Wymiana dokumentów z Businesslink w Softlab ERP

Skrzynka odbiorcza

Jeśli Twój dostawca wyśle do Ciebie dokument, trafi on do skrzynki odbiorczej portalu Businesslink, skąd zostanie przekazany do bufora dokumentów przychodzących w Twoim systemie ERP.

Twój dostawca może wysłać do Ciebie dokument:

• automatycznie ze swojego systemu ERP jeśli jego system współpracuje z usługą Businesslink,
• wysyłając mail bezpośrednio ze swojego programu pocztowego z załączonym dokumentem na Twój specjalny adres mailowy w portalu Businesslink,
• za pośrednictwem usługi logując się do portalu Businesslink.

Mapowanie pozycji

Businesslink umożliwia łączenie pozycji asortymentowych na fakturze dostawcy z Twoimi indeksami. W tym celu należy wskazać poszczególne pozycje asortymentowe oraz jednostki, które w naszej kartotece odpowiadają tym, które znalazły się na dokumencie. Businesslink uczy się jednak cały czas i raz wykonane mapowanie umożliwi nam automatyczne wypełnienie potrzebnych informacji przy kolejnym dokumencie od naszego dostawcy.

Prześlij zdjęcie, skan lub PDF faktury i zarejestruj ją w systemie

Jeśli Twój pracownik otrzyma fakturę może przesłać jej obraz na specjalny adres email, np. za pośrednictwem telefonu, urządzenia skanującego lub wielofunkcyjnej kserokopiarki. Usługa Businesslink odbierze taką wiadomość i przekaże ją wraz z załącznikiem do bufora Twojego systemu ERP.

Oprócz faktur, za pośrednictwem usługi Businesslink, możesz również przekazywać załączniki np. specyfikację do faktury. Załącznik do faktury możesz dołączyć później, nawet po wysłaniu faktury. Usługa Businesslink powiadomi Twojego odbiorcę o tym, że dodałeś załącznik do faktury.

Automatyczna konwersja formatów

W przypadku, gdy Twój kontrahent przekaże do Ciebie fakturę w formacie ECOD usługa automatycznie przeprowadzi konwersję na format Twojego systemu ERP.

Możesz zdecydować w jakim formacie Twój odbiorca otrzyma dokument, a Businesslink sam przekształci fakturę do wymaganej postaci. Businesslink automatycznie skonwertuje dokument do formatu ECOD albo kontrahent odbierze go w pliku PDF.  Po prostu wysyłasz dokument ze swojego systemu ERP, a Businesslink sam wybierze najbardziej optymalny format dla Twojego odbiorcy.

Powiadomienie o dokumencie przychodzących

Kiedy Twój odbiorca pobierze dokument usługa Businesslink wyśle do Ciebie powiadomienie o odbiorze dokumentu. Jednym z powiadomień jest informacja o pobraniu faktury korygującej przez niego. Możesz sam zdecydować czy i które powiadomienia chcesz otrzymywać.

Możesz również zdefiniować dodatkowy adres, na który mają przychodzić potwierdzenia odbioru dokumentów np. księgowość@twojafirma.pl.

Niezależnie od powiadomienia usługa Businesslink przekaże informacje o potwierdzeniu odbioru dokumentu do Twojego systemu ERP.

Status dokumentów

Dla każdego z dokumentów w portalu Businesslink prezentowane są informacje o jego statusie:

• Status czy dokument został już zapłacony *.
• Kwota pozostała do zapłaty *.

Dzięki temu będziesz mógł się upewnić, że Twój dostawca zarejestrował Twoja płatność.

* Powyższe informacje są dostępne tylko wtedy, gdy wysyłający dokument zdecyduje się na udostępnienie danych o zapłacie.

Skrzynka nadawcza

Dokument z Twojego systemu ERP jest automatycznie  przekazywany do skrzynki nadawczej portalu Businesslink. Następnie Businesslink wyśle dokument do Twojego odbiorcy.

Twój odbiorca może pobrać swój  dokument:

• automatycznie, jeśli jego system ERP współpracuje z usługą Businesslink,
• bezpośrednio z maila, który zawiera łącze do  pobrania dokumentu
• po zalogowaniu się do portalu Businesslink