Asseco Merit ERP w kuźni: 131 firmowych usprawnień w jednym systemie
- Asseco Merit ERP w pięciu obszarach: produkcja, logistyka, kadry i płace, finanse, środki trwałe
- Zamiast klasycznej analizy przedwdrożeniowej — inwentaryzacja 131 realnych usprawnień firmy
- Zasada przyjęta na wejściu: zakres funkcjonalny po migracji nie może być węższy niż przed nią
Kuźnia, która o każdej sztuce swojego wyrobu musi wiedzieć, z którego jest wytopu
„WOSTAL” to prężnie rozwijająca się firma produkcyjna wyspecjalizowana w obróbce stali. Oferuje odkuwki matrycowe, precyzyjną obróbkę mechaniczną CNC oraz kompleksowe wykonawstwo konstrukcji spawanych, a także montaż gotowych podzespołów. Dostarcza swoje wyroby do globalnych potentatów z różnych gałęzi przemysłu, takich jak: kolejnictwo, obronność, centra danych, automotive, hydraulika siłowa, energetyka, transport technologiczny, górnictwo, przemysł maszynowy. Firma działa w ścisłym reżimie jakościowym, wynikającym zarówno z wymagań środowiska ISO, jak także konieczności spełniania specyficznych wymagań klienta i precyzyjnych norm branżowych.
To produkcja, w której dokument bez numeru wytopu i atestu jest bezwartościowy, bo odbiorca z kolejnictwa, przemysłu obronnego lub innej branży może zapytać o pochodzenie materiału, z którego jest wykonany wyrób. To również produkcja akordowa, w której to, co pracownik wykonał na operacji, jest jednocześnie podstawą jego wynagrodzenia i kosztem na koncie wydziału.
Rodowód zakładu sięga 1938 roku i fabryki „Żelazo-Chrom”, która wytwarzała części rowerowe, drobne maszyny rolnicze i wyroby tłoczone. Budowa kuźni w 1977 roku przyniosła znaczące poszerzenie możliwości wytwórczych i pozyskanie nowych rynków zbytu. W 1992 roku na fali przekształceń własnościowych załoga przejęła zakład od Skarbu Państwa jako spółkę pracowniczą i powstały Zakłady Mechaniczno-Kuźnicze „WOSTAL” Sp. z o.o. Spółka dynamicznie się rozwija i zatrudnia dziś już czwarte pokolenie inżynierów z ziemi wolbromskiej.
Reżim jakościowy: ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001, normy spawalnicze PN-EN 1090, PN-EN 3834 i PN-EN 15085 (tabor kolejowy), również norma dotycząca technologii klejenia EN 17460 (tabor kolejowy), a dla urządzeń ciśnieniowych PN-EN 764-5, PED, HP0, W0 i AD 2000. Zakład ma własne, sukcesywnie rozbudowywane laboratorium i przechodzi wymagane audyty.
KSeF wyznaczył termin. Prawdziwym pytaniem było, co się stanie z dwudziestoma latami modyfikacji
WOSTAL pracował na Xpertis od 2004 roku. Przez ten czas zamówił dziesiątki zmian dopasowujących system do kuźni: własne wydruki handlowe, własną kartę zarobkową, własny rozdzielnik kosztów, import godzin z produkcji do płac. Obowiązek e-fakturowania w KSeF był momentem decyzji o przejściu na Asseco Merit ERP. Ryzykiem nie była migracja danych, tylko utrata tych dwudziestu lat dopasowań.
Zasada przyjęta na wejściu
Wszystko, co klient miał zrobione specjalnie dla siebie w Xpertis, ma znaleźć się w Asseco Merit ERP — z pierwszeństwem dla rozwiązań standardowych przed modyfikacją. Jeżeli standard Asseco Merit ERP robi to samo lepiej, wygrywa standard: nie wymaga osobnego utrzymania i wchodzi do kolejnych wersji systemu razem z resztą.
Metoda zamiast szablonu
Zrezygnowaliśmy z klasycznej analizy przedwdrożeniowej. Zamiast opisywać od zera procesy, które firma zna lepiej od nas, zinwentaryzowaliśmy realne modyfikacje w Xpertis — wszystkie 131 zgłoszeń — i przenieśliśmy je do Asseco Merit ERP, dostosowując do jego środowiska i funkcjonalności. Lista modyfikacji była jednocześnie listą kontrolną odbioru.
Przebieg
Najwięcej pracy poszło tam, gdzie produkcja styka się z płacami
Rozkład 131 zgłoszeń pokazuje, gdzie naprawdę leży ciężar systemu w zakładzie akordowym. Produkcja i kadry to nie są dwa osobne tematy — to jeden łańcuch: zarejestrowane wykonanie operacji staje się czasem przeliczonym na wartość na liście płac i kosztem na koncie wydziału. Kliknij obszar, żeby zobaczyć, co konkretnie objął.
Od oferty na wyrób po godziny akordowe przekazane do płac
Najcięższy obszar wdrożenia. Trzon stanowiła obsługa czasu pracy i akordu oraz cykl życia zlecenia — od kalkulacji, przez pobrania materiałów, po raporty produkcji rejestrujące wykonaną produkcję.
- Oferty i kalkulacje — opracowanie ofert na wyroby, kalkulacja cen, karty technologiczne, weryfikacja cen do kalkulacji TKW
- Zlecenia produkcyjne — rejestracja i kontrola pobrań materiałów, zatwierdzanie zleceń, nowe wydruki, zmiana technologii, pole „Uwagi produkcji”
- Czas pracy i akord — rejestracja czasu i akordu, nadgodziny 50% i 100%, czas przezbrojenia, godziny nagrodowe, powiązanie ze stawką z umowy pracownika
- Technologia i kooperacja — edycja i usuwanie technologii, dezaktywacja operacji kooperacyjnych, dodatkowe pola: planowane roboczogodziny, wytop, terminy badań okresowych
- Raporty — analiza zapotrzebowania materiałowego, produkcja w toku, zestawienia produkcyjne
Godziny nie wracają na papierze
Przepracowane godziny z produkcji trafiają wprost do naliczania wynagrodzeń — to najbardziej pracochłonna część całego wdrożenia Asseco Merit ERP.
Dokument handlowy, który nie wymaga poprawek w Wordzie
Zakład eksportuje od ponad pięćdziesięciu lat, dziś do kilkudziesięciu krajów, więc wydruki handlowe i warunki dostawy są tu częścią procesu sprzedaży, a nie kosmetyką. Drugi filar to obsługa magazynowa i kontrola należności.
- Wydruki handlowe — faktury z SWIFT/IBAN, oferty z rabatami, datami realizacji i załącznikami, korekty faktur w wersji angielskiej, dokumenty magazynowe i formy płatności
- Zamówienia i dostawy — nowe warunki dostawy, domyślny magazyn dla zamówień, wydłużony symbol zamówienia, powiązania zamówień z dokumentami magazynowymi
- Obsługa magazynowa — przesunięcia, inwentaryzacja i stany dla magazynu PNU wg lokalizacji, blokady edycji dokumentów, kontrola wydziałów, rejestracja wagi na pozycjach
- Sprzedaż i rozliczenia — limity kredytowe klientów, reguły liczenia terminów płatności, raport towarów zalegających
Eksport bez ręcznych poprawek
Faktura, oferta i korekta wychodzą z systemu w odpowiedniej wersji językowej i z danymi bankowymi dla płatności zagranicznych.
Waga na pozycji dokumentu
Rejestracja wagi wprost na pozycjach — podstawa do planowania ładowności wysyłek.
Należności pilnowane na wejściu
Limity kredytowe i reguły terminów płatności działają w momencie wystawiania dokumentu, nie po fakcie.
Drugi najcięższy obszar — i ten sam łańcuch, co produkcja
Prawie cały nakład poszedł w dwie rzeczy: import godzin z produkcji oraz raportowanie płacowe w formatach, których zakład używa od lat.
- Rejestracja czasu pracy — wprowadzanie godzin i akordów, karta czasu pracy oraz karta zarobkowa w formacie WOSTAL
- Listy płac i raporty — pięć nowych raportów list płac, kreator zestawień do Excela, zestawienie składników, rozdzielnik kosztów wraz z eksportem do Excela
- Urlopy i nieobecności — rezerwy na niewykorzystane urlopy, modyfikacja naliczania urlopu, import nieobecności z pliku CSV, obsługa listy korygującej
- Księgowanie wynagrodzeń — podział wynagrodzeń na konta, przekodowanie kont kosztowych, odrębne formuły dla uczniów
- Kadry — staże pracowników, zawiadomienia o przeszeregowaniu, uporządkowanie rubryk kadrowych
Koniec przepisywania akordu
Zarejestrowane wykonania do operacji zleceń — sumowane per pracownik, dzień, rubryka płacowa i konto kosztowe.
Znane formaty raportów
Karta zarobkowa i karta czasu pracy wyglądają jak wcześniej, więc kadry nie uczą się raportowania od nowa.
Rozdzielnik z eksportem
Podział kosztów wynagrodzeń na konta z eksportem do Excela — gotowy materiał dla controllingu.
Dopasowanie księgowości do nowej struktury wydziałów
Obszar o charakterze dostosowawczym, ale krytyczny: bez poprawnej dekretacji dokumenty z magazynu i listy płac nie trafiłyby na właściwe konta wydziałowe.
- Dekretacja — dokumenty magazynowe i listy płac dopasowane do nowych wydziałów i struktury kont grup 4 i 5
- Automatyzacja planu kont — automatyczne dodawanie nowych pozycji do analityki kont kosztowych powiązanych z projektami
- Parametryzacja rejestrów księgowych pod strukturę zakładu
- Rozliczenia podatkowe — korekty deklaracji CIT-8 oraz obsługa dokumentu VAT dla faktur nieopodatkowanych
Koszt trafia na właściwy wydział
Dekretacja magazynu i płac zgodna z realną strukturą organizacyjną zakładu.
Plan kont, który sam się aktualizuje
Nowe konta kosztowe powiązane z projektami powstają automatycznie zamiast być zakładane ręcznie.
KSeF jako punkt startu
Migracja miała u źródła obowiązek e-fakturowania — obsługa KSeF 2.0 i formatu FA(3) jest w standardzie Asseco Merit ERP.
Jedno zgłoszenie — i to też jest wynik
Cały obszar środków trwałych zamknął się w jednej pozycji: uzupełnieniu brakującej opcji menu w ewidencji. Reszta funkcjonalności, z której korzystał zakład, znalazła pokrycie w standardzie Asseco Merit ERP.
- Uzupełnienie obsługi ewidencji o brakującą pozycję menu
- Zestawy kont dla środków trwałych tworzone automatycznie — po stronie finansów
- Amortyzacja, ewidencja i dokumenty obrotu majątkiem — w standardzie systemu
Mniej kodu do utrzymania
Im więcej obszaru pokrywa standard, tym mniej zostaje do testowania przy każdej kolejnej wersji systemu.
Aktualizacje bez ryzyka
Funkcje standardowe aktualizują się razem z systemem — modyfikacje wymagają osobnej opieki.
Wdrożenie się nie kończy — cztery tematy w toku
Migracja pokryła pięć obszarów. Równolegle, poza jej zakresem, zakład rozwija system o kolejne funkcje — każda dokłada się do tego samego modelu danych.
- SEOD — elektroniczny obieg dokumentów · parametryzacja na ukończeniu, realizowana niezależnie od migracji
- Analizy biznesowe Qlik · instalacja testowa na rzeczywistych danych zakładu. Gotowe aplikacje: finanse, logistyka, personel, procesy, projekty i konsolidacja
- Businessbank i automatyzacja płatności · temat w rozmowach — przelewy elektroniczne wprost z list płac i rozrachunków
- Asystent Genius · planowane uruchomienie pilotażowe chatbota AI w interfejsie HTML
Rozbudowa bez drugiego systemu
Obieg dokumentów, analityka i płatności wchodzą do tego samego środowiska, a nie jako osobne wyspy.
Analityka na danych z hali
Qlik pracuje na tych samych danych, które powstają przy rejestracji wykonań i dokumentach magazynowych.
Osiem stanowisk, osiem różnych powodów, dla których to wdrożenie miało sens
Każda z poniższych korzyści ma to samo źródło: bolączkę, którą zakład nazwał sam, opowiadając o swojej codziennej pracy. Dlatego przy każdej personie zaczynamy od problemu, a nie od modułu — a po drugiej stronie stawiamy funkcję Asseco Merit ERP, która go zamyka.
W Asseco Merit ERP surowiec może być zastąpiony przez zamiennik.
Druga jednostka ewidencyjna to pełna ewidencja równoległa: stany, dostawy, rezerwacje, wymiary, inwentaryzacja i dokumenty zlecenia. Technolog liczy w metrach, magazyn wydaje w kilogramach — obaj patrzą na ten sam rekord.
Grupowa zmiana operacji i surowców we wszystkich kartach naraz, widok arkuszowy do masowej edycji wartości liczbowych, automatyczna numeracja kart, rysunek dołączany przeciągnięciem pliku oraz dwie karty aktualne równolegle — własna i kooperanta.
Braki dzielisz na naprawialne i nienaprawialne, także grupowo, a Asseco Merit ERP generuje operacje naprawcze wraz z ich zapotrzebowaniem surowcowym i pilnuje, żeby przyczyny zostały rozpisane do końca.
Karta czasu pracy i karta zarobkowa w formacie WOSTAL, pięć nowych raportów list płac i kreator zestawień do Excela. Nadgodziny 50% i 100%, czas przezbrojenia i godziny nagrodowe liczone ze stawki z umowy pracownika.
Dekretacja dokumentów magazynowych i list płac dopasowana do nowych wydziałów oraz kont grup 4 i 5, automatyczne dodawanie nowych pozycji do analityki kont kosztowych powiązanych z projektami, zestawy kont dla środków trwałych, korekty CIT-8 oraz dokument VAT dla faktur nieopodatkowanych.
Ścieżkę akceptacji rysuje się na diagramie procesu. Oferty będące w obiegu kończą się starą wersją, nowe wchodzą w nową — bez zatrzymywania firmy. Do tego wydruki ofert i korekt w wersjach językowych oraz limity kredytowe pilnowane przy dokumencie.
Uprawnienia budowane od zera w górę — do czynności i do danych. Narysowanie procesu nadaje uprawnienia roli, a użytkownik widzi wyłącznie swoje menu: technolog inne niż kierownik produkcji. Do tego interfejs HTML bez instalacji i bez czekania na aktualizację klienta na stacji.
Osiem funkcji Asseco Merit ERP wskazanych jako różnica na plus
Prezentacja obszaru Produkcja i Logistyka trwała 3 godziny 43 minuty i miała rozstrzygnąć jedno: czy Asseco Merit ERP faktycznie zamyka bolączki zakładu. Poniżej osiem funkcji wskazanych wtedy jako przewaga nad dotychczasowym sposobem pracy, uporządkowanych według obszarów, których dotyczą.
Masz w starym systemie dwadzieścia lat własnych usprawnień?
To nie jest powód, żeby zostać. To jest lista, od której zaczynamy. Pokażemy Asseco Merit ERP na Twoim zleceniu i Twojej karcie technologicznej, tak jak zrobiliśmy to dla WOSTAL przed decyzją o migracji.