Minął pierwszy miesiąc funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w praktyce operacyjnej naszych klientów. Dla wielu organizacji był to moment weryfikacji przyjętych założeń, test odporności procesów i technologii oraz sprawdzian realnej gotowości do pracy w modelu ustrukturyzowanego e-fakturowania.
Z perspektywy Asseco Business Solutions to również ważny kamień milowy – w ciągu pierwszego miesiąca nasi klienci przesłali do KSeF za pośrednictwem platformy Businesslink ponad 2 miliony faktur.
To liczba, która pokazuje skalę transformacji i potwierdza, że cyfrowy obieg dokumentów wchodzi w etap operacyjnej dojrzałości.
Od raportu do rzeczywistości
We wrześniu opublikowaliśmy raport „Gotowość polskich firm na KSeF”, przygotowany wspólnie z Asseco Poland. Wynika z niego, że 42% firm deklarowało pełną gotowość do obsługi dokumentów zgodnych z KSeF, a 72% – częściową lub całkowitą gotowość.
Badanie pokazało również, że największym wyzwaniem technologicznym dla biznesu jest modyfikacja procesów księgowych i finansowych w systemach ERP (53% wskazań).
Pierwszy miesiąc działania KSeF w środowisku produkcyjnym potwierdza te wnioski. Tam, gdzie wdrożenie potraktowano jako projekt systemowy – obejmujący integrację, przegląd procesów oraz automatyzację obiegu dokumentów – przejście do modelu operacyjnego przebiegło stabilnie i bez zakłóceń.
2 miliony faktur – co stoi za tą liczbą?
Przekroczenie poziomu 2 mln faktur KSeF przetworzonych w Businesslinku to efekt:
- pełnej integracji z systemami Asseco ERP (Softlab, Merit, Wapro),
- automatycznej walidacji dokumentów przed wysyłką do KSeF,
- obsługi wyjątków i błędów w trybie operacyjnym,
- automatycznego odbioru faktur zakupowych i ich dekretacji w systemie finansowo-księgowym.
Businesslink umożliwia automatyzację całego cyklu – od wystawienia faktury sprzedażowej, przez jej wysyłkę i monitorowanie statusu w KSeF, aż po odbiór dokumentów zakupowych i ich włączenie w proces akceptacyjny. W praktyce oznacza to ograniczenie manualnych czynności i zwiększenie kontroli nad przepływem dokumentów.
Głos praktyków
Doświadczenia naszych klientów potwierdzają, że wcześniejsze uruchomienie produkcyjnego fakturowania w KSeF daje realną przewagę organizacyjną.
Agata S.A. podkreśla:
„Cały proces stał się dla firmy okazją do przeglądu wszystkich miejsc oraz ścieżek wystawiania faktur. Agata postawiła na rozbudowę i automatyzację również obsługi faktur usługowych wystawianych cyklicznie.”
Z kolei Mostostal Pomorze S.A. zwraca uwagę na wymiar procesowy wdrożenia:
„Najważniejszą korzyścią z wdrożenia KSeF jest przyspieszenie i uproszczenie obiegu dokumentów – zarówno wewnątrz firmy, jak i w relacjach z partnerami biznesowymi. Równolegle wdrożenie KSeF stało się dla nas okazją do przejrzenia procesów od podstaw i ich usprawnienia.”
Te doświadczenia pokazują, że KSeF może być nie tylko odpowiedzią na obowiązek regulacyjny, ale także impulsem do uporządkowania i optymalizacji procesów finansowych.
Wnioski po pierwszym miesiącu
Pierwszy miesiąc funkcjonowania KSeF pokazał, że rynek jest zróżnicowany – zarówno pod względem gotowości technologicznej, jak i doświadczenia w pracy z cyfrowym obiegiem dokumentów.
Z perspektywy Asseco Business Solutions obserwujemy kilka wyraźnych tendencji.
1. Organizacje, które wcześniej przeprowadziły testy, pracują stabilnie.
Firmy posiadające pełną integrację z systemami ERP oraz zautomatyzowany obieg dokumentów w większości przeszły pierwszy miesiąc bez istotnych zakłóceń. Produkcyjne testy i wcześniejsze uporządkowanie procesów wyraźnie przełożyły się na płynność operacyjną.
2. Dla części firm to okres intensywnej adaptacji.
W szczególności mniejsze i średnie przedsiębiorstwa uczą się nowego modelu pracy w praktyce. Najwięcej pytań pojawia się przy korektach, statusach dokumentów czy nietypowych przypadkach. To naturalny etap przejściowy przy zmianie o takiej skali.
3. Największym sprawdzianem są sytuacje niestandardowe.
Standardowa wymiana faktur przebiega sprawnie. Większe wyzwania pojawiają się przy błędach formalnych, odrzuceniach dokumentów czy rozbieżnościach danych. To właśnie te sytuacje weryfikują dojrzałość procedur i przygotowanie zespołów.
4. KSeF ujawnia potrzebę porządkowania procesów.
W wielu organizacjach wdrożenie stało się impulsem do przeglądu obiegu dokumentów, aktualizacji danych kontrahentów i doprecyzowania ścieżek akceptacji. Tam, gdzie wcześniej dominował obieg mailowy lub częściowo manualny, zmiana jest bardziej odczuwalna.
5. Rośnie zainteresowanie pełną automatyzacją.
Po pierwszych tygodniach pracy część firm, które zdecydowały się na minimalny zakres integracji, zaczyna analizować możliwości szerszej automatyzacji – szczególnie w obszarze odbioru faktur zakupowych i ich dekretacji.
KSeF jako element szerszej transformacji
Pierwszy miesiąc działania KSeF pokazał, że tak duża zmiana nie kończy się w dniu uruchomienia systemu. To proces, który wymaga czasu, dopracowania procedur i zdobywania doświadczeń w praktyce.
Przekroczenie poziomu 2 milionów faktur przesłanych przez Businesslink potwierdza, że technologia działa i jest gotowa na skalę operacyjną. Jednocześnie pierwsze tygodnie udowodniły, że kluczowe znaczenie ma nie tylko integracja z systemami, ale również dojrzałość procesów i organizacyjne przygotowanie firm.
W Asseco Business Solutions traktujemy ten etap jako początek długofalowej transformacji cyfrowej w obszarze finansów. Kolejne miesiące będą czasem stabilizacji, optymalizacji i dalszego porządkowania procesów – tak, aby KSeF stał się trwałym, sprawnie działającym standardem w obiegu dokumentów.
