System ERP to określenie systemu informatycznego, którego zadaniem jest wspomaganie zarządzania przedsiębiorstwem poprzez gromadzenie logicznie powiązanych danych oraz umożliwienie wykonywania na nich operacji.
Działanie systemu może obejmować całość lub część szczebli zarządzania firmą (i część realizowanych przez przedsiębiorstwo działań) i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów.
System ERP (Enterprise Resource Planning – Planowanie zasobów przedsiębiorstwa) pozwala na efektywne zarządzanie całością zasobów przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym. Termin „Zasoby przedsiębiorstwa” obejmuje wszystko, co jest potrzebne do realizacji planu, między innymi: sprzęt, materiały i produkty, moce produkcyjne (liczone czasem dostępności odpowiednich maszyn i pracowników), media zasilające, zasoby finansowe, zasoby ludzkie (personel, jego umiejętności i wiedzę), a także zasoby informacyjne i know-how.
Nowoczesne systemy ERP
Rozwiązanie ERP może składać się z wielu niezależnych, ale współpracujących ze sobą aplikacji (ERP o budowie modułowej) lub z jednej bazy danych oraz jednej platformy biznesowej, gdzie nie występuje żadna wymiana danych pomiędzy modułami, ponieważ wszystkie funkcjonalności korzystają z tych samych danych w czasie rzeczywistym (System zintegrowany).
Obszary działania
System ERP swoim działaniem obejmuje obszary zarządzania towarami i produktami (logistyka, magazynowanie i zarządzanie zapasami, zarządzanie łańcuchem dostaw, planowanie i obsługa produkcji, sprzedaż), zarządzanie finansowe (finanse, księgowość), zarządzanie zasobami ludzkimi (HR, płace, kadry), zarządzanie środkami trwałymi i wyposażeniem, zarządzanie relacjami z klientem (funkcje CRM, niekiedy będące częścią Systemu Wsparcia Biznesu BSS – Business Support Systems) oraz mechanizmy kontrolne i analityczne (controlling, BI)
Moduły
W skład systemów ERP mogą wchodzić również inne moduły np. moduł zarządzania transportem, zarządzanie projektami czy moduły wsparcia. Większość dostawców systemów ERP oferuje również rozwiązania branżowe, dopasowane do specyfiki działania i potrzeb firm z różnych sektorów rynku.
Optymalizacja działania i efektywność procesów
Zadaniem systemu ERP jest optymalizacja działania i zwiększenie efektywności procesów w przedsiębiorstwie. Jest to możliwe dzięki udostępnianiu niezbędnych danych wszystkim pracownikom w czasie rzeczywistym oraz automatyzacji pozwalającym na eliminację przerw w przepływie informacji (a więc również upłynnienie procesów), skrócenie czasu i zmniejszenie kosztów działań.
Architektura
Otwarta architektura oprogramowania i dostępność przez interfejsy internetowe pozwala na łączenie systemu ERP z innymi systemami, automatyzację wymiany informacji z podmiotami współpracującymi czy wykorzystanie udostępnianych publicznie baz danych w celu usprawnienia procesów i zwiększenia konkurencyjności firmy.
Dostęp
Nowoczesne systemy ERP wspierają firmy działające w strukturze rozproszonej oraz umożliwiają dostęp zdalny, przez interfejsy www lub mobilne. Jest to istotną zaletą dla firm zdecentralizowanych, z personelem pracującym w trybie telepracy lub home office czy też realizujących sprzedaż lub usługi w terenie.
Cechy systemu ERP
- System zintegrowany – zorganizowany modułowo lub komponentowo, kompleksowy i elastyczny funkcjonalnie oraz strukturalnie system oferujący integrację danych i procedur
- Działający w czasie rzeczywistym (lub nieomal czasie rzeczywistym)
- Wspólna baza danych, która obsługująca wszystkie moduły/aplikacje
- Spójny wygląd i działanie modułów
