KSeF na pokładzie. Teraz zbuduj na nim przewagę razem z Asseco Merit ERP
Zgodność z KSeF to dopiero fundament. Cyfrowa dojrzałość finansów zaczyna się tam, gdzie płatności, kontrola danych, obieg faktur i współpraca z kontrahentem, aż po kontrolę kosztów, zanim te powstaną, tworzą jeden spójny proces w Asseco Merit ERP z wykorzystaniem platformy Businesslink. Faktury zakupowe z KSeF trafiają do systemu i są przetwarzane automatycznie, a zespoły finansów i sprzedaży pracują na tych samych, aktualnych danych.
KSeF zamyka jeden etap. I od razu otwiera kilka nowych.
KSeF zapewnia zgodność wystawiania i odbioru faktur, ale to dopiero wymóg, nie przewaga. Sam system nie kontroluje poprawności e-faktur ani danych przed JPK, nie obsługuje faktur spoza KSeF ani płatności i korespondencji z kontrahentami. Co więcej, od 2027 roku numer KSeF stanie się obowiązkowym elementem każdego przelewu między podatnikami VAT, kolejny proces do uporządkowania i automatyzacji. To właśnie te obszary, leżące POZA KSeF, decydują o tym, czy firma realnie skróci czas pracy, ograniczy ryzyko i odzyska kontrolę nad danymi. Tu zaczyna się cyfrowa dojrzałość finansów.
Obejrzyj w YouTube
Dla kogo jest cyfrowa dojrzałość finansów?
Rosnący wolumen faktur
Priorytet: efektywność. Automatyzacja płatności, odczytu i obiegu faktur z KSeF daje najwyższy zwrot tam, gdzie dokumentów przybywa, a zespół zostaje ten sam.
Złożone procesy i compliance
Priorytet: kontrola i bezpieczeństwo. Każde zapotrzebowanie zakupowe przechodzi kontrolę budżetu jeszcze w obiegu, więc wydatek jest zatwierdzany zanim powstanie, a nie dopiero gdy przyjdzie faktura. Kontrola e-faktur, eliminacja duplikatów i ślad audytowy ograniczają ryzyko przy dużym wolumenie dokumentów.
Wiele spółek, jeden standard
Priorytet: spójność i raportowanie. Jednolite procesy po KSeF oraz controlling wielowymiarowy dają porównywalne dane w całej grupie.
Co KSeF zostawia nierozwiązane, i czym to domyka Asseco Merit ERP
Z czego składa się cyfrowa dojrzałość finansów w Asseco Merit ERP
Te usługi układają się w dwa obiegi finansów: zakupy, od zamiaru inwestycji po zapłatę zobowiązania, oraz sprzedaż, od kontaktu z klientem po wpływ należności na rachunek.
Zapotrzebowanie
Rezerwacja budżetu i kontrola progu, zanim powstanie wydatek
Akceptacja
Zgoda na zakup przed zamówieniem, nie po fakturze
Faktura z KSeF
Łączy się z zapotrzebowaniem, rezerwacja staje się realnym kosztem. Awizacja identyfikuje, kogo dotyczy wydatek.
Dekretacja
Automatyczna, wg MPK i podziałów controllingowych
Płatność zobowiązania
Przelew prosto z ERP, z numerem KSeF i kontrolą statusu
Kontakt handlowy
Historia relacji i korespondencja z klientem w jednym miejscu
Wystawienie faktury
Automatyczne wystawienie faktury sprzedaży na danych z systemu
Walidacja przed KSeF
Kontrola poprawności e-faktury zanim trafi do KSeF
Windykacja
Monitoring należności i upomnienia mailem na historii relacji
Wpływ należności
Pobranie wyciągów i dopasowanie wpłaty do faktury
Faktury spoza KSeF bez ręcznego przepisywania
KSeF nie obejmuje skanów, PDF-ów ani faktur z zagranicy, a te wciąż napływają. Zamiast przepisywać z nich NIP-y, kwoty i pozycje, system odczytuje dane i tworzy gotowy dokument księgowy lub fakturę w obiegu. Operator tylko potwierdza, widząc skan i rozpoznane dane obok siebie.
Błędy wyłapane, zanim trafią do urzędu
Niezgodność w danych VAT wykryta dopiero na etapie deklaracji kosztuje najwięcej, bo korekta idzie już po fakcie. System weryfikuje poprawność danych i zgodność między dokumentami a deklaracją jeszcze przed wysłaniem JPK_V7, a problematyczne pozycje wskazuje wprost przy dokumencie, z historią i śladem audytowym.
AI przejmuje rutynę, zespół zajmuje się decyzjami
Powtarzalna praca, dekretacja, kategoryzacja dokumentów, przygotowanie pism, pochłania czas wykwalifikowanych ludzi. Wbudowana sztuczna inteligencja podpowiada, klasyfikuje i wykonuje te zadania na podstawie danych e-faktury, a człowiek zatwierdza. Im większy wolumen dokumentów, tym większy zwrot.
Pisma urzędowe ze skutkiem listu poleconego, bez chodzenia na pocztę
Korespondencja urzędowa i prawna wymaga doręczeń ze skutkiem prawnym, których KSeF nie obejmuje. System obsługuje wysyłkę i odbiór przez operatora e-Doręczeń wprost z e-sekretariatu, z automatycznymi potwierdzeniami nadania i odbioru.
Jakie procesy obsługuje każdy z modułów
- Automatyczna dekretacja i podział controllingowy faktur z obiegu (MPK, projekt, produkt, usługa, klient)
- Modele controllingowe budowane na wymiarach, oddzielnie dla ewidencji danych i/lub do raportowania
- Trzy typy budżetów: rodzajowy, zadaniowy i zerowy, z możliwością definiowania struktur, kopiowania między latami i firmami oraz wersjonowania (plan, kontrola, wykonanie)
- Kontrola budżetu już na etapie obiegu dokumentów, blokowanie wydatków przy przekroczeniu progu oraz podgląd budżetu bezpośrednio z poziomu faktury lub wniosku zakupowego
- Budżetowanie z harmonogramami i akceptacją
- Analiza plan-wykonanie-odchylenia, alokacja kosztów, wielostopniowy rachunek marż (Marża IV)
- Generowanie wielowymiarowych raportów controllingowych
- Rozpoznanie i klasyfikacja typu dokumentu (faktura krajowa, WDT, eksport, zaliczka, korekta, marża i inne), warunek poprawnego uruchomienia dalszych kontroli
- Kontrola formalna e-faktury: kompletność pól wymaganych przez strukturę FA(3) KSeF
- Kontrola zgodności z ustawą o VAT: stawki, MPP, zwolnienia, PKWiU/CN, kursy walut NBP, daty sprzedaży i wysyłki
- Kontrola rachunkowa: weryfikacja spójności wartości liczbowych w dokumencie
- Kontrola merytoryczna: poprawność dat, kursów walut, oznaczeń samofakturowania, powiązań faktura-korekta-zaliczka
- Weryfikacja kontrahenta: Biała Lista Podatników VAT (NIP i rachunek bankowy), rejestr VIES dla transakcji unijnych
- Detekcja niebezpiecznych linków osadzonych w fakturach, weryfikacja na podstawie listy ostrzeżeń CERT Polska, aktualizowanej codziennie
- Automatyczne zasilenie ERP danymi z faktury zakupu pobranej z KSeF oraz automatyczny wybór ścieżki przetwarzania i procesu obiegowego
- Awizacja zakupu, pracownik zgłasza spodziewaną fakturę jeszcze przed jej pojawieniem się w KSeF, podając: NIP sprzedawcy, wartość brutto, opis i podziały controllingowe; dane kontrahenta pobierane automatycznie z GUS. Korzyść: wcześniejsza informacja o kosztach i kontrola budżetu przed fakturą
- Automatyczne dopasowanie faktury z KSeF do awizacji, przy powiązaniu z duplikatem awizacje przenoszone są do dokumentu docelowego
- Kontrola duplikatów, automatyczne wykrywanie na podstawie symbolu zewnętrznego i NIP kontrahenta, działające równolegle w trzech kartotekach: dokumenty księgowe, faktury w obiegu i dokumenty zakupu w logistyce. Użytkownik może wyświetlić listę duplikatów, kontynuować zapis lub anulować operację
- Przekazanie do ścieżki obiegu, opisanie przez uczestników, akceptacje (desktop + portal www)
- Automatyczna dekretacja i dobór użytkowników do akceptacji na podstawie MPK i podziałów controllingowych
- Automatyzacja na danych dodatkowych e-faktury, sprzedaży (np. dane logistyczne per kontrahent) i zakupu (np. wskazanie osoby opisującej dokument)
- Import wyciągów bankowych w nowym formacie (ISO 20022 / CAMT.053)
- Generowanie i wysyłka przelewów bezpośrednio z ERP przez API banku
- Numer KSeF jako obowiązkowy element przelewu od 2027 roku
- Śledzenie statusów przelewów zleconych w banku bezpośrednio z ERP
- Sesja długoterminowa, trwałe połączenie z bankiem bez konieczności autoryzacji przy każdej operacji
- Wielowarstwowe bezpieczeństwo: szyfrowany kanał API, szyfrowanie danych płatności, bezpieczne przechowywanie danych autoryzacyjnych
- Automatyczna kontrola poprawności danych VAT, dokumentów księgowych i deklaracji JPK_V7, procesy uruchamiane w tle, wyniki wysyłane mailem i powiadomieniami
- Kontrole krzyżowe między ewidencją VAT, dokumentami źródłowymi i wygenerowaną deklaracją, zarówno przed, jak i po wygenerowaniu JPK_V7
- Uzgodnienie podatku należnego i naliczonego, deklaracja versus dokumenty źródłowe
- Wykrywanie dokumentów dodanych lub zmienionych po wygenerowaniu JPK_V7, automatyczny sygnał do korekty
- Reguły niestandardowe definiowane przez użytkownika
- Oznaczanie dokumentów z uwagami ikoną na liście; historia uruchomień z możliwością przejścia bezpośrednio do problematycznego dokumentu lub deklaracji
- Podpowiedzi i rekomendacje w czasie rzeczywistym
- Dekretacja na podstawie załączników XML e-faktury
- Automatyczna kategoryzacja kontaktów i dokumentów
- Tłumaczenie treści, generowanie ofert i reklamacji
- Pobieranie wiadomości z Outlook do Asseco Merit ERP (wtyczka / add-in)
- Wysyłanie wiadomości z poziomu systemu przez Outlook
- Rejestracja wysłanych i odebranych e-maili przy kontrahencie
- Powiązanie korespondencji z dokumentem i historią relacji (Kontakty)
- Odczyt danych z PDF, skanów i faktur papierowych (NIP, kwoty, daty, pozycje)
- Rozdzielanie dokumentów wielostronicowych na strony główne i załączniki
- Zasilenie kolejki OCR ze skrzynki e-mail i kartoteki kontrahenta
- Utworzenie gotowego dokumentu księgowego lub faktury w obiegu
- Wysyłka i odbiór korespondencji przez operatora e-Doręczeń
- Obsługa skrzynek PURDE (urzędy) i KURDE (kontrahenci komercyjni)
- Automatyczne potwierdzenia nadania i odbioru (XML) w systemie
- Obsługa z poziomu e-sekretariatu i modułu Kontrahenci
Sprawdź, na jakim etapie cyfrowej dojrzałości jest Wasza firma
Sześć pytań. Przy każdym zaznacz odpowiedź najbliższą Waszej sytuacji, podaj dane kontaktowe i poznaj wynik (0-12), wskaże pakiet startowy i obszar o najszybszym zwrocie. Na podany adres możemy wysłać broszurę o pakiecie.
Od rozmowy do uruchomienia
Rozmowa i diagnoza
Ustalamy, gdzie jesteście po wdrożeniu KSeF i które obszary (banki, OCR, dane, obieg) bolą najbardziej.
Dobór pakietu
Dopasowujemy zakres usług do skali firmy i priorytetów, bez przepłacania za funkcje, których nie wykorzystacie.
Uruchomienie
na Businesslink
Włączamy usługi na aktywnej platformie i w systemie oraz dostosowujemy je do potrzeb, aktualizacje po stronie Asseco.
Praca po KSeF
Firma korzysta z automatyzacji, dane są weryfikowane na bieżąco. System sygnalizuje potrzebę weryfikacji.
Nasze usługi działają też obok innego systemu ERP
Asseco Merit ERP daje pełne, natywne środowisko, ale wybrane usługi z platformy Businesslink możemy uruchomić również w firmach, które pracują na innym systemie ERP. Nie zastąpi to kompletnego rozwiązania, jednak pozwala realnie podnieść poziom automatyzacji bez zmiany systemu.
Wybrane procesy na dowolnym ERP
Możemy wdrożyć m.in. elektroniczny obieg faktur zakupu, wniosków, serwis z awizacjami pracowników, controlling z budżetowaniem i analizą plan-wykonanie czy podpowiedzi AI w obiegach akceptacji (Businessgenius). Zakres ustalamy indywidualnie, zależnie od potrzeb i możliwości środowiska.
Warunek: integracja przez API
Kluczowym warunkiem jest możliwość integracji z zewnętrznym systemem przez API. To pozwala na wymianę danych między platformą Businesslink a istniejącym ERP. Zakres i sposób integracji ustalamy na etapie analizy technicznej.
Pełnia możliwości w Asseco Merit ERP
Kompletna automatyzacja, od kontroli budżetu na etapie zapotrzebowania, przez dekretację i obieg, po płatności i controlling, jest natywna dla Asseco Merit ERP. Na innym systemie osiągalny zakres zależy od możliwości integracji i jest każdorazowo uzgadniany.
Najczęściej zadawane pytania o pakiet
Krótkie odpowiedzi na pytania, które najczęściej padają w rozmowie z klientem. Rozwiń, by przeczytać.