Jak OPERON zautomatyzował finanse, rozliczenia i obieg dokumentów w chmurowym ERP?
Wydawnictwo Pedagogiczne OPERON rozwija system z Asseco Business Solutions już od ponad 10 lat. Dziś controlling kosztów sprzedaży, parowanie płatności i obieg około 2 000 faktur miesięcznie działają automatycznie, w jednym chmurowym Softlab ERP, obejmującym spółki i fundację.
Zobacz, jak wygląda automatyzacja finansów w wydawnictwie i dlaczego po latach OPERON nadal rozwija system razem z Asseco BS.
| Branża | Wydawnicza |
|---|---|
| Rynek | Polska |
| Współpraca od | 2016 r. (ponad 10 lat) |
| Skala działalności | Sprzedaż e-commerce i hurtowa, struktura wielofirmowa |
| Rozwiązanie | Softlab ERP w chmurze (moduł Finanse i Księgowość), Businessbank i SEOD — controlling kosztów, automatyczne rozliczanie płatności, obieg dokumentów i obsługa wielofirmowości |
O firmie OPERON
Wydawnictwo Pedagogiczne OPERON aktywnie działa na polskim rynku publikacji edukacyjnych. W ofercie ma podręczniki do wszystkich poziomów nauczania szkolnego oraz publikacje przygotowujące do egzaminu ósmoklasisty i matury. Zestawy dydaktyczne obejmują nie tylko podręczniki, ale i pakiet materiałów uzupełniających dla ucznia, nauczyciela i szkoły:
- multimedialne pomoce naukowe,
- filmy edukacyjne własnej produkcji,
- a corocznie także próbne egzaminy na różnych poziomach kształcenia.
OPERON jest długoletnim klientem Asseco Business Solutions. Współpraca obu firm trwa nieprzerwanie ponad 10 lat. Wydawnictwo działa w strukturze wielofirmowej, obejmującej spółki oraz fundację, i prowadzi sprzedaż wielokanałowo, m.in. przez własny e-commerce i hurtownię
Przez ten czas system Softlab ERP rozwijał się razem z firmą, aż po migrację do chmury z uwierzytelnianiem przez CAS. Dziś OPERON wymienia z systemami partnerów średnio 66 000 komunikatów miesięcznie przez API i obsługuje około 2 000 faktur miesięcznie w elektronicznym obiegu dokumentów.
10+
lat nieprzerwanej współpracy z Asseco Business Solutions
66 tys.
komunikatów miesięcznie wymienianych między systemami przez API
~2 000
faktur miesięcznie w elektronicznym obiegu dokumentów (SEOD)
Decyzja o chmurze: dlaczego OPERON zrezygnował z własnej serwerowni
Jednym z ważniejszych kroków we współpracy było przeniesienie Softlab ERP do chmury. Decyzja wynikała z konkretnego rachunku. Utrzymywanie własnej infrastruktury to koszt sprzętu, jego wymiany co kilka lat, kopii zapasowych i ludzi, którzy tym zarządzają. Dla wydawnictwa, którego rdzeniem jest treść edukacyjna, a nie data center, to obciążenie, które niewiele wnosi do biznesu.
Drugim motywem było bezpieczeństwo i ciągłość działania. Dla firmy, w której system finansowo-sprzedażowy pracuje bez przerwy, każda godzina niedostępności to realny koszt. Chmura przeniosła odpowiedzialność za dostępność, kopie zapasowe i utrzymanie na Asseco BS.
Dostęp do zasobów zabezpiecza uwierzytelnianie przez CAS, co ogranicza ryzyko nieautoryzowanego wejścia. OPERON zyskał wyższe bezpieczeństwo danych, wysoką dostępność systemów i pracę z dowolnego miejsca, oddając utrzymanie infrastruktury partnerowi, który robi to na co dzień.
Softlab ERP jako jeden system dla finansów, rozliczeń i wielofirmowości
Softlab ERP to polski system ERP dla średnich i dużych firm dystrybucyjnych, handlowych i e-commerce, rozwijany przez Asseco Business Solutions. W OPERON pracuje w modelu chmurowym i łączy w jednym systemie controlling kosztów wydawniczych, rozliczenia płatności, elektroniczny obieg dokumentów oraz obsługę całej struktury wielofirmowej.
Controlling skrojony pod wydawnictwo
W wydawnictwie edukacyjnym o rentowności decyduje odpowiedź na jedno pytanie: ile naprawdę kosztuje wydanie konkretnego tytułu. Sam druk OPERON zleca na zewnątrz, ale na koszt książki składa się też praca redakcyjna realizowana wewnątrz firmy. To właśnie ona bywa najtrudniejsza do przypisania do pojedynczej pozycji.
Asseco Business Solutions zbudowało w Softlab ERP dedykowane rozwiązanie, które traktuje wydanie tytułu jak uproszczoną produkcję. Koszty zespołów redakcyjnych zbierane są na poziomie wydziału, a następnie rozksięgowywane na poszczególne tytuły i doliczane do kosztu zleconego druku. Do tego dochodzą wymiary controllingowe powiązane z dystrybucją, którymi OPERON mierzy rentowność książek w różnych przekrojach. W efekcie zarząd zna koszt wydania każdej pozycji oferty łącznie z pracą redaktorów.
Wielofirmowość: wspólne i rozdzielne kartoteki
OPERON to nie jeden podmiot, ale struktura obejmująca spółki oraz fundację. Zarządzanie taką organizacją wymaga systemu, który obsłuży wiele podmiotów naraz, bez powielania pracy i bez rozjazdu danych.
Softlab ERP pozwala pracować w środowisku wielofirmowym, a kluczem jest wybór, co podmioty współdzielą, a co prowadzą osobno. System obsługuje pracę na wspólnych i rozdzielnych kartotekach: dane, które mają być spójne w całej grupie, jak kontrahenci czy indeksy, są współdzielone, a te, które muszą pozostać odrębne dla każdego podmiotu, są rozdzielone. Dzięki temu OPERON zarządza całą strukturą z jednego miejsca.
Automatyczne rozliczanie płatności
Sprzedaż e-commerce oznacza wpłaty od wielu operatorów płatności, każdy z własną prowizją do rozliczenia. Ręczne parowanie wyciągów przy takiej liczbie transakcji jest czasochłonne, a w sezonie szkolnym skala rośnie wielokrotnie.
Softlab ERP integruje się z bankowością przez Businessbank oraz z operatorami płatności e-commerce. Automatycznie rozpoznaje wpłaty i rozlicza prowizje operatorów, a parowanie wyciągów dzieje się w tle, bez ręcznej pracy nawet przy dużej liczbie transakcji. Faktury zakupowe przechodzą z kolei przez elektroniczny obieg dokumentów (SEOD): trafiają do systemu w formie cyfrowej i są zatwierdzane w wielopoziomowej akceptacji, z pełną historią każdego dokumentu.
Integracje i zgodność z przepisami
Sprzedaż hurtową całej oferty Wydawnictwa Pedagogicznego OPERON prowadzi na wyłączność Ateneum, jeden z największych dystrybutorów książki w Polsce. W tym modelu integracja przez API ma znaczenie krytyczne: zamówienia z kanału dystrybucyjnego spływają do Softlab ERP automatycznie, a system musi je przyjąć i przetworzyć bez opóźnień. Wymiana danych z systemami zewnętrznymi obejmuje średnio 66 000 komunikatów miesięcznie, co skraca czas procesów operacyjnych i ogranicza pracę ręczną.
Po stronie zgodności Asseco BS na bieżąco dostosowuje system do zmian prawa: KSeF, JPK, kolejnych nowelizacji. OPERON ma pewność zgodności z przepisami bez angażowania własnych zasobów w śledzenie i wdrażanie zmian legislacyjnych.
Jak Softlab ERP radzi sobie z sezonowym szczytem sprzedaży?
Sprzedaż podręczników rośnie tuż przed wrześniem. To właśnie w sezonie najmocniej widać wartość automatyzacji. Rozliczenia płatności, obieg dokumentów i controlling, które działają w tle przez cały rok, w szczycie obsługują skok wolumenu bez doraźnego dokładania ludzi do pracy ręcznej. Praca w chmurze utrzymuje przy tym dostępność systemu w najbardziej obciążonym okresie.
Dla OPERON oznacza to przewidywalność tam, gdzie inni mierzą się z chaosem: szczyt sprzedaży jest obsłużony tym samym zespołem i tym samym systemem co reszta roku.
Efekty współpracy
płatności rozliczanych automatycznie
Rentowność na poziomie tytułu
Decyzje o nakładach i cenach zapadają w oparciu o realny koszt wydania każdej książki, nie o szacunki.
Sezon bez dodatkowych etatów
Wrześniowy szczyt obsługuje ten sam zespół i ten sam system co reszta roku, bez doraźnego zatrudniania.
Płatności bez udziału człowieka
Księgowość odzyskuje czas, który wcześniej pochłaniałoby ręczne przeglądanie wyciągów.
Cała grupa z jednego miejsca
Spółki i fundacja na wspólnych i rozdzielnych kartotekach, bez powielania pracy i rozjazdu danych.
Pewność rozliczeń z dystrybutorem
Zamówienia wpływają do systemu automatycznie, a skala 66 000 komunikatów miesięcznie nie jest wąskim gardłem.
Zgodność z prawem bez własnych zasobów
KSeF, JPK i kolejne nowelizacje wdraża Asseco BS, po stronie OPERON nie powstaje dług technologiczny.
Mniejsze ryzyko po stronie IT
Utrzymanie, dostępność i bezpieczeństwo infrastruktury przejął partner, OPERON skupia się na wydawnictwie.
-
Wydawnictwo Pedagogiczne Operon
„Po ponad dekadzie współpracy traktujemy Asseco Business Solutions nie jak dostawcę oprogramowania, ale jak zespół, który rozumie, jak działa wydawnictwo. Rozwiązania nie są zdejmowane z półki, tylko powstają pod nasze realia. To daje nam poczucie, że na tego partnera możemy liczyć także przy kolejnych wyzwaniach.”
-
Asseco BS
„Satysfakcja przychodzi, gdy zarząd klienta zaczyna podejmować decyzje na podstawie danych z systemu, a nie przeczucia. W OPERON to się wydarzyło i to jest dla nas miara udanego wdrożenia.”
Jarosław Kusznierczuk,
Menadżer Projektu, Asseco Business Solutions
Podsumowanie
Współpraca OPERON z Asseco BS pokazuje, że ERP nie musi być jednorazowym wdrożeniem. System rozwija się razem z firmą przez lata, od controllingu kosztów, przez automatyzację rozliczeń i obsługę struktury wielofirmowej, po chmurę. Efekt po dekadzie jest konkretny: pełna kontrola kosztów, rozliczenia bez ręcznej pracy, spójne zarządzanie grupą podmiotów i sezon obsłużony bez przeciążania zespołu.