System ERP nie jest zwykłym oprogramowaniem.
Gromadzi i przetwarza dane dotyczące wszystkich aspektów działania firmy, niejako mieści w sobie całe przedsiębiorstwo wraz z procesami, pracownikami, zasobami i dokumentacją. Nic dziwnego, że wdrożenie takiego systemu jest dużym projektem, który wymaga pewnej równowagi. Sukces wdrożenia można mierzyć czasem trwania projektu, jakością współpracy, poniesionymi kosztami i uzyskanymi korzyściami.
Wprowadzenie nowego systemu będzie wymagało pracy i zaangażowania wielu osób. Jest mnóstwo rzeczy, które trzeba wiedzieć, zabierając się za taki projekt. Wybraliśmy i opisaliśmy najważniejsze z nich, tworząc poradnik na początek przygody z wdrożeniem systemu ERP.
Dowiedz się, na jakie aspekty trzeba zwrócić szczególną uwagę wdrażając system ERP.
Jeżeli jesteś po lekturze naszego materiału „Jak wybrać system ERP odpowiedni dla Twojej firmy” to pierwszy krok do nowego systemu masz za sobą. W dużej mierze wiesz już co i kiedy będziesz wdrażać, teraz pozostaje odpowiedź na pytanie jak to zrobić.
01 Zacznijmy od podstaw
Do sukcesu wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie konieczne jest: dokładne zdefiniowanie wymagań, zebranie procesów i skonfigurowanie systemu do ich optymalizacji, dokładne przetestowanie działania systemu oraz przeszkolenie użytkowników.
Rozważania nad tym, jak zapewnić sukces projektu wdrożenia systemu ERP warto zacząć od podstaw, czyli od zrozumienia: z czym będziemy działać, co jest do zrobienia i po co to robimy.
To przede wszystkim, ale nasuwa się jeszcze wiele pytań.
- Jak się do tego przygotować?
- Jak przeprowadzić?
- Co jeszcze będzie potrzebne?
- O czym nie wolno zapomnieć?
Odpowiedzi znajdziesz w dalszej części materiału.
„Zanim zaczniemy planować drogę, poznajmy nasz cel.”
1.1 Co to jest system ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning) czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa to system informatyczny, który wspiera efektywne prowadzenie firmy.
System ERP obejmuje kontrolę i zarządzanie najważniejszymi zasobami i procesami w niemal każdym obszarze biznesowym:
- zarządzanie łańcuchem dostaw (magazynowanie i zarządzanie zapasami, sprzedaż, logistyka, zaopatrzenie, planowanie i obsługa produkcji)
- zarządzanie relacjami z klientem (CRM)
- zarządzanie finansami przedsiębiorstwa (finanse, księgowość, rachunkowość zarządcza, rachunek kosztów, controlling)
- zarządzanie zasobami ludzkimi (kadry i płace)
- zarządzanie pozostałymi zasobami (środki trwałe, zasoby transportowe, wyposażenie)
- pozostałe obszary (zarządzanie jakością, transportem, projektami itd.)
Co wyróżnia system zintegrowany?
Zintegrowany system ERP wyróżnia praca na jednej bazie danych, do której mają dostęp wszystkie działy firmy. W odróżnieniu od systemów modułowych, które składają się z niezależnych aplikacji, w systemie zintegrowanym nie następuje wymiana danych pomiędzy poszczególnymi modułami, gdyż wszystkie funkcje systemu korzystają w czasie rzeczywistym z tych samych danych.
1.2 Czym tak naprawdę jest wdrożenie systemu ERP?
Zadaniem systemu ERP jest integracja procesów i funkcji, takich jak zarządzanie towarem, sprzedażą, produkcją, finansami zasobami ludzkimi tak, aby uzyskać ustalone korzyści (jak np. wyższa produktywność, wydajność, niższe koszty).
Trzeba pamiętać, że procesy te zachodzą w określonej strukturze firmy i przy ustalonym sposobie działania. Przez wdrożenie systemu ERP należy więc rozumieć zaplanowanie, konfigurację oraz wprowadzanie systemu w taki sposób, by funkcje systemu odpowiadały faktycznym (oraz planowanym) procesom biznesowym przedsiębiorstwa i wspierały je aż do uzyskania pełnej funkcjonalności.
Ponieważ na system ERP składa się automatyzacja działań oraz wiele różnych funkcji, czas trwania wdrożenia, zwykle kilkumiesięczny, zależy od złożoności wybranego rozwiązania. Wdrożenie całości systemu można podzielić na etapy, w trakcie których wdrażane i uruchamiane będą kolejne moduły lub funkcjonalności.
1.3 Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?
Do kosztów wdrożenia systemu ERP zaliczają się: zakup oprogramowania i organizacja wdrożenia. Bywa, że wdrożenie wymaga także kosztownej przebudowy infrastruktury IT, o ile firma decyduje się na instalację lokalną. Coraz większą popularność zyskuje wybór systemu ERP w chmurze, który eliminuje te koszty.
W zespole wdrożeniowym muszą znaleźć się ludzie, którzy mają największą wiedzę o organizacji, sposobach działania oraz procesach zachodzących w przedsiębiorstwie. Warto uwzględnić ich ograniczoną dostępność w procesach biznesowych podczas przygotowania wdrożenia, aby zadbać o płynność codziennego działania firmy.
W ponad 80% firm inwestycja w system ERP zwraca się w mniej niż 3 lata.
Wdrożenie systemu ERP to długoterminowa inwestycja w biznes, dlatego na jej koszty trzeba patrzeć w szerszej perspektywie.
Rada: Podczas kalkulacji kosztów warto pamiętać o tych mniej oczywistych, związanych z organizacją wdrożenia: usługach firmy doradczej oraz koszcie czasowego „przekierowania” niektórych pracowników do działania w zespole wdrożeniowym.
Jak zmniejszyć koszty wdrożenia?
Wybrać doświadczonego dostawcę ERP, który nie tylko „dowiezie” produkt, ale pomoże na każdym etapie wdrożenia, od planowania, przez wybór systemu dopasowanego do potrzeb firmy, konfigurację i przeniesienie danych aż po testy.
02 Jak zapewnić sukces wdrożenia?
Na pomyślne wdrożenie systemu ERP wpływa wiele czynników. Omawiamy te najważniejsze, o których nie możesz zapomnieć!
- Wykonaj analizę: określ potrzeby i cele
- Wybierz system ERP
- Stwórz zespół wdrożeniowy
- Utwórz plan projektu
- Przygotuj realistyczny harmonogram wdrożenia
- Zadbaj o infrastrukturę
- Zaplanuj testy
- Dokumentuj wdrożenie
- Przeprowadź szkolenia
- Przygotuj migrację danych biznesowych
- Przygotuj wyjście awaryjne
- Uruchom system
- Zapewnij sobie wsparcie, konserwację i aktualizację
2.1 Określ potrzeby i cele
Niezbędnym elementem początku każdego wdrożenia jest dokładna analiza, która określi potrzeby i cele zastosowania systemu ERP. Przeprowadzisz ją razem z dobrym dostawcą systemu ERP podczas sesji analitycznych, na których przedstawisz zespołowi odpowiednie materiały. Dzięki temu zarówno Ty, jak i wdrożeniowcy partnera będziecie wiedzieli jaki jest planowany efekt i co zrobić, by go osiągnąć.
Jeżeli wybór konkretnego systemu ERP był Twoją decyzją, prawdopodobnie masz za sobą przynajmniej podstawową analizę, która pomogła wybrać oprogramowanie wspierające przedsiębiorstwa o takiej strukturze i profilu działania jak Twoja firma.
Poprawna analiza przedwdrożeniowa wskaże procesy, które można poprawić oraz te dotąd nie wspierane, które można ująć w nowym systemie ERP.
„Mierz to, co chcesz usprawnić”
Co zrobicie na etapie analizy?
Postawicie cele: które dokładnie procesy i w jaki sposób ma wspomagać system ERP, aby przynieść największą korzyść Twojej firmie?
Zapytacie pracowników: o potrzeby operacyjne, czyli to, co wymaga naprawy czy usprawnienia, w różnych działach i obszarach działania.
Opiszecie stan istniejący: działania procesów, przykładowe wydruki czy raporty.
Określicie mierniki powodzenia: konkretne wielkości i sposób ich obliczania. Kiedy porównasz je później ze stanem wyjściowym dowiesz się, w jakim stopniu udało się osiągnąć założone cele.
Jak analiza wpływa na terminy i budżet?
Główną przyczyną opóźnień i przekroczenia budżetu, (oprócz przyczyn organizacyjnych) są niedoprecyzowane lub błędne wymagania stawiane przed systemem ERP oraz rozszerzenie zakresu projektu podczas wdrożenia. Dobrze przeprowadzona analiza jest podstawą wyceny oraz oszacowania czasu wdrożenia, która pozwoli zredukować stres związany z projektem.
Według statystyk za roku 2020, z firm które ukończyły projekt:
- w 53% przypadków wdrożenie zakończyło się w zakładanym terminie,
- w pozostałych przypadkach trwało średnio 30% czasu dłużej niż zakładano.
- 62% badanych firm zakończyło wdrożenie mieszcząc się w budżecie,
- dla pozostałych średnia wysokość przekroczenia budżetu wynosiła aż 66%.
Źródło: Panorama Consulting Group, The 2020 ERP Report
Wyjście poza pierwotne założenia bywa korzystne
Wraz z trwającym wdrożeniem i poznawaniem nowego systemu rośnie bowiem wiedza o jego możliwościach. Dzięki temu zespół może zaproponować usprawnienia wdrażanych procesów, które choć nieprzewidziane wcześniej, przyniosą wymierne korzyści.
Rozważaj propozycje zmiany czy rozszerzenia zakresu wdrożenia, szczególnie te, które zakładają większą elastyczność systemu.
Korzystaj z doświadczenia partnera
Wiedza i doświadczenie partnera jest podczas wdrożenia dla Twojej firmy wartością dodaną. Spojrzenie z boku na biznes i procesy może pomóc w identyfikacji nieznanych dotąd problemów i ich naprawie. Bierz pod uwagę podpowiedzi dostawcy, zarówno na etapie wspólnej analizy jak i potem – podczas implementacji.
Przykład
Jeżeli problemem są pomyłki w wysyłkach do klientów (i generowane w związku z tym koszty obsługi zwrotów i transportu) to dobrymi miernikami mogą być:
- liczba pomyłek ilościowych w dostawie na 1000 wysłanych opakowań logistycznych (która wskaże, jak często ilość wysłana była niezgodna z zamówieniem)
- liczba pomyłek jakościowych na 1000 linijek zamówień (która wskaże, jak często zdarza się wysyłka niewłaściwego towaru).
Tego typu błędy mogą mieć związek z oznakowaniem towaru, pomyłkami przy kompletacji wydań, złą organizacją magazynu lub strefy załadunku czy też wadliwą procedurą sprawdzania wydań.
Rada: Wdrożenie systemu ERP jest dobrą okazją na wykrycie, zrozumienie i wyeliminowanie problemu.
2.2 Wybierz system ERP
Wiedza o przedsiębiorstwie i planach rozwoju oraz prawidłowo przygotowana analiza wymagań i procesów jest niezbędna. Stanowi ona podstawę poszukiwania systemu, który najpełniej zaspokoi potrzeby firmy.
Wybór najlepszego dla firmy systemu ERP nie jest prostym zadaniem. Warto pamiętać, że zaważy on na działaniu firmy przez kolejne kilka, a nawet kilkanaście lat.
Rada: Wybierając system, nie opieraj się tylko na sporządzonej dokumentacji.
Wykorzystaj metodę „krótkiej listy”, na której umieścisz potencjalnie odpowiednie systemy i dostawców. Zrób przegląd takiej listy wśród przedstawicieli różnych działów i pamiętaj o tym, by sprawdzić wiarygodność potencjalnych dostawców, np. czytając referencje lub opinie.
Dużo więcej na temat wyboru optymalnego systemu i dostawcy dowiesz się z naszego ebooka: Jak wybrać system ERP?
