[e-book] Jak skutecznie wdrożyć system ERP w Twojej firmie?

System ERP nie jest zwykłym oprogramowaniem.

Gromadzi i przetwarza dane dotyczące wszystkich aspektów działania firmy, niejako mieści w sobie całe przedsiębiorstwo wraz z procesami, pracownikami, zasobami i dokumentacją. Nic dziwnego, że wdrożenie takiego systemu jest dużym projektem, który wymaga pewnej równowagi. Sukces wdrożenia można mierzyć czasem trwania projektu, jakością współpracy, poniesionymi kosztami i uzyskanymi korzyściami.

Wprowadzenie nowego systemu będzie wymagało pracy i zaangażowania wielu osób. Jest mnóstwo rzeczy, które trzeba wiedzieć, zabierając się za taki projekt. Wybraliśmy i opisaliśmy najważniejsze z nich, tworząc poradnik na początek przygody z wdrożeniem systemu ERP.

Jeżeli jesteś po lekturze naszego materiału „Jak wybrać system ERP odpowiedni dla Twojej firmy” to pierwszy krok do nowego systemu masz za sobą. W dużej mierze wiesz już co i kiedy będziesz wdrażać, teraz pozostaje odpowiedź na pytanie jak to zrobić.

01 Zacznijmy od podstaw

Do sukcesu wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie konieczne jest: dokładne zdefiniowanie wymagań, zebranie procesów i skonfigurowanie systemu do ich optymalizacji, dokładne przetestowanie działania systemu oraz przeszkolenie użytkowników.

Rozważania nad tym, jak zapewnić sukces projektu wdrożenia systemu ERP warto zacząć od podstaw, czyli od zrozumienia: z czym będziemy działać, co jest do zrobienia i po co to robimy.

To przede wszystkim, ale nasuwa się jeszcze wiele pytań.

• Jak się do tego przygotować?
• Jak przeprowadzić?
• Co jeszcze będzie potrzebne?
• O czym nie wolno zapomnieć?

Odpowiedzi znajdziesz w dalszej części materiału.

„Zanim zaczniemy planować drogę, poznajmy nasz cel.”

1.1 Co to jest system ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa to system informatyczny, który wspiera efektywne prowadzenie firmy.

System ERP obejmuje kontrolę i zarządzanie najważniejszymi zasobami i procesami w niemal każdym obszarze biznesowym:

• zarządzanie łańcuchem dostaw (magazynowanie i zarządzanie zapasami, sprzedaż, logistyka, zaopatrzenie, planowanie i obsługa produkcji)
• zarządzanie relacjami z klientem (CRM)
• zarządzanie finansami przedsiębiorstwa (finanse, księgowość, rachunkowość zarządcza, rachunek kosztów, controlling)
• zarządzanie zasobami ludzkimi (kadry i płace)
• zarządzanie pozostałymi zasobami (środki trwałe, zasoby transportowe, wyposażenie)
• pozostałe obszary (zarządzanie jakością, transportem, projektami itd.)

Co wyróżnia system zintegrowany?

Zintegrowany system ERP wyróżnia praca na jednej bazie danych, do której mają dostęp wszystkie działy firmy. W odróżnieniu od systemów modułowych, które składają się z niezależnych aplikacji, w systemie zintegrowanym nie następuje wymiana danych pomiędzy poszczególnymi modułami, gdyż wszystkie funkcje systemu korzystają w czasie rzeczywistym z tych samych danych.

1.2 Czym tak naprawdę jest wdrożenie systemu ERP?

Zadaniem systemu ERP jest integracja procesów i funkcji, takich jak zarządzanie towarem, sprzedażą, produkcją, finansami zasobami ludzkimi tak, aby uzyskać ustalone korzyści (jak np. wyższa produktywność, wydajność, niższe koszty).

Trzeba pamiętać, że procesy te zachodzą w określonej strukturze firmy i przy ustalonym sposobie działania. Przez wdrożenie systemu ERP należy więc rozumieć zaplanowanie, konfigurację oraz wprowadzanie systemu w taki sposób, by funkcje systemu odpowiadały faktycznym (oraz planowanym) procesom biznesowym przedsiębiorstwa i wspierały je aż do uzyskania pełnej funkcjonalności.

Ponieważ na system ERP składa się automatyzacja działań oraz wiele różnych funkcji, czas trwania wdrożenia, zwykle kilkumiesięczny, zależy od złożoności wybranego rozwiązania. Wdrożenie całości systemu można podzielić na etapy, w trakcie których wdrażane i uruchamiane będą kolejne moduły lub funkcjonalności.

1.3 Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?

Do kosztów wdrożenia systemu ERP zaliczają się: zakup oprogramowania i organizacja wdrożenia. Bywa, że wdrożenie wymaga także kosztownej przebudowy infrastruktury IT, o ile firma decyduje się na instalację lokalną. Coraz większą popularność zyskuje wybór systemu ERP w chmurze, który eliminuje te koszty.

W zespole wdrożeniowym muszą znaleźć się ludzie, którzy mają największą wiedzę o organizacji, sposobach działania oraz procesach zachodzących w przedsiębiorstwie. Warto uwzględnić ich ograniczoną dostępność w procesach biznesowych podczas przygotowania wdrożenia, aby zadbać o płynność codziennego działania firmy.

W ponad 80% firm inwestycja w system ERP zwraca się w mniej niż 3 lata.

Wdrożenie systemu ERP to długoterminowa inwestycja w biznes, dlatego na jej koszty trzeba patrzeć w szerszej perspektywie.

Rada: Podczas kalkulacji kosztów warto pamiętać o tych mniej oczywistych, związanych z organizacją wdrożenia: usługach firmy doradczej oraz koszcie czasowego „przekierowania” niektórych pracowników do działania w zespole wdrożeniowym.

Jak zmniejszyć koszty wdrożenia?

Wybrać doświadczonego dostawcę ERP, który nie tylko „dowiezie” produkt, ale pomoże na każdym etapie wdrożenia, od planowania, przez wybór systemu dopasowanego do potrzeb firmy, konfigurację i przeniesienie danych aż po testy.

02 Jak zapewnić sukces wdrożenia?

Na pomyślne wdrożenie systemu ERP wpływa wiele czynników. Omawiamy te najważniejsze, o których nie możesz zapomnieć!

• Wykonaj analizę: określ potrzeby i cele
• Wybierz system ERP
• Stwórz zespół wdrożeniowy
• Utwórz plan projektu
• Przygotuj realistyczny harmonogram wdrożenia
• Zadbaj o infrastrukturę
• Zaplanuj testy
• Dokumentuj wdrożenie
• Przeprowadź szkolenia
• Przygotuj migrację danych biznesowych
• Przygotuj wyjście awaryjne
• Uruchom system
• Zapewnij sobie wsparcie, konserwację i aktualizację

2.1 Określ potrzeby i cele

Niezbędnym elementem początku każdego wdrożenia jest dokładna analiza, która określi potrzeby i cele zastosowania systemu ERP. Przeprowadzisz ją razem z dobrym dostawcą systemu ERP podczas sesji analitycznych, na których przedstawisz zespołowi odpowiednie materiały. Dzięki temu zarówno Ty, jak i wdrożeniowcy partnera będziecie wiedzieli jaki jest planowany efekt i co zrobić, by go osiągnąć.

Jeżeli wybór konkretnego systemu ERP był Twoją decyzją, prawdopodobnie masz za sobą przynajmniej podstawową analizę, która pomogła wybrać oprogramowanie wspierające przedsiębiorstwa o takiej strukturze i profilu działania jak Twoja firma.

Poprawna analiza przedwdrożeniowa wskaże procesy, które można poprawić oraz te dotąd nie wspierane, które można ująć w nowym systemie ERP.

„Mierz to, co chcesz usprawnić”

Co zrobicie na etapie analizy?

Postawicie cele: które dokładnie procesy i w jaki sposób ma wspomagać system ERP, aby przynieść największą korzyść Twojej firmie?

Zapytacie pracowników: o potrzeby operacyjne, czyli to, co wymaga naprawy czy usprawnienia, w różnych działach i obszarach działania.

Opiszecie stan istniejący: działania procesów, przykładowe wydruki czy raporty.

Określicie mierniki powodzenia: konkretne wielkości i sposób ich obliczania. Kiedy porównasz je później ze stanem wyjściowym dowiesz się, w jakim stopniu udało się osiągnąć założone cele.

Jak analiza wpływa na terminy i budżet?

Główną przyczyną opóźnień i przekroczenia budżetu, (oprócz przyczyn organizacyjnych) są niedoprecyzowane lub błędne wymagania stawiane przed systemem ERP oraz rozszerzenie zakresu projektu podczas wdrożenia. Dobrze przeprowadzona analiza jest podstawą wyceny oraz oszacowania czasu wdrożenia, która pozwoli zredukować stres związany z projektem.

Według statystyk za roku 2020, z firm które ukończyły projekt:

• w 53% przypadków wdrożenie zakończyło się w zakładanym terminie,
• w pozostałych przypadkach trwało średnio 30% czasu dłużej niż zakładano.
• 62% badanych firm zakończyło wdrożenie mieszcząc się w budżecie,
• dla pozostałych średnia wysokość przekroczenia budżetu wynosiła aż 66%.

Źródło: Panorama Consulting Group, The 2020 ERP Report

Wyjście poza pierwotne założenia bywa korzystne

Wraz z trwającym wdrożeniem i poznawaniem nowego systemu rośnie bowiem wiedza o jego możliwościach. Dzięki temu zespół może zaproponować usprawnienia wdrażanych procesów, które choć nieprzewidziane wcześniej, przyniosą wymierne korzyści.

Rozważaj propozycje zmiany czy rozszerzenia zakresu wdrożenia, szczególnie te, które zakładają większą elastyczność systemu.

Korzystaj z doświadczenia partnera

Wiedza i doświadczenie partnera jest podczas wdrożenia dla Twojej firmy wartością dodaną. Spojrzenie z boku na biznes i procesy może pomóc w identyfikacji nieznanych dotąd problemów i ich naprawie. Bierz pod uwagę podpowiedzi dostawcy, zarówno na etapie wspólnej analizy jak i potem – podczas implementacji.

Przykład

Jeżeli problemem są pomyłki w wysyłkach do klientów (i generowane w związku z tym koszty obsługi zwrotów i transportu) to dobrymi miernikami mogą być:

• liczba pomyłek ilościowych w dostawie na 1000 wysłanych opakowań logistycznych (która wskaże, jak często ilość wysłana była niezgodna z zamówieniem)
• liczba pomyłek jakościowych na 1000 linijek zamówień (która wskaże, jak często zdarza się wysyłka niewłaściwego towaru).

Tego typu błędy mogą mieć związek z oznakowaniem towaru, pomyłkami przy kompletacji wydań, złą organizacją magazynu lub strefy załadunku czy też wadliwą procedurą sprawdzania wydań.

Rada: Wdrożenie systemu ERP jest dobrą okazją na wykrycie, zrozumienie i wyeliminowanie problemu.

2.2 Wybierz system ERP

Wiedza o przedsiębiorstwie i planach rozwoju oraz prawidłowo przygotowana analiza wymagań i procesów jest niezbędna. Stanowi ona podstawę poszukiwania systemu, który najpełniej zaspokoi potrzeby firmy.

Wybór najlepszego dla firmy systemu ERP nie jest prostym zadaniem. Warto pamiętać, że zaważy on na działaniu firmy przez kolejne kilka, a nawet kilkanaście lat.

Rada: Wybierając system, nie opieraj się tylko na sporządzonej dokumentacji.

Wykorzystaj metodę „krótkiej listy”, na której umieścisz potencjalnie odpowiednie systemy i dostawców. Zrób przegląd takiej listy wśród przedstawicieli różnych działów i pamiętaj o tym, by sprawdzić wiarygodność potencjalnych dostawców, np. czytając referencje lub opinie.

Dużo więcej na temat wyboru optymalnego systemu i dostawcy dowiesz się z naszego ebooka: Jak wybrać system ERP?

2.3 Stwórz zespół wdrożeniowy

„Przed wyruszeniem w drogę należy zebrać drużynę”

Baldur’s Gate

Sukces lub porażka projektu zależy od ludzi

Jeżeli możesz zdecydować, dobierz najlepszych. W dużym przedsięwzięciu, jakim jest wdrożenie systemu ERP bierze udział cały sztab ludzi. Precyzyjne wyznaczenie ról oraz dobór zasobów to niezwykle ważna część tworzenia zespołu.

Lider i koordynator

Wyznacz z ramienia firmy kierownika wdrożenia. To lider, który będzie pełnić rolę koordynatora oraz pilnować terminów i budżetu.

Kierownik projektu koordynuje pracę wszystkich członków zespołu oraz przydzielonych okresowo do projektu innych ludzi. Organizuje wszystkie procesy w ramach wdrożenia systemu ERP oraz pełni rolę podstawowego kontaktu dla dostawców.

Na stanowisku kierownika wdrożenia konieczna jest umiejętność zarządzania projektami i kontrolowania ich statusu, prowadzenia dokumentacji projektowej, podejmowania decyzji i egzekwowania ich wykonania. Przy zarządzaniu większym zespołem niezbędne będą cechy lidera z odpowiednią dozą asertywności i empatii, które pozwolą łagodzić konflikty i tarcia, zarówno personalne jak i te związane ze sprzecznością interesów czy oporem przed zmianami.

Najlepiej jest wyznaczyć kierownika wdrożenia już na etapie przygotowania analizy przedwdrożeniowej i formułowania wymagań. Niech będzie osobą godną zaufania (na etapie analizy i wdrożenia niejednokrotnie będzie mieć dostęp do wrażliwych danych biznesowych) i kontaktową, która zna zarówno biznes jak i ludzi pracujących w Twojej firmie. Daj jej umocowania i zapewnij wsparcie zarządu. Będzie wszakże dysponować czasem innych pracowników w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia analizy, a potem do prowadzenia wdrożenia.

Uczestnictwo kierownika w analizie dodatkowo wzmocni jego pozycję i ułatwi egzekwowanie czy dostarczanie dodatkowych informacji, wykonywanie niezbędnych testów i wprowadzanie danych podczas wdrożenia.

Koordynator poświęca większość swojego czasu na potrzeby wdrożenia, dlatego wybierz osobę, która może sobie pozwolić na odsunięcie się na okres wdrożenia od innych zadań. Z uwagi na urlopy i przypadki losowe warto także przewidzieć, która z osób w zespole będzie pełnić ewentualną rolę zastępcy.

IT

W projekcie wdrożenia systemu ERP powinny uczestniczyć osoby techniczne, które znają aktualnie używane w firmie oprogramowanie i orientują się w uwarunkowaniach systemowych i technicznych. Krótko mówiąc, zaangażuj we wdrożenie swój dział IT.

Jest to szczególnie ważne, jeżeli system jest otwarty i będzie później rozwijany samodzielnie. Prawdopodobnie za opiekę techniczną, zmiany i rozwój systemu będzie docelowo odpowiedzialny Twój zespół IT, więc najlepszym szkoleniem będzie czynny udział we wdrożeniu systemu.

Przedstawiciele działów

Z każdego działu, który w jakikolwiek sposób będzie korzystać z systemu, wybierz osoby odpowiedzialne za kontakty z koordynatorem i współpracę z zespołem wdrożeniowym.

Zadaniem przedstawicieli będzie usprawnienie komunikacji, udzielanie odpowiedzi lub przekazywanie pytań do odpowiednich osób w dziale oraz zwrotne dostarczanie danych. W kolejnym etapie przedstawiciele będą odpowiedzialni za testy systemu w zakresie procesów realizowanych w ich działach.

Kluczowi użytkownicy

Pamiętaj, żeby do zespołu wdrożeniowego włączyć przedstawiciela kluczowych użytkowników, który będzie łącznikiem zespołu z zarządem.

O ile bowiem za raportowanie postępów odpowiada koordynator, o tyle za konsultowanie i akceptację strategicznych wymagań czy formy kluczowych raportów dla zarządu odpowiedzialny będzie przedstawiciel kluczowych użytkowników.

Szeregowi pracownicy

Angażuj w projekt również szeregowych pracowników, którzy nie należą bezpośrednio do zespołu wdrożeniowego. Pracownik, który ma poczucie wpływu na kształt systemu, z którego wszyscy będą korzystać, będzie najlepszym ambasadorem projektu wśród swoich współpracowników.

Pierwsze kroki zespołu

Zapoznaj zespół wdrożeniowy z celem projektu. Ustalenie spójnego sposobu komunikacji i zarządzania będzie pierwszym jego zadaniem. Niezbędny jest zrozumiały dla wszystkich uczestników projektu sposób zlecania, prowadzenia, przekazywania i dokumentowania prac oraz zamykania kolejnych etapów.

Kompetencje i dyspozycyjność

Pewne etapy wdrożenia są bardzo angażujące czasowo dla poszczególnych uczestników projektu, dlatego wszyscy członkowie zespołu wdrożeniowego muszą mieć zapewnioną dużą swobodę w zakresie dysponowania swoim czasem. Okresowo przeznaczą na pracę nad wdrożeniem nawet cały swój czas.

Pamiętaj jednak, żeby przydzielając ludzi do zespołu brać pod uwagę kompetencje, a nie dostępność. Jeżeli pracownik ma niezbędne kompetencje, zapewnij mu wsparcie, by mógł być dyspozycyjny na potrzeby projektu. Nie powołuj do zespołu wdrożeniowego pracownika bez odpowiedniej wiedzy i umiejętności tylko dlatego, że jest dostępny.

Firmy doradcze i wsparcie w prowadzeniu projektów

Wiele firm na rynku oferuje wsparcie we wdrożeniach systemów ERP. Doradcy mogą pomóc w analizie i przygotowaniu mapy procesów oraz określeniu listy wymagań funkcjonalnych i specyfikacji technologicznej przed wyborem systemu. W okresie wdrożenia mogą przejąć rolę liderów wdrożenia i odpowiadać za koordynację działań, zarządzanie zespołem, komunikację, prowadzenie i odbiór projektu.

Zaletą zatrudnienia zewnętrznych doradców jest możliwość skorzystania z ich doświadczenia w prowadzeniu projektów wdrożeniowych. Dzięki temu zyskujesz lepszą kontrolę nad samym procesem wdrożenia, terminami, budżetem i dokumentacją.

Z drugiej strony, w przeciwieństwie do pracowników, doradcy zewnętrzni nie dysponują dokładną wiedzą o sposobie działania firmy. Będą tę wiedzę zdobywać podczas analizy lub na etapie wprowadzenia w projekt. Dodatkowo, zatrudnienie zewnętrznych firm doradczych może stanowić spore obciążenie budżetu, zatem decyzja o podjęciu i zakresie współpracy powinna być, jak zresztą wszystko, przemyślana.

2.4 Czas na plan projektu

Plan projektu wdrożenia systemu ERP powinien zawierać:

• zdefiniowane cele,
• dobrze określone zadania,
• realistyczne terminy,
• zakres obowiązków i odpowiedzialności członków zespołu,
• listę zadań każdego członka zespołu,
• plan testów cząstkowych,
• plan szkoleń,
• listę kontrolną funkcjonalności, która pomoże przeprowadzić ostateczne testy funkcjonalne,
• wstępny plan uruchomienia produkcyjnego.

Współpracuj i nie bój się zmian

Plan projektu przygotuje Twój dostawca, uwzględniając potrzeby Twojej firmy. Rozmawiaj z zespołem wdrożeniowym oraz zespołem dostawcy systemu.

Jeżeli padną sugestie wprowadzenia zmian w planie, przedyskutuj je w szerszym gronie, przyglądając się przyczynom zmian oraz potencjalnym skutkom. Nie odrzucaj modyfikacji, które mogą okazać się konieczne. Plan projektu może się przeobrażać w trakcie realizacji, ale pamiętaj, by przed wprowadzeniem dużych zmian przeanalizować i zaakceptować u osób decyzyjnych ich wpływ na zakres, termin i budżet wdrożenia.

2.5 Przygotuj realistyczny harmonogram wdrożenia

Rada: Przygotowując harmonogram wdrożenia wraz z dostawcą określ nieprzekraczalne momenty uruchomienia produkcyjnego kluczowych funkcji.

Optymalnym momentem rozpoczęcia pracy z systemem finansowym i HR jest początek kolejnego roku finansowego, którym zwykle jest początek roku kalendarzowego. Dla logistyki koniec roku kalendarzowego zbiega się z inwentaryzacjami rocznymi, dzięki którym potwierdzona zostanie informacja o stanach magazynowych.

W przypadku, kiedy wdrożenie systemu ERP wynika z istotnych zmian organizacyjnych czy rozwoju firmy, terminy uruchomienia poszczególnych modułów czy funkcjonalności mogą być inne.

Przykład

Jeżeli budujesz nowe centrum logistyczne i część funkcji nowego systemu w zakresie logistyki i WMS jest niezbędna do zarządzania nową jednostką, ustalając datę uruchomienia produkcyjnego tych konkretnych funkcji systemu ERP weź pod uwagę harmonogram uruchomienia centrum.

Czas potrzebny na produkcyjne uruchomienie systemu obejmuje:

• zbudowanie infrastruktury dostępowej (i opcjonalnie, sprzętowej, jeżeli wybierasz instalację lokalną zamiast chmury),
• dostarczenie i wdrożenie oprogramowania,
• przeprowadzenie niezbędnych integracji,
• szkolenie personelu,
• testy, w tym ostateczne testy akceptacyjne użytkowników i testy wydajnościowe na środowisku docelowym,
• migrację i uporządkowanie danych oraz wprowadzenie danych początkowych.

Kiedy system powinien zacząć działać?

Rada: Nie wszystkie funkcje i moduły systemu muszą być uruchomione jednocześnie.

Dalsze prace wdrożeniowe i rozwojowe mogą być prowadzone w okresie, kiedy część systemu działa już produkcyjnie. Pamiętaj jednak, że oddana część systemu musi stanowić spójną całość. O ile w przypadku niezintegrowanych modułów, które nie wymieniają danych (lub wymieniają je sporadycznie i w prostym formacie) praca nie będzie stanowiła problemu, o tyle w przypadku modułów, gdzie wymiana danych musi następować online, brak integracji będzie dużym problemem.

Przykład

• Terminy uruchomienia modułu Logistycznego i HR nie są od siebie zależne, systemy te na ogół nie wymieniają danych, więc termin ich uruchomienia może być inny.
• Moduł Finansowo-Księgowy i Środki Trwałe wymieniają dane, ale mają one stosunkowo prostą strukturę i zwykle mogą być przenoszone okresowo. Nie jest wymagana wymiana danych online. Jeżeli możliwe będzie stworzenie interfejsu między starym i nowym systemem, to uruchomienie modułów nie musi następować w tym samym czasie.
• Moduły Logistyczny i Sprzedażowy operują na tych samych danych, więc zarządzanie sprzedażą bez dostępu online do informacji o stanach magazynowych, dostawach czy rezerwacjach będzie niemożliwe.

W przypadku przenoszenia obsługi procesów do nowego systemu w ciągu roku (lub roku finansowego, który w niektórych firmach nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym) należy pamiętać również o zachowaniu ciągłości danych i potencjalnych problemach z raportowaniem rocznym, które w jednym raporcie (jak również w deklaracjach podatkowych) będzie musiało uwzględniać i sumować dane z kilku systemów.

Margines czasowy

Rada: Planując harmonogram, koniecznie przyjmij margines czasowy: zasada Pareto obowiązuje również przy projektach.

80% funkcjonalności zajmie 20% planowanego czasu, ale pozostałe 20% będzie wymagało już 80% tego czasu. Optymistyczne prognozy czasowe robione w połowie wdrożenia raczej się nie sprawdzą.

Zasada Pareta

Jak uniknąć opóźnień?

Przyczyną opóźnień wielu projektów jest po prostu nierealny pierwotnie planowany harmonogram.

W kluczowych momentach wdrożenia oceń wykorzystanie czasu i zasobów i sprawdź, czy harmonogram w dalszym ciągu jest realny. W przypadku wątpliwości przydziel odpowiednie zasoby lub skoryguj zakres prac, a jeżeli jest to konieczne, skoryguj harmonogram.

Uwierz, że im bliżej momentu uruchomienia, tym bardziej będziesz odczuwać presję czasu i myśleć o tym, że przydałoby się go trochę więcej. Korekta harmonogramu w odpowiednim momencie to bezpieczniejsze rozwiązanie niż pośpiech pod koniec wdrożenia i podczas uruchamiania systemu.

2.6 Zadbaj o infrastrukturę

Wydajne działanie systemu ERP opiera się nie tylko na dedykowanej infrastrukturze serwerowej własnej lub hostowanej, sieci, stacjach roboczych i dostępie do Internetu. Zależy także od innych urządzeń zewnętrznych, które pozwalają na wprowadzanie danych lub korzystanie z systemu, jak choćby czytniki i kolektory danych, programatory oraz czytniki kart magnetycznych i RFID czy urządzenia mobilne.

Wykorzystanie nowych możliwości systemu ERP na ogół wiąże się z koniecznością zmian w organizacji, również tych związanych z identyfikacją i dostępem do danych.

Przykład: chcesz w obszarze WMS najlepiej wykorzystać możliwości kodów kreskowych?

• Ich zastosowanie znacznie ułatwia identyfikację towaru, bo obecnie niemal wszystkie towary są oznaczone kodem kreskowym.
• Zadbaj więc na etapie konwersji i uzupełniania danych o wprowadzenie kodów do systemu. Oznacz też lokalizacje magazynowe i korzystaj z możliwości skanowania miejsca pobrania lub złożenia towaru. Pracownicy także mogą identyfikować się w systemie kartami z kodem kreskowym. Dzięki temu zyskasz łatwą kontrolę tego, kto wykonał daną czynność w magazynie. Możesz też łatwo wprowadzić system motywacji pracowników.
• Kod kreskowy na wydruku pozwoli jednym ruchem dotrzeć do dokumentu w formie elektronicznej i dokumentów powiązanych. Inwentaryzacja środków trwałych też jest możliwa na podstawie kodów kreskowych, wystarczy wygenerować odpowiednie nalepki i nanieść na środki trwałe oraz zapewnić sprzęt i moduł systemu, który pozwala na takie operacje.

Dopilnuj, by informacje były dostępne, czyli oznacz kodami to, co będziesz identyfikować.

• Zadbaj o implementację funkcji obsługi kodów w usprawnianych procesach w systemie oraz, oczywiście, zaopatrz pracowników w odpowiedni sprzęt w odpowiednim czasie i miejscu.
• Czasem będzie to kolektor danych lub odpowiednia aplikacja mobilna ze skanerem, czasem prosty skaner przy stanowisku obsługi, wszystko zależy od potrzeb Twoich procesów biznesowych.

2.7 Zaplanuj testy

Rada: Nie czekaj z uruchomieniem testów do zakończenia wdrożenia.

Testuj kolejne przekazywane moduły i funkcje oraz kieruj zwrotne uwagi do zespołu wdrożeniowego dostawcy. Na tym etapie można jeszcze stosunkowo prosto modyfikować działanie systemu w przypadku odnalezienia błędów w założeniach. Po uruchomieniu systemu wprowadzenie zmian w działających już funkcjach będzie o wiele trudniejsze.

Testy funkcjonalne

• Testuj na bieżąco przekazywane funkcjonalności.
• Oprócz poprawności działania procedur i naliczania wartości zwracaj również uwagę na ergonomię użytkowania. Pamiętaj, żeby po wprowadzeniu poprawek przetestować ponownie całość procedury.
• Na etapie testów zaangażuj przyszłych użytkowników końcowych o dłuższym stażu i większym doświadczeniu. Tacy pracownicy będą w stanie wychwycić wszelkie nieprawidłowości działania funkcji, których przecież używają codziennie. W przypadku bardziej rozbudowanych organizacji pracownicy bezpośrednio uczestniczący w testach zajmą się później wsparciem podczas szkolenia pozostałych pracowników działów.
• Dodatkowo, czas testów to dobry moment na rozpoczęcie przygotowań instrukcji stanowiskowych.

Testy interfejsów

• Podczas testów funkcjonalnych pamiętaj o przetestowaniu interfejsów do systemów i urządzeń zewnętrznych, z których będą korzystać użytkownicy.
• Dowiedz się, czy systemy, z którymi będziesz integrować system udostępniają mechanizmy testowe do sprawdzania wymiany danych.
• Pamiętaj, żeby przed startem systemu zmienić adresy z testowych na produkcyjne.

Przykład: Ministerstwo Finansów udostępnia na stronach internetowych środowisko testowe do sprawdzania wysyłki plików JPK oraz e-deklaracji. Jeżeli system zewnętrzny nie udostępnia środowiska pozwalającego na testy, dopisz sprawdzenie tych integracji do listy rzeczy, które powinny być wykonane po starcie systemu.

Testy migracji danych

• Prawdopodobnie przynajmniej część danych początkowych w nowym systemie będzie pochodziła z systemów i programów funkcjonujących obecnie w firmie. Po przygotowaniu procedur przeprowadź test migracji danych do nowego systemu i sprawdź, czy dane zostały przeniesione poprawnie. Możesz oprzeć się na porównaniu odpowiednich raportów z systemów lub wykonać i porównać eksporty danych.
• Wykorzystaj przeniesione dane do prowadzenia testów stanowiskowych. Dzięki temu pracownicy będą w stanie sprawdzić poprawność migracji, pracując na znanych sobie danych zamiast na pustych kartotekach.

Testy wydajnościowe

Zaplanuj wiarygodne testy wydajnościowe. Im większa i bardziej rozproszona jest Twoja organizacja, tym istotniejsze jest sprawdzenie wydajności. Miarodajne testy wydajności powinny zostać przeprowadzone już na docelowej infrastrukturze, a nie w środowisku deweloperskim.

Testy bezpieczeństwa

• Przetestuj zakres i ograniczenia praw dostępu w systemie ERP dla wszystkich typów użytkowników.
• Uprawnienia użytkownika powinny pozwolić na korzystanie tylko z tych funkcji i danych, które są niezbędne do jego pracy, a dostęp możliwy wyłącznie po identyfikacji i uwierzytelnieniu.
• Sprawdź, czy operacje masowe związane z przetwarzaniem danych z systemu są odpowiednio zabezpieczone, zwłaszcza w przypadku operacji masowego usuwania czy modyfikowania danych. Przypadkowe ich uruchomienie mogłoby skutkować utratą informacji lub spowodować długą niedostępność operacyjną systemu.
• Zabezpiecz skutecznie operacje pobierania danych, przede wszystkim danych wrażliwych z punktu widzenia przepisów prawa (na przykład dane osobowe) lub biznesu (listy klientów czy informacje o cenach zakupu). Ich wyciek spowodowany nieuwagą lub złą wolą pracownika o zbyt szerokim dostępie mógłby narazić firmę na kłopoty prawne lub poważne problemy biznesowe.
• Wprowadź ograniczenia uprawnień na stanowiskach dostępowych. Większość ataków hakerskich czy infekcji ransomware zaczyna się od wykonania operacji przez użytkownika, np. otwarcia niebezpiecznego załącznika, wejścia na zainfekowaną stronę, podłączenia zainfekowanego nośnika.
• Sprawdź lub wprowadź odpowiednią politykę bezpieczeństwa związaną z: hasłami dostępu (wymaganie silnego, odpowiednio często zmienianego hasła), aktualizacjami oprogramowania, zachowaniem na stanowiskach dostępowych itd.

Testy backupu danych

• Sprawdź mechanizmy backupu, procedury przechowywania oraz odtwarzania danych z kopii backupowych.
• Dokumentuj ustalenia, przygotowując instrukcję zawierającą wytyczne co do częstotliwości wykonywania kopii pełnych i przyrostowych, ich czasu przechowywania oraz wyznaczania osób odpowiedzialnych. W przypadku zmian w infrastrukturze, sprzęcie czy oprogramowaniu warto sprawdzić, czy wszystko to, co powinno być zabezpieczone jest faktycznie backupowane oraz czy kopia daje się odtworzyć.
• Musisz wiedzieć, że niestety problemy z systemem kopii bezpieczeństwa odkrywane są najczęściej w momencie próby skorzystania z backupu po awarii.

Funkcjonalne testy akceptacyjne

• Stwórz i jeśli to konieczne, poszerzaj podczas wdrożenia listę kontrolną funkcjonalności, która pomoże przeprowadzić ostateczne testy funkcjonalne systemu.
• Testy mają odpowiedzieć na pytanie: czy system działa poprawnie, zgodnie z założeniami i czy jest gotowy do użycia produkcyjnego? Testy powinny być przeprowadzane przez użytkowników pod kierownictwem przedstawicieli działów.
• Zachowaj rozsądek. Dokumentuj uwagi, szczególnie te, które wskazują problemy z systemem i realnie oceń, czy system faktycznie jest gotowy do uruchomienia. Na tym etapie często zdarza się, że pod presją bliskiego terminu uruchomienia ignoruje się krytyczne uwagi, co prowadzi do późniejszych problemów z systemem.

2.8 Dokumentuj wdrożenie

Rada: Dokumentuj procesy, szczególnie te niestandardowe, wprowadzane w warstwie kastomizacji oprogramowania wdrażanego w Twojej firmie.

O ile dostawca systemu zapewni dokumentację procesów standardowych, o tyle wszelkie odstępstwa od standardu, moduły i funkcje przygotowane na potrzeby wdrożenia należy udokumentować. Będzie to użyteczne w przypadku konieczności wdrożenia nowych pracowników, zarówno tych użytkujących rozwiązanie, jak i tych administrujących, zarządzających czy rozwijających system.

Warto przygotować instrukcje stanowiskowe obejmujące podstawowe czynności wykonywane w systemie, szczególnie dla stanowisk o największej rotacji pracowników. Dobrym momentem na tworzenie instrukcji jest końcowy etap testów systemu w poszczególnych działach. Instrukcje będą materiałem szkoleniowym dla pozostałych pracowników działu, a po okresie wdrożenia dla nowo zatrudnianych osób. Przy stanowiskach pracy, gdzie wykonywane są tylko typowe czynności, na przykład wystawianie faktur, można umieścić wydrukowaną instrukcję stanowiskową w uproszczonej formie. Mając pod ręką instrukcje, pracownicy, szczególnie w początkowej fazie działania systemu, będą działać z większą pewnością.

W przypadku większych organizacji warto przygotować materiały szkoleniowe w formie instrukcji video. Najlepiej zrobić to po zakończeniu etapu stabilizacji, kiedy zmiany wyglądu i sposobu działania systemu będą już niewielkie, choć przygotowane wcześniej mogą być pomocne w szkoleniach personelu (w tym przypadku należy liczyć się z koniecznością zmian).

2.9 Przeprowadź szkolenia

Po skonfigurowaniu systemu ważne jest przeszkolenie użytkowników tak, aby rozumieli, jak zmieniły się procesy oraz potrafili maksymalnie wykorzystać możliwości nowego oprogramowania.

Optymalną metodą szkolenia, szczególnie w większych organizacjach, jest pomoc trenerów, którzy przekażą wiedzę użytkownikom końcowym. Szkolenie samych trenerów może przeprowadzić dostawca systemu lub członkowie zespołu wdrożeniowego.

Najlepszą metodą jest doszkolenie członków działów, którzy należeli do zespołu wdrożeniowego i uczestniczyli w testach funkcjonalnych. Właśnie im można powierzyć role trenerów, ponieważ znają zarówno potrzeby i specyfikę pracy w swoim dziale (szczególnie jeżeli uczestniczyli w analizie), a podczas wdrożenia i testów mieli okazję dobrze poznać funkcje systemu.

Dodatkowo, przygotowane wcześniej instrukcje będą z jednej strony materiałem pomocniczym do szkoleń, a z drugiej etap szkolenia jest momentem, kiedy dokumentacja jest weryfikowana. Musi zawierać wiedzę w czytelnej i łatwej do zrozumienia formie, a w przypadku wątpliwości powinna być odpowiednio korygowana.

Szkolenie dla użytkowników końcowych prowadzone przez trenerów powinno być ukierunkowane na praktyczne wykorzystanie systemu, ze szczególnym zaznaczeniem zmian w procesach w stosunku do poprzedniego sposobu działania. Powinno odbywać się na działającym systemie testowym z przeniesionymi poprawnie danymi. Po szkoleniu warto przeprowadzić praktyczny test umiejętności, przynajmniej w zakresie typowych czynności na danym stanowisku.

2.10 Przygotuj migrację danych biznesowych

Migracja danych z dotychczasowego systemu ma zapewnić płynne przejście i możliwość wykorzystania oprogramowania. Jest to również najlepszy moment na zrobienie reorganizacji i porządku w danych. Zakres i sposób przenoszenia danych warto zawczasu przemyśleć i zaplanować.

Wszystko co potrzebne, czyli co?

Przenieś do nowego systemu wszystkie te dane, których potrzebujesz i będziesz w stanie wykorzystać.

Nie jest konieczne ani zasadne przenoszenie wszystkich danych historycznych do nowego systemu. Usuń zbędne, nieużywane już kartoteki towarowe czy dane klientów i dostawców, z którymi od lat nie współpracujesz. Pozostaw tylko potrzebne i cenne biznesowo dokumenty.

W systemie finansowym wystarczy bilans otwarcia i nierozliczone rozrachunki. W przypadku zmiany systemów logistycznych zastanów się, czy cała historia współpracy jest potrzebna. Możliwe, że część danych można po prostu usunąć.

Reorganizacja i porządek

Rada: Usunięcie zbędnych informacji jest tylko pierwszym krokiem.

Warto też zastanowić się, czy da się poprawić sposób organizacji danych. Moment migracji to najlepsza okazja na zmiany.

Przykład

• Przenosząc indeksy towarowe zastanów się, czy nie można ich zaprojektować lepiej, by były bardziej czytelne i łatwiejsze w użytkowaniu.
• System ERP pozwala na wykorzystywanie równolegle wielu identyfikatorów, więc możesz używać zarówno nowych indeksów (jeżeli zaprojektujesz takie, które będą wygodniejsze w użytkowaniu), jak i starych (np. do wydruku dokumentów korygujących do poprzednich okresów, żeby były zgodne z dokumentami korygowanymi). Możesz też używać kodów kreskowych tam, gdzie wykorzystujesz czytniki kodów bądź kolektory.
• Wykorzystaj to, że nowy system to nowe możliwości. Być może stara struktura danych (np. kartoteki towarowe) nie uwzględniała niektórych informacji lub uwzględniała w innej formie, niż wymaga system docelowy. Przyjrzyj się jak jest i zmień to na lepsze.
• Kolorystyka towaru może być uwzględniona i kodowana na poziomie pojedynczego indeksu towarowego (podstawowego lub alternatywnego) w taki sposób, by indeks odpowiadał towarowi w danym kolorze. Może też opierać się na subindeksach (indeks dla towaru i wyróżnik dla koloru, kiedy kolor jest informacją mało istotną), można ją dodać jako znacznik, kategorię w strukturze grup towarowych czy jeszcze inaczej, albo też zapisać na partii towaru, zależnie od potrzeb i wygody użytkowania.
• Często zdarza się, że towar występuje pod kilkoma indeksami lub klient ma kilka identyfikatorów w systemie (jako dostawca, odbiorca hurtowy, detalista). Migracja to dobry moment, żeby zidentyfikować takie przypadki i połączyć kartoteki, upraszczając dostęp do informacji.

Sprawdzaj dane

Rada: Zaplanuj procedurę sprawdzenia kompletności i poprawności przeniesienia danych.

Uwzględnij przypadki łączenia lub rozdzielania kartotek oraz zmian indeksów czy identyfikatorów. Na etapie testów migracji musisz sprawdzić zarówno poprawność przeniesienia danych, jak i czas potrzebny na sprawdzenie ich spójności i zgodności z danymi źródłowymi.

Pamiętaj, że w momencie uruchomienia systemu będzie się dużo działo, więc zaplanowana (i opisana) procedura migracji oraz sprawdzania musi być prosta i oczywista. Błędy w przeniesieniu danych mogą Cię wiele kosztować.

Pamiętaj, że procedura migracji może obejmować łączenie danych z kilku źródeł, więc informacje dodatkowe można zawczasu przygotować w odpowiedniej formie, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym, i podczas migracji połączyć z danymi podstawowymi lub zaimportować do systemu.

Rada: Pamiętaj jednak o tym, by odpowiednio wcześniej przetestować takie przeniesienie, import i połączenie!

Wprowadzenie danych początkowych

Bardzo ważne jest określenie, które dane są niezbędne do rozpoczęcia działania systemu ERP, a nie zostaną przeniesione z poprzednich systemów i muszą zostać wprowadzone lub dodane na etapie migracji w powiązaniu z danymi z dotychczasowego systemu.

Przykład

• Podczas wdrożenia systemu WMS konieczne jest wprowadzenie informacji o organizacji magazynu, identyfikacji regałów, półek i lokalizacji składowania, rozmiarach, nośności, kategoriach produktów, które mogą być składowane, rodzaju środków transportu obsługujących czy też dodatkowych warunkach (np. chłodnia, mroźnia, nieprzesiąkliwe miejsca składowania, specjalna wentylacja itp.).
• Również dla towarów należy wprowadzić informacje o rozmiarach i wadze jednostek logistycznych czy specjalnych wymaganiach składowania. Jeżeli firma nie wykorzystywała dotychczas systemu WMS, dane te prawdopodobnie nie występowały w systemie i trzeba je wprowadzić lub uzupełnić na etapie przenoszenia kartotek towarowych.

Czy system odzwierciedla rzeczywistość

To jest ostatni moment, kiedy podczas uzupełniania informacji w systemie należy sprawdzić, czy zostały wprowadzone również odpowiednie zmiany poza systemem (oznaczenia na regały magazynowe, identyfikatory pracowników, środki trwałe itp.), aby móc korzystać z planowanych możliwości.

Korekty stanu początkowego

Często zdarza się, że w wycofywanym i zamykanym systemie dane są jeszcze przez dłuższy czas sprawdzane i zmieniane (np. sprawdzane i korygowane są arkusze i rozliczenie inwentaryzacji w systemie magazynowym, sprawdzane rozrachunki w księgowości itp.). Jest to częsta sytuacja w przypadku zmiany systemu na przełomie roku rozrachunkowego. Ważne jest, żeby korygując dane w starym systemie (na potrzeby zamknięcia roku), które wpływają na bilans zamknięcia, nanosić te same dane w odpowiedni sposób w bilansie otwarcia nowego systemu.

2.11 Zapewnij wyjście awaryjne

Co, jeżeli nie uda się uruchomić wszystkich funkcji systemu w założonym czasie?

Musisz mieć wyjście awaryjne, które pozwoli Twojej firmie funkcjonować w okresie przejściowym. Sprawdź, bez jakich modułów i funkcji jesteś w stanie zapewnić ciągłość działania firmy. Wróć do rozważań z etapu tworzenia harmonogramu.

W skrajnym przypadku wyjściem awaryjnym może być przesunięcie terminu uruchomienia nowego systemu i praca na poprzednim rozwiązaniu. Niestety, funkcjonowanie z wykorzystaniem poprzedniego oprogramowania po ustalonym optymalnym momencie uruchomienia nowego systemu powoduje, że prawdopodobnie trudniejsza będzie migracja danych. Konieczne będzie wtedy przeniesienie nie tylko stanów początkowych, lecz również wielu innych dokumentów. Takie rozwiązanie jest możliwe oczywiście tylko wtedy, kiedy stary system jest w dalszym ciągu dostępny operacyjnie.

Dostęp do starego systemu to również możliwość korzystania z informacji w przypadku wątpliwości i konieczności porównania danych aktualnych z historycznymi, np. sprawdzenie poprawności przeniesienia danych. Dlatego warto zachować możliwość jego wykorzystania przynajmniej do końca okresu stabilizacji, a później zachować jako źródło informacji o tych danych historycznych, które nie zostały przeniesione (np. w przypadku konieczności wystawiania korekt).

Jeżeli będziesz korzystać ze starego systemu tylko do sprawdzania danych historycznych, zablokuj w nim możliwość zmian i wprowadzania nowych danych, udostępniając tylko możliwość odczytu, raportów i eksportów. Unikniesz w ten sposób przypadków omyłkowego wystawienia dokumentów czy zmiany danych w starym systemie.

2.12 Uruchom system

Uruchomienie systemu to nie tylko uruchomienie aplikacji na serwerze. Trzeba zapewnić dostęp do systemu, uruchomić aplikacje dostępowe oraz poinformować ludzi o zmianie.

Ostatnie szlify przed uruchomieniem

Rada: Przygotuj listę kontrolną czynności podczas uruchomienia.

• Wypisz, krok po kroku, co jest do wykonania i w jakiej kolejności.
• Wypunktuj, kto ma daną czynność wykonać, jak i kto sprawdzi poprawność działania oraz kto jest osobą odpowiedzialną w przypadku, kiedy prace są wykonywane przez kilka osób.
• Zadbaj o dostępność i komunikację zarówno zespołu od strony partnera-dostawcy, jak i swojego zespołu wdrożeniowego.
• Ustal, kto koordynuje prace i zachowaj porządek na końcowych etapach projektu.

Uruchomienie

Rada: Tak jak na każdym poprzednim etapie wdrożenia, wszyscy muszą wiedzieć, jakie są ich zadania.

• Kontroluj działania według listy. Jeżeli masz wątpliwości, pytaj i sprawdzaj. Na tym etapie, kiedy dużo rzeczy dzieje się jednocześnie, wiele błędów wynika ze złej komunikacji, która jest efektem pośpiechu.
• Zanim użytkownicy zaczną korzystać z aplikacji, sprawdź na środowisku produkcyjnym systemu działanie podstawowych, najważniejszych funkcji systemu i interfejsów.

Dzień pierwszy

Aplikacja została uruchomiona, pracownicy zaczynają korzystać produkcyjnie z nowego systemu ERP. Im lepiej są przeszkoleni i im lepsze mają instrukcje, tym mniej będzie pytań, ale jakieś wątpliwości na pewno się pojawią.

• Osoby, które najlepiej znają funkcjonalności nowego systemu: zespół wdrożeniowy, przedstawiciele działów i trenerzy muszą być dostępni i reagować na zgłoszenia użytkowników. Będą oni w stanie rozstrzygnąć, czy zgłoszenie dotyczy problemu funkcjonalnego, błędu w migracji danych czy też błędu w dokumentacji i instrukcjach.
• Jeżeli został zidentyfikowany faktyczny błąd systemu lub danych, a przyczyną problemów nie jest błąd użytkownika w interpretacji instrukcji bądź aplikacji, przekaż informację do odpowiedniego zespołu.
• Szczególnie w przypadku błędu danych pochodzących z migracji zbadaj, czy problem nie powtarza się dla innych danych, co mogłoby świadczyć o niepoprawnym przygotowaniu lub przeprowadzeniu procedury.

2.13 Zapewnij sobie wsparcie, konserwację i aktualizację

Wdrożenie systemu ERP nie jest wydarzeniem „punktowym”, ale procesem, którego nie kończy start produkcyjny.

Partner, który prowadził wdrożenie systemu powinien zapewnić odpowiednie, stałe wsparcie w okresie stabilizacji systemu. Mogą być konieczne zmiany czy poprawki, bo praca z danymi rzeczywistymi na pewno ujawni jeszcze jakieś niedociągnięcia, które nie zostały zidentyfikowane podczas testów.

System musi być okresowo kontrolowany, uaktualniany i rozwijany wraz ze zmianami środowiska systemowego (system operacyjny, systemy i programy wspierające i współpracujące z ERP) oraz potrzeb funkcjonalnych. Okresowa aktualizacja oprogramowania jest stałym elementem umów z dostawcami systemów.

Podsumowanie, które musisz zapamiętać

Pomyślne wdrożenie systemu ERP zależy od wielu czynników. Zaniedbanie choćby jednego z nich może sprawić niemałe kłopoty i utrudnić czy też opóźnić przeprowadzenie projektu do końca, albo też do nowego początku, czyli regularnego, codziennego korzystania z nowego systemu w przedsiębiorstwie.

Wiedza, na co zwrócić uwagę podczas wdrażania jest także pomocna podczas wyboru dostawcy oprogramowania. Zadając pytania o poszczególne aspekty prac możesz nie tylko zobrazować sobie proces Twojego wdrożenia, ale także sprawdzić kompetencje potencjalnego partnera w biznesie.

Pamiętaj też o tym, że wybór systemu ERP to także wybór dostawcy na przynajmniej kilka lat.

Sprawnie przeprowadzone wdrożenie w atmosferze wzajemnego szacunku i zrozumienia to nie tylko sukces i ogromna wartość dodana w postaci systemu ERP. To także pierwszy wspólny projekt i początek współpracy, która może zaowocować wieloma jeszcze korzyściami dla Twojej firmy.

Poznaj ofertę

Systemy ERP do zarządzania przedsiębiorstwem we wszystkich obszarach działania.