Jak Softlab ERP opanował sezonowy peak sprzedażowy w branży wydawniczej?
Jak system ERP może obsłużyć kilkadziesiąt tysięcy zamówień dziennie bez chaosu, dodatkowych licencji i sezonowych pracowników? Edu-Książka wdrożyła Softlab ERP od Asseco Business Solutions, zintegrowany z zewnętrznym WMS. System przeszedł test sezonowego szczytu i przygotował firmę na dalszy rozwój.
Sprawdź, co Edu-Książka zyskała dzięki Softlab ERP i jak poradziła sobie z sezonem.
O firmie Edu-Książka
Edu-Książka to ogólnopolski dystrybutor książek, gier, zabawek i podręczników z własnym, nowoczesnym centrum logistycznym oraz siecią 11 księgarni stacjonarnych Bookland. Firma działa w modelu omnichannel, prowadząc sprzedaż równolegle pod dwiema markami.
Edu-Książka obsługuje trzy modele sprzedaży równolegle:
- Hurt (B2B) – marka Edu-Książka – sprzedaż dla księgarni, hurtowni i klientów instytucjonalnych
- Detal (B2C) – marka Bookland – sieć 11 księgarni stacjonarnych oraz sklep online
- Marketplace – marka Bookland – Allegro, Empik, Erli i inne platformy zewnętrzne
Organizacja systematycznie inwestuje w modernizację procesów, dysponując nowoczesnym centrum logistycznym. Sezonowość branży podręcznikowej (wrzesień, początek roku szkolnego) wymaga od systemu IT obsługi 10-krotnego wzrostu wolumenu: z poziomu zwykłego dnia do 40 000+ zamówień i 100 000+ dokumentów dziennie.
Wdrożenie Softlab ERP było odpowiedzią na potrzebę uporządkowania architektury IT od sterowania zamówieniami z wielu kanałów, przez konsygnację i reglamentację, po automatyczne rozliczenia płatności w czasie rzeczywistym.
40 000+
zamówień dziennie obsługuje Edu-Książka w szczycie sezonu podręcznikowego
100 000+
dokumentów dziennie (ZAM / WZ / FA) bez wąskich gardeł wydajnościowych
10×
wzrost wolumenu w szczycie vs zwykły dzień, bez nowych etatów w księgowości i licencji ERP
Kontekst i wyzwania przed wdrożeniem
Wyjściowa architektura opierała się na osobnym systemie ERP i osobnym WMS, co utrudniało spójny obieg dokumentowy i pełną kontrolę rozliczeń. Do tego dochodziły typowe dla branży wymagania – nietypowe dla większości systemów:
Konsygnacja i reglamentacja
Branża wydawnicza wymaga dawkowania deficytowych tytułów między kanały oraz rozliczeń konsygnacji w cyklu dziennym lub miesięcznym – rzadkość w standardowych ERP.
Skala dokumentów transakcyjnych
W szczycie dobowe wolumeny sięgały dziesiątek tysięcy zamówień i pełnego łańcucha dokumentów (ZAM / WZ / FA), co w poprzednim systemie prowadziło do wąskich gardeł i problemów z wydajnością
Ręczne rozliczenia i sezonowe koszty
Płatności z wielu operatorów rozliczano ręcznie lub półautomatycznie, a żmudne parowanie wyciągów pochłaniało czas zespołu. Dlatego w szczycie potrzebne były sezonowe etaty i kolejne licencje ERP.
Obawa przed zmianą systemu
Wynikająca z trudnych doświadczeń z wcześniejszymi wdrożeniami oraz ryzyko „podwójnej wymiany” systemów ERP i zewnętrznego WMS’a w środowisku działającego e-commerce.
Edu-Książka
w trzech odsłonach
-
Dyrektor operacyjna o skalowaniu procesów po wdrożeniu Softlab
-
Historia wdrożenia Softlab ERP w Edu-Książce
-
Pełne flow zamówienia w Edu-Książce
Cel wdrożenia
Jedno centrum dowodzenia i zero chaosu w sezonie
Zarząd i zespół projektowy Edu-Książki postawili przed wdrożeniem cztery kluczowe cele, na których stoi cała architektura.
Centralizacja procesów
Pełne sterowanie procesami w Softlab ERP, który pełni rolę „mózgu” operacji sprzedaży, finansów i logistyki. System WMS odpowiada wyłącznie za wykonanie operacji magazynowych.
Skalowalność
Stabilność i pełna wydajność systemu nawet przy szczytowym obciążeniu, z możliwością dalszego rozwoju bez przebudowy architektury.
Automatyzacja rozliczeń
Skrócenie cykli księgowych z tygodniowych i miesięcznych do codziennych, także dla konsygnacji i płatności.
Optymalizacja kosztów sezonu
Eliminacja sezonowego zwiększania zatrudnienia w administracji oraz dokupowania licencji ERP.
Rozwiązanie: Softlab ERP jako serce zintegrowanej architektury
Jeszcze przed rozpoczęciem właściwego wdrożenia zespół projektowy przeprowadził szczegółową analizę procesów oraz testy wydajnościowe. Sprawdzano m.in. czasy pobierania zamówień z Base, obciążenia podczas księgowania i zachowanie systemu w warunkach sezonowego piku.
System ERP został zintegrowany z:
- zewnętrznym systemem WMS (PSI), integracja zrealizowana po stronie ERP w oparciu o ustandaryzowane API,
- Base – jako głównym źródłem zamówień z e-commerce,
- Akeneo PIM – odpowiedzialnym za treści produktowe dla kanałów B2C i marketplace’ów,
- operatorami płatności i kurierami (m.in. PayPal, AutoPay, InPost, Allegro),
- oraz kanałami B2B/B2C – przez ustandaryzowany webservice.
Konsygnacja
Operatorzy sprzedaży pracują jak dotąd, a ERP „w tle” dba o przeksięgowanie własności oraz generowanie zbiorczych dokumentów i raportów dla każdego konsygnariusza. Złożony wcześniej proces zamienił się w uporządkowaną, automatyczną sekwencję działań.
Reglamentacja
Sprawiedliwa alokacja towaru między kanałami sprzedaży. Zamiast „odkurzenia” całej dostawy przez jeden kanał, system pilnuje proporcji i blokad dostępności.
Płatności i bankowość
Pełna integracja z płatnościami i bankowością (w tym MassCollect) pozwala automatycznie rozpoznawać płatności i nadawać status „opłacone” niemal w czasie rzeczywistym. Zamówienia natychmiast trafiają do realizacji, a rozliczenia przesunęły się z „długiego ogona po sezonie” na bieżącą, dzienną pracę.
Co realnie zmieniło wdrożenie Softlab ERP?
Najważniejsza zmiana to przejście z dwóch równoległych światów na jeden zintegrowany system. Softlab ERP zarządza dziś całym cyklem operacyjnym, od złożenia zamówienia po końcowe rozliczenie, a WMS odpowiada wyłącznie za operacje magazynowe pod jego kontrolą. Dane w obu systemach są spójne, a rozliczenia przewidywalne i szybkie.
Najmocniej odczuł to obszar administracji i finansów. Automatyzacja objęła konsygnację, reglamentację i parowanie płatności, dzięki czemu sezonowy pik nie wymaga już zatrudniania pracowników w księgowości ani dokupywania dodatkowych licencji ERP. Płatności rozpoznawane są w czasie rzeczywistym, zamówienia od razu trafiają do realizacji, a finanse, również dla konsygnacji, domykane są na bieżąco, zamiast piętrzyć się na koniec tygodnia czy miesiąca.
Sama architektura integracji jest modułowa: interfejs do WMS zaprojektowano jako reużywalny, więc podłączenie innej platformy magazynowej nie wymaga budowy połączenia od zera, a firma ma przestrzeń na rozwój bez przebudowy całości.
Skalowalność rozwiązania potwierdziły testy wydajnościowe na realnych wolumenach jeszcze przed startem produkcyjnym. W praktyce, nawet w szczytowych dniach przy dziesiątkach tysięcy zamówień, Edu-Książka nie zbliża się do granic wydajności Softlab ERP, co daje solidny fundament pod dalszy rozwój sprzedaży i automatyzację finansów.
Efekt : sezon pod kontrolą
Dziś, w szczytowych dniach, Edu-Książka bezproblemowo przetwarza dziesiątki tysięcy zamówień dziennie, nie zbliżając się nawet do granic wydajności Softlab ERP.
- firma nie potrzebuje już zatrudniać sezonowych pracowników administracyjnych – system automatyzuje większość operacji,
- rozliczenia, które wcześniej trwały tygodnie, teraz odbywają się w skali dni, a często godzin,
- nowoczesny, intuicyjny interfejs użytkownika – z funkcjami seryjnymi, filtrowaniem, grupowaniem i szybkim eksportem/importem – pozwala użytkownikom samodzielnie realizować większość zadań bez udziału działu IT.
Kluczowy wniosek z projektu:
Kiedy jedno rozwiązanie odpowiada za cały obieg dokumentowy i rozliczeniowy, spada ryzyko i rośnie przewidywalność.
Z punktu widzenia dalszego rozwoju Edu-Książka planuje skalowanie kanałów online oraz pogłębienie automatyzacji finansów i analityki sprzedaży, traktując Softlab ERP jako centralny węzeł integracyjny. Edu-Książka przeszła przez najbardziej intensywny okres w roku nie tylko bez strat, ale z realnym wzrostem efektywności.
-
Edu-Książka
„Kiedy firma zaczęła rosnąć dotychczasowy system przestał nadążać, spadki wydajności i mało intuicyjna praca zaczęły hamować nasz rozwój. Wdrożenie systemu Softlab zintegrowanego z zewnętrznym WMSem pozwoliło nam uporządkować i skalować procesy operacyjne. Dzięki temu utrzymujemy wysoką wydajność niezależnie od sezonowości biznesu.”
Agnieszka Dzieszko-Szymańska
Chief Operations Officer, Edu-Książka
-
Edu-Książka
„Szczegółowa analiza procesów biznesowych przeprowadzona przez zespół Asseco Business Solutions pozwoliła precyzyjnie zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji. Wypracowane wspólnie rekomendacje oraz przeprowadzone przed startem produkcyjnym testy wydajnościowe utwierdziły nas w przekonaniu, że zaproponowane rozwiązanie bezpiecznie obsłuży nasze wolumeny operacyjne.”
Agnieszka Dzieszko-Szymańska
Chief Operations Officer, Edu-Książka -
Edu-Książka
„Przebieg projektu przeszedł nasze oczekiwania. Na podstawie wcześniejszych doświadczeń z wdrożeniami systemów IT spodziewaliśmy się znacznie większej liczby problemów i wyzwań technicznych. Projekt został zrealizowany sprawniej niż zakładaliśmy. Rezultat – po raz pierwszy sezon wysoki przebiegł bez przeciążenia operacyjnego zespołów administracyjnych i księgowych.”
Adam Olesiewicz
Prezes Zarządu, Edu-Książka
Podsumowanie
Dla branży to wdrożenie jest dobrym przykładem, że przy właściwej architekturze i procesach sezon nie musi oznaczać „chaosu po fakcie”, tylko kontrolę w czasie rzeczywistym – z codziennym domykaniem finansów i pełną przejrzystością dostępności towarów.