne księgi spółek i oddziałów oraz obsługiwać dokumenty walutowe w jednym środowisku ERP.
• Wspólna obsługa księgowa wielu firm. Asseco Softlab ERP wspiera pracę centrów usług wspólnych (CUW) i zachowuje odrębne księgi oraz rozliczenia poszczególnych spółek. Użytkownik pracuje w wybranej firmie albo obsługuje proces w wielu firmach i w prosty sposób przełącza się między firmami.

Księgowość podatkowa

Dane podatkowe powstają razem z zapisami księgowymi i dokumentami VAT. Asseco Softlab ERP wspiera ewidencję różnic pomiędzy wynikiem bilansowym i podatkowym, rozliczenia VAT oraz przygotowanie deklaracji i wymaganych struktur JPK.

• CIT wyliczany na podstawie ewidencji prowadzonej w systemie. Konta pozabilansowe pozwalają rejestrować różnice trwałe i przejściowe oraz inne wartości podatkowe. Zgromadzone dane są wykorzystywane do przygotowania deklaracji CIT i struktur JPK_CIT.
• VAT zapisany bezpośrednio na dokumencie. Stopka VAT gromadzi kwoty według stawek, daty podatkowe, zasady odliczenia i wymagane klasyfikacje. Te same dane zasilają rejestry VAT, deklaracje oraz JPK_V7.
• Korekty podatkowe pod kontrolą. System wspiera proporcjonalne odliczenie VAT, ulgę za złe długi w VAT i CIT, weryfikację rachunków na białej liście i obsługę mechanizmu podzielonej płatności oraz elektroniczną wysyłkę deklaracji z pobraniem UPO.

Faktury i KSeF

Jedna droga dla faktur z różnych źródeł. Asseco Softlab ERP odbiera faktury z KSeF przez platformę Businesslink (dodatek Integracja z KSeF). Dokumenty przesłane e-mailem, w pliku PDF, na skanie lub zdjęciu mogą dołączyć do obiegu dzięki BusinessOCR. Usługa odczytuje dane bez ręcznego przepisywania i uczy się poprawek wprowadzanych przez użytkowników. Numer KSeF pozostaje powiązany z fakturą w systemie, a jego automatyczne wykorzystanie przy płatności wymaga usługi Businessbank.

• Kontrola przed dalszą obsługą. Businesscheck sprawdza faktury wysyłane do KSeF i z niego odbierane. Korzysta z blisko 50 reguł obejmujących między innymi dane kontrahenta, VAT, białą listę, VIES i zgodność z formatem KSeF. Weryfikuje również potencjalnie niebezpieczne linki i kody QR. Wynik kontroli wskazuje, czy dokument jest poprawny, wymaga uwagi czy zawiera błąd.
• Automatyzacja także dla faktur kosztowych. Sama identyfikacja faktury nie rozstrzyga, czego dotyczy koszt i kto powinien go zaakceptować. Asseco Softlab ERP pozwala skierować dokument do właściwych osób, uzupełnić opis merytoryczny i przypisać koszt do odpowiednich obszarów. Po akceptacji dane służą do weryfikacji, dekretacji i przygotowania płatności.
• Mniej rutyny, pełna kontrola. Reguły i AI wspierają kategoryzację oraz opis księgowy, a organizacja decyduje, które czynności wykonywać automatycznie, a które pozostawić do zatwierdzenia. Statusy, historia operacji i powiadomienia pomagają śledzić fakturę od odbioru po zaksięgowanie oraz wychwycić dokumenty wymagające interwencji.

Rozrachunki

Od salda do działania. Asseco Softlab ERP łączy obsługę należności i zobowiązań z płatnościami, analizą przeterminowania i windykacją. Użytkownik widzi, z jakich dokumentów składa się rozrachunek, co zostało zapłacone i jaka kwota pozostała do rozliczenia. Może też sprawdzić stan sald na wybrany dzień oraz przeanalizować wiekowanie należności.

• Rozliczenia bez ręcznego kojarzenia każdej wpłaty. System automatycznie paruje zgodne rozrachunki, a dla pozostałych udostępnia narzędzia do rozliczeń częściowych i kompensat.
• Windykacja, którą można zaplanować. System wspiera przypomnienia i wezwania do zapłaty, przypisanie osoby odpowiedzialnej, planowanie kontaktów oraz rejestrowanie wykonanych działań. Generowanie pism i raportów można skonfigurować według harmonogramu.
• Odsetki, waluty i odpisy w powiązaniu z należnością. Asseco Softlab ERP wspiera naliczanie odsetek, księgowanie zrealizowanych i bilansowych różnic kursowych oraz tworzenie i rozwiązywanie odpisów aktualizujących. Odpisy mogą być naliczane grupowo według zdefiniowanych zasad.

Płatności

Od zobowiązania do rozliczonego wyciągu. Przelewy przygotowujesz w Asseco Softlab ERP, a usługa Businessbank przekazuje je do banku i pobiera wyciągi, salda oraz statusy przelewów. Operacje bankowe są księgowane i rozliczane z rozrachunkami w ERP. Obsługiwane są płatności dla kontrahentów, pracowników, ZUS i urzędów skarbowych, w złotych i walutach obcych, w tym przelewy SEPA i split payment.

• Przelewy powstają na podstawie zobowiązań. System pozwala generować je z rozrachunków, także grupowo, i przygotowywać paczki dla banku. Przed wysyłką użytkownik może sprawdzić zgodność kwoty z aktualnym saldem, aktywność przypisanego rachunku kontrahenta oraz jego obecność na białej liście.
• Numer KSeF przechodzi z faktury do płatności (wymaga Businessbank). Przy przelewie za pojedynczą fakturę system może automatycznie umieścić jej numer KSeF w tytule. Przy płatności za kilka faktur identyfikator zbiorczy pozwala wskazać, których dokumentów dotyczy przelew, a po stronie odbiorcy rozpoznać ich numery na podstawie identyfikatora widocznego na wyciągu.
• Wyciągi wracają do FK. Operacje bankowe można importować z plików lub, z usługą Businessbank, pobierać bezpośrednio z banku. System wspiera ich dekretację i rozliczanie rozrachunków; razem z wyciągiem można pobrać także jego wersję PDF.
• Zbiorcze wypłaty z e-commerce da się rozłożyć na transakcje. Import rozliczeń od operatorów płatności pomaga przypisać wpłaty do sprzedaży internetowej i ująć prowizje. System może również powiązać zapłatę z fakturą na podstawie numeru zamówienia, nawet gdy faktura powstaje później.
• Waluty bez ręcznego śledzenia każdej wpłaty i wypłaty. Kolejka walut FIFO wspiera rozliczanie środków na rachunkach walutowych. System umożliwia naliczenie i zaksięgowanie zrealizowanych oraz bilansowych różnic kursowych.

Rozliczenia międzyokresowe

Asseco Softlab ERP wspiera rozliczanie kosztów i przychodów w odpowiednich okresach. Wzorce RMK i RMP łączą dokument źródłowy z harmonogramem odpisów, wykonanymi księgowaniami i kwotą pozostałą do rozliczenia.

• Wzorzec powstaje z dokumentu. Dla czynnych rozliczeń system może utworzyć wzorzec na podstawie zaksięgowanej faktury lub innego dowodu. Wzorce rozliczeń biernych można przygotować na podstawie przewidywanych kosztów lub przychodów.
• Odpisy według harmonogramu. Na podstawie wzorca system generuje okresowe dowody księgowe. Użytkownik widzi terminy i kwoty zaplanowanych rat oraz odpisy już wykonane.
• Zmiana planu bez utraty historii. Można skorygować wzorzec, także częściowo rozliczony, lub zakończyć rozliczenie przed terminem przewidzianym w harmonogramie.
• Kontrola salda na dzień bilansowy. System pokazuje kwotę rozliczoną i pozostającą do rozliczenia oraz wspiera podział salda na część krótko- i długoterminową.

Obieg dokumentów

Zakup pod kontrolą od wniosku do księgowania. SEOD łączy pracowników, osoby akceptujące i księgowość w elektronicznym obiegu dokumentów. Zapotrzebowania, faktury kosztowe i umowy mają ścieżki dopasowane do swojego celu. Dokumenty oraz zadania oczekujące na decyzję są dostępne w przeglądarce i na urządzeniach mobilnych.

• Zapotrzebowanie uruchamia właściwą ścieżkę. Pracownik zgłasza potrzebę zakupu i wybiera jej kategorię, a system wyznacza ścieżkę akceptacji i realizacji. Status wniosku pozostaje widoczny dla uprawnionych osób; później można powiązać z nim fakturę.
• Fakturę kosztową może zgłosić osoba, która zna zakup. Przy prostych dokumentach pracownik wprowadza tylko niezbędne dane i przekazuje fakturę do akceptacji. Po zakończeniu obiegu księgowość weryfikuje ją i ujmuje w FK, korzystając z dokumentu i zebranych informacji.
• Decyzje pozostają przy dokumencie. Użytkownicy widzą ścieżkę i historię akceptacji, mogą dodawać komentarze i załączniki. Powiadomienia oraz przypomnienia pomagają wychwycić dokumenty oczekujące na obsługę.
• Umowy bez papierowego obiegu podpisów. Po ustaleniu treści umowy i osób reprezentujących firmę można przeprowadzić wymagane akceptacje, a następnie skierować dokument do podpisu kwalifikowanego SimplySign.

Delegacje

Asseco Softlab ERP obsługuje delegacje krajowe i zagraniczne – od planu wyjazdu do rozliczenia kosztów i zaksięgowania w FK.

• Plan i zaliczka przed wyjazdem. Pracownik przygotowuje plan podróży oraz wniosek o zaliczkę.
• Wydatki dopisane po powrocie. Po wyjeździe pracownik uzupełnia przejazdy, noclegi, rachunki i pozostałe wydatki, a system wylicza składniki rozliczenia na podstawie wprowadzonych danych i stawek.
• Akceptacja i księgowanie w jednym obiegu. Delegacja trafia do akceptacji, potem do weryfikacji, rozliczenia i zaksięgowania w FK. Cały proces można prowadzić w portalu SEOD.
• Wszystko widać przy delegacji. Powiązane zaliczki i koszty podróży pozostają widoczne przy dokumencie delegacji.

Kontroling

Dane finansowe w Asseco Softlab ERP można analizować nie tylko według kont, lecz także według wymiarów kontrolingowych, takich jak dział, projekt, produkt czy lokalizacja. Dzięki temu zapisy księgowe dostarczają informacji potrzebnych do oceny kosztów i wyników poszczególnych obszarów działalności.

• Koszt przypisany tam, gdzie powstaje. Wymiary kontrolingowe uzupełniają dekrety księgowe, a klucze kosztowe pozwalają podzielić kwotę między wybrane działy, projekty lub inne obszary.
• Reguły pomagają zachować kompletność danych. System może inicjować wartości wymiarów oraz wymagać ich podania lub wykluczać ich użycie dla wskazanych kont.
• Analiza od sumy do zapisu. Obroty i salda można przeglądać według wymiarów i okresów, także w tabeli przestawnej, a następnie sprawdzić tworzące je zapisy księgowe.

Budżetowanie

Asseco Softlab ERP wspiera cały cykl pracy nad budżetem: od przygotowania planów dla działów i innych obszarów działalności, przez ich połączenie w budżet przedsiębiorstwa, po analizę wykonania. Budżety mogą uwzględniać konta i wymiary kontrolingowe oraz obejmować wiele okresów.

• Plany tworzone na podstawie wspólnych zasad. Szablony i definicje kwot pomagają wygenerować budżety szczegółowe dla wielu jednostek. Osoby odpowiedzialne za poszczególne budżety mogą następnie uzupełniać i zmieniać proponowane wartości.
• Budżet można zmieniać i porównywać. System pozwala tworzyć kolejne wersje planu oraz rejestrować zmiany kwot w odrębnych dokumentach. Dostępne jest porównanie wybranych budżetów.
• Widać więcej niż zaksięgowane wydatki. Obok realizacji można uwzględnić zaangażowanie i rezerwacje wynikające z odpowiednio zdefiniowanych dokumentów, aby wcześniej ocenić wykorzystanie planu.
• Wykonanie pod kontrolą w kolejnych okresach. Budżety szczegółowe składają się na budżet ogólny. System pokazuje plan, realizację i stopień wykorzystania środków, także w przekrojach jednostek organizacyjnych i okresów.

Sprawozdawczość

Asseco Softlab ERP pomaga przygotować sprawozdania finansowe, rozliczenia podatkowe i pliki JPK z danych zgromadzonych w odpowiednich obszarach systemu. Pozycje sprawozdań można analizować w powiązaniu z kontami i obrotami, z których zostały wyliczone.

• Sprawozdanie, którego wartości można sprawdzić. System wylicza bilans i rachunek zysków i strat. Użytkownik może przejrzeć konta składające się na wybraną pozycję oraz porównać okresy, dynamikę i strukturę wyników.
• E-sprawozdanie przygotowane do złożenia. Dane ze sprawozdań FK mogą zasilić sprawozdanie w wymaganej strukturze XML. System wspiera jego przygotowanie, weryfikację i podpisanie.
• JPK z kontrolą danych. System przygotowuje odpowiednie struktury JPK na podstawie danych z ksiąg i pozostałych obszarów ERP. Przed wygenerowaniem XML dane można zwalidować; dla właściwych struktur dostępne są wysyłka i pobranie UPO.
• VAT i CIT obsługiwane właściwymi ścieżkami. Deklaracja VAT jest częścią JPK_VAT z deklaracją. Deklaracje CIT przygotowywane w FK można przekazać do e-Deklaracji, podpisać, wysłać i pobrać UPO.

Konsolidacja sprawozdań finansowych

Asseco Softlab ERP pozwala przygotować sprawozdanie skonsolidowane na podstawie obrotów księgowych spółek grupy albo ich sprawozdań jednostkowych. W obu wariantach uwzględnia korekty i wyłączenia konsolidacyjne.

• Dane spółek zebrane w jednym procesie. System może tworzyć noty konsolidacyjne na podstawie danych spółek pracujących w tej samej bazie. Dane z innych systemów można wprowadzić przez import plików.
• Korekty i wyłączenia pod kontrolą. Po odpowiedniej konfiguracji system wspiera ich tworzenie i księgowanie, między innymi dla wzajemnych rozrachunków, przychodów i kosztów oraz dywidend.
• Uzgodnienie przed sporządzeniem sprawozdania. Można sprawdzić, czy korekty dotyczące obu stron transakcji zostały ujęte zgodnie, oraz przeanalizować obroty i salda przed korektami i po nich.
• Sprawozdanie grupy z uzgodnionych danych. System wylicza pozycje sprawozdania skonsolidowanego z wybranego źródła danych i zaksięgowanych korekt. Dane mogą następnie zasilić skonsolidowane e-sprawozdanie.

Kadry i płace

W Asseco Softlab HR dane personalne, dokumentacja kadrowo-płacowa i rozliczanie wynagrodzeń, składek i podatków działają razem z wymianą danych z Płatnikiem, GUS i US.

• Rozliczenie bez ręcznego przepisywania. Składki emerytalno-rentowe i zdrowotne wyliczają się z danych umowy, nie osobno.
• Zasiłki z kreatora. Kreator zasiłków prowadzi przez wyliczenie, zamiast wymagać znajomości wzoru na pamięć.
• e-Deklaracje i e-ZLA bez papieru. Wysyłka e-deklaracji i import e-ZLA odbywają się elektronicznie.
• Wiele umów zmienia się jednym aneksem. Procedura zmiany warunków pracy pozwala zaktualizować warunki zatrudnienia dla wielu umów jednocześnie, zamiast edytować każdą osobno.
• Automatyczny import danych płacowych z Excela usprawnia proces naliczania wynagrodzeń, przenosząc wartości na listę płac bez dodatkowej pracy użytkownika.

Wielofirmowość

Wiele spółek działa na jednej wspólnej bazie danych, a każda z nich korzysta ze wspólnych zasad HR albo ma w pełni niezależną konfigurację — zależnie od potrzeb grupy.

• Wspólne zasady albo pełna niezależność, do wyboru per spółka. Premia kwartalna czy pakiet medyczny mogą obowiązywać całą grupę, a ryczałt za pracę zdalną czy własne wzory umów — tylko wybraną firmę.
• Kolejna spółka rusza w trzech krokach, bez osobnego wdrożenia. Nowa firma dołącza do wspólnej bazy i dziedziczy gotową konfigurację, zamiast zaczynać projekt od zera.
• Jeden raport zamiast zestawiania kilku systemów. Uprawnienia decydują, czy użytkownik widzi jedną spółkę, kilka czy całą grupę, a dane są dostępne z poziomu jednej aplikacji.

Czas pracy

Moduł RCP w Asseco Softlab HR współpracuje z urządzeniami rejestrującymi i rozlicza czas pracy automatycznie.

• Pięć systemów czasu pracy, jeden moduł. Podstawowy, przerywany, równoważny, zadaniowy i ciągły czas pracy nie wymagają osobnych narzędzi.
• Autoryzacja z telefonu. Przełożeni zatwierdzają odbiory, przerwy i przepustki na urządzeniach mobilnych.
• Ewidencja czasu pracy zasila listę płac automatycznie, eliminując konieczność ponownego wprowadzania tych samych danych.
• Nadgodziny i okresy rozliczeniowe konfigurowalne, nie sztywne. Rozliczanie uwzględnia m.in. nadgodziny i odbiory, a okres rozliczeniowy — miesięczny, kwartalny czy roczny — dostosowuje się do organizacji.

HRM

Profile zawodowe z katalogiem kompetencji, oceny pracownicze, rekrutacja wewnętrzna i zewnętrzna oraz budżetowanie szkoleń korzystają z tych samych danych o pracowniku.

• Oceny na trzech poziomach. Oceny cząstkowe, szczegółowe i finalne dają pełniejszy obraz niż jedna ocena roczna.
• Szkolenia z budżetem, nie tylko planem. Budżetowanie, planowanie i ocena szkoleń są częścią tego samego procesu.
• Rekrutacja to pełny proces, nie tylko ogłoszenie. System prowadzi rekrutację wewnętrzną i zewnętrzną od zapotrzebowania przez selekcję po wybór kandydata, z oceną efektywności samej rekrutacji.

Portal HR

Portal HR jest dostępny całą dobę, z przeglądarki i z aplikacji mobilnej na iOS i Android — pracownik składa wniosek, sprawdza wynagrodzenie i kontaktuje się z HR, a menedżer zatwierdza wnioski oraz ma bieżący wgląd w dane swojego zespołu, bez angażowania działu kadr.

• Wniosek trafia od razu do systemu HR. Urlopy, zmiana danych i delegacje — łącznie z zaliczką, rezerwacją biletu czy hotelu — idą przez portal i są natychmiast rejestrowane w ewidencji kadrowej, bez ręcznego przepisywania i dodatkowych uzgodnień.
• Menedżer zatwierdza i widzi budżet od razu. Kalendarz nieobecności zespołu, dokumenty do akceptacji i premie przyznawane w ramach budżetu działu są dostępne w jednym miejscu.
• Aplikacja mobilna powiadamia sama, nawet zamknięta. Push informuje o nowym komunikacie, zaakceptowanym wniosku czy zmianie danych — te same informacje są dostępne z przeglądarki, bez instalacji.
• Zaświadczenie samemu, bez wizyty w kadrach. Pracownik może sam wydrukować z portalu PIT czy RMUA, a o zaświadczenie o zarobkach lub zatrudnieniu w wersji elektronicznej — wnioskować, kiedy akurat go potrzebuje.

PPK

PPK działa bez ręcznej administracji list uczestników i terminów.

• Lista uczestników PPK zawsze pozostaje aktualna. System sam identyfikuje i dopisuje pracowników kwalifikujących się do programu.
• Terminy pod kontrolą. System sam pilnuje terminów wymaganych przepisami i powiadamia o nich.
• Wpłaty zbiorczo do instytucji finansowej. Zbiorczy rejestr wpłat trafia do instytucji finansowej bez ręcznego sumowania.

e-Akta

Dokumenty kadrowe po digitalizacji i podpisie kwalifikowanym trafiają do elektronicznych teczek pracowników zgodnych z wymogami rozporządzenia, a system sam wskazuje dokumenty do usunięcia po okresie przechowywania.

• System pilnuje terminu usunięcia. Dokumenty do usunięcia po okresie przechowywania są wskazywane, nie zostają „na wszelki wypadek".
• Kopia dokumentacji przez Portal HR. Pracownik może wnioskować o kopię dokumentacji bez wizyty w dziale kadr.

Rozszerzenia

Księgowanie płac, budżetowanie wynagrodzeń, SEOD, ewidencja wyposażenia pracownika, ZFŚS i kasa zapomogowo-pożyczkowa rozszerzają moduł HR o procesy, które inaczej żyłyby w osobnych narzędziach.

• Automatyczne przypisanie kosztów wynagrodzeń do MPK zapewnia szybkie, precyzyjne i zgodne ze strukturą organizacji księgowanie płac.
• ZFŚS i kasa pożyczkowa w tym samym systemie. Świadczenia socjalne i pożyczki pracownicze nie wymagają osobnej ewidencji.
• Wyposażenie przypisane do stanowiska. Ewidencja wyposażenia uwzględnia wymagalność sprzętu na konkretnych stanowiskach.

Analizy HR

Kokpit HR pokazuje koszt pracy i efektywność zespołów na bieżąco, z wykresami i filtrami, zamiast raportu przygotowywanego ręcznie na koniec miesiąca.

• Koszt roboczogodziny liczy się sam. Wskaźniki FTE, koszt roboczogodziny i absencja są dostępne bez zestawiania danych z kilku źródeł.
• Budżet wynagrodzeń pod kontrolą na bieżąco. Wykonanie budżetu wynagrodzeń porównuje się z planem w trakcie okresu, nie dopiero po jego zamknięciu.
• Urlopy i nieobecności widoczne od razu. Analiza godzin pracy, nieobecności i wykorzystania urlopów nie wymaga osobnego zestawienia z list obecności.

Technologia

W Asseco Softlab ERP receptury, marszruty produkcyjne oraz kontrola gniazd i maszyn są podstawą planowania i harmonogramowania produkcji.

• Marszruta określa gniazda i maszyny dla kolejnych operacji. Zasoby produkcyjne są opisane w samej technologii, a nie w osobnym planie.
• Technologia jest podstawą harmonogramu. Te same dane technologiczne służą do planowania krótko- i długoterminowego.
• Produkcja wsadowa, ciągła i dyskretna. System obsługuje produkcję wsadową (szarżową), ciągłą i dyskretną. Dla gniazd wsadowych harmonogram uwzględnia pojemność wsadu i stały czas obróbki.

Surowce i zaopatrzenie

Zaopatrzenie jest automatycznie powiązane z produkcją oraz dostawcami i korzysta z tych samych danych co moduł Logistyka i Sprzedaż.

• Skład wyrobu jest znany z dokładnością do partii surowca. Dla każdego wyrobu można sprawdzić, z jakich partii surowców powstał, a nie tylko jakich surowców użyto.
• Zamówienia do dostawców powstają bez arkuszy. System sam oblicza zapotrzebowanie i generuje zamówienia zaopatrzeniowe.
• Logistyka i produkcja pracują na tych samych danych. Dzięki integracji z modułem Logistyka i Sprzedaż nie trzeba prowadzić osobnych ewidencji surowców.

Planowanie

W Asseco Softlab ERP plany produkcji można układać w podziale na okresy i fazy produkcyjne, a system automatycznie przygotowuje ich propozycje.

• Planista zaczyna od gotowej propozycji planu. Propozycje planów produkcyjnych powstają automatycznie na podstawie historii obrotów lub planów sprzedaży.
• Ofertę można przygotować na podstawie gotowej receptury albo od podstaw. Wycena pod zamówienie korzysta z istniejącej specyfikacji produkcyjnej, a przy produkcji pod indywidualne zamówienie klienta system pozwala przygotować ofertę złożonego wyrobu od zera.
• System obsługuje cały cykl kooperacji. Obejmuje rozliczenie surowców przekazanych kooperantowi i przyjęcie gotowej produkcji z rejestracją kosztu usługi, a harmonogram podwykonawcy jest widoczny razem z własnym.

Harmonogram

Harmonogram operacyjny obejmuje działy, gniazda i maszyny. Można go zmieniać metodą przeciągnij i upuść (drag and drop), a system kontroluje przy tym pracochłonność i obciążenie zasobów.

• Harmonogram można zmienić jednym przesunięciem. Planista ręcznie koryguje plan metodą przeciągnij i upuść, bez układania go od nowa.
• Obciążenie zasobów widać od razu. Pracochłonność oraz obciążenie gniazd i maszyn są kontrolowane na poziomie harmonogramu.
• Harmonogram można prowadzić z dokładnością do maszyny. Harmonogram operacyjny obejmuje nie tylko działy, ale też konkretne gniazda i maszyny.
• Termin z oferty trafia do produkcji. Sugerowana data zakończenia podana przez handlowca jest przenoszona na zlecenie produkcyjne, a przy harmonogramowaniu system stara się jej dotrzymać, jeśli dostępne są wolne zasoby. Gdy gniazda są zajęte, produkcja trafia na pierwszy wolny termin.
• System ostrzega o zagrożeniach dla harmonogramu, zanim staną się problemem. Automatyczna analiza wykrywa sytuacje niepożądane w realizacji planu, dzięki czemu jest czas na działania zaradcze.

Rozliczanie

Produkcję rozlicza się na podstawie harmonogramu, a system automatycznie tworzy przy tym Karty Pracy. Dashboardy i protokoły kontroli jakości pozwalają na bieżąco śledzić realizację zleceń.

• Karty Pracy powstają automatycznie. Tworzą się z rozliczenia produkcji na podstawie harmonogramu. W trudnych warunkach na hali pracownik może je rozliczyć na panelu dotykowym, bez klawiatury i myszy. Na panelu operator widzi tylko zlecenia ze swoich gniazd, rejestruje rozpoczęcie i zakończenie pracy oraz czas pracy i ilość wykonanej operacji. Te dane zasilają rozliczenie zlecenia.
• Realizację zleceń widać na bieżąco. Dashboard pokazuje ją w trakcie pracy, a nie dopiero w raporcie na koniec zmiany.
• Kontrola jakości jest częścią rozliczenia. Specyfikacje jakościowe i protokoły kontroli są rejestrowane w ramach rozliczenia produkcji.

Koszty

Na podstawie receptur system wylicza planowany koszt wytworzenia i porównuje go z kosztami faktycznymi, w tym z energią, amortyzacją i innymi składnikami. Analiza OEE wspiera dalszą optymalizację.

• Techniczny koszt wytworzenia liczy się dla partii, a nie tylko dla produktu. Koszt planowany jest na bieżąco porównywany z kosztem faktycznym, z rozbiciem na koszty stałe i zmienne dla konkretnej partii lub zlecenia.
• Kalkulacja obejmuje energię i amortyzację. Wchodzą do niej rzeczywiste kwoty kosztów, a nie tylko materiał i praca.
• Analizy OEE i FMEA są dostępne w systemie. Przy optymalizacji kosztów i jakości nie trzeba osobno wyliczać wskaźników.

Przyjęcia

W Asseco Softlab WMS towary rejestruje się przez terminal radiowy z kodami GS1, a system sam wyznacza miejsce składowania i przydziela zadania wózkowym — dla palet, luzem lub w wariancie crossdockingu.

• Jedną dostawę rejestruje jednocześnie kilku magazynierów. Duża dostawa nie zależy wyłącznie od jednego pracownika — kilka osób obsługuje ją równolegle na terminalach.
• Kontrola jakości i rozbieżności na wejściu. Rozliczanie rozbieżności dostawy odbywa się w momencie przyjęcia, nie później.
• Crossdocking bez zbędnej kompletacji. Towar można wydzielić od razu do wydania, bez odkładania na regał.

Wydania

System sam planuje jednostki wysyłkowe i dzieli listy kompletacyjne według różnych scenariuszy pracy magazynu, wyznaczając optymalną ścieżkę zbiórki — z obsługą pojedynczych zamówień, tras i multipickingu.

• Ścieżka zbiórki weryfikowana na bieżąco. Trasa kompletacji aktualizuje się w czasie rzeczywistym, nie jest ustalona raz na zawsze.
• Dwie strategie kompletacji zamówień e-commerce, jedno przyspieszenie. System osobno grupuje zamówienia jednosztukowe, z towarem leżącym blisko siebie, i kilkusztukowe, sortowane później na stole pakowania — razem obejmują około 70% wszystkich zamówień.
• Kontrola kompletacji wielu zamówień. Kilka zamówień realizowanych jednocześnie nie miesza towarów, bo zadania aktualizują się per zlecenie.
• Pełna paleta omija listę kompletacyjną. Towar w ilości pełnopaletowej trafia prosto do wózkowych, którzy wiozą go do załadunku, bez dodatkowego etapu zbiórki.
• System sam każe uzupełnić brakujące miejsce kompletacyjne. Polecenia uzupełnień generują się automatycznie, zanim brak towaru zatrzyma kompletację.

Pakowanie i sortowanie

Moduł WMS w Asseco Softlab ERP przygotowuje towar do wysyłki inaczej dla zamówień odbiorców hurtowych (B2B), a inaczej dla zamówień e-commerce. Każdy proces ma własne kroki kontroli i pakowania.

• Zamówienie hurtowe sprawdzone przed załadunkiem. Towar zebrany osobno dla każdego odbiorcy (B2B) można przepakować na nośniki wysyłkowe (połączyć z kilku w jeden albo rozdzielić), sprawdzić jego zgodność z zamówieniem, a potem zarejestrować załadunek. Etapy włączasz według potrzeb magazynu.
• Zamówienia jednosztukowe od razu do pakowania. Towar z zamówień jednosztukowych może ominąć sortowanie i trafić prosto na stanowisko pakowania, a system sam dobiera zamówienie do zeskanowanego produktu.
• Zamówienia wielosztukowe: sortowanie tam, gdzie pasuje do magazynu. Towar można rozsortować na półki w osobnej strefie sortowania albo od razu na stanowisku pakowania. System wskazuje, do którego zamówienia należy każdy zeskanowany produkt.
• Etykieta kuriera na stanowisku pakowania. Po spakowaniu system wystawia i drukuje dokument wydania, fakturę oraz dokumenty przewozowe kuriera. Stanowisko można zwolnić dla innego operatora.

Voice picking

Voice picking w Asseco Softlab WMS prowadzi kompletację głosem. Magazynier słyszy w słuchawkach, dokąd iść i co zebrać, a potwierdza czynności komendami głosowymi. Ma wolne ręce.

• Słuchawki zamiast terminala. Tryb głosowy aplikacji WMS Client działa na urządzeniach z Androidem, więc magazynier nie musi trzymać terminala w ręku.
• Sam głos albo głos i terminal. Magazyn wybiera tryb: tylko głosowy albo hybrydowy, w którym polecenia głosowe łączą się z pracą na terminalu radiowym.
• Kompletacja krok po kroku. System sam przydziela zamówienie, podaje lokalizację, a po potwierdzeniu kodem kontrolnym – towar i ilość. Na końcu wskazuje drukarkę etykiet i bramę wydań.
• Głosem kompletujesz każde zamówienie. Kompletacja głosowa obejmuje zamówienia standardowe (B2B) i e-commerce, jedno- i wielosztukowe.
• Mowa rozpoznawana na miejscu, z pomocą AI. Rozpoznawanie i synteza mowy oparte na AI działają lokalnie na urządzeniu – bez dostępu do internetu i bez przesyłania danych do zewnętrznych serwisów. Asystent głosowy obsługuje wiele języków.

Inwentaryzacja

Stany magazynowe aktualizują się w czasie rzeczywistym, a inwentaryzację bieżącą można przeprowadzić w dowolnym momencie, licząc towar na terminalu radiowym bez przerywania pracy magazynu.

• Wyniki liczenia widoczne na bieżąco. Zliczone ilości są zapisywane w systemie, natomiast aktualizacja stanów magazynowych wymaga rozliczenia arkusza spisowego.
• Dowolny moment, nie tylko koniec roku. Inwentaryzacja bieżąca nie jest ograniczona do jednego terminu w roku.
• Pełna, częściowa, planowa albo ad-hoc — do wyboru. Inwentaryzacja może obejmować cały magazyn lub wybraną część. W spisie może uczestniczyć wiele zespołów inwentaryzacyjnych.

Terminale

Aplikacja na terminalach radiowych prowadzi magazyniera krok po kroku, blokuje przejście dalej przy pomyłce, a osoby nadzorujące mogą zdalnie sprawdzić pełną historię operacji.

• Błąd zatrzymuje proces, nie przechodzi dalej. System nie pozwala kontynuować operacji przy pomyłce, tylko wskazuje poprawkę.
• Polecenia są jasne i zrozumiałe, nie do interpretacji. Intuicyjny projekt prowadzi magazyniera krok po kroku, ograniczając potrzebę dodatkowego szkolenia.

Automatyka

Asseco Softlab WMS integruje się z robotami magazynowymi (AutoStore, Exotec), systemem Put to Light, a także taśmociągami, sorterami, etykieciarkami i kamerami. Kompletację głosową opisujemy w karcie Voice picking.

• Ludzie i roboty w jednym planie zadań. System koordynuje pracę magazynierów i automatyki, nie prowadzi ich osobno.
• Put to Light wskazuje, gdzie odłożyć towar. Podświetlenie właściwego pojemnika ogranicza pomyłki przy kompletacji.
• Roboty pracują też przy przyjęciach, nie tylko przy wydaniach, i zajmują mniej miejsca niż tradycyjny regał. Ten sam mechanizm transportu pojemników obsługuje obie strony procesu, oszczędzając powierzchnię magazynową.

FMCG

Numery partii i daty ważności towarzyszą towarowi automatycznie, na każdym etapie.

• Partia i data ważności od pierwszego skanu. Informacja towarzyszy towarowi od przyjęcia do wydania, nie tylko na etykiecie.
• Wycofanie partii bez zgadywania. Historia wydań z partią i datą pozwala precyzyjnie wycofać konkretną partię.
• Zagrożenie widać, zanim trzeba przesuwać towar. Blokada jakości online sygnalizuje kończące się daty przydatności bez fizycznej reorganizacji magazynu.
• Kody zmiennowagowe obsługiwane tak samo jak standardowe. Towar o zmiennej wadze, taki jak mięso, wędliny czy bloki sera, nie wymaga osobnej ścieżki obsługi.

Organizacja pracy

Praca handlowca organizuje się sama — dashboard, przydział nowych klientów i pilnowanie terminów nie wymagają osobnych narzędzi ani pamiętania o wszystkim.

• Dashboard handlowca w jednym miejscu. Zadania, zamówienia, rozrachunki i sprzedaż bieżącego roku widać od razu po zalogowaniu, obok szans sprzedaży, historii zdarzeń i kalendarza, a wykres porównuje sprzedaż z trzech ostatnich lat. Kartoteki klientów i osób kontaktowych, leady i szanse sprzedaży nie żyją w osobnej aplikacji.
• Nowy klient od razu trafia do właściwego opiekuna. Rejony powiązane z kodami pocztowymi same przypisują opiekuna, gdy dodajesz kontrahenta z adresem.
• Żaden termin nie umyka. Powiadomienia informują o zbliżającym się i przekroczonym terminie zadania, zadania cykliczne tworzą się według harmonogramu, a kalendarz pokazuje plan dnia, tygodnia i miesiąca.

Zarządzanie sprzedażą

Kampanie, szanse sprzedaży i cele handlowców opierają się na tych samych, mierzalnych danych, nie na deklaracjach czy samej nazwie.

• Kampania trafia do wybranej grupy, nie do wszystkich naraz. Kampanię marketingową można zaadresować do kontrahentów według branży albo własnej klasyfikacji — np. liczby pracowników czy obrotu — a jej postęp widać w realizacji zadań, etapach kampanii i liczbie aktywnych oraz wygranych kontrahentów.
• Szansa sprzedaży ma wartość, etap i prawdopodobieństwo, nie tylko nazwę. Kategoryzacja wg produktu czy terytorium porządkuje lejek sprzedaży, a dostęp do poszczególnych szans zależy od roli i miejsca w hierarchii.
• Cele handlowców liczone z danych, nie z deklaracji. Kierownik wyznacza handlowcom cele — np. liczbę aktywności w miesiącu czy pozyskanych klientów — a system sam przelicza ich realizację; dashboard dyrektora sprzedaży pokazuje postęp celów, zadania przeterminowane oraz TOP 10 szans w toku i przegranych.

Dane i ocena klienta

Kartoteka kontrahenta rośnie razem ze współpracą i jest oceniana liczbami z ERP, nie samym wrażeniem handlowca.

• Dane handlowe powiązane z ERP. Historia współpracy, zamówienia, faktury i rozrachunki kontrahenta — a przy szansie sprzedaży także powiązane z nią oferty — są widoczne bez przełączania aplikacji.
• Kontrahenta zakłada się jedną nazwą, resztę dogrywa się później. Pełne dane rejestracyjne, teleadresowe i branżę można uzupełnić stopniowo, w miarę prowadzenia działań handlowych, a gdy klient zaczyna kupować, jedna procedura zakłada go w ERP — wcześniej sprawdzając po NIP, REGON, telefonie lub e-mailu, czy już tam nie istnieje.
• Klient oceniony liczbami, nie wrażeniem. System sam wylicza dla kontrahenta sprzedaż, saldo, należności przeterminowane, wykorzystanie limitu kredytowego, marżę, wiarygodność płatniczą i wskaźnik RFM, a historia zmian pokazuje, jak te wartości zmieniały się w czasie.