HR wysokich lotów
230 pracowników, zmienne godziny pracy portu i grafik, który zmienia się razem z rozkładem lotów. Port Lotniczy Bydgoszcz przeszedł z Xpertis na Merit ERP i zamknął sześć obszarów kadrowo-płacowych w jednym systemie.
Regionalny port lotniczy, który rośnie szybciej niż rynek
Port Lotniczy Bydgoszcz to międzynarodowe lotnisko regionalne w województwie kujawsko-pomorskim, położone zaledwie 3 km od centrum Bydgoszczy i 55 km od centrum Torunia. Funkcjonuje od 1916 roku, natomiast spółka Port Lotniczy Bydgoszcz S.A. została zarejestrowana 23 czerwca 1995 roku.
Infrastruktura Portu obejmuje drogę startową o długości 2,5 km oraz terminal pasażerski o powierzchni około 7 000 m², którego przepustowość wynosi 500 000 pasażerów rocznie. Rok 2025 był dla Portu Lotniczego Bydgoszcz rokiem rekordowym. Lotnisko obsłużyło 439 632 pasażerów, najwięcej w swojej historii i o 3,39% więcej niż w dotychczas rekordowym 2019 roku. W 2025 roku z usług Portu skorzystało również 110 026 pasażerów czarterowych, a Port obsłużył ponad 526 ton cargo, wobec około 70 ton w 2024 roku.
Rosnąca liczba obsługiwanych pasażerów oraz rozwój działalności Portu Lotniczego Bydgoszcz przekłada się wprost na skalę i organizację codziennego funkcjonowania lotniska: pracę zespołów, obsadę, dyżury i liczbę godzin do rozliczenia.
Grafik pod rozkład, nie pod kalendarz
Lotnisko nie pracuje według stałych godzin, pracuje według rozkładu. Godziny funkcjonowania portu zmieniają się wraz z siatką połączeń i sezonem, a razem z nimi zapotrzebowanie na obsadę. Grafiki układają kierownicy poszczególnych działów, nie dział kadr: nie planują miesiąca „na zapas”, tylko pod rozkład, a potem korygują pod opóźnienie, chorobę i dodatkowy czarter.
Do tego dochodził stan wyjściowy: wieloletnia eksploatacja systemu Xpertis ERP, rosnące wymagania prawne w obszarze ewidencji czasu pracy, obsługi PPK i dokumentacji kadrowej oraz świadomość, że każda kolejna zmiana przepisów będzie kosztować kolejne godziny pracy ręcznej.
Sześć modułów, jedna kartoteka pracownika
Port Lotniczy Bydgoszcz wybrał Merit ERP ze względu na zakres parametryzacji procesów kadrowo-płacowych, skalowalne środowisko i metodykę wdrożeniową prowadzoną przez konsultantów Asseco Business Solutions. Wdrożenie objęło sześć dziedzin, a dane wprowadzone raz w kartotece pracownika obsługują wszystkie.
Plan, grafik i wykonanie: trzy warstwy jednej doby
Merit ERP rozdziela plan (przygotowany przed rozpoczęciem okresu, zgodnie z Kodeksem pracy), grafik (bieżąca reakcja na nieobecność, opóźnienie, dodatkowy rejs) i wykonanie (to, co faktycznie się wydarzyło). Po zatwierdzeniu wykonania system kwalifikuje godziny na odpowiednie składniki płacowe, bez przepisywania czegokolwiek do płac.
Dla kadr oznacza to jedno: rozliczenie 230 osób przestaje być pracą detektywistyczną na koniec miesiąca.
Wniosek złożony poza godzinami pracy kadr
Portal HR to ta część wdrożenia, z której korzysta 230 pracowników, a nie tylko 6 osób pracujących w systemie na co dzień. Przez portal czas pracy planuje 30 kierowników. Pracownik sprawdza swój grafik i składa wniosek urlopowy z przeglądarki, o dowolnej porze. Akceptuje kierownik działu, a zaakceptowany wniosek trafia do kartoteki urlopowej prowadzonej przez kadry.
Od przepracowanej godziny do dekretu jedną ścieżką
To, co w wielu organizacjach jest łańcuchem eksportów i importów, w bydgoskim wdrożeniu jest jednym przebiegiem danych: godzina zakwalifikowana w module Czas pracy staje się składnikiem listy płac, lista płac generuje przelew i dekret, a PPK nalicza się na tej samej liście.
Najtańsza integracja to ta, której nie trzeba budować
Wdrożenie w Porcie Lotniczym Bydgoszcz zrealizowano bez integracji z systemami zewnętrznymi, w całości na standardowych dziedzinach Merit ERP. To świadoma decyzja projektowa: zamiast utrzymywać interfejsy między czterema systemami, port utrzymuje jeden. Wymiana danych odbywa się wewnątrz systemu, więc nie ma nocnych zadań synchronizacyjnych, których poranek zaczyna się od pytania „czy się przeliczyło”.
Architektura zostawia otwartą drogę na kolejne etapy: import wejść i wyjść z czytników RCP lub z pliku Excel, elektroniczna dokumentacja pracownicza (e-teczka) z pięcioma częściami akt osobowych oraz Paperless HR z podpisem kwalifikowanym. Każdy z tych obszarów to standard Merit ERP, nie projekt integracyjny.
Kto konkretnie zyskuje i na czym
Wdrożenie ERP w obszarze HR ocenia się nie liczbą funkcji, tylko tym, komu ubyło pracy. Poniżej rozpisujemy to na role, które w porcie lotniczym i w każdej firmie transportowej wyglądają podobnie.
| Persona | Funkcjonalność Merit ERP | Konkretna korzyść |
|---|---|---|
| Główny kadrowy / Kierownik działu kadr i płac |
Kwalifikacja czasu pracy plan vs. wykonanie, własne składniki z formułami, alerty procesowe | Zamknięcie listy płac dla 230 osób bez ręcznego przeliczania dodatków za porę nocną i godziny nadliczbowe. Składniki naliczają się z zakwalifikowanego wykonania, a nie z osobnego arkusza kalkulacyjnego. |
| Controlling | Podział kosztów i dekretacja rozdzielnika list płac | Koszt osobowy w układzie kont i wyróżników, gotowa podstawa do liczenia kosztu na operację lotniczą przy ruchu rzędu 439 632 pasażerów rocznie. |
| Zarząd spółki | Jedno źródło danych kadrowych, weryfikacja planu wobec norm Kodeksu pracy | Ryzyko sporu o czas pracy ograniczone do danych, które system sam weryfikuje wobec norm Kodeksu pracy. Jedna kartoteka pracownika zamiast uzgadniania wersji między działami. |
| Kierownik działu | Grafiki pracownicze, nieobecności ad-hoc, grupy podwładnych, akceptacja wniosków | Kierownik sam układa grafik swojego działu i sam akceptuje wnioski, więc reaguje na nieobecność bez telefonu do kadr. Kopiowanie grafiku na wielu pracowników i podgląd obsady w widoku tygodnia lub miesiąca. |
| Dyrektor finansowy / Główny księgowy |
Dekretacja list płac, przelewy z listy, PPK, deklaracje PIT i ZUS | Jeden przebieg od listy płac do księgi i do banku, mniej korekt i mniej uzgodnień między kadrami a księgowością. |
| Pracownik objęty grafikiem | Portal HR: grafik, wnioski, historia wynagrodzenia, powiadomienia | Grafik i wniosek urlopowy dostępne o dowolnej porze, bez wizyty w dziale kadr. Wnioski urlopowe składane elektronicznie zamiast na papierze. |
| Dyrektor IT | Jedna platforma, brak interfejsów zewnętrznych, role i licencje portalowe | Zero utrzymania integracji między systemami HR. Uprawnienia pracownika i kierownika sterowane rolami, zsynchronizowane procesem systemowym. |
„Grafik na lotnisku zmienia się razem z rozkładem, a układają go kierownicy działów, nie dział kadr na koniec miesiąca. Po przejściu na Merit ERP planujemy grafiki i rozliczamy czas pracy w jednym systemie, a pracownicy mają swój grafik i wnioski w przeglądarce o dowolnej porze.”
Pytania, które zadają kadry przed wdrożeniem
Czy Merit ERP obsłuży równoważny czas pracy i grafiki przy zmiennym rozkładzie?
Tak. Merit ERP obsługuje systemy czasu pracy: podstawowy, równoważny i weekendowy. W systemie równoważnym planuje się dni o różnej długości w ramach okresu rozliczeniowego, a system pilnuje normy dobowej, normy średniotygodniowej oraz odpoczynku dobowego i tygodniowego. Okres rozliczeniowy może być dłuższy niż miesiąc kalendarzowy i niezależny od niego. Dodatki za pracę w porze nocnej i za godziny nadliczbowe definiuje się jako własne składniki wynagrodzenia z formułą liczącą. System nalicza je z zakwalifikowanego wykonania, nie z ręcznego wpisu.
Czy pracownik zobaczy swój grafik bez dostępu do komputera służbowego?
Tak. Planowanie czasu pracy i grafiki pracownicze działają w Portalu HR, kliencie HTML dostępnym przez przeglądarkę. Pracownik sprawdza grafik, składa wniosek urlopowy, wniosek o czas wolny lub odbiór nadgodzin i przegląda historię wynagrodzenia. Kierownik działu akceptuje wnioski i prowadzi grafik swojego zespołu w tym samym miejscu.
Ile trwa migracja z systemu Xpertis do Merit ERP?
W Porcie Lotniczym Bydgoszcz wdrożenie trwało kilka miesięcy i przebiegało etapowo: dokumentacja wdrożeniowa, analizy i spotkania, następnie migracja danych z testami, szkoleniami i asystami przy pierwszych zamknięciach okresu. Dokładny harmonogram zależy od liczby modułów i stopnia niestandardowości składników płacowych. Dla tego projektu było to około 30 tygodni.
Czy wdrożenie wymaga integracji z systemami zewnętrznymi?
Nie musi. Wdrożenie w Porcie Lotniczym Bydgoszcz zrealizowano w całości na standardowych dziedzinach Merit ERP, bez integracji zewnętrznych. Wymiana danych między czasem pracy, płacami, PPK, płatnościami i księgowością odbywa się wewnątrz systemu. Jeśli organizacja korzysta z czytników rejestracji czasu pracy, Merit ERP przyjmuje wejścia i wyjścia z czytników lub z pliku Excel i kwalifikuje je automatycznie.
Co z terminami badań lekarskich i szkoleń BHP przy kilkuset pracownikach?
Merit ERP prowadzi je jako procesy cykliczne uruchamiane automatycznie w tle. System przygotowuje listę pracowników, którym w zadanym okresie kończy się ważność badań lub umów, i wysyła wiadomości e-mail do wskazanych odbiorców, w Porcie Lotniczym Bydgoszcz do działu BHP i do kadr. Badanie jest powiązane ze stanowiskiem, więc pracownik z kilkoma umowami ma osobne terminy dla każdego stanowiska. Kierownik widzi te terminy w Portalu HR, w menu Mój zespół → Badania, kursy, szkolenia.
Dlaczego Port Lotniczy Bydgoszcz wybrał Asseco Business Solutions?
W wywiadzie wdrożeniowym wskazano trzy powody: natychmiastowe wsparcie konsultantów, szeroki zakres możliwych rozwiązań wdrożeniowych oraz szybkość wdrożenia. W praktyce oznaczało to możliwość obsłużenia nietypowych składników płacowych i dedykowanych wydruków bez wychodzenia poza mechanizmy systemu.
Pokażemy Twój grafik w Merit ERP
Umów prezentację na danych ze swojej organizacji. Pokażemy planowanie grafików, kwalifikację czasu pracy i naliczenie dodatków na Twoim przypadku.
