Jaki system ERP wybrać? Dowiedz się na co zwrócić uwagę wybierając system ERP
Przygotowaliśmy ebook, w którym przeprowadzimy Cię przez najważniejsze punkty wyboru systemu ERP i podpowiemy, na co zwrócić uwagę, by jak najlepiej dopasować nowe rozwiązanie do unikanych potrzeb Twojej firmy.
Co to jest ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning) czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa to system informatyczny, który wspiera efektywne prowadzenie firmy.
System ERP obejmuje kontrolę i zarządzanie najważniejszymi zasobami i procesami w niemal każdym obszarze biznesowym:
- zarządzanie łańcuchem dostaw
- zarzadzanie relacjami z klientem
- zarządzanie finansami przedsiębiorstwa
- zarządzanie zasobami ludzkimi
- zarządzanie pozostałymi zasobami
- pozostałe obszary np. zarządzanie transportem, projektami czy moduł zarządzania jakością
Analiza potrzeb i celów firmy
Zanim zaczniesz szukać dostawców ERP, zrób przejrzystą listę wymagań.
Im będzie dokładniejsza, tym łatwiej będzie Ci rozmawiać z dostawcami i analizować możliwości potencjalnych systemów. To z kolei przełoży się na dokładniejszą wycenę i lepsze oszacowanie czasu wdrożenia w przedstawianych Ci ofertach. Jeżeli Twój system ERP ma odpowiadać potrzebom Twojej firmy, musisz je dokładnie poznać i udokumentować. Jeżeli wiesz już, czego potrzebuje Twoja firma, możesz przejść do przeglądu najważniejszych czynników, które wpływają na wybór oprogramowania ERP.
Na co zwrócić uwagę,
wybierając system ERP?
1. Technologia i integracja
Wdrożenie systemu ERP powinno być, przede wszystkim, inicjatywą biznesową, a nie technologiczną, ale technologia ma w tym przypadku znaczenie niebagatelne. Najprościej jest wybrać system zgodny z istniejącym oprogramowaniem, z którego korzystasz.
Rozważ jednak opcję rozszerzenia nowego systemu ERP o te funkcje realizowane przez obecnie używane rozwiązania, których potrzebujesz. W ten sposób uzyskasz naturalną integrację (w ramach jednego systemu), bez konieczności tworzenia interfejsów i łączenia oddzielnych systemów.
Jeżeli zdecydujesz się zachować dotychczasowe aplikacje, bo np. tylko one współpracują ze specyficznymi urządzeniami, których używasz, sprawdź, czy system ERP, który bierzesz pod uwagę, będzie w stanie integrować się z tymi aplikacjami, oraz jaki będzie możliwy zakres i sposób tej integracji.
2. Funkcjonalność i ergonomia
Przy wyborze oprogramowania ERP najważniejszą rzeczą jest sprawdzenie, czy system oferuje moduły i funkcje, których potrzebuje Twoja firma. System ERP ma odzwierciedlać procesy biznesowe określone w analizie, realizować opisane w niej funkcje i pozwalać na osiągnięcie postawionych w niej celów.
Szukaj oprogramowania, które najpełniej realizuje Twoje procesy. Sprawdź sposób działania systemu i realizację procesów krytycznych. Możliwość kastomizacji będzie dużym plusem.
3. Budżet i koszt
Wybierając system dla firmy musisz liczyć się z warunkami i ograniczeniami finansowymi, zarówno na etapie zakupu i wdrożenia, jak i w późniejszym okresie. Zapoznaj się z całkowitym kosztem posiadania rozważanego systemu i zaplanuj budżet w ramach możliwości finansowych Twojej firmy.
Oszacuj koszt zakupu, wdrożenia i utrzymania systemu. Szukaj rozwiązań dopasowanych do Twoich możliwości oraz dostawców oferujących rozwiązania elastyczne pod względem ich finansowania.
4. Czas
Określ wymagany czas uruchomienia systemu. Wybierając system i dostawcę sprawdzaj możliwość wdrożenia w wymaganym czasie.
Pamiętaj, że czas potrzebny na produkcyjne uruchomienia systemu obejmuje:
- zbudowanie infrastruktury sprzętowej i dostępowej,
- dostarczenie i wdrożenie oprogramowania,
- niezbędne integracje,
- szkolenie personelu,
- testy,
- migrację danych.
5. Dostawca, czy partner
Wybierając system ERP wiążesz się na wiele lat z jego dostawcą. Musisz mieć pewność, że taka współpraca będzie sprzyjać rozwojowi Twojej firmy. Spójrz na potencjalnego dostawcę nowego systemu z tych
kilku perspektyw:
- Stabilność
- Zasoby i kompetencje
- Reputacja
- Referencje
- Doświadczenie branżowe
6. Utrzymanie
O tym, co będzie się działo już po wdrożeniu w firmie często nie myśli się na etapie wybierania systemu. Warto jednak zwrócić na to uwagę już przy weryfikacji partnera, z którym zwiążemy się na wiele lat. Dowiedz się, co obejmuje gwarancja lub rękojmia dostawcy i jakie jest proponowane wsparcie po wdrożeniu. Nie mniej istotne są regularne aktualizacje systemu ERP i jego możliwości rozwojowe, które mogą mieć kluczowy wpływ na przyszłość Twojej firmy.
7. Przyszłość
Wybierz system zgodny z aktualnymi technologiami, i na tyle na ile możesz przewidzieć – z technologiami przyszłymi. Wybierając system oparty o technologie, które nie są już wspierane i rozwijane, lub które zastępowane są nowszymi rozwiązaniami, wpędzasz się w ślepą uliczkę i narażasz firmę na zagrożenie.
Podsumowując, jaki system ERP wybrać i o czym warto pamiętać
System ERP to inwestycja wieloletnia, którą z perspektywy czasu można oceniać na różne, nawet skrajne sposoby. Może się okazać niezastąpionym motorem rozwoju, a Ty nie będziesz w stanie wyobrazić sobie firmy bez niego. Niestety, oprogramowanie ERP może stać się również jedynie stratą czasu, energii i pieniędzy.
Dobry system ERP będzie wspierał bieżące działania Twojej firmy od momentu wdrożenia i pozwoli modelować się wraz ze zmianami w firmie czy otoczeniu biznesowym.
Dostawca sprzeda Ci i wdroży system.
Profesjonalny partner podzieli się doświadczeniem, pomoże dostosować funkcje w systemie do procesów w firmie oraz doradzi, jak poprawić procesy biznesowe, aby działania firmy wspierane systemem informatycznym były jeszcze bardziej efektywne.
